宴会与会议管理制度

宴会与会议管理制度第一章总则

为确保宴会与会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议管理，制定本管理制度。以下总则适用于所有公司内部及与外部单位联合举办的宴会与会议。

一、目的

1.明确会议目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.提高会议的组织与管理水平，确保会议质量。

3.优化资源配置，提高工作效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会议、项目协调会等。

2.本制度适用于公司举办的各类宴会活动。

三、原则

1.实事求是原则：会议内容要真实、客观地反映实际情况，不夸大、不缩小。

2.高效务实原则：会议组织要注重实效，简化程序，提高效率。

3.民主集中原则：充分发扬民主，尊重不同意见，确保决策的科学性和正确性。

4.保密原则：会议内容涉及公司内部信息及商业秘密的，应严格按照公司保密规定执行。

四、会议分类

1.工作例会：定期召开，总结前期工作，布置下一阶段任务。

2.专题会议：针对特定问题或项目进行讨论、研究和决策。

3.项目协调会：协调公司内部各部门及与外部单位之间的合作关系，推进项目进展。

4.宴会：公司举办的各类宴会活动，包括但不限于年会、庆典、客户答谢会等。

五、组织架构

1.会议组织部门：负责会议的筹备、组织和实施。

2.会议主持：负责主持会议，引导讨论，确保会议的顺利进行。

3.会议记录：负责记录会议内容，整理会议纪要。

4.会议室管理：负责会议室的预订、布置、设备检查等。

六、参会人员

1.会议主持人：由会议组织部门指定，具备相关经验和能力。

2.与会人员：根据会议主题和内容，由会议组织部门邀请相关人员参加。

3.会议记录人：由会议组织部门指定，具备一定的文笔和记录能力。

七、其他

1.本管理制度解释权归公司所有。

2.本管理制度自发布之日起实施。

3.如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，制定会议议程。

2.确定参会人员：根据会议主题和内容，邀请相关部门和人员参加。

3.通知与会人员：提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，制作会议PPT、报告等材料。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人进行发言，分享观点和数据。

4.讨论与提问：与会人员针对发言内容进行讨论，提问并发表意见。

5.决策与总结：针对会议议题，形成决策和行动计划，会议主持人进行总结。

三、会议记录

1.记录会议内容：会议记录人详细记录会议的讨论、决策和行动计划。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、发言内容、决策等。

3.发送会议纪要：将整理好的会议纪要发送给与会人员，以便跟踪落实。

四、会议跟进

1.跟进决策落实：各部门根据会议纪要中的决策和行动计划，进行任务分配和落实。

2.反馈进展情况：各部门定期向会议组织部门反馈决策落实情况，确保会议成果得以实现。

3.评估会议效果：会议组织部门对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.与会人员离开会议室，会议组织部门负责会议室的整理和设备归位。

六、特殊事项处理

1.如会议中发生紧急事项，需临时调整议程，由会议主持人决策。

2.如会议中出现分歧，会议主持人应引导讨论，寻求共识，确保会议顺利进行。

3.如有特殊情况导致会议无法正常进行，会议组织部门应重新安排会议时间，并及时通知与会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策和行动计划等关键信息。

3.会议纪要由会议组织部门审核后，通过电子邮件或公司内部通讯系统发布给所有与会人员及相关部门。

二、决策行动计划的分解与责任分配

1.会议纪要中明确的决策和行动计划应分解为具体可执行的任务。

2.每项任务应明确责任部门、责任人、完成时限和验收标准。

3.会议组织部门负责跟踪任务执行情况，确保每项任务都有明确的跟进人。

三、任务执行跟踪

1.责任人应按照会议纪要中确定的行动计划执行任务，并定期向会议组织部门报告进展情况。

2.会议组织部门应建立跟踪机制，对任务执行情况进行监控，确保决策落实到位。

3.对于执行中遇到的问题，责任人应及时反馈，会议组织部门协助解决或调整计划。

四、进度汇报与评估

1.定期召开会议，由各部门责任人汇报任务执行进度和成果。

2.会议组织部门根据汇报情况，评估会议决策的落实效果，并对未完成的任务进行催促。

3.对于影响整体项目进度的问题，应及时上报公司高层，寻求支持和指导。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照公司档案管理规定进行归档，以便日后查阅。

2.会议纪要归档应确保信息安全，涉及敏感信息的纪要应限制查阅范围。

3.公司员工可通过正规渠道申请查阅相关会议纪要，以了解会议决策和公司动态。

六、改进措施

1.根据会议纪要跟踪落实的情况，会议组织部门应总结经验教训，提出改进措施。

2.定期对会议管理制度进行修订和完善，提高会议效率和决策落实的质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型及对会议室设备的要求等信息。

3.会议室管理部门根据预订申请统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室布置与设备检查

1.会议室管理部门负责会议前的布置工作，包括桌椅摆放、投影仪调试等。

2.确保会议室内的音响、投影仪、白板等设备正常运行，如有故障应及时报修。

3.会议开始前，会议室管理部门应对会议室进行一次全面检查，确保环境整洁、设备完好。

三、会议室使用规范

1.与会人员在会议室内应保持安静，手机调整为静音或振动状态。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏或搬动设备。

3.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，入口处设有门禁或安排专人值守。

2.会议室内涉及公司内部信息及商业秘密的讨论，参会人员需遵守公司保密规定。

3.保密会议结束后，会议室管理部门应对讨论内容进行清理，防止信息泄露。

五、会议室维护与保养

1.会议室管理部门定期对会议室进行清洁、保养，确保设备运行正常。

2.发现会议室设备损坏或故障，应及时报修，会议室管理部门负责跟进维修进度。

3.定期对会议室设备进行升级和更新，以满足公司日益增长的需求。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.造成的损失或损坏，责任人应承担相应责任。

3.会议室管理部门定期对管理规定进行修订，加强对违规行为的监