会议室定位管理制度范本

会议室定位管理制度范本第一章总则

会议室定位管理制度范本

1.本制度旨在规范公司会议室的使用与管理，确保会议效率，提升会议质量，加强内部沟通，保障公司各项业务活动的高效运作。

2.本制度适用于公司内部所有会议室的使用、预定、管理及维护活动。

3.会议室定位原则：

a.合理布局：根据公司各部门业务需求及人员分布，合理规划会议室区域，确保会议室分布均衡、使用方便。

b.分类管理：根据会议室规模、设施设备、功能用途等因素，对会议室进行分类管理，以满足不同类型会议的需求。

c.高效利用：充分利用会议室资源，提高会议室使用效率，降低会议成本。

4.会议室使用对象：

a.公司内部各部门因业务需要召开会议的团队或个人。

b.公司外部合作伙伴、客户等受邀参加的公司会议。

5.会议室管理职责：

a.行政部门负责会议室的整体规划、建设、维护及日常管理工作。

b.各部门负责本部门会议室的使用、预定及管理工作。

c.会议组织者负责会议的召开、组织、协调及会议纪要的撰写。

6.本制度自颁布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常使用秩序。

7.违反本制度规定，造成会议室资源浪费、影响会议效率等不良后果的，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

第二章会议流程

一、会议预定

1.预定途径：会议组织者可通过公司内部预定系统、电子邮件、电话等方式进行会议室预定。

2.预定时间：会议组织者需提前至少三个工作日进行会议室预定，以便行政部门进行统筹安排。

3.预定信息：会议组织者应提供以下信息：

a.会议主题、目的及预期参会人数。

b.会议日期、时间（起止时间）。

c.是否需要特殊设备、设施，如投影仪、音响、视频会议系统等。

d.参会人员名单、会议组织者姓名及联系方式。

二、会议通知

1.会议组织者应在预定会议室后，及时向参会人员发送会议通知，内容包括：

a.会议主题、目的。

b.会议时间、地点。

c.参会人员名单。

d.会议议程、准备材料等。

2.会议通知发送方式：可通过电子邮件、短信、企业即时通讯工具等途径。

三、会议召开

1.会议组织者应提前到达会议室，检查会议设备、设施是否齐全、正常，并确保会议室环境整洁。

2.会议开始前，会议组织者应对参会人员进行签到，确保会议人员到齐。

3.会议按照预定议程进行，会议组织者应确保会议内容紧凑、高效。

四、会议纪要

1.会议纪要由会议组织者或指定人员负责记录，内容包括：

a.会议主题、时间、地点、参会人员。

b.会议议程及各议题的讨论情况、结论。

c.与会人员的意见、建议及待解决问题。

d.下一步行动计划及责任人。

2.会议纪要应在会议结束后尽快整理完毕，并在一个工作日内发送给所有参会人员。

五、会议结束

1.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，确保会议室整洁。

2.会议组织者应对会议进行总结，对会议效果、参会人员表现等进行评估，为今后改进会议提供参考。

六、会议变更与取消

1.如因特殊情况需变更或取消会议，会议组织者应至少提前一个工作日通知行政部门及所有参会人员。

2.会议组织者应根据实际情况调整会议时间、地点等，并及时通知相关人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议组织者或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要需发送给所有参会人员，并抄送相关部门，以便于信息共享和执行跟踪。

3.会议纪要应明确标注审批通过日期，以作为后续跟踪落实的时间基准。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中提出的行动计划应明确责任人，并设定具体的完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并确保按时完成。

3.会议组织者应对任务执行情况进行定期跟踪，督促责任人按计划推进。

三、执行情况反馈

1.责任人应在任务完成后，向会议组织者提供执行情况的书面反馈，包括已完成的任务、未完成的任务及原因、遇到的问题和解决方案等。

2.会议组织者应收集、整理反馈信息，并及时向相关部门和人员通报执行进展。

四、后续会议跟进

1.会议组织者应根据会议纪要的执行情况，安排后续会议，对未完成的任务进行讨论，明确下一步行动计划。

2.后续会议的议程应包括对前次会议纪要落实情况的回顾，以确保各项任务得到有效推进。

五、监督与评估

1.行政部门应对会议纪要的执行情况进行监督，确保会议决策得到有效落实。

2.定期对会议纪要的执行效果进行评估，分析存在的问题，提出改进措施，以提高会议效率和管理水平。

六、归档与查阅

1.审核通过的会议纪要应进行电子版和纸质版的归档，以便于日后查阅。

2.公司内部应建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够便捷地获取所需信息。

第四章会议室管理规定

第四章会议室管理规定

一、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预定优先原则，未经预定不得随意占用会议室。

2.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

3.会议组织者应确保会议内容符合公司规定，不得涉及违法违规话题。

二、会议室设备管理

1.会议室设备应由行政部门定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议组织者及参会人员应爱护会议室设备，正确使用，如遇故障，应及时报告行政部门。

3.会议室设备借用需经行政部门批准，借用者应妥善保管，使用完毕后及时归还。

三、会议室预订管理

1.预订会议室时，应如实填写预订信息，确保信息准确无误。

2.预订成功的会议室，如需变更或取消，应提前通知行政部门，以便于会议室资源的合理调配。

3.行政部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保公司内部会议需求得到满足。

四、会议室使用时间

1.会议组织者应按照预定时间使用会议室，不得提前占用或延迟离开。

2.如会议提前结束，会议组织者应及时通知行政部门，以便于其他部门临时使用。

五、会议室安全与保密

1.会议室内应保持消防安全通道畅通，参会人员应熟悉消防设施位置及使用方法。

2.会议涉及敏感信息时，会议组织者应提醒参会人员注意保密，严禁泄露公司内部信息。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒、警告，直至取消其会议室使用权。

2.违规行为造成会议室设备损坏、影响会议正常进行的，应承担相应责任，并根据公司规定予以处罚。

第五章附则

第五章附则

1.本制度由