企业管理与行政文秘工作的综合作用研究

近年来，随着国家政策的持续调整，不同地区在企业注册方面有了诸多优惠政策，使得我国企业数量日益增加。面对激烈竞争的市场环境，不同企业想要生存，并在生存的基础上谋求发展，就必须强化企业管理，充分考虑不同企业性质、规模、所属行业等，便于多角度提升企业管理水平。企业管理是为了帮助企业健康发展，帮助企业提升综合效益，具体管理中需要有相应的制度，需要各部门的沟通与协作，需要立足全局并强调细节管理。而行政文秘工作在工作目标、工作方式方法等方面同企业管理有着较多的一致性，故而通过将企业管理与行政文秘工作有效衔接，并依靠企业管理与行政文秘工作的综合作用进一步促进企业的发展，促进企业战略目标的实现。本文根据工作经验，并结合已有文献报道，对企业管理与行政文秘工作综合作用的相关内容展开分析。一、行政文秘工作在企业管理中的重要性行政文秘工作在企业管理中扮演着重要角色，企业管理中需要认识到行政文秘工作的重要性，进而更好地发挥行政文秘工作的作用，为企业管理奠定基础。其重要性重要体现在以下诸多方面：（1）行政文秘工作人员是企业形象的代表，不同企业在选择行政文秘人员过程中会对其有多方面的要求，比如形象好，气质佳，普通话标准，有良好的职业素养、工作能力以及工作责任心等，这是因为企业文秘工作人员是企业的形象代表，其形象、言行举止、工作态度等都会对企业的形象产生影响。各方面表现都优异的行政文秘人员可为企业树立良好的形象，对提高品牌知名度以及提升企业品牌价值都有一定的影响。（2）协助企业管理者完成相关工作。企业招聘的行政文秘工作人员在于协助企业管理者完成较多工作，比如组织会议、信息发布与传递、文件处理等。行政文秘人员的加入能够帮助企业领导者减轻工作负担，让企业领导者有更多时间与精力去学习以及进行企业管理，促进企业战略目标的实现[1]。（3）保证企业不同部门之间工作的协调。企业管理中涉及多个部门，而不同部门之间需要协调，比如相关资源的协调、矛盾的解决、信息的传递等。行政文秘人员可在企业不同部门之间发挥协调作用，通过不同部门的通力合作，共同帮助企业取得业务，提升工作效率与工作质量，为企业赢得利润。（4）保证企业重要信息安全。企业在管理中会涉及较多文件，其中包括部分机密性文件，行政文秘工作人员在帮助企业管理者处理文件过程中，需要有信息保护的意识，尤其是对于一些机密文件，必须有较高的职业素质，做好保密工作，避免随意传播文件信息可能给企业的生产、管理带来负面影响。由此可见，行政文秘工作在企业管理中扮演着重要角色，也是影响企业运营与发展的关键，故而不同企业在管理中都应认识到行政文秘工作的重要性。二、企业行政管理的概念与特点（一）企业行政管理概述企业行政管理指的是企业在管理中开展的与行政相关的管理工作，这一管理与政府机构的行政管理有所不同。广义的企业行政管理包括行政事务管理、人力资源管理、办公事务管理、财产会计管理；狭义的企业行政管理主要是行政文秘工作人员对行政事务以及办公事务开展的管理工作，包含的日常工作内容也较多，如办公物品管理、日常办公事务管理、企业相关资源的合理化分配、会议管理、文书资料管理等[2]。不管是广义的企业行政管理还是狭义的企业行政管理，其在管理中都需要对不同部门、不同人员进行协调，需要不同部门与不同人员的密切配合，保证企业的高效运转，充分激发企业员工的工作积极性，更好地帮助企业完成企业战略目标，践行企业的战略规划，让企业有更多的机遇，保证企业的生存与发展。（二）企业行政管理的特点企业行政管理有着自身的特点，掌握企业行政管理的特点对指导企业行政管理工作有着重要意义。