物资验收管理规定

管理规定物资验收管理规定（试行）2015-10-20发布2015-10-30实施XXXX有限责任公司发布物资验收管理规定总则为加强到货物资的质量管理，严格控制不合格产品进入，使设备材料供应做到准确及时、完好无缺，确保XXXX有限责任公司（以下简称“公司”）生产、工程顺利进行，特制定本管理规定。本规定适用于公司燃机机组生产、工程需要的物资外观、规格型号、数量和材质及明显缺陷的到货验收。对于到货物资的内在质量的检验，可以延续在安装、调试过程中进行，内在质量的检验工作由安装、调试部门负责，发现质量问题立即明确供货方责任，限期要求供货商修复或更换。为强化燃煤机组基建设备、材料的检验工作，公司成立燃煤机组物资质量检验领导小组和工作小组。生产物资到货验收物资进库时，仓库管理员必须根据采购计划逐一核对物资的品名、型号规格、数量、包装及外观，对不符合计划要求的物资拒绝收料入库。经过初步检验的物资，仓库管理员立即进行物资到货登记，按批次摆放，并及时通知物资采购人员组织正式验收。到货物资应在当日或次日验收，如因故不能在规定期限内进行验收的，由专业人员会同采购员书面说明填写《物资到货验收延迟申请单》（附录七），物资部负责人确认。对常用的消耗性材料可由管理员与采购人员共同验收并在物资验收单上签字确认后可正式入库，如有需要，可要求需用部门人员参与。劳保用品到厂后，物资部通知人力资源部一并参加验收。安全帽、安全带等安全用品用具的验收，物资部应会同安监部进行验收。对重要的设备、备品进行验收时，应由采购员、使用部门专工共同进行验收，合格后在验收单上（附录三）进行签字确认。如有必要应邀请策划部相应专业的专工参加，并签字确认结论。在验收过程中如发现有不合格的物资，采购员应及时通知供应商进行退货处理；不合格的进口物资应在商检规定的期限内由采购员办理索赔、调换、补供事宜。不合格检查装箱资料（包括装箱单、图纸、安装和使用维护说明书、出厂检验、试验报告质保书、合格证等）是否与装箱单、送货单相符。检查装箱单、送货单与合同技术协议的供货范围或采购计划单等是否一致。检查实物与装箱单上名称、数量、部件编号是否相符。检查产品合格证书、设备铭牌是否与实物相符。检查设备的外观是否有变形、残损、锈蚀等。对充气充油保护的设备，应检查表计是否完好、压力是否正常、有无渗漏现象；对有使用期限要求的化学危险品等，应检查其生产日期、有效期；外包装标识是否符合安全警示要求。严格按照合同或采购计划单等核对到货设备材料的名称、型号、规格、数量、重量、质量、技术标准等。对于部分设备材料有特殊要求检验项目的，应配合好安质部联系相关部门做好报检、送检等工作。有选择地对设备、材料在不降低和损坏原有性能和质量的前提下，进行理化和性能检验，对重要部件和重要焊缝进行探伤和其他特殊项目的检验应按合同、国家和行业标准执行。在抽检过程中，遇有重大品质问题，应扩大抽检比例，必要时全部检验。但安质部与监理公司应对所有到厂的合金材料、设备进行光谱复验。基建物资到货验收要按设备材料装箱单、送货单逐项检查清楚，由参加检验的人员签字认可。检验发现残损、短缺以及质量等问题时，要做好详细检验记录，并填制《设备、材料验收单》（附录三）；应对发现残损等问题要进行拍照或摄像。验收小组应请在场的供应商代表对其发现的问题当场签字确认，原供应商委托检验的应及时书面正式通知不在场的供应商。取证有关资料附同检验报告存各专业计划员，便于日后的索赔等工作。管理员应及时把装箱单、送货单输入MIS系统，同时，对检验发现的缺损情况作好记录。对检验中发现问题的设备材料不得办理入库手续，应及时按以下途径处理：缺件处理：管理员应将《设备、材料开箱验收单》复印件及时转交给计划、采购人员，由计划、采购经办人员负责联系补缺，供应商确认后可办理入库；一般缺陷的处理：一般缺陷是指产品本身不合格的性质及后果是轻微的、不影响使用和性能，且不是批量产生、处理结果不需要经过技术方案确定、处理过程工艺成熟简单，处理结果不影响产品特性和技术参数的，在处理过程中人力物力少量投入就能够达到产品合格要求的，此类缺陷由物资部直接通知供应商处理，在供应商确认缺陷并提出处理意见后可办理入库；重大缺陷的处理：重大缺陷是相对于一般缺陷而言，指严重外观损坏或明显质量不合格影响到产品特性和技术参数的设备，应及时做好记录，由工程部、安质部、监理公司提出处置意见并报告质量检验领导小组；重大缺陷处理完后，物资部将处理结果填制《设备材料缺陷处理报告》（附录八），经联合验收小组签字确认后方可使用。