矿业装备制造有限公司管理制度汇编样本

格林兰德（山西）矿业装备制造管理制度综合办公室目录文明办公要求………1职员形象礼仪规范…………………2会议管理制度………6对外接待制度………13档案管理措施………17公文管理措施………31车辆使用和管理措施………………41印章、介绍信使用管理措施………45办公物品管理措施…………………48文印、传真使用要求………1职员保密管理要求………………52督办工作制度………54值班管理制度………56信息管理制度………57诉讼和非诉讼案件管理制度………60协议管理措施……63第1章第3章文明办公要求为给职员发明一个平静、舒适、整齐、卫生文明办公环境，提升企业对外形象，特制订本要求。第一条本要求适用范围为企业全体职员。第二条企业职员全部应树立公德意识，严格自律，养成良好卫生习惯，珍惜公共环境。第三条职员应随时清洁自己办公区域，保持桌面整齐，会议室使用后应立即规整桌椅并清扫洁净。第四条职员不得在非吸烟区域吸烟，不随地吐痰，不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。第五条职员不得在工作时间及办公区域内进食。第六条职员应珍惜企业报刊、杂志，阅读后应立即归还到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。第七条垃圾入篓，废旧文件销毁，洗手间用后应立即冲洗。第八条企业相关职能部门应随时检验并督促办公场所清洁工作，进行现场管理，发觉问题立即指出并跟进处理结果。第九条违反上述要求，视情节轻重，依据企业绩效考评具体措施进行处理。本要求由综合办公室负责解释。第1章第3章第2章第3章职员形象礼仪规范第一条职员着装规范

1、职员衣着应该合乎企业形象及部门形象，标准上职员穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、洁净利落，工作时间应统一着装。在关键场所按要求着装。 2、职员衣着要求得体、协调、整齐、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外任何东西，严禁两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最好不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或背带。6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；领口过低、过短衣服不宜穿着。第二条职员社交谈吐规范1、在企业交谈请讲一般话，交谈中善于倾听，不随便打断她人谈话，不鲁莽提问，不问及她人隐私，不要语言纠缠不休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。2、和用户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、正确。业务之外，注意话题健康、客观。3、和同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护企业形象，不相互倾轧，客观正派，不包含同行机密。第三条职员举止行为规范1、遵守考勤制度，按时上、下班，不迟到、早退。病假、事假需立即申请或通知部门主管，填报请假单。2、上班时间严禁在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位贵宾，不以貌取人，不盛气凌人，和客人约见要按时，如另有客人来访需等候时，应主动道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫她人。7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。第四条职员日常活动行为规范1、职员上班时间要一直以饱满热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向用户提供最好服务。职员应含有优良道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷她人。2、接打电话规范（1）职员电话行为应符合规范，注意控制语气、语态、语气、语言亲切、简练、有礼、客气。（2）立即接听，勿让铃声超出三遍，迟接电话须表示歉意。（3）使用代表企业规范用语问好，比如“您好”等。（4）仔细、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。