枣庄市会议管理制度文件

枣庄市会议管理制度文件第一章总则

一、目的与依据

为确保枣庄市会议的规范化、高效化进行，提高决策效能，加强会议管理，根据《中华人民共和国行政会议制度》及有关法律法规，结合本市实际，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于枣庄市各级党政机关、人民团体、企事业单位召开的各类会议。

三、基本原则

1.实事求是原则：会议讨论问题应坚持事实求是，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性。

2.高效节俭原则：会议应注重效率，简化程序，严格控制会议规模、时间和费用，实现节俭办会。

3.保密原则：会议涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等内容，应严格按照保密规定执行。

四、会议分类

1.常规会议：定期召开，研究部署日常工作。

2.专题会议：针对特定问题或项目进行研究决策。

3.紧急会议：应对突发事件或紧急情况，临时召集。

4.其他会议：根据工作需要，临时决定召开的各类会议。

五、会议组织与管理

1.会议组织：各级单位应明确会议的组织架构，设立会议筹备组、会务组、秘书组等，确保会议的顺利召开。

2.会议管理：各级单位应建立健全会议管理制度，明确会议纪律、议程、参会人员、会议记录等内容，规范会议流程。

六、参会人员

1.与会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.与会人员应认真履行职责，积极参与讨论，为决策提供有益建议。

3.与会人员应严格遵守会议纪律，保守国家机密，维护会议秩序。

七、本制度的解释权归枣庄市会议管理部门。

八、本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主要议题，确保会议目标清晰。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议形式等，报请领导审批。

3.发送会议通知：在会议召开前，将会议方案以书面形式通知参会人员，并附上会议相关资料。

4.会议场地及设施准备：根据会议规模和需求，提前布置会场，检查音响、投影仪等设备是否正常。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议报告：相关部门或人员就会议议题进行报告，汇报工作进展、存在问题及建议。

4.讨论与决策：与会人员针对报告内容进行充分讨论，提出意见和建议，形成决策。

三、会议决策执行

1.形成会议纪要：会议纪要应详细记录会议讨论过程、决策结果及责任分工。

2.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批，并在会议结束后及时发送给参会人员。

3.决策执行：各部门应根据会议纪要中明确的任务分工，认真执行决策，并及时汇报执行情况。

四、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应收集与会人员的意见和建议，总结会议成果。

2.对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，确保决策落实到位。

3.对会议组织、会议效果等方面进行评估，不断优化会议流程，提高会议质量。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表、会议通知等相关资料应整理归档，便于查阅。

2.按照保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的会议资料进行妥善保管。

六、会议公开与通报

1.对于涉及重大决策、重要事项的会议，应根据需要向相关部门和公众通报会议情况。

2.对于内部会议，可根据实际情况在适当范围内进行会议内容的公开和通报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录讨论要点、决策结果、责任分配及执行期限。

2.会议纪要由专人负责编制，经会议主持人审核批准后，及时发布给所有参会人员和相关执行部门。

3.会议纪要的发布应确保时效性，原则上在会议结束后24小时内完成。

二、会议决策的分解与执行

1.各执行部门应根据会议纪要中的决策内容，将任务进行分解，明确责任人，制定详细的执行计划。

2.责任人应按照执行计划，积极推进决策落实，确保各项工作按期完成。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时向会议组织者或领导汇报，寻求解决方案。

三、会议决策的跟踪与监督

1.会议组织者应建立决策跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

2.通过设立监督小组或指定专人，对执行进度、质量进行评估，确保决策落地生根。

3.对执行不力的情况，应查明原因，及时采取措施予以纠正，并追究相关责任人的责任。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.各执行部门在任务完成后，应及时向会议组织者反馈决策执行结果。

2.会议组织者应定期组织会议，对决策执行情况进行总结评估，分析经验教训，为今后决策提供参考。

3.对于效果显著的决策，应予以肯定和推广；对于不足之处，应提出改进措施。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为决策执行的依据，应长期保存，便于追溯和查阅。

2.建立会议纪要管理系统，实现电子化、信息化管理，提高查阅效率。

3.按照保密规定，对会议纪要进行分类管理，确保信息安全。

六、会议纪要的公开与透明

1.对于涉及公众利益或需要广泛知晓的会议决策，应在适当范围内进行公开。

2.通过公告、内部简报等形式，让相关人员了解会议决策内容，提高决策的透明度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.各单位需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

2.会议室管理部门根据申请顺序和会议性质，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.预订会议室的单位应遵守预定时间，如需变更或取消，应及时通知会议室管理部门。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁大方，符合会议主题，不得摆放与会议无关的物品。

2.会议室管理部门应定期检查和维护会议设施，确保设备正常运行。

3.会议室内应配备必要的文具、饮用水等，以满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

2.会议期间，禁止吸烟、喧哗、随意走动等影响会议秩序的行为。

3.会议室内严禁饮食，特殊情况需经会议室管理部门批准。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，明确安全责任人。

2.会议期间，应确保消防设施正常，通道畅通，避免安全隐患。

3.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感内容的会议，应采取保密措施，严格控制参会人员。

五、会议室卫生与环保

1.会议室管理部门应定期进行卫生清洁，保持会议室环境整洁。

2.与会人员应自觉保持会议室卫生，将垃圾投放至指定位置。

3.会议室管理部门应倡导绿色环保理念，减少一次性用品的使用，提高资源利用率。

六、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定合理的开放时间，满足各单位会议需求。

2.特殊情况下，需临时调整开放时间的，应提前通知相关单位。

3.节假日和休息时间，会议室使用应提前申请，并根