大数据背景下智慧医院固定资产精细化管理探讨

引言伴随着医疗体制改革进程，医院内部的后勤、财务、人事、分配等事项更加复杂，对固定资产管理提出新要求。但是，一直以来固定资产管理是医院管理的一个薄弱环节，管理基础不够规范，资产安全控制体系不完善，存在家底不清、账实不符、资产流失等现象，不适应改革新形势。2020年8月，财政部颁布了《关于加强行政事业单位固定资产管理的通知》，旨在有效盘活并高效使用固定资产，针对性解决固定资产管理中存在的突出问题。智慧医院是把互联网、大数据、人工智能等技术，用在医疗服务和管理领域，可以简化各种手续，符合固定资产优化管理的需求。以下结合实践经验，探讨了大数据下智慧医院固定资产的精细化管理工作。一、固定资产精细化管理的内容和作用（一）精细化管理的内容医院内的固定资产，指的是医院占有并使用、预计使用年限1年以上、且单位价值高于1000元的有形资产，包括但不限于医疗设备、信息设备、办公设备、专用设备、电器、家具等。固定资产管理内容有：制定管理制度和方法，完成资产采购、验收、维护保管、清查登记、统计报告等工作，对资产进行优化配置，接受上级主管部门的监督等。（二）精细化管理的作用第一，医院的固定资产具有较强的综合性，和其他管理工作密切相关。尤其是医院规模不断扩大，固定资产随之增加，固定资产的管理工作成为医院管理的重要组成部分。新医改背景下，固定资产的精细化管理，有助于资产合理配置，提高使用效率，建立科学有效的资产考评机制。在大型公立医院的绩效评价指标中，“固定资产使用效率”是一个重要指标，固资部门中的人员配置，内控体系，资产配置、使用和处置，都是管理工作的要点。第二，固定资产是医疗工作开展的基础和保障，做好固定资产管理工作，能为医疗活动开展提供后勤物资保障。固定资产的精细化管理，是从经济角度入手，对管理工作的成本和效益进行分析，指导工作人员在固定资产的购置、使用、处置等环节，提供决策支持，制定科学合理的计划、组织和协调方案。如此，固定资产才能合理配置，增加平均服务量，真正提高固定资产的使用效率。第三，固定资产的管理工作，直接衔接预算管理，是预算编制的依据。固定资产的使用年限、折旧年限，在用资产的存量数据、往年增量数据、报废更新数据等，在预算编制中均会用到。固定资产的精细化管理，可以实现数据共享，将固定资产管理数据和预算编制衔接起来，在管理上协调统一，提高医院项目支出的科学化水平。第四，固定资产管理工作，和医院的医疗活动、基础建设、财务管理、信息建设等内容相关，涉及医院规划、建设、运营各个环节。可以说，如果固定资产管理工作存在不足，那么医院整体运营管理就会存在问题。固定资产的精细化管理，通过发现问题、解决问题、总结经验，能为领导层决策提供参考，促进医院全面发展。精细化管理的实施，能将分散的资源整合起来，促使各部门分享资源，高质高效完成工作，提高智慧管理水平。二、目前医院固定资产管理现状和问题（一）轻视存量管理在固定资产管理上，存在重视增量管理、轻视存量管理的现象。主要原因有三个：一是管理人员紧缺，人员数量和岗位需求不匹配。二是固定资产管理的观念落后。一直以来，固定资产管理是一个薄弱环节，制度基础不规范，资产安全控制体系不完善，且人员配置不甚合理。三是受限于人力、物力，注重新购置的资产管理工作，折旧资产的管理存在缺陷。（二）缺乏管理计划固定资产管理工作，涉及购置、登记、维护、处置等环节。其中，购置、维护和其他环节由不同部门和人员进行管理，然后实现了专业分工，但也造成管理目标的不一致。例如：固定资产在使用过程中，缺乏固定资产的管理计划，没有统一的管理目标，导致相关部门和人员之间各自为政，缺少沟通协作，在购置、使用、处置环节，容易出现盲目性、低效性、随意性。