酒店会议厅管理制度

酒店会议厅管理制度第一章总则

为确保酒店会议厅的高效运作，提高会议质量，规范会议管理，特制定本管理制度。本制度适用于酒店内所有会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.提供一个交流平台，促进酒店各部门之间的沟通与合作。

2.对酒店经营管理中的重大问题进行讨论、决策。

3.传达上级领导指示，布置工作任务，确保酒店各项工作顺利进行。

二、会议类型

1.定期会议：每周、每月、每季度、每年固定时间召开的会议。

2.临时会议：因工作需要，临时召集的会议。

三、参会人员

1.定期会议：酒店各部门负责人、相关人员。

2.临时会议：根据会议议题，由会议召集人指定相关人员参加。

四、会议组织

1.会议召集：由酒店总经理或委托相关部门负责人负责召集。

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少一天，将会议时间、地点、议程通知参会人员。

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议召集人应对参会人员进行核实。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场。

2.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员应严格保密。

3.会议结束后，会议召集人应对会议纪要进行整理，并在规定时间内发送给相关人员。

六、本管理制度自发布之日起实施，酒店各部门应认真贯彻执行。如有违反，将按照酒店相关规章制度进行处理。本管理制度的解释权归酒店总经理办公室。

后续章节内容因篇幅限制，在此不一一展开。如需详细内容，请根据实际需求进行补充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议召集人应根据酒店工作需要，明确会议主题和预期目标。

2.制定会议议程：会议召集人应根据会议主题，制定会议议程，包括各议题的讨论时间、汇报人等。

3.通知参会人员：会议召集人应在会议召开前至少一天，将会议时间、地点、议程通知参会人员。

4.准备会议材料：会议相关人员应提前准备会议所需的材料，包括会议议程、汇报材料、参考资料等。

5.会议室布置：会议管理员负责安排会议室，确保会议设施设备齐全、功能正常。

二、会议签到

1.会议召集人应在会议开始前10分钟到达会议室，组织参会人员进行签到。

2.签到方式：可采用纸质签到、电子签到等方式。

3.会议召集人应核实参会人员，确保参会人员无误。

三、会议开始

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程。

2.各议题汇报人按照议程顺序，对议题进行汇报。

3.参会人员针对议题进行讨论，提出意见和建议。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策。

2.对于重大事项，应进行表决，表决方式可为口头表决、举手表决等。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中。

五、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，明确下一步工作计划。

2.会议召集人应对会议纪要进行整理，并在会议结束后24小时内发送给相关人员。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员。

2.会议管理员负责清理会议室，确保会议室整洁。

3.参会人员离开会议室，会议流程结束。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和任务分配的重要依据。为确保会议成果的落实，特制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议召集人或指定专人负责编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议纪要应客观、准确、详实地反映会议内容，避免遗漏和错误。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核，确保无误。

4.会议纪要应在会议结束后24小时内，通过电子邮件、OA系统等方式发送给相关人员。

二、会议决策的跟踪

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并报会议召集人备案。

3.会议召集人应定期检查会议决策的执行情况，对存在的问题及时协调解决。

三、任务完成情况的反馈

1.责任部门在完成任务后，应及时向会议召集人反馈任务完成情况。

2.会议召集人应对任务完成情况进行核实，并在下次会议中通报。

3.对于未按期完成的任务，责任部门应说明原因，并制定整改措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照酒店档案管理规定进行归档，以便查询和追溯。

2.会议纪要的保管期限应根据内容的重要性确定，一般为五年。

3.会议纪要的借阅、复制等应遵循酒店档案管理相关规定。

五、会议纪要的监督与考核

1.酒店总经理办公室应定期对会议纪要的执行情况进行监督和考核。

2.对于会议决策执行不力的部门和个人，应按照酒店相关制度进行问责。

3.会议纪要的跟踪落实情况纳入部门年度考核，作为评价部门工作绩效的重要依据。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向会议管理员预订会议室。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便会议管理员合理安排会议室。

3.会议室预订需遵循先到先得的原则，如遇冲突，会议管理员有权进行调整。

二、会议室使用

1.会议室使用前，使用部门应检查会议室设施设备是否齐全、功能正常，如有问题及时与会议管理员联系。

2.会议期间，使用部门应保持会议室整洁，遵守会议纪律。

3.严禁在会议室吸烟、乱丢垃圾，不得在会议室内进食。

三、会议室设备管理

1.会议管理员负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议开始前，应提前熟悉并检查会议设备，如投影仪、音响、话筒等。

3.如会议设备在使用过程中出现故障，使用部门应及时向会议管理员报告，以便及时修复。

四、会议室布置与复原

1.使用部门应根据会议需要，提前对会议室进行布置，包括桌椅摆放、资料发放等。

2.会议结束后，使用部门应负责将会议室恢复原状，清理垃圾，关闭电源和门窗。

五、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全通道，消防设施设备齐全，使用部门应了解并掌握消防设施的使用方法。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆物品。

3.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员应严格保密，不得泄露。

六、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由会议管理员负责保管，使用部门在借用钥匙时需登记并签字确认。

2.使用部门应在会议结束后及时归还钥匙，如有遗失，应立即报告会议管理员并进行处理。

第五章附则

为确保酒店会议厅管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，酒店各部门应认真贯彻执行。

二、本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充，报酒店总经理审批后实施。