（5）正确统计、转告电话内容，主动帮助处理用户要求，立即转告并督促同时回电。（6）谈话结束，表示谢意，等候对方先挂电话。（7）工作时间和业务无关电话应简短扼要，精细工作期间严禁接听电话，如有急事，由管理人员转告。3、接收名片规范（1）名片是职员对外交往工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。（2）主动向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手，从正面向对方递送。（3）接取对方名片一样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。（4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结束后放入口袋或公文包保管。（5）假如用户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己名片。第五条职员工作证胸牌使用规范1、由企业发给工作证和胸牌，职员要随时携带工作证，职员在工作时，必需佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门汇报，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长久磨损，应立即以旧换新。第六条宴请规范1、衣冠整齐，按时到场。2、宴请地点要适适用户喜好，最好由用户选定。3、陪客人数不宜超出客人数，假如只有一位客人，可有两位陪客。4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。6、注意协调气氛，努力争取友好友好，热烈，但不要喧宾夺主。7、不要在用户面前领取收据或付款。8、不可留下用户先行离开，等用户离席后，方可离席。第七条工作现场行为规范1、养成讲卫生美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头和杂物，不乱涂、乱画。2、办公室保持整齐，无污痕，文件入橱或摆放整齐。3、正确使用并珍惜饮用水器具，保持洁净。4、常常擦洗绿化植物，保持环境怡人。5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。第3章第3章会议管理制度为了加强企业会议管理，提升会议形式行政决议效率，达成集思广益、促进沟通、统一思想目标，特制订本制度。第一条会议种类（一）董事会议1、出席人员：企业董事会组员、董事会秘书2、会议内容：

=1\*GB2⑴企业重大事项决议=2\*GB2⑵企业章程修改=3\*GB2⑶企业注册资本增加、转让=4\*GB2⑷企业重大变动事项=5\*GB2⑸企业生产经营年度方针目标制订=6\*GB2⑹其它需经董事会研究决定事项3、会议组织：企业综合办公室4、会议周期：依据董事长提议召开5、会议主持人：企业董事长2、会议内容：

=1\*GB2⑴组织实施企业董事会决议；=2\*GB2⑵拟订企业生产经营计划、技术创新和投资方案；=3\*GB2⑶制订企业发展计划；=4\*GB2⑷拟订企业内部管理机构设置方案及基础管理制度；=5\*GB2⑸提出企业年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案及填补亏损方案；=6\*GB2⑹决定总经理有任免权人员任免事宜，提出总经理有聘任或免职提议权人员任免提议；=7\*GB2⑺对企业章程要求或经董事会授权由总经理负责人事、财务、资产、技术、市场、项目计划等方面重大事项作出决议；=8\*GB2⑻依据总经理提议，对某企业重大事项进行专门研究和部署。3、会议组织：企业综合办公室4、会议周期：由总经理依据情况决定召开5、主持人：总经理6、会议纪要：综合办公室（三）企业办公例会2、会议内容：

=1\*GB2⑴总结企业上周工作计划完成情况；=2\*GB2⑵研究布署本周工作；=3\*GB2⑶讨论企业重大问题，提出处理方案；=4\*GB2⑷专题研究企业工作进度中某一重大问题或突发事宜。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每七天一次5、会议主持人：总经理或总经理委托副总经理（四）经营活动分析会1、出席人员：企业总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：

