低碳会议管理制度

低碳会议管理制度第一章总则

为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议的低碳环保，制定本管理制度。低碳会议管理制度（以下简称“本制度”）适用于公司内部各类会议的管理与实施。

一、会议宗旨

1.会议应遵循高效、务实、节俭、低碳的原则，注重会议质量，减少无效和重复性会议。

2.会议旨在沟通交流、协调决策、解决问题，推动公司各项工作顺利进行。

二、会议分类

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议等。

2.部门级会议：包括部门内部例会、专题协调会等。

3.项目级会议：针对特定项目召开的会议。

三、会议组织与管理

1.会议组织者应明确会议目的、议题、议程、参会人员等，提前做好会议准备工作。

2.会议组织者负责会议的通知、召集、主持、记录等工作。

3.会议参与人员应按时参加，积极参与讨论，遵守会议纪律。

四、会议形式

1.线下会议：在公司会议室或其他指定地点举行。

2.线上会议：利用网络通讯工具进行远程会议。

3.结合实际情况，提倡采用低碳、环保的会议形式。

五、本制度的解释权归公司行政管理部门。

六、本制度自发布之日起实施，如有修订，按修订后的版本执行。

后续章节（会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定、附则）将根据本制度的原则和要求，进一步详细阐述相关内容。请各部门遵照执行，共同提高会议管理水平，实现低碳环保目标。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议目的：明确会议需解决的问题、讨论的议题，确保会议具有针对性和实效性。

2.确定会议类型：根据会议目的和参会人员，确定会议类型，如工作例会、专题协调会等。

3.确定会议时间：合理规划会议时间，避免与参会人员的工作冲突，确保参会人员能够按时参加。

4.确定会议地点：根据会议规模和需求，选择合适的会议室，并确保会议室设施齐全、环境舒适。

5.确定参会人员：明确参会人员范围，包括主持人、记录人、报告人等，并提前通知参会人员。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知可通过邮件、短信、即时通讯工具等多种方式发送，确保参会人员收到通知。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责会议签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于统计参会情况。

四、会议议程

1.会议组织者应按照既定议程安排会议进程，确保会议内容全面、有序。

2.会议议程应包括报告、讨论、表决等环节，各环节主持人应严格把控时间，避免拖延。

五、会议讨论

1.会议讨论应围绕议题展开，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点。

2.主持人应引导讨论，确保讨论内容紧扣主题，避免跑题。

3.讨论过程中，记录人应做好会议记录，特别是重要观点和决策事项。

六、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

2.对于重大事项，应进行表决，表决结果作为会议决策依据。

3.会议决策事项应明确责任人、完成时限等，确保决策落实。

七、会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议进行简要总结，概括会议成果，强调决策事项。

2.会议纪要应记录会议总结内容，便于会后跟踪落实。

八、会议资料的整理与归档

1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要、表决结果等资料，并归档保存。

2.对于涉及公司机密的会议资料，应按照公司保密规定进行管理。

本章对会议流程进行了详细阐述，旨在规范会议召开，提高会议效率，实现会议的低碳环保目标。请各部门严格遵守本章规定，共同推进公司会议管理水平的提升。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应详实、准确、全面，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议纪要编制完成后，应提交给主持人审核，确保纪要内容无误。

3.审核通过的会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内通过邮件、公司内部平台等方式发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.对于会议中形成的决策事项，应进行分解，明确每项决策的责任人、执行步骤、完成时限等。

2.责任人应按照会议纪要中明确的任务要求，制定详细的执行计划，并确保按时完成。

3.会议组织者应定期跟踪决策事项的执行情况，对进展缓慢或遇到的问题及时协调解决。

三、会议纪要的执行监督

1.会议上提出的各项任务和决策，相关部门应认真执行，并将执行情况及时反馈给会议组织者。

2.会议组织者应建立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，确保决策落到实处。

3.对于未按期完成或执行不力的部门和个人，应视情况给予通报批评或其他处罚。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照一定的分类标准进行归档，便于日后查阅。

2.归档后的会议纪要应设置合理的查阅权限，确保公司内部相关人员能够便捷地查阅到所需信息。

3.会议纪要的保管期限应参照公司相关规定执行，确保信息安全。

五、会议纪要的更新与闭环

1.对于因各种原因导致会议决策需要调整的情况，应及时更新会议纪要，并重新发布。

2.会议纪要更新后，责任人应按照新的决策要求调整执行计划，确保会议决策的闭环管理。

3.会议组织者应对更新后的会议纪要进行跟踪，确保各项决策得到有效执行。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在强化会议决策的执行力，确保会议成果转化为实际工作成效。请各部门认真执行本章规定，共同推动公司各项工作有序开展。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前通过公司指定的预订系统提交会议室申请。

2.预订时应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于行政管理部门合理分配会议室资源。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室使用效率。

二、会议室设施与布置

1.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，满足会议需求。

2.会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，包括座位安排、投影设备调试等。

3.会议室布置应简洁、大方，符合低碳环保原则，减少不必要的装饰和材料浪费。

三、会议室使用规范

1.会议召开期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持室内安静、整洁。

2.爱护会议室设施，严禁在会议室内吸烟、进食，避免造成设施损坏和环境污染。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，确保场地整洁，设施归位。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施正常运行。

2.涉及公司机密的会议，应采取相应的保密措施，包括但不限于限制参会人员、使用加密通讯设备等。

3.会议结束后，会议组织者应检查会议室，确保无遗漏的保密资料。

五、会议室维护与优化

1.行政管理部门应定期对会议室进行维护保养，确保设施设备长期处于良好状态。

2.根据实际使用情况，行政管理部门可对会议室进行优化调整，提高使用效率。

3.鼓励各部门提出会议室管理改进建议，共同提升会议室管理水平。

本章针对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在提高会议室使用效率，创造良好的会议环境。请各部门严格遵守本章规定，共同维护会议室的秩序与设施。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

二、本制度的修订和废止，由公司行政管理部门提出，报公司领导审批后实施。

三、本制度自发布之日起生效，如有与本制度相抵触的规