（三）家底盘点不清医院固定资产管理中，家底不清、账实不符现象比较突出。分析其原因，一是一些资产已经报废、损毁，或完全失去实用价值，却长期挂账未做处理。二是存在部分账外资产，没有及时入账，这些资产游离在监管范围以外，容易随意处置，从而造成国有资产流失。三是资产盘点时，依靠人工完成，不仅要投入大量的人力和时间成本，而且难以面面俱到，就容易出现误差，为后续的维修保养、清查、处置带来困难。（四）信息系统落后医院内的管理信息系统，常见如HIS系统、OA系统等，用于固定资产管理的系统没有统一规范标准，不同医院采用的管理系统在规格、版本、生产厂商上存在差异。其一，目前使用的管理系统版本较老，虽然通过升级和修复完善了部分功能，但在数据传输与分析、协同操作上存在弊端，降低了固定资产的管理效率。其二，管理信息的传递、数据的导入导出，本来应由信息系统完成，但数据传输效率低、分析不全面，且无法信息共享。其三，二维码、无线网络、条码识别等技术，处于初级应用阶段，不满足固定资产的可视化管理要求，移动清查和报修尚未实现。（五）管理流程复杂临床科室使用固定资产时，医疗服务是专业的，但在固定资产的管理上并不专业，再加上管理流程复杂，就会引起不少问题，例如：①固定资产报废后，固定资产的账上销账不同步，后勤和设备没有及时清理；②科室报废固定资产后，报废文件处理不当；③固定资产在不同科室使用时，账上没有同步更换成现在使用的科室等。三、大数据背景下智慧医院固定资产精细化管理措施智慧医院包含三个内容，分别是智慧医疗、智慧服务、智慧管理。其中，智慧管理体现在固定资产管理上，就是基于大数据技术下，对固定资产实施精细化管理，既能准确定位固定资产，又能得到全面的使用信息，确保固定资产管理看得见、管得了、调得动、算得准。（一）全生命周期管理针对不同部门和人员各自为政的问题，为了实现统一管理目标，可对固定资产进行全生命周期管理，总结起来要做到：权责明确、高效使用、全面监控。全生命周期管理，简单来说就是从资产的购置开始，历经保养、维修、处置等环节，实现动态跟踪管理。第一，要有统一的管理目标，要求各个部门和人员之间加强交流，打破孤岛效应，既要专业分工、又要互相协作，为共同的管理目标实现做出努力。第二，设置溯源体系，确保固定资产在各个环节处于监控下，如此得到的数据信息才是真实有效的，既有助于资产的优化配置，又能实现资产的保值增值。（二）精准设置管理目标第一，据实盘点。每年组织科室成员，对固定资产进行全面盘点，制定完善可行的盘点计划，将任务分配到个人身上。利用HPR系统，发挥出条码盘点管理功能，并进行实地盘点，及时处理标签脱落、调用手续不全等情况，并对资产的放置地点进行登记。第二，控增盘活。控制增量，要求严格把好购置申请关，从源头提高资金使用效率，避免重复购置。盘活存量，可在微信群内通报资产盘点结果，明确资产的名称、使用年限、折旧、是否扣成本等内容，让有需求的科室接手二手资产，节约资源再利用，发挥出闲置资产的作用。第三，规范处置。固定资产报废时，应由技术鉴定部门进行鉴定，得到至少两位工程师的鉴定结果，确保固定资产无法维修。处置时，严格执行审批程序，并上报相关部门，将核销账务交给财务部；经过批复的报废资产，处置后收入上缴财务部门。第四，保值增值。在建工程完工后，及时转为固定资产的流程，实现修建项目的资本化，降低医院的资产负债率。同时和基建、总务、财务等部门加强沟通，从立项、建账、移交、资产入库、资本化等环节，实现规范管理。（三）做好资产清查工作对固定资产进行清查，目前是核查登记台账，完成盘亏资产的账务处理。但是，报废销账这一个途径，不能反映出资产管理的实际情况。