学校会议场地管理制度

学校会议场地管理制度第一章总则

学校会议场地管理制度旨在规范学校各类会议的组织、召开及管理，确保会议的效率与效果，提升学校决策与管理水平。以下为学校会议场地管理制度总则部分：

一、本制度适用于学校内所有会议的组织、召开及管理，包括但不限于校务会议、教职工会议、学生会议等。

二、会议的召开应以提高工作效率、促进沟通、解决问题为原则，避免形式主义、官僚主义，确保会议内容充实、有针对性。

三、会议的组织与管理应遵循以下原则：

1.统一领导、分级负责：会议的召开与管理由学校领导统一领导，各级部门、单位按照职责分工负责具体工作。

2.严格程序、规范操作：会议的组织与召开应遵循规定的程序，确保会议的合规性、有效性。

3.高效务实、注重实效：会议内容要紧密结合学校工作实际，注重解决实际问题，提高会议效率。

4.公开透明、广泛参与：会议应充分听取各方意见，保障广大师生的知情权、参与权、表达权和监督权。

四、学校会议场地管理制度主要包括以下方面：

1.会议流程：明确会议的筹备、召开、总结等环节，确保会议的顺利进行。

2.会议纪要的跟踪落实：对会议决议、任务进行跟踪督促，确保会议成果的落实。

3.会议室管理规定：规范会议室的使用、预约、设施设备管理等，提高会议室的使用效率。

4.附则：对会议管理制度的相关补充和解释。

五、各级部门、单位应认真贯彻执行本制度，加强会议管理，提高会议质量。对违反本制度规定，影响会议正常进行或造成不良后果的，将按照学校相关规定予以处理。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学校会议管理部门负责解释。学校可根据实际情况对本制度进行修订和完善。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下对会议流程进行详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据学校工作计划及实际需求，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：会议方案应包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期目标等，并报学校领导审批。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的各类材料，如会议议程、报告、数据等，并确保材料的准确性和完整性。

5.会场布置：根据会议性质和参会人数，合理布置会场，包括座位安排、音响设备、投影设备等，确保会场环境舒适、设施齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由工作人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：会议主持人应严格按照会议议程组织会议，控制会议时间，确保会议内容紧凑、有序。

3.会议发言：会议发言人应提前准备好发言稿，按照议程顺序进行发言，发言内容要简洁明了，重点突出。

4.会议讨论：会议组织者应引导参会人员进行充分讨论，鼓励发表建设性意见，确保会议成果的实现。

5.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议总结

1.会议纪要：会议结束后，由专人负责整理会议纪要，内容包括会议议程、参会人员、发言要点、讨论结果、会议决议等。

2.会议纪要审批：会议纪要应经会议组织者审批，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.会议纪要分发：会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容和决议。

4.会议成果落实：会议组织者应跟踪督促会议决议的落实，对未按时完成的任务进行催办，确保会议成果的实现。

四、会议反馈

1.参会人员应对会议效果、组织工作等方面进行评价，提出意见和建议。

2.会议组织者应认真听取参会人员的反馈，不断改进会议组织工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议成果的有效实施，加强对会议决议的跟踪管理，以下对会议纪要的跟踪落实进行详细规定：

一、会议纪要的整理与审批

1.会议结束后，指定专人负责整理会议纪要，确保纪要内容全面、准确，包括会议议程、参会人员、发言要点、讨论结果、会议决议等。

2.会议纪要整理完毕后，应提交给会议组织者进行审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

3.审批通过后的会议纪要，由会议组织者签字确认，并在规定时间内分发至参会人员。

二、会议决议的分解与责任落实

1.根据会议纪要，将会议决议分解为具体的任务，明确任务目标、完成时限、责任人和配合部门。

2.会议组织者应将分解后的任务通知相关责任人，要求其按照任务要求和完成时限开展工作。

3.责任人应主动承担起任务，确保会议决议的落实，并定期向会议组织者汇报工作进展。

三、会议决议的跟踪督促

1.会议组织者应加强对会议决议落实情况的跟踪督促，对进展缓慢或未按时完成的任务进行催办。

2.建立会议决议跟踪落实记录表，详细记录每项任务的完成情况，包括完成时间、责任人、实际成效等。

3.定期召开会议，对会议决议落实情况进行总结，分析问题，制定改进措施。

四、会议成果的评估与反馈

1.会议组织者应定期对会议成果进行评估，了解会议决议的实际效果，查找工作中存在的问题和不足。

2.针对评估结果，会议组织者应制定相应的改进措施，完善会议组织和管理制度。

3.参会人员应积极参与会议成果的评估与反馈，提出改进意见和建议，共同提高会议质量和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照学校档案管理规定进行归档，确保纪要的保存完整、便于查阅。

2.学校应建立会议纪要查阅制度，允许教职工和学生按照规定程序查阅会议纪要，提高会议透明度。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，以下对会议室管理规定进行详细阐述：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各级部门、单位需使用会议室时，应提前向学校会议管理部门提交会议室预约申请，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

2.预约审批：学校会议管理部门收到预约申请后，根据会议室使用情况及时进行审批，并在规定时间内反馈给申请部门。

3.会议室使用：获得审批通过的部门、单位应按照预约时间、地点使用会议室，遵守会议室的各项规定。

二、会议室设施设备管理

1.设施设备检查：会议召开前，会议室管理人员应检查会议室内的设施设备，确保设备正常运行，设施齐全。

2.设施设备使用：参会人员应爱护会议室设施设备，按照规定程序操作，如有故障或损坏，应及时报告会议室管理人员。

3.设施设备维护：学校应定期对会议室设施设备进行维护保养，确保设备性能良好，延长使用寿命。

三、会议室环境与秩序

1.保持整洁：会议室使用过程中，参会人员应保持会议室环境卫生，不乱丢垃圾，不损坏公物。

2.会议秩序：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离场，不大声喧哗，确保会议秩序井然。

3.会议室布置：根据会议性质和参会人数，合理布置会议室，保证会场氛围舒适，有利于会议的顺利进行。

四、会议室安全与保密

1.安全检查：会议室管理人员应定期进行安全检查，确保消防设施、用电安全等符合要求。

2.保密工作：涉及学校机密或敏感事项的会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

3.会议资料管理：会议结束后，应将会议资料及时收回，防止遗失或被无关人员获取。

五、会议室开放时间与节假日安排

1.开放时间：学校会议管理部门应明确会议室的开放时间，并根据实际需求调整。

2.节假日安排：遇节假日或特殊情况，学校会议管理部门应根据实际情况调整会议室使用安排，确保会议需求得到满足。

六、违规处理

1.违反会议室管理规定的部门、单位和个人，学校会议管理部门有权进行制止，并根据情节轻重给予相应的处理。

2.对故意损坏会议室设施设备、严重扰乱会议秩序等行为，学校将按照相关规定严肃处理。

第五章附则

一、本制度的解释权归学校会