会议室管理制度责任制

会议室管理制度责任制第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，明确会议参与者的责任与义务，特制定本会议室管理制度。本制度以责任制为核心，明确分工，确保会议的召开、纪要的落实以及会议室的管理井然有序。

一、会议目标

1.明确会议目的，确保议题集中、高效。

2.提高决策效率，促进各部门之间的沟通与协作。

3.强化责任意识，确保会议决策的落实。

二、会议分类

1.定期会议：按照一定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题临时召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

三、会议参与人员

1.主持人：负责会议的组织、议程安排及会议进程的把控。

2.记录人：负责会议纪要的记录、整理及分发。

3.参会人员：积极参与会议讨论，按时提交会议材料，落实会议决策。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场。

2.会议内容涉及商业秘密，参会人员需严格保密。

3.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话。

五、责任追究

1.会议决策未按时落实的，追究相关责任人的责任。

2.会议纪要未按要求记录、分发的，追究记录人的责任。

3.会议室管理不善，影响会议正常进行的，追究管理人员责任。

本会议室管理制度责任制的实施，旨在提高会议效率，强化责任意识，确保公司各项工作的顺利进行。全体员工应严格遵守本制度，共同为公司的稳健发展贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作步骤，现将会议流程规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题及目的：主持人根据工作需要，明确会议主题，制定会议议程。

2.召集参会人员：主持人根据会议主题，确定参会人员名单，并通过邮件、电话等方式通知。

3.准备会议材料：参会人员根据会议主题，提前准备相关材料，并于会议前提交给主持人。

4.会议室预约：会议负责人提前预约会议室，并确保会议所需设备齐全、功能正常。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会议室，进行签到。

2.会议开始：主持人宣布会议正式开始，并介绍会议主题、议程及参会人员。

3.会议讨论：参会人员围绕会议主题展开讨论，积极发表意见及建议。

4.会议决策：针对讨论议题，主持人组织参会人员进行表决，形成会议决策。

5.会议总结：主持人对会议进行总结，明确会议成果及下一步工作计划。

三、会议记录与分发

1.会议记录：记录人详细记录会议讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要整理：记录人根据会议记录，整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议纪要审核：主持人对会议纪要进行审核，确保内容准确、完整。

4.会议纪要分发：记录人将审核通过的会议纪要分发给参会人员，并确保相关人员收到。

四、会议落实与反馈

1.落实会议决策：参会人员根据会议决策，按时完成相关工作任务。

2.反馈会议落实情况：会议负责人定期收集会议决策落实情况，并向主持人汇报。

3.会议室整理：会议结束后，参会人员应将会议室整理干净，确保下一场会议的正常进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项工作任务的顺利完成，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要由记录人整理完成后，需提交给主持人进行审核。

2.主持人应在收到会议纪要后的两个工作日内完成审核，确保纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要由记录人及时发布，分发给所有参会人员及相关责任人。

二、会议决策任务的分解与分配

1.主持人应根据会议决策，将任务分解为具体的执行步骤，明确责任人和完成时限。

2.会议纪要中应详细记录各项任务的负责人、执行步骤和完成时限。

3.责任人收到会议纪要后，应及时了解自己负责的任务，并着手准备执行。

三、会议决策落实的监督与检查

1.主持人或指定专人负责对会议决策的落实情况进行定期或不定期的监督与检查。

2.监督检查可以采取现场查看、书面报告、进度会议等方式进行。

3.对于未按期完成或完成质量不高的任务，应追究相关责任人的责任。

四、会议决策落实的反馈与汇报

1.责任人应按照完成时限，及时向主持人或指定专人反馈任务落实情况。

2.主持人定期组织汇报会议，收集各责任人的工作进展，协调解决落实过程中遇到的问题。

3.对于重要会议决策的落实情况，应形成书面报告，并在一定范围内进行通报。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，记录人应将其归档保存，以便日后查阅。

2.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要。

3.会议纪要的归档和查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室使用需提前预约，预约时应明确会议时间、参会人数及所需设备。

2.预约成功的会议室，未经许可不得私自转让或更改使用时间。

3.会议室内应保持安静，不得在会议期间大声喧哗或进行与会议无关的活动。

二、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备功能正常。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，避免因操作不当导致设备损坏。

3.会议结束后，责任人应确保设备关闭，切断电源，避免长时间待机耗电。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁，会议前后需对会议室进行打扫，确保桌面、地面干净。

2.严禁在会议室内吸烟、进食，遵守公司卫生规定。

3.会议室内物品摆放整齐，不得随意移动或损坏，使用完毕后需归位。

四、会议室安全与保密

1.会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

2.会议室内应配置适当数量的消防设施，并定期检查。

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员需严格保密，不得泄露给无关人员。

五、会议室资源合理分配

1.会议室资源应合理分配，优先满足公司重要会议需求。

2.遇有多场会议同时进行时，会议负责人应协调安排，确保会议室使用效率。

3.会议室使用情况应定期进行统计，分析使用率，为优化会议室配置提供依据。

遵守会议室管理规定，有助于提高会议效率，保障会议的顺利进行，望全体员工共同维护。

第五章附则

为确保会议室管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，全体员工应严格遵守。

二、本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整，由公司管理部门负责解释。

三、各部门可根据本管理制度，结合实际情况，制定实施细则，并报公司管