=1\*GB2⑴汇报企业上月生产经营计划实施情况；=2\*GB2⑵确定企业本月生产经营计划；=3\*GB2⑶估计本月生产经营计划进展情况；=4\*GB2⑷研究上月奖励相关事宜；=5\*GB2⑸分析经营活动结果，评价企业各方面工作情况，提出改进方法。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每个月上旬末，下旬初5、会议主持人：主管经营工作副总经理6、会议纪要：综合办公室（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）1、出席人员：企业副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。2、会议内容：=1\*GB2⑴调度平衡生产进度，研究处理生产管理部门、车间不能自行处理重大问题。=2\*GB2⑵研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。=3\*GB2⑶汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检验分析事故隐患，研究确定安全防范方法。=4\*GB2⑷汇报总结产品质量情况，讨论分析关键原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改善方法。3、会议组织：生产部4、会议周期：每七天一次5、会议主持人：生产副总6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报综合办公室立案）（六）企业绩效考评会议1、出席人员：企业绩效考评领导组组员2、会议内容：对企业各部门工作情况进行综合考评，并对总经理工作指示及企业会议安排事项督办完成情况提出绩效考评意见。3、会议组织：人力资源部4、会议周期：每个月一次5、会议主持人：总经理助理6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公室立案）（七）企业年度工作会议（年中工作会议）1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：

=1\*GB2⑴总结企业上六个月工作完成情况；

=2\*GB2⑵对下六个月企业工作做出安排布署；3、会议组织：综合办公室4、会议主持人：总经理5、会议纪要：综合办公室（八）企业资金协调会议1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。2、会议内容：

对企业月度、季度资金收支作出协调计划。3、会议组织：财务部4、会议主持人：总会计师第二条会议管理部门（一）企业综合办公室统一管理企业多种会议。（二）会务工作关键由综合办公室承接，其它部门主办会议，综合办公室应给予协办。（三）企业财务部应加强对会议开支方案审核，降低不合理费用。（四）除其它部门主办会议资料各自进行其档案管理外，会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。（五）综合办公室每个月初应对企业各例会和多种临时会议，统一平衡并制订会议计划，分发给企业关键管理人员及相关人员。（六）对于准备不充足、反复性或无重大作用会议，综合办公室有权拒绝安排。（七）对于参与人员相同、内容相近、时间相近多个会议，综合办公室有权安排合并召开。第三条会议程序（一）会前准备1、对于定时常规会议，在会前应明确该次会议专题和临时出席、列席人员。对无定时关键大型会议，承接人应提出会议汇报，该汇报包含：①会议议项②会议目标③会议时间④会议地点⑤会议财务支出预算⑥招待工作说明⑦现在筹备进展情况⑧可能存在问题、处理方案及要求⑨筹备时间进度表。待该汇报由综合办公室报请总经理同意后方可实施。2、会议通知：依据会议要求打印会议通知，并提前发送。3、会议承接人应立即准备会议场所、会议文件或资料。必需时要进行会场部署、设备调试。4、在会议进行中要做好统计。第四条会议管理要求（一）会风管理1、会议必需按时召开，不得无故拖延和推迟，参会人员无特殊原因不能请假。2、会议应集中于要求议题，尽可能在估计时间内结束，不得无节制地跑题海侃，和会人员应知无不言，集思广益，不可从头到尾保持缄默。3、维护正常会议秩序，开会期间不得私下说话、议论，严格遵守会议纪律，不得随意走动和离席。4、会议期间通常应停止使用手机，特殊情况应到场外联络。5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。（二）会议事务处理1、企业办公例会会议纪要、决议，由综合办公室整理成文。2、综合办公室依据会议内容需要在要求二十四小时内完成整理工作。