项目七-文档高级编排与审阅

Word2010文档处理案例教程项目七

文档高级编排与审阅任务二任务三任务四任务一设置分隔符及添加页眉和页脚应用样式检查审阅与加密文档应用邮件合并设置文档分栏在文档中插入公式任务五任务六一、设置分隔符二、添加页眉、页脚和页码任务一设置分隔符及添加页眉和页脚三、修改与删除页眉和页脚四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚一、设置分隔符

Word的分隔符包括分节符和分页符。通过为文档分页和分节，可以灵活安排文档内容。

节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以对同一文档中的不同部分进行不同的页面设置，如设置不同的页眉、页脚、页边距、文字方向或分栏版式等格式。

此外，通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。如果要对文档进行强制分页，可通过插入分页符实现。

插入分节符；确定要分节的位置后选择“下一页”项插入分页符；确定要分页的位置后选择“分页符”项

删除分页符的方法与删除分节符相同。此外，如果未看到分页符或分节符标记，可单击“开始”选项卡上“段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮

。二、添加页眉、页脚和页码

页眉和页脚分别位于页面的顶部和底部，常用来插入页码、时间和日期、作者姓名或公司徽标等内容。

打开文档后进入页眉和页脚编辑状态，选择页眉样式并输入页眉文本

单击“转至页脚”按钮，进入页脚编辑状态，然后输入页脚文本选择系统内置的某些页脚样式时，会自动添加页码。如果没有添加，我们也可将插入点置于要添加页码的位置，然后在“页码”列表中选择添加页码的位置三、修改与删除页眉和页脚

要修改页眉和页脚内容，只需在页眉或页脚位置双击鼠标进入页眉和页脚编辑状态，此时可参考修改正文的方法修改页眉或页脚。要更改系统内置的页眉或页脚样式，可在“页眉和页脚工具

设计”选项卡的“页眉和页脚”组中重新选择一种样式。

删除页眉线：选中页眉线上方的段落标记，然后在“开始”选项卡的“边框”列表中选择“无框线”项四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚

使用Word编排长文档（1节或多节）时，每节的首页通常不要页眉和页脚，并且奇数页和偶数页的页眉和页脚内容和位置有时候也不相同。例如，在编排双面打印或印刷的文档时，通常将偶数页的页眉和页脚居中或靠左显示，而奇数页的页眉和页脚居中或靠右显示。

进入页眉和页脚编辑状态，选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，此时在该节的首页、奇数页和偶数页的页眉和页脚分别以不同的文字标识，分别输入页眉和页脚文本即可在此对话框可设置页码格式一、设置分栏二、插入分栏符任务二

设置文档分栏默认创建的文档只有一栏，为使文档更加美观和便于阅读，我们可对文档进行多栏排版。例如报刊、杂志的内页通常都采用多栏排版。一、设置分栏将插入符置于文档的任意位置或选定要分栏的文本，单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“分栏”按钮

，在展开的列表中选择“两栏”或“三栏”项，即可将文档等宽分栏示。若在展开的列表中选择“偏左”或“偏右”项，可将文档不等宽分栏。

要将文档分为更多的栏或设置分栏选项，可在“分栏”列表底部选择“更多分栏”项，打开“分栏”对话框，在“列数”编辑框中输入要分成的栏数，然后选中“栏宽相等”复选框，单击“确定”按钮，即可将所选文本等宽分为多栏。

也可在“分栏’对话框的“宽度”编辑框中设置栏宽，在“间距”编辑框中输入栏间距。若选中“分隔线”复选框，还可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更加明显。此外，还可在“应用于”下拉列表框中选择分栏的应用范围，如应用于整篇文档、当前选择的文本还是本节。二、插入分栏符一般情况下，文档内容在分栏版式中的流动总是按照从左至右的顺序，在填满一栏后再开始新的一栏。但有时为了强调文档内容的层次感，常常需要将一些重要的段落从新的一栏开始，这种排版要求可以通过在文档中插入分栏符来实现。

将插入符置于需要插入分栏符的位置，然后在”分隔符列表中“选择”分栏符“项一、样式的分类二、创建和应用样式任务三

应用样式三、修改和清除样式样式是一系列格式的集合，它是Word中最强有力的工具之一，使用它可以快速统一或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动更新。同时，利用样式还可辅助提取目录。一、样式的分类

在Word2010中，样式有三类，一类是段落样式，一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观，在“样式”窗格中标记有字符符号

。要应用字符样式，需要先选中要应用样式的文本。段落样式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用来控制段落的外观。在“样式”窗格中标记有段落符号