验收不通过则继续处理，验收通过后，缺陷封闭，办理入库手续。基建物资到货验收时如供应商代表不在现场无法当场确认的，除做好相应的记录外，应及时通知供应商到场确认。进口设备检验后,除填写验收单外,还应由商检局出具商品检验报告。清点箱件中的图纸、技术资料、产品说明、维修手册、质保书、合格证、试验报告等资料由资料室专人及时收集、整理、登记、归档、保管与复印发放；装箱单、送货单由物资供应部统一收存、登记、保管。检验结束后应将开箱物资按保管要求归位并整齐摆放，对尚不安装但已开箱的物资应按原包装做好封存，做好标识。任何人（包括检验人员和管理员）都不得撤出衬垫物。对验收不合格及需要提出索赔的设备材料，除要保持原包装外，还要做好标识并单独存放，以便供应商或商检局复查，在未取得供应商的签字确认前，原则上不得动用。附则本规定文字解答由物资部负责。本规定按照有关规定进行解释。本规定自2015年10月30日起发布实施。

附录一：XXXX有限责任公司工作流程图到货到货是无入库程序商检出证有是否有较重缺陷否是否进口设备有发现问题到货验收小组：会签基建物资开箱验收报告资料室：资料收集到货验收小组：联合验收是无入库程序商检出证有是否有较重缺陷否是否进口设备有发现问题到货验收小组：会签基建物资开箱验收报告资料室：资料收集到货验收小组：联合验收否是物资部：填写设备材料缺陷处理报告否是物资部：填写设备材料缺陷处理报告物资部：制定验收计划物资部：制定验收计划物资部：通知工程部、安质部、资料室、施工单位、监理、供应商物资部：通知工程部、安质部、资料室、施工单位、监理、供应商供应商：确认再次验收是否合格再次验收是否合格物资质量检验领导小组供应商：缺陷处理无物资质量检验领导小组供应商：缺陷处理无管理规定附录二：XXXX有限责任公司生产物资验收单验收单号物料编码物料名称规格型号计量单位验收数量合格数量合格证质保书验收记录：经办人验收人计划员仓库管理员单位:XXXX有限责任公司^打印人:^打印日期管理规定附录三：XXXX有限责任公司设备、材料开箱验收单合同名称供货单位合同号项目名称卸车地点施工单位开箱地点到货外观检查情况□设备外观/包装良好开箱检验情况□开箱主体设备，详见附件装箱清单。□设备/部件外观良好。□设备/部件数量、规格同装箱清单相符。□此批设备外观良好，数量和规格等同装箱清单箱相符合。□随机资料齐全（合格证、装箱单、说明书、试验报告、图纸等）。记录物资部施工单位工程部监理安质部资料室供货单位附件：装箱单共页/其它记录共页验收日期：年月日 编号：管理规定附录四：XXXX有限责任公司物资到货验收计划编号：序号机组系统专业批次物资名称箱号供应商开箱时间开箱地点备注施工单位：物资部经办人：物资部负责人：管理规定附录五：XXXX有限责任公司,INC.ZHEJIANGBRANCH日期：年月日发文部门：DATE：DEPTOFADDRESSER：收文单位或地址：签发人：LOCATION：APPROVEDBY：传真机号码：拟稿人：TELEFAXNO.DRAFTER：收件人：总页数：ADDRESSEE：TOTALPAGE(S)：物资到货验收通知致:由你单位供应的合同物资（合同号：）我们已收到，根据工程的情况我们将对设备进行验收，请贵厂速派人员于年月日参加开箱检验，如你方不能派人前来参加验收，请按附后《物资到货验收委托书》预以确认签字盖章传真至我部。谢谢合作！XXXX有限责任公司物资部年月日附录六：FAX资到货验收委托书致：XXXX有限责任公司我单位与你方签订的合同物资（合同号：）已到达贵方现场，因故我方将不派人员到现场参加开箱验收，特委托贵方代为验收，如发现有缺失、损坏、缺陷情况，请及时通知我方，我方将尽快给予补赔。谢谢！联系人：电话：传真：（单位盖章）年月日附录七：XXXX有限责任公司物资到货验收延迟申请单编号：合同号合同名称专业机组供货单位序号箱号/批次号物资名称规格型号单位数量延迟验收时间延迟验收原因：物资部负责人：工程部专业人员：