内部文件与记录管理制度

内部文件与记录管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是为了规范和统一我司内部文件和记录的管理，确保信息的安全性、完整性和可用性，并为企业的决策和经营管理供应有效的支持。本制度依据国家相关法律法规、行业标准及公司实际情况订立。第二条适用范围本制度适用于我司全部部门、岗位和人员，包含全体员工、顾问、临时工和实习生等。第三条定义内部文件：指公司内部产生的各类文件、文件夹、报告、表格、电子邮件、备忘录等。包含但不限于各级规章制度、决策布置、会议纪要、人事档案、财务报表等。记录：指各类文件、文件夹、账簿、台账、日志、备忘录等。包含但不限于项目记录、业务记录、工作日志、工时统计表等。第二章文件管理第四条文件登记与编号公司内部全部紧要文件均需登记并编号，建立文件清单。文件登记应包含文件名称、编号、发文单位、部门、起草人、审核人、签发人、发文日期等信息。文件编号应统一使用公司设定的编号规定，确保唯一性和易于管理。第五条文件的起草、审核和签发文件属于公司内部文件的，应依照公司规定的格式进行起草，遵从简明扼要、准确明确的原则。文件起草完成后，应提交给上级部门或相关人员进行审核。审核通过后，应签发给相关人员，并在文件上明确签发人和签发日期。第六条文件的备份和存档紧要文件必需进行电子化备份，并保存在公司指定的存储设备或服务器上。文件备份应定期检查，确保数据的完整性和可用性。文件存档应依照公司规定的时间和方式进行，确保文件的安全性和可检索性。第七条文件的查阅和借阅公司内部文件可以依据需要进行查阅，但必需符合公司规定的访问权限和程序。需要借阅文件的人员必需填写借阅申请表，并获得相关部门负责人的批准。借阅的文件必需定时归还，并在归还时确认无误。第八条文件的销毁和归档文件的销毁必需经过正式程序，包含申请销毁、审核销毁、备案销毁等。文件的归档应依照公司规定的归档程序进行，保证文件的先后次序和分类清楚。第三章记录管理第九条记录的填写和审核记录的填写应依照公司规定的表格或格式进行，确保准确性和完整性。填写记录的人员必需对其负责，并在填写完成后进行自查和自审。填写记录的部门或人员应及时审核，确保记录的可靠性和真实性。第十条记录的整理和归档记录应依照公司规定的分类和次序进行整理，确保信息的可查阅性和统计分析。归档的记录应依照公司要求进行，包含文件夹编号、资料分类、归档期限等。归档的记录应妥当保管，防止丢失、损坏或泄露。第十一条记录的保密和权限管理公司内部的记录必需严格保密，不得随便传播或泄露。记录的查阅和访问权限应依据部门和岗位的需要进行授权，并及时调整与撤销。员工离职或调离时，应取消其对相关记录的访问权限。第十二条记录的备份和恢复紧要的记录必需进行电子化备份，并保存在公司指定的存储设备或服务器上。备份记录应定期检查，确保备份数据的完整性和可用性。在发生数据丢失或损坏时，应及时进行恢复，保证工作的连续性和数据的完整性。第四章法律责任第十三条违规行为的处理对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、停职、调岗、降薪、辞退等。第十四条法律责任对于有意泄露、窜改、销毁等违法行为，将依法承当相应的法律责任，并追究其个人的民事赔偿责任。第五章附则第十五条本制度的解释权本制度的解释权归我司管理负责人全部，并有权对本制度进行修