对此，一方面转变资产处置方式，在信息系统中增设调账功能，用来处理盘盈、盘亏的资产；对于公共区域的大型固定资产，检查台账登记是否完善，为后续资产管理打下基础。另一方面，规范台账登记工作，发挥出财务科室的职能作用，负责预算内固定资产的采购工作，监督经办科室及时办理台账登记。（四）完善资产管理方法第一，完善管理制度流程。利用HPR系统，对固定资产进行全程管理，每一个环节均要制定管理制度，明确关键控制点，并对管理流程进行优化，强化风险管理。以验收环节为例，供货商、资产管理部门、科室资产保管人员，要进行共同验收，并且签字确认。第二，制定分类目录。采用目录管理，有助于界定大批同类固定资产和低值易耗品，实现分类管理的目标。第三，制定绩效考核制度，依据“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，确定固定资产的管理责任人，分析盘亏情况。如果出现被盗、遗失等情况，及时追究责任，制定可行的赔偿办法。例如：未满折旧年限，按照资产的净值赔偿；已满折旧年限，按照净残值赔偿；大型设备赔偿时，要由分管领导决策，提出赔偿意见。（五）建立智能管理系统第一，对网上购置申请功能进行完善。科室购置资产时，在系统上操作，描述资产的名称、型号、配置，然后归口管理部门审核。该购置申请要和财务预算匹配，不能出现超预算购置、预算外购置等情况。系统应用期间，不断优化功能模块，升级软硬件，实现管理的网络化、信息化、可追溯。第二，针对固定资产模块的运行，采集相关数据建立数据库，为会计核算提供依据，满足相关部门和人员的查询需求。在此基础上，固定资产管理和医院成本管理、预算管理、绩效考核等内容，形成互动局面，实现管理上的统一性，树立全局观和前瞻性理念。（六）简化管理工作流程智慧医院的体现，是简化固定资产的管理流程，让临床科室将精力放在医疗服务上，而不用在固定资产的管理上分心，为患者提供更加优质的服务。从这个角度出发，应建立固定资产管理系统，购置、验收、登记、使用、维护、处置等环节，均在系统上完成。该系统将财务部门、后勤和设备管理部门、临床科室等相连接，在固定资产管理上实现数据共享。其一，当固定资产报废后，系统会发出信号，提示后勤和设备管理部门及时清理，以便同步销账。在系统数据库中，可以存储科室报废固定资产的文件，然后统一处置。其二，固定资产的RFID芯片，就是固定资产的身份证，记录了各项信息，其中就包括到期时间。固定资产管理系统扫描RFID芯片，就能保存相关信息，提示资产到期时间；转科使用时将资产账同步更换成现在使用的科室，避免造成管理上的混乱。例如：部分固定资产调科时，不需要手工调账，扫描二维码就能完成账上转移，掌握固定资产目前所处的科室和位置。（七）推行现代信息技术信息技术在固定资产管理中的应用，以物联网、云计算、大数据为代表。第一，物联网技术。对固定资产的信息管理系统进行改进，资产在出厂时，采用一个条码标签。以RFID为核心，为固定资产建立RFID芯片，对资产所处位置和使用状态进行识别。第二，云计算技术。医疗设备使用过程中，会形成大量的数据资料，既包括医疗数据，也包括运行维修数据。通过云计算，可以建立数据分类模型，监控输出结果；通过云存储，可保证数据的安全性，实现数据共享。第三，大数据技术。将大数据技术应用在固定资产管理中，可以弥补后勤管理的不足，挖掘资产的潜在价值。以MRI仪器为例，采集开机次数、故障次数、重启时间、维修部位等数据，可以评价设备的使用效能，为后续同类设备的购置提供决策支持；统计各部位扫描时间，分析患者等待耗时原因，可以优化预约流程，提高MRI的使用效率。结语综上所述，医院固定资产精细化管理，能优化资产配置，为预算编制提供依据，推动