3、会议纪要和决议形成后，由和会组员签字确定。4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包含：纪要编号、发放范围、主管领导、审批意见。5、会议纪要应有文号，发放时应填定《文件签收统计表》并由接收人收签。6、会议纪要应分类存档，并按关键程度确定保留期限。7、会议纪要、会议决议作为关键文件，备忘已研究决定工作事项，发至参与会议全体人员，方便对照落实和制订实施方法。本措施由企业综合办公室负责解释。第4章对外接待工作制度为了规范企业对外接待工作，提升接待工作质量，加强管理，努力争取树立良好企业社会形象，特制订本制度。第一条接待标准公务接待工作要坚持适度大方标准，严格实施接待标准，接待人员要发扬无私奉献、乐于服务她人精神，做到认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作既让贵宾满意，又不奢侈浪费。第二条接待职能部门综合办公室作为企业负责接待职能部门，碰到重大接待工作或关键活动时，要由综合办公室协调其它职能部门共同做好此项工作。第三条接待工作要求（一）树立贵宾至上、为贵宾服务思想，对贵宾食、住、行全部要安排妥当。（二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作负责。（三）接待工作要制订周密接待计划，尤其是大型接待活动，要有具体方案，责任落实到人。（四）在接待贵宾过程中要认真做好安全、保卫工作。（五）接待人员要提升接待工作效率，主动帮助贵宾办理各项事务，使贵宾感到工作和生活全部很满意。第四条接待规程（一）关键业务单位领导或外单位同级领导来我企业造访，上级机关派员到我企业传达关键指示及弟兄单位领导到企业商谈关键事宜，由企业领导陪同。（二）上级或主管部门领导来视察，由企业领导出面探望或陪同用餐。（三）通常性业务联络或其它单位来员办理业务，企业陪同人员应和贵宾职务大致相当。第五条接待程序（一）接待准备工作：中国、外来宾来访，接待人员要正确掌握来宾或领导乘坐交通工具和抵离时间，提前通知和安排相关人员做好接送准备工作，接待人员要依据来访者目标、规格及爱好选择确定活动内容，确定接待方案。（二）接待服务工作：提前接待客人，安排好客人起居生活及商务活动日程，安排领导探望客人；组织好客人活动，安排宴请，并依据需要准备纪念品。（三）接待收尾工作：安排好贵宾返程事宜，帮助客人结算，征求客人对接待工作意见，提醒客人带好自己物品，送客人到车站（或机场）。第六条接待活动管理（一）接待活动标准上由综合办公室统一安排。（二）接待宴请用餐标准：来企业办理公务需要用餐人员标准上以工作餐为主，就餐在企业食堂小餐厅，标准为20-30元/人，因业务关系需要提升标按时，实施标准为：重大业务活动或上级领导机关贵宾或企业领导出席宴请时300元/人，通常业务活动或弟兄单位贵宾150元/人。第七条业务招待费管理（一）综合办公室负责企业业务招待费管理、审核和报批。（二）企业年度业务招待费总额，由财务部依据企业年度经营计划进行测算，按要求标准下达。财务部对全企业公务接待费用进行监督检验。（三）业务招待费使用范围：上级领导带队检验指导、调查研究和了解情况；弟兄单位和我企业进行工作交流等发生费用；其它单位来员或对外交往中发生必需招待费；经企业关键领导同意其它接待活动。（四）业务招待费使用要求：各部门使用业务招待费时，可在企业食堂招待，由综合办公室开具客饭单。需在市内招待，必需先提出申请，说明事由及所需金额。由综合办公室报总经理同意后，方可支出业务招待费，不然不予报销。企业领导需在企业外使用业务招待费时，须事先征求总经理同意，综合办公室立案后方可支出业务招待费。使用业务招待费通常先垫资后报销。(五)业务招待费用审批报销程序：企业各部门实际发生业务招待费应由部门责任人签字后，由综合办公室审核登记，请示总经理指示后，财务部门办理报销手续。（六）业务招待费报销：各部门业务招待费报销，部门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门责任人。企业领导业务招待费报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报销单上企业领导本人须在报销人一栏签字。每张报销粘贴凭证上，必需粘贴同一时间，同一饭店发票，并说明事由。第八条纪念品管理（一）纪念品使用范围。关键用于企业领导对外公务、接待、出访等活动。（二）纪念品购置。由综合办公室依据需要统一购置办理。综合办公室本制度由企业综合办公室负责解释。