。当需要对一个段落应用段落样式时，只需将插入符置于该段落中即可。用户可对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。链接段落和字符样式，这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。在“样式”窗格中标记有一个段落符号和字符符号

。二、创建和应用样式

在Word2010中，系统为用户提供了多种内置样式，如“正文”、“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些样式，也可以根据需要创建或修改样式。

应用系统内置样式设置样式名称、样式类型、样式基准、样式字符格式创建样式应用创建的样式三、修改和清除样式

将鼠标指针移至要修改的样式上方，然后单击右侧出现的下拉按钮，从展开的列表中选择“修改”选项，在打开的对话框中进行修改操作并确定选择“删除XXX”，会将所选样式删除（但不能删除系统内置的样式）；选择“清除X个实例的格式”，会将应用该样式的文本或段落的格式清除；选择“选择所有X个实例”选项，可选中文档中应用该样式的所有文本。其中，清除样式和删除样式后，所有应用该样式的文本将应用正文样式任务四在文档中插入公式一、在文档中插内置入公式二、编写公式从事教育工作的老师和科技人员，经常要编辑与数学运算有关的文档，使用Word2010内置的公式可快速在文档中插入公式，或根据需要使用“公式工具

设计”选项卡自己编写公式。一、在文档中插内置入公式

要在文档中插入系统内置的公式，可单击“插入”选项卡上“符号”组中的“公式”按钮

下方的三角按钮，在展开的列表中显示了二次公式、二项式定理、傅里叶级数、勾股定理、和的展开式、三角恒等式等，单击所需的公式，即可将其插入到文档中。单击公式右侧的三角按钮，在展开的列表中选择相应选项，可设置公式的对齐方式二、编写公式若公式列表中的内置公式无法满足实际需要，可直接单击“符号”组中的“公式”按钮

，此时在文档的插入符处会显示“在此处键入公式。”编辑框，同时显示“公式工具

设计”选项卡。我们可在“结构”组中选择公式结构，在“符号‘组中选择公式运算符号，同时也可直接使用键盘输入公式中的运算符号或数据，完成公式的制作。“符号”组中分类存放了公式中常用的符号“结构”组中分类存放了常用公式，如分数、积分等公式编辑框一、创建主文档二、创建数据源任务五应用邮件合并三、邮件合并在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，这时我们就可以利用Word中的“邮件合并”功能来方便地解决这个问题。执行邮件合并操作时涉及两个文档，主文档文件和数据源文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。在执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，然后将它们关联起来，也就是标识数据源文件中的信息在文档的什么位置出现。完成后“合并”这两个文档，就可以为每个收件人创建邮件。一、创建主文档创建主文档的方法与创建普通文档相同。用户还可对其页面和字符等格式进行设置。

主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分二、创建数据源

数据源文件主要用于保存联系人的相关信息，用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如MicrosoftOutlook联系人列表，Access数据库，或Word文档。Excel数据源三、邮件合并数据源和主文档都创建好了，接下来就可以进行邮件合并。打开主文档，选择收件人

选择数据源文件，定位插入符后选择要插入的域Word将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数一、检查拼写和语法错误二、为文档添加批注任务六

检查审阅与加密文档三、修订文档四、加密文档一、检查拼写和语法错误在输入文本时，难免会出现拼写和语法错误。Word提供了拼写和语法检查功能，可以在输入文本的同时检查拼写及语法错误，或在文档编辑完成后集中检查，并提出修改建议。默认情况下，Word会在我们输入文本的同时自动对其进行拼写和语法检查，用红色波浪下划线标识有拼写错误或不可识别的单词，用绿色波浪下划线标识出现语法错误的内容语法错误拼写错误此时，我们可以根据Word提出的修改建议对错误的内容进行修改，其方法为：在带有波浪线的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择修改建议。忽略：忽略拼写和语法错误的单词，并继续进行检查。全部忽略：忽略文档中所有该单词的拼写错误。添加到词典：将该单词添加到Word的词典中，Word将不再视该单词为错误项。拼写检查：将打开“拼写”对话框，以便指定附加的拼写选项。二、为文档添加批注

利用Word中的批注功能，审阅者可以方便地在文档中插入对某些内容的说明或建议。同时，Word2010还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。设置用户名及其缩写为文档添加批注：选中要添加批注的文字，或直接将插入符置于要添加批注的地方，单击“批注”组中的“新建批注”按钮，在打开的批注框中输入批注内容单击“上一条”或“下一条”按钮，可查看各条批注删除批注：将插入符定位在被批注的文本区或批注框中，然后单击“批注”组中的“删除”按钮三、修订文档

使用Word2010的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，而文档创建者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。单击“修订”组中的“修订”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“修订”，进