内部档案与资料管理制度

内部档案与资料管理制度1.前言本规章制度旨在建立科学、规范的内部档案与资料管理体系，确保企业各类档案与资料的安全、完整、便捷地管理和利用。良好的档案与资料管理不但是企业知识积累和价值创造的紧要保障，还是法律、法规合规的要求。本制度适用于我公司内部全部部门、员工及与我公司有合作关系的单位和个人。2.内部档案管理2.1档案分类与归档档案应依照内容和形式进行分类，包含但不限于合同文件、财务报表、人事档案、技术档案等。档案应依照文件编号、日期或其他合理的方式进行归档，确保档案的有序存放和检索。2.2档案保管档案室应设立特地的保管区域，保证档案的安全和机密性。档案应采取适当的防火、防潮、防虫、防腐等措施，保证档案的完好性和可读性。档案保管区域禁止存放与档案无关的物品，如易燃品、有毒物品等。2.3档案查阅与借阅档案查阅和借阅均需填写查阅或借阅申请表，并由相关负责人审批。查阅和借阅的档案应及时登记，并确认归还时限。借阅的档案应尽量在保管室内阅读，不得外借或影印，档案外借需履行相关手续，而且有明确的归还期限。2.4档案保管期限与销毁各类档案的保管期限应依照相关法律法规和企业管理要求进行规定，并妥当保管。档案保管期满，应进行审查和鉴定，决议是否保存或销毁。档案的销毁应严格依照销毁程序进行，销毁记录应认真记录销毁的档案名称、数量、销毁日期等信息。3.资料管理3.1资料收集与整理各部门应依照规定的格式和要求进行资料的收集和整理，确保资料的准确性和完整性。收集的资料应及时归档或转交给相关部门进行处理，不得私自处理或扔弃。3.2资料存储与备份资料存储应分为电子存储和实物存储，电子存储应采取合适的硬件设备和软件工具，实物存储应采取适当的方式进行保管。紧要的电子资料应进行定期的备份，并建立相应的备份存储区域，确保数据的安全性和可恢复性。实物资料应避开暴露在阳光、潮湿和易燃等环境中，定期检查并采取措施防止老化和损坏。3.3资料查找与利用资料的查找应依据分类、关键词等方式进行，可以利用特地的系统或工具进行辅佑襄助。资料的利用应符合相关法律法规和公司规定，不得超出合法授权范围，未经许可不得外传或用于其他商业目的。3.4资料保密与安全紧要的资料应设定权限和密码进行访问限制，避开不相关人员查阅和窜改。资料传输和共享应采取加密和安全通道，防止信息泄露和非法访问。资料存储和处理设备应定期进行杀毒和防护软件的升级，确保安全性。4.外部合作方档案管理4.1合作方档案建立与外部合作方建立合作关系时，应建立合作方档案，包含但不限于合作协议、商务活动记录等。合作方档案应及时归档并进行备份存储，确保相关合作事项的记录和资料的准确性。4.2合作方档案保管合作方档案应存放在设有合作方档案保管区域的场合，确保其安全和机密性。合作方档案保管区域应定期检查并采取防火、防水、防盗措施，确保档案的完好性和可读性。合作方档案保管期限满后，应依照规定的程序进行鉴定和销毁。4.3合作方档案查阅与利用合作方档案的查阅和利用应由相关负责人审批，并记录查阅和利用的目的。合作方档案不得外传或用于未经授权的商业目的。5.管理责任与监督5.1内部档案与资料管理责任各部门负责人应对本部门的档案与资料管理工作负有责任，并订立相应的管理细则。档案与资料管理员应具备相应的专业知识和管理本领，帮助部门负责人进行管理。5.2监督与检查公司内设档案与资料管理监督委员会，负责档案与资料管理的日常监督和检查工作。监督委员会定期对各部门的档案与资料管理进行检查和评估，并提出整改看法和建议。监督委员会对违反档案与资料管理规章制度的行为进行处理，并向有关部门报告处理结果。5.3教育培训与宣传公司应定期开展档案与资料管理的教育培训，提高员工的管理意识和操作本领。公司应通过内部刊物、会议等形式进行档案与资料管理规章制度的宣传，加强员工的法律法规意识和合规意识。6.附则对本制度的修订和增补，应经