第5章档案管理措施为深入规范企业档案管理工作，提升工作效率和工作质量，特制订本措施。第一条档案范围（一）党群工作形成文件材料1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其它相关会议。2、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、关键政治活动或事件。3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。4、职员代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。5、专业学会、协会工作，群众团体活动。（二）、行政管理工作形成文件材料1、企业筹备期项目立项汇报、可行性研究、初步设计、施工图设计和相关建设条件申请、同意，企业章程。2、企业领导班子（包含董事会、股东会、监事会和经理层，下同）组成及变更，企业内部机构及变更。3、企业领导班子活动。4、综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴管理。5、法律事务，纪检监察，公证工作。6、审计工作。7、职员人事管理，劳动协议管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。8、职员教育和培训工作。9、医疗卫生工作。10、后勤福利，住房管理。11、公安保卫，综合治理，防范自然灾难。12、外事工作。（三）、经营管理工作形成文件材料1、企业改革，经营战略决议。2、计划管理，责任制管理，多种统计报表，企业综合性统计分析。3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多个经营管理，产权变动、清产核资。4、属企业全部知识产权和商业秘密及其管理。5、企业信用管理，形象宣传。6、商务协议正本及和协议相关补充材料，相关资信调查等。7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。8、物资采购、保留、供给和流通。9、经营业务管理，服务质量管理。10、境外项目管理。11、招投标项目管理。（四）、生产技术管理工作形成文件材料1、生产准备、生产组织、调度工作。2、质量管理，质量检测和质量控制工作。3、能源管理。4、企业管理现代化和信息化建设、科技管理。5、生产安全，消防工作，交通管理。6、环境保护、检测和控制。7、计量工作。8、标准化工作。9、档案、图书、情报工作。（五）、产品生产或业务开发工作形成文件材料1、产品市场调研、立项论证、设计。2、产品工艺、工装、试制、加工制造。3、产品检验、包装。4、产品销售和售后服务。5、产品判定、评优。6、产品质量事故分析及处理。（六）、科学技术研究工作形成文件材料1、科研项目标调研、申报立项。2、科研项目标研究、试验。3、科研项目标总结、判定。4、科研项目标报奖、推广应用。（七）、基础建设和技术改造工作形成文件材料1、基建项目和技术改造项目标立项、可行性研究、初设、施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，和建设外部条件落实情况、土地、水、电、环境保护等建设单位项目管理工作。2、基建项目和技术改造项目标设计。3、基建项目和技术改造项目标施工。4、基建项目和技术改造项目标监理。5、基建项目和技术改造项目标完工和验收。6、基建项目和技术改造项目标评奖、创优。7、基建项目标使用、维修、改建、扩建。8、事故分析和处理。（八）、设备仪器管理形成文件材料1、购置设备、仪器立项审批，购置协议。2、设备、仪器开箱验收或接收。3、设备、仪器安装调试。4、设备、仪器使用、维护和改造、报废。5、事故分析和处理。（九）、会计工作形成文件材料1、会计凭证。2、会计账簿。3、财务汇报及报表。4、其它文件材料。（十）、职员个人管理形成文件材料1、职员（包含离退休职员、死亡职员）履历材料。2、职员判定、考评。3、职员专业技术职务评聘。4、职员奖励和处分。5、职员工资、保险、福利待遇等。6、职员培训和岗位技能评定等。7、其它记载个人关键社会活动文件材料。（十一）、声像档案（十二）、荣誉实物档案（十三）、电子档案第二条档案管理体制企业档案工作，可实施集中和分散管理相结合体制。由综合办公室负责主体档案管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。（二）各部门形成档案材料由本部门负责管理，并由综合办公室留存。（三）企业应有库房或场地和必需设施及保护设备来保管档案，确保档案安全。