关于企业行政管理特点，可从以下几个方面分析：（1）企业行政管理过程中会制定出阶段性的工作计划与目标，行政管理计划、目标与企业的实际生产经营状况具有一致性。企业在制定行政管理计划过程中会进行系统的调查与分析，比如企业的人力资源、物力资源、企业年度生产与管理目标等，保证企业行政管理计划具有可行性，同时在制定计划过程中还需要合理进行资源配置，并降低相关成本，保证企业通过行政管理有较高的经济效益。（2）企业行政管理的综合性特点。企业行政管理涉及较多内容，包含了不同部门的不同人员，需要进行多种业务的协调处理。此外，企业行政管理除了包括企业内部管理外，还包括企业与其他企业以及政府机关部门的日常关系处理等，凸显出企业行政管理的综合性，需要能够正确应对不同部门、不同人员，处理不同业务。（3）企业行政管理的灵活性。企业行政管理中虽然制订了工作计划，有工作目标等，但是在具体管理中需要灵活调整与应对，需要在整体工作目标确定的情况下，结合不同阶段企业的具体情况，对工作内容、工作方式等做出调整，确保企业行政管理目标的实现，帮助企业获取相应的利益[3]。企业行政管理的灵活性还体现在能够灵活地应对各种突发状况，减少突发状况对企业生产与管理造成的影响。企业行政管理中还能根据实际行政管理效果，对企业管理者、行政文秘人员以及企业员工的工作能力、业绩等做出评价，从而更好地发挥协调、督促作用，依靠不同员工的共同作用持续提升工作质量以及工作效率，保证行政管理作用的发挥。（4）企业行政管理的结构划分特点。企业行政管理工作会从结构层面进行划分，具体包括决策层以及执行层，前者主要是灵活地根据企业在不同阶段的计划、实际生产以及资源投入、社会环境变化等情况做出决策，对计划做出调整、优化等，实现动态管理；后者则是做好调整后计划、方案等执行。不管是决策层还是执行层，均需要在企业行政管理过程中加强沟通，确保调整后的计划、方案能够顺利实施，同时知晓计划、方案在具体实施中遇到的阻碍、问题等。决策层与执行层之间通过不断沟通与信息反馈，从而继续对计划、方案等做出调整与优化，共同帮助企业提高行政管理工作质量。（5）企业行政管理工作还存在实时性。企业行政管理中，在企业领导层或者决策部门做出决策或者提出相关要求后，行政文秘人员需要及时将决策、文件或者新要求等传达给企业的其他部门，便于不同部门及时知晓企业的最新决策与后续发展计划，让不同部门人员快速行动，完成工作任务，实现企业管理目标。企业行政管理内容较多，决策也较多，只有保证工作的实时性，才能在具体执行中更快地发现问题，反馈问题，避免因为拖延而影响到后续其他工作的开展，进而对企业行政管理时效性、质量等产生影响。要让不同企业在行政管理方面能够侧重于管理内容以及管理的时效性，依靠决策、管理等帮助企业发展，获取经济效益，而不是仅限于形式方面[4]。三、企业管理与行政文秘工作的综合作用虽然企业管理工作与行政文秘工作在具体内容方面会有不同，但是两者在企业管理中均有着重要作用，通过将企业管理与行政文秘工作相结合，可更好地对企业内部各项工作加以协调处理，避免企业管理或者行政文秘工作中出现的一些重复性工作，对提升企业的整体工作效率至关重要。企业行政文秘工作本身就需要按照管理者的要求，完成企业管理中不同信息的传递以及对各种信息的处理。企业管理中同样要获取各种信息，包括企业内部的以及企业外部的，通过收集各种信息以及对信息的处理，为企业相关决策奠定基础。通过企业管理与行政文秘工作的结合，能够更好地促进企业内部的信息传递，更好地指导企业做出相关决策，保证决策的科学性与决策的准确性。企业管理本身较复杂，且受到多种因素的影响，管理中需要多个部门的配合，在不同部门协调下共同达到企业管理目标；行政文秘工作内容中需要完成对企业内部与外部的协调与联系工作。