行政管理制度会议管理

行政管理制度会议管理第一章总则

为确保会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，根据公司发展战略及管理需要，特制定本会议管理制度。

一、适用范围

本制度适用于公司层面召开的各类行政会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

二、会议目的

1.沟通交流：及时传达公司战略、政策及业务信息，加强部门间的协作与沟通。

2.决策指导：针对公司发展中的重大问题进行讨论，形成决策意见，指导工作。

3.问题解决：解决工作中的实际问题，提高工作效率。

4.绩效评估：对各部门工作进行总结、评估，促进目标任务的完成。

三、基本原则

1.准时参加：会议参与者应按时参加，不得迟到、早退。

2.认真准备：会议发言者应提前准备，确保发言内容具有针对性和建设性。

3.积极参与：与会人员应积极参与讨论，为公司发展献言献策。

4.保守秘密：会议内容涉及公司机密，与会人员应严格保密。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题协调会、紧急会议等。

五、会议组织与管理

1.会议的组织：由会议召集人负责，明确会议主题、议程、参会人员等。

2.会议的管理：由行政管理部门负责，包括会议通知、会议签到、会议记录等。

六、制度解释与修订

1.本制度的解释权归公司行政管理部门。

2.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人根据公司发展需要及工作安排，明确会议主题。

2.拟定会议议程：会议召集人制定会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计时长等。

3.确定参会人员：根据会议主题及议程，明确参会人员范围，包括主持人、参会部门、记录人等。

4.发送会议通知：行政管理部门在会议召开前，至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.讨论与发言：会议按照议程进行，各参会人员围绕议题进行发言，积极讨论。

4.会议决策：针对讨论事项，主持人组织参会人员进行表决或决策。

5.会议总结：主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步工作要求和任务分配。

三、会议记录

1.会议记录：记录人应详细记录会议讨论内容、决策结果及参会人员发言。

2.会议记录整理：会议结束后，记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议资料的整理与归档

1.会议资料的整理：行政管理部门负责收集会议相关资料，包括会议通知、会议议程、会议记录等。

2.会议资料的归档：行政管理部门按照公司档案管理制度，对会议资料进行分类、归档，以便日后查阅。

五、会议后续工作

1.会议纪要的发放：行政管理部门在会议结束后3个工作日内，将会议纪要发送给参会人员。

2.任务落实与跟踪：各部门根据会议决策，制定具体实施方案，并按时完成。行政管理部门负责对会议决策的落实情况进行跟踪、督促。

3.会议效果评估：行政管理部门定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，持续改进会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要的编制：会议记录人应根据会议内容和讨论结果，及时编制会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要的审批：会议纪要完成后，需提交给会议主持人或相关部门负责人进行审批，确保纪要内容符合会议实际情况。

二、会议纪要的发布与传达

1.发布会议纪要：审批通过后的会议纪要，由行政管理部门负责向所有参会人员和相关人员发布。

2.传达会议纪要：各部门负责人应确保会议纪要传达到本部门所有相关人员，确保相关人员了解会议内容和决策。

三、任务分解与责任落实

1.任务分解：根据会议纪要中的决策事项，各部门应将任务进行分解，明确责任人和完成时限。

2.责任落实：各部门负责人应确保任务责任人明确自己的工作职责和目标，确保任务有效推进。

四、跟踪督促与进度反馈

1.跟踪督促：行政管理部门应对会议决策的落实情况进行跟踪督促，确保各项工作按计划推进。

2.进度反馈：各部门应定期向行政管理部门反馈任务落实进度，以便及时了解工作动态，协调解决问题。

五、评估与总结

1.评估会议纪要落实情况：行政管理部门定期对会议纪要的落实情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.总结经验教训：各部门应总结会议纪要落实过程中的经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

六、会议纪要的归档与应用

1.归档：会议纪要经过审批、发布后，行政管理部门应按照公司档案管理制度进行归档，方便日后查阅。

2.应用：会议纪要作为公司决策的重要依据，各部门应充分利用会议纪要，指导实际工作，提高工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订原则：会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则，行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配。

二、会议室使用规范

1.使用时间：会议召开前后，参会人员应遵守预订时间，不得提前占用或延迟离开会议室。

2.会场布置：根据会议类型和参会人数，行政管理部门负责布置会议室，确保会场整洁、舒适。

3.设备使用：参会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范，如遇问题及时联系行政管理部门。

三、会议室设备管理

1.设备检查：行政管理部门定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备维护：发现设备故障或问题时，及时联系专业人员进行维修，确保会议顺利进行。

四、会议室环境卫生

1.清洁卫生：行政管理部门负责会议室的清洁卫生工作，确保会议室环境整洁。

2.废物处理：会议结束后，参会人员应将废弃物品放入指定垃圾桶，保持会议室卫生。

五、会议室安全管理

1.安全检查：行政管理部门定期进行会议室安全检查，排除安全隐患。

2.紧急疏散：会议过程中，如遇紧急情况，参会人员应按照疏散指示迅速撤离会议室。

六、会议室使用费用

1.费用标准：行政管理部门制定会议室使用费用标准，报公司领导审批后执行。

2.费用报销：各部门按照实际使用情况，向行政管理部门报销会议室使用费用。

七、违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行提醒、警告等处理。

2.严肃查处：情节严重者，将按照公司相关规定给予处罚