第三条立卷归档制度1、文书处理、文件材料立卷归档工作，由文秘人员负责，受分管领导和上级相关部门监督、检验和指导。2、文秘人员应立即做好文件收发、印刷、传输和归档，做到正确、周密、立即快速。3、归档范围：通常本单位各项工作活动中直接形成，含有查考利用价值多种门类和载体文件材料全部属归档范围。（详见档案保管期限表）4、归档要求：归档文件材料必需搜集齐全，保持文件之间历史联络，便于保管使用，应正确划分保管期限，分年度、分级分类、灵活利用“六个”特征组卷、整理。卷内文件排列系统，编目清楚、完整，案卷标题文字简练，正确揭示卷内文件内容，案卷装订整齐、坚固。5、归档时间：每十二个月文件材料办理完成后，要在第二年六月底前整理结束，编制好案卷目录和目录说明，立即移交档案室，排列上架保管，并办好交接手续。第四条档案统计制度1、认真落实实施<<统计法>>及上级相关统计工作规章，依法统计。2、档案统计工作，由档案员负责，受本级统计部门和上级档案部门指导和监督。3、档案统计必需实事求是，杜绝虚报、瞒报和伪造等不良行为。4、立即进行档案收进、移出、整理、保管、判定、销毁等数量和情况登记，做到案底清楚，物帐相符。5、立即、正确上报档案工作统计年报和其它专题统计，科学立即地做好统计分析，为领导决议提供可靠依据。第五条档案判定销毁制度1、建立和健全档案判定工作组织机构，立即剔出、销毁已失去保留价值档案。2、坚持辨证唯物主义和历史唯物主义见解，全方面地、历史地、发展地、实事求是地研究分析，判定档案保留价值。3、判定档案必需以党和国家各级部门颁发档案保管期限表为依据，不得随意销毁。4、需要销毁档案，应编造销毁清册，报经上级主管部门或分管领导人同意。5、销毁档案必需有两人以上监销。监销者应依据销毁清册认真查对内容和数量，鉴销后要在清册上注明销毁日期和方法，并签字以示负责。6、立即做好销毁档案善后工作。第六条档案库房管理制度1、综合档案室工作人员应严格遵守党和国家安全保密要求，忠于职守，加强库房管理，维护档案完整和安全。2、库房是存放档案要地，非综合档案室工作人员，未经许可，不得私自入内。3、库内严禁烟火，严禁存放易燃、易爆及腐化物品。落实消防方法，严防火灾事故发生。4、进库档案及箱柜，在入库前必需认真清点，仔细检验，确定完整齐全和无虫霉后才准予入库。5、档案库房必需落实防高温、防潮、防光、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护方法，发明良好保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐和适宜温度，定时做好温、湿度统计，库房温湿度基础应控制在14---24℃，相对湿度基础应控制在45—60℃。6、库房柜架统一编号，并编制《档案存放索引》，使档案存放条理化，便于查找档案。7、坚持安全检验制度。（1）天天下班前要切断库房电源、关好门窗；（2）节假日、寒暑假前加强安全保密工作检验，催还借出档案材料，并将全部档案柜上锁。（3）每十二个月年底对库内档案进行一次全方面清查，发觉问题，立即处理，确保档案安全。第七条档案库房消防安全制度1、档案人员应参与消防安全教育，消防业务技术培训，掌握消防知识，能灵活利用消防灭火器材。2、配置灭火消防器材，定时检验器材性能情况，立即进行调换和维修。3、库房内严禁吸烟和堆放其它杂物。4、定时检验库房电路及设备，立即进行维修保养。5、必需做到库房随时关灯，立即关闭设备和电源。6、发觉火患立即汇报，并采取紧急方法，妥善进行处理，保障档案安全。7、火警电话“１１９”。第八条档案保密制度1、库房钥匙由专员负责保管和使用，必需时保密档案实施专员专柜管理。2、秘密档案要有显著标识，便于区分和限制利用。3、利用保密档案，应严格审批手续。接待人员必需实施有效监督，不得随意扩大利用范围和摘抄复印。4、保密档案一律不准外借，不得随意乱放和在库房外过夜。5、依据相关保密要求，立即调整档案保密范围，实施降密、解密直至向全社会开放。6、档案管理人员要严格遵守党和国家相关保密工作法律、法规、规章制度，不随意翻看，摘抄保密档案内容，严禁泄露档案秘密。第九条档案保管制度1、档案是党和国家宝贵财富，档案库房是保管档案重地。2、库房要牢靠，装有防盗设施。3、非管理人员不得私自进入库房，库房钥匙要专员保管，做到人走、灯熄、随手关门。4、库房内应配置“八防”设备，立即存放药品，使用和维修防尘、通风、去湿设备，有效控制库房内温湿度。5、档案装具排列有序，接收档案要立即排列编目上架，做到整齐、有序，便于查找利用。6、进库档案要立即进行登记入帐，定时检验清点，破损档案立即修复，发觉遗失档案要立即汇报，立即组织人员进行查找，确保库房档案资料无破损无遗失。