通过企业管理与行政文秘工作的综合，可提高不同部门之间的沟通与协作效率，更快地实现信息上通下达，快速做出反应等，让更多部门参与到企业管理中，提升企业整体管理效果。企业管理工作同行政文秘工作的综合，有利于企业管理者及时知晓企业不同计划的执行情况、了解企业不同部门以及不同阶段的资源配置情况，分析资源投入与产出情况，从而对预算、管理计划等做出调整，可更切合实际地完成不同资源的分配，减少企业管理中出现的资源浪费以及资源使用不合理情况。如可能在高风险业务方面投入了较多的资源，而在低风险业务方面投入较少的资源，通过企业管理与行政文秘工作的综合，依据风险识别、风险评估情况，调整风险策略，对不同风险业务类型的相关资源做出调整，更好地帮助企业降低风险[5]。企业管理与行政文秘工作的综合还能让行政文秘工作人员在与外界联系过程中及时知晓市场的需求、市场的变化等，明确市场环境的变化。相关信息能够为企业领导者的决策以及企业发展战略和措施的调整提供参考，让企业能够与时俱进，更快地对业务类型、业务发展方向等做出调整，这些均可帮助企业提升市场竞争力，促进企业的可持续发展。四、发挥企业管理与行政文秘工作的综合作用的策略企业管理与行政文秘工作的综合具有多方面的作用，故而需要从不同角度采取措施，实现企业管理与行政文秘工作的有效融合，促使其综合作用更好地发挥。（一）创新企业管理机制不同企业在管理以及发展期间，需要有相应的管理机制，而且还需要在后续企业发展中对企业管理机制做出创新与调整。创新企业管理机制中强调企业管理与行政文秘工作的结合，积极探索企业管理与行政文秘工作的融合路径，保证企业管理与行政文秘工作的融合效果，强调两者的协同工作。为了更好地实现企业管理与文秘工作管理的融合，企业管理中应重视信息化技术的应用，比如注重办公自动化系统的应用，通过办公自动化系统去完成行政文秘工作中的文件管理、会议组织等，提升文秘工作的信息化水平。企业管理与行政文秘工作在综合期间还可对行政文秘工作流程予以简化，避免烦琐的工作程序对实际工作产生影响。创新企业管理方面还需要从制度方面对企业管理与行政文秘工作给出相关要求与规定，便于规范化企业管理与行政文秘工作，通过对管理机制的创新，更好地实现企业管理与行政文秘工作的结合，通过科学合理的协调，更好地发挥综合作用，提高行政管理工作效率及企业管理水平。（二）持续提升人员业务能力企业管理与行政文秘工作在综合作用期间，需要企业管理者以及行政文秘人员参与其中，相对于单一管理模式，对不同人员的综合素质、业务能力等均提出了更高要求，需要不断提升人员的业务能力。企业领导者应积极学习企业管理的相关理论知识，对企业管理的不同案例展开分析，促进自身综合管理能力的提升，强调管理人员的持续学习。企业也需要鼓励并引导行政文秘人员持续学习，通过培训、交流活动、自学等方式，提升专业素养，通过学习去更新知识储备，更好地适应企业相关业务发展与管理需求。为了更好地发挥行政文秘工作人员的作用，企业还需要建立科学的行政文秘工作绩效评估与考核体系，重视激励机制的应用，通过激励措施去激励员工在工作中不断超越自我，积极进取，让行政管理人员的职业素养、业务能力得到不断提高，从而在工作中可更好地去协调不同部门开展工作，促进企业的发展[6]。（三）建立有效的沟通机制，提升沟通效率在企业管理与行政文秘工作综合过程中，两者的沟通效率、沟通时效性是影响决策与管理质量的重要因素，故而企业需要建立有效的沟通机制。企业管理人员与行政文秘人员除了直接面对面沟通交流外，还可通过电话、微信、QQ等完成实时的信息传递，保证企业管理者与行政文秘工作的沟通效果。行政文秘人员能够通过在工作中分析相关