会议室用品管理制度

会议室用品管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室用品的管理，特制定本管理制度。以下内容适用于会议室用品管理制度，适用于公司内部所有会议及相关活动。

一、目的

本制度旨在明确会议室用品的管理职责、使用流程及维护要求，保障会议的有序进行，提高工作效率，降低成本。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议室、接待室等场所的用品管理。

2.本制度所涉及的会议室用品包括但不限于：投影仪、音响设备、笔记本电脑、会议桌椅、白板、笔纸等。

三、会议室用品管理原则

1.统一管理：会议室用品由行政部门统一负责采购、保管、分配及维护。

2.定期检查：行政部门应定期对会议室用品进行检查，确保用品的正常使用。

3.节约使用：员工应爱惜会议室用品，避免浪费，提高资源利用率。

4.及时报修：如发现会议室用品损坏，使用人应立即报修，确保会议用品的正常使用。

四、会议室用品管理职责

1.行政部门：负责会议室用品的采购、保管、分配、维护及报废处理。

2.使用部门：负责会议室用品的日常使用及维护，确保用品完好。

3.使用人：负责在使用会议室用品时，遵守相关规定，爱惜用品，确保会议的顺利进行。

五、制度修订

本制度由行政部门负责解释和修订。如遇实际情况发生变化，需对制度进行调整时，行政部门应及时提出修改方案，报请公司领导审批后予以实施。

六、生效时间

本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，可由行政部门根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，以下会议流程必须严格执行：

一、会议预约

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政部门提出会议申请，填写会议预约单，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等内容。

2.行政部门在收到会议申请后，根据会议室使用情况，合理安排会议室，并在会议预约单上签字确认。

3.会议预约单经行政部门确认后，申请部门或个人应将会议通知及时发送给参会人员。

二、会议准备

1.会议召开前，行政部门负责检查会议室用品是否齐全、设备是否正常运行。

2.会议主持人应提前准备会议资料，确保会议内容的充实和有序。

3.会议召开前15分钟，行政部门负责将会议室用品摆放整齐，开启设备，确保会议环境整洁、舒适。

三、会议进行

1.会议主持人应严格按照会议议程进行，控制会议时间，确保会议内容充实、高效。

2.与会人员应准时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，禁止私下交谈或玩手机等行为。

3.会议期间，如需使用会议室设备，使用人应提前熟悉设备操作，如有问题，及时向行政部门求助。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录会议纪要，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项等。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，经会议主持人审核后，发送给参会人员。

五、会议结束

1.会议结束后，与会人员应将会议室用品归位，保持会议室整洁。

2.会议主持人应将会议纪要发送给行政部门存档，以便跟踪落实会议决策事项。

六、会议延期与取消

1.如需延期或取消会议，申请部门或个人应提前通知行政部门，以便及时调整会议室安排。

2.延期或取消的会议，应重新提交会议预约单，按正常流程进行预约。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、责任人和完成期限等。

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，应及时发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、会议决策事项的责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人，并规定完成期限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的执行计划，确保决策事项的落实。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.行政部门负责对会议纪要的执行情况进行跟踪，定期向公司领导汇报进度。

2.各部门负责人应主动关注本部门相关的会议决策事项，督促责任人按期完成。

四、会议决策事项的反馈与评估

1.责任人在完成决策事项后，应及时向会议主持人或行政部门反馈执行结果。

2.行政部门负责对会议决策事项的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以便于今后的查阅。

2.员工如需查阅会议纪要，可向行政部门提出申请，行政部门应及时提供相应的支持。

六、会议纪要跟踪落实的改进与优化

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。

2.针对会议纪要执行过程中的痛点，优化管理流程，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用和良好环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室使用预约

1.会议室使用前，需提前向行政部门提交会议室预约申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.行政部门根据预约申请，合理安排会议室，并在会议前确认会议室的使用状态。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，遵守会议纪律，不得随意离开。

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，爱护设备，发现异常及时报修。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用完毕后，应关闭电源，避免长时间待机耗电。

3.如需携带设备外出或借用，应向行政部门申请，并办理相应的借用手续。

四、会议室环境维护

1.会议室应保持通风、清洁，定期进行卫生打扫。

2.会议室内物品应摆放整齐，不得随意挪动或损坏。

3.行政部门负责对会议室环境进行定期检查，发现问题及时整改。

五、会议室安全措施

1.会议室应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

2.会议室内不得存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议期间，与会人员应了解紧急疏散路线，确保在紧急情况下快速、安全地疏散。

六、会议室保密要求

1.会议室内讨论的内容涉及公司机密时，与会人员应遵守保密规定，不得泄露。

2.会议结束后，应将涉及机密的资料妥善保管，不得遗留在会议室内。

七、会议室违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒、警告，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.如造成设备损坏或遗失，责任人应按公司规定承担相应责任。

遵守会议室管理规定，有助于提高会议效率，保障会议的顺利进行，望全体员工共同维护。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之