网络会议策划管理制度

网络会议策划管理制度第一章总则

网络会议策划管理制度旨在规范公司网络会议的召开、组织、实施及跟踪，确保会议效率，提高决策质量，强化团队协作，并为公司信息化管理奠定良好基础。以下总则对网络会议策划管理的基本原则、适用范围、会议类别、参与人员职责等方面进行明确规定。

一、基本原则

1.高效原则：网络会议应注重效率，缩短会议时间，减少参会人员负担。

2.公开透明原则：会议内容、流程、决策结果等应保持公开透明，确保全体参会人员了解会议情况。

3.责任落实原则：明确会议组织者、参与者及相关责任人的职责，确保会议决策的落实。

4.保密原则：会议涉及的公司内部信息、商业秘密等应严格保密，参会人员需签订保密协议。

二、适用范围

本制度适用于公司内部通过网络会议系统召开的各类会议，包括但不限于：项目管理、业务讨论、技术交流、培训学习等。

三、会议类别

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周会、月会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如紧急问题讨论、项目启动会等。

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议，如产品发布会、市场分析会等。

四、参与人员职责

1.会议组织者：负责会议的召集、议程安排、会议通知、会议主持等工作。

2.参会人员：按时参加网络会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，落实会议决策。

3.会议记录人：负责记录会议内容、整理会议纪要，确保会议纪要的准确性和完整性。

4.相关责任人：对会议决策的落实负责，按照会议要求完成相关工作。

五、制度修订

本制度根据公司业务发展需要，结合实际运行情况，定期进行修订和完善。修订后的制度经公司批准后生效，并及时通知全体员工。

六、制度解释

本制度的最终解释权归公司所有。如有疑问，请向公司相关部门咨询。各部门应根据本制度制定具体实施细则，并报公司批准后执行。

本章内容仅为网络会议策划管理制度的一部分，具体实施细节将在后续章节中详细阐述。请全体员工严格遵守，共同推进公司网络会议管理的规范化和高效化。

第二章会议流程

为确保网络会议的顺利进行，提高会议效率，以下对会议的筹备、召开、进行和结束等流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求或项目进度，明确会议讨论的主题和目标。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保参会人员具备相关知识和经验。

4.会议通知：通过邮件、即时通讯工具等方式，提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息。

5.准备会议材料：收集、整理与会议主题相关的资料，制作会议PPT、文档等，并于会议前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，组织者应检查参会人员签到情况，确保参会人员按时参加。

2.会议开幕：会议组织者简要介绍会议主题、议程和目的，明确会议纪律和要求。

3.讨论议题：按照会议议程逐项讨论议题，鼓励参会人员积极发言、提问，保持讨论秩序。

三、会议进行

1.讨论记录：会议记录人应详细记录会议讨论的内容、观点和决策，确保记录准确无误。

2.暂停与休息：根据会议议程和参会人员需求，合理安排会议暂停和休息时间，保证参会人员精力充沛。

3.会议决策：针对讨论议题，形成会议决策，明确责任人和完成时间。

4.异议处理：如参会人员对会议决策有异议，可提出理由和证据，经讨论后由会议组织者决定是否采纳。

四、会议结束

1.总结发言：会议组织者对会议讨论成果进行总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.会议纪要：会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策等，并于会议结束后尽快发送给参会人员。

3.会议反馈：鼓励参会人员对会议效果、组织、流程等方面提出意见和建议，以便持续改进。

五、会议后续

1.跟踪落实：相关责任人按照会议决策和分工，及时推进工作，确保会议决策的落实。

2.进度汇报：会议组织者定期收集会议决策落实情况，向公司领导和相关部门汇报。

3.评估与改进：根据会议效果和参会人员反馈，对会议流程、组织等方面进行评估和改进。

本章详细阐述了网络会议的筹备、召开、进行和结束等流程，旨在为公司网络会议的规范化和高效化提供指导。请全体员工参照执行，共同提升会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是网络会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效落实，本章对会议纪要的整理、发布、跟踪和反馈等方面进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要内容：会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策及分工等内容。

2.纪要整理：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

3.纪要审核：会议组织者对会议纪要进行审核，确认无误后，及时发布。

4.发布渠道：通过公司内部邮件、即时通讯工具、企业网站等渠道发布会议纪要，确保参会人员及其他相关人员均能查阅。

二、会议纪要的跟踪

1.任务分配：会议纪要中明确的责任人和完成时间，相关人员应按照要求推进工作。

2.跟踪机制：建立会议纪要跟踪机制，会议组织者负责定期检查会议决策的落实情况。

3.进度汇报：相关责任人按照会议纪要要求，定期向会议组织者汇报工作进度，确保工作按计划推进。

三、会议纪要的反馈与改进

1.反馈渠道：设立会议纪要反馈渠道，鼓励参会人员就会议纪要内容、执行情况等方面提出意见和建议。

2.改进措施：会议组织者针对反馈意见，及时调整和改进会议纪要，优化会议决策落实流程。

3.持续优化：根据会议纪要跟踪落实情况，不断总结经验，完善会议管理制度，提高会议效率。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档：会议纪要整理完毕后，应按照公司档案管理规定进行归档，以便查阅。

2.查阅权限：会议纪要涉及公司内部信息，应设置相应的查阅权限，确保信息安全。

3.保密要求：会议纪要涉及公司商业秘密的，应严格按照公司保密规定执行，防止信息泄露。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在确保网络会议决策的有效执行，提升公司管理水平。请全体员工认真执行，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

为保障网络会议的顺利进行，提高会议室使用效率，本章对会议室的管理、预约、使用和设施等方面进行规定。

一、会议室管理

1.会议室管理员：指定专人负责会议室的管理工作，包括会议室预约、设备维护、环境整洁等。

2.管理制度：制定会议室管理制度，明确会议室使用规范、注意事项等，并在会议室显眼位置进行公示。

3.定期检查：管理员应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，发现问题及时报修。

二、会议室预约

1.预约流程：建立会议室预约流程，参会人员或会议组织者可通过预约系统提前预订会议室。

2.预约原则：遵循“先到先得”的原则，确保会议室资源合理分配。

3.预约信息：预约时需填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理员进行会议室安排。

三、会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食等行为。

2.会议设备：使用会议室前，检查会议设备是否齐全、正常，如投影仪、音响、摄像头等。

3.会议开始：会议开始前，组织者应提前到场，确认会议设备、网络连接等准备工作已完成。

4.会议结束：会议结束后，及时关闭设备，整理会议室，将垃圾带走。

四、会议室设施

1.设施配置：根据会议需求，配置相应的设施，如投影仪、电子白板、视频会议系统等。

2.设施维护：定期对会议室设施进行维护、保养，确保设备性能良好。

3.网络保障：确保会议室网络畅通，满足高清视频会议需求。

本章对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在为公司网络会议提供良好的硬件环境和支持。请全体员工共同遵守，共同维护会议室的正常使用。

第五章附则

一、本制度自发布之日起实