教体局会议管理制度

教体局会议管理制度第一章总则

为确保教体局会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策的执行力，特制定本会议管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在建立高效、有序的会议管理体系，促进信息沟通，协调各部门工作，推动教体局各项决策的贯彻落实。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，注重会前准备、会中讨论、会后落实，严防形式主义和官僚主义。

二、适用范围

1.本制度适用于教体局召开的各类会议，包括局务会、专题会、座谈会等。

2.各部门内部会议可参照本制度执行，并结合实际情况进行调整。

三、会议类别

1.局务会：研究、决定全局性重大问题，部署全局性工作。

2.专题会：研究、解决某一特定领域或问题。

3.座谈会：交流思想、听取意见、沟通情况。

4.其他会议：根据工作需要，组织召开的相关会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由局办公室负责，各部门协助。

2.局办公室负责会议的筹备、通知、记录、落实等工作。

3.各部门应按时参加相关会议，认真履行职责，积极参与讨论。

五、会议纪律

1.会议应严格按照议程进行，主持人负责维持会议秩序。

2.与会人员应按时到会，如有特殊情况不能参加，需提前向主持人请假。

3.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

4.会议内容属于内部信息，与会人员应保守秘密，不得泄露。

六、本制度的解释权归教体局所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题、参会人员、时间安排等。

3.发送会议通知：局办公室负责在会议召开前，将会议议程、时间、地点等信息通知与会人员。

4.准备会议材料：各部门根据会议主题和议题，准备相关材料，并在会前提交至局办公室。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：根据议程，各部门负责人或指定代表进行发言，阐述观点和建议。

4.会议讨论：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.会议决策：主持人根据讨论情况，组织与会人员进行决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录人：局办公室指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整，重点突出决策结果和责任分工。

3.会议记录整理：会议结束后，记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议总结

1.主持人对会议进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

2.与会人员对会议效果进行评价，提出改进意见。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束。

2.与会人员签字确认会议纪要，确保了解会议内容和决议。

六、会议资料的归档

1.局办公室负责将会议纪要、签到表、会议材料等资料整理归档。

2.资料归档应遵循保密原则，确保信息安全。

七、会议通知与反馈

1.局办公室将会议纪要和决议通知相关部门和人员，确保工作落实。

2.各部门应及时反馈会议决议的执行情况，如有问题，应及时报告局办公室。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由局办公室负责编制，内容包括会议基本情况、主要议题、讨论情况、决策结果及责任分工等。

2.会议纪要应简洁明了，突出重点，便于执行和跟踪。

3.会议纪要经主持人审批后，及时发布给相关部门和人员。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各部门应按照会议纪要中的责任分工，认真组织落实会议决议。

2.局办公室设立专门的跟踪落实机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于重大决策和紧急事项，局办公室应加强跟踪，确保决议落实到位。

三、问题反馈与协调解决

1.各部门在执行会议决议过程中，如遇到问题，应及时向局办公室反馈。

2.局办公室负责协调相关部门，研究解决措施，确保会议决议顺利实施。

3.对于涉及多个部门的问题，局办公室应组织召开协调会议，推动问题的解决。

四、会议纪要的更新与归档

1.会议纪要的更新：根据会议决议的执行情况，局办公室对会议纪要进行实时更新，确保会议纪要内容的准确性和时效性。

2.会议纪要的归档：局办公室按照档案管理规定，将会议纪要及相关资料整理归档，以备查阅。

五、会议纪要的查阅与利用

1.会议纪要作为内部资料，各部门可查阅并用于指导工作。

2.局办公室应建立会议纪要查阅制度，明确查阅范围和审批流程，确保信息安全。

六、会议纪要的考核与评价

1.局办公室定期对会议纪要的执行情况进行考核，评价各部门会议决议落实的效果。

2.考核结果作为部门工作绩效的参考依据，对工作落实不力的部门和个人，予以通报批评或追究责任。

3.通过考核与评价，不断优化会议管理制度，提高会议决策的执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向局办公室提出会议室使用申请。

2.局办公室根据会议性质、参会人数等因素，统筹安排会议室，并在会议前做好相应准备工作。

3.会议室预订需明确会议时间、参会人数、设备需求等信息，以便局办公室做好服务保障。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱扔杂物。

2.会议室内设备使用应遵循操作规范，不得擅自拆卸或更改设置。

3.会议期间，与会人员应遵守会议室管理规定，服从工作人员的安排与引导。

三、会议室设备管理

1.局办公室负责会议室设备的维护、保养和更新。

2.使用会议室时，如发现问题应及时向局办公室报告，确保设备正常运行。

3.会议室设备借用需经局办公室批准，使用完毕后及时归还，并确保设备完好。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议期间，局办公室应确保会议室消防设施、疏散通道等安全设施的完好。

3.如发生突发事件，与会人员应按照应急预案，迅速有序地疏散。

五、会议室卫生与环保

1.局办公室负责会议室的日常清洁卫生工作，确保会议环境整洁。

2.会议室内应配备垃圾分类设施，倡导绿色环保理念。

3.与会人员应积极参与垃圾分类，共同维护会议室环境。

六、会议室保密工作

1.会议室应遵循保密原则，会议内容、资料等不得外泄。

2.局办公室负责会议室的保密工作，对会议涉及的秘密事项进行严格管理。

3.与会人员应签订保密协议，遵守保密规定，确保信息安全。

七、会议室管理考核

1.局办公室对会议室使用情况进行定期检查，对违反规定的部门和个人进行通报批评。

2.会议室管理情况纳入部门工作绩效考核，促进各部门自觉遵守会议室管理规定。

3.通过不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率，为教体局各项工作提供有力保障。

第五章附则

一、本制度的解释