7、档案员调离岗位时，要立即办好档案资料、检索工具、编研资料交接手续。第十条档案资料查、借阅制度1、本室档案、资料关键供本单位领导和相关人员使用。2、查阅档案、资料须首先填写<<档案借阅及利用效果记录表>>，未推行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。3、查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人同意，办理好借阅手续，方可出借。档案、资料借出时间不得超出七天。确需继续借阅，要办理续借手续。4、查阅时严禁吸烟，要珍惜档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档案、资料。违者视情节轻重追究责任。5、外单位人员查阅档案，必需持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经领导同意，才可查阅。阅档后，介绍信留本室备查。6、查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，愈加好地为各项工作服务。7、凡借阅会议统计及保密档案，必需经主管领导审查同意才能借阅。第十一条档案科技文件材料修改、补充制度1、修改、补充科技文件、底图，必需填写修改、补充申请书，并经领导审批后，方可修改。任何单位、部门和个人不得私自改动。2、修改底图时，必需在底图上加填修改栏，注明承接部门、修改内容、日期、并需修改人和同意人签字。3、底图修改后，必需对相关蓝图作对应修改，正确反应科技活动演变过程。4、底图修改内容较少时，可直接在图面上“扛改”或“刮改”。并在修改处注明“修改标识”。修改内容较多时，应另制新图，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并注明所替换原图图号。5、科技文件、底图修改、补充，必需做到正确、完整、统一、清楚。第十二条声像档案管理制度1、声像档案是企业档案关键组成部分，必需由档案室集中统一管理。2、归档范围（１）上级领导来局视察工作或从事其它活动所形成声像材料；（２）本局多种关键会议所形成声像材料；（３）各项工程建设中形成声像材料；（４）多种生产、科技、科研、技改、产品推广应用等活动中形成声像材料；（５）重大（经典）事件、事故、灾难所形成声像材料；（６）本局荣获上级领导机关授予奖状、奖杯、证书照片；（７）多种宣传、教育等活动中形成声像材料。3、归档要求（１）声像文件材料由各承接单位或经办人负责搜集、整理。需注明背景、时间、地点、人物、内容、摄影者等六要素。在办理完成后30天内向档案室移交；（２）档案室整理后应单独组卷、编目，便于查阅利用。4、保管要求，专用箱、柜单独存放保管，定时进行检验、倒带、严格控制温湿度，确保声像档案安全。第十三条档案人员职业道德要求1、忠于职守：坚持四项基础标准，模范遵守和实施<<档案法>>及其规章，热爱档案工作，忠于党和人民档案事业，精通档案业务，恪守尽职。2、维护史实：据实归档，用档，杜绝涂改和伪造档案；尊重史实，维护历史面貌，保障档案完整和安全。3、埋头苦干:发扬刻苦学习，开拓创新，勇于进取，艰苦奋斗精神，树立无私奉献、默默无闻、甘当无名英雄工作态度，勤奋工作，为党和人民鞠躬尽粹。4、优质服务:坚守岗位，坚持标准，严格实施各项制度，热情和蔼、耐心细致接待利用者，主动主动地提供各类档案为各项工作服务。第十四条档案员岗位责任制1、认真实施<<档案法>>及档案工作各项规章制度，坚持集中统一管理标准，遵守保密纪律。2、负责本单位形成多种门类、载体档案资料搜集和平时立卷，并立即完成每十二个月度档案立卷归档和档案接收工作。3、负责本单位系统档案工作业务检验指导和监督。4、负责管理好本单位多种门类、载体档案和图书资料并主动提供利用。5、帮助其它岗位完成突击性工作和领导交办其它任务。6、有权处理本职范围具体工作问题。7、有权向领导提出做好本单位档案工作提议。8、有权纠正和阻止违反档案保密法规制度行为，帮助查处违法行为。第十五条设备开箱验收管理制度1、依据国家相关要求，结合本单位实际情况制订本制度。2、本制度适适用于本单位设备开箱验收管理工作。3、设备开箱验收工作是科技档案搜集工作一个关键步骤。4、档案室要会同相关单位做好设备开箱验收工作。5、随设备装箱技术文件（包含图纸、说明书、测试统计、合格证等），是本厂公共财产，是设备运行、检修时关键依据，由档案室集中统一管理。各单位或个人拿到应立即移交档案室保管，不得私存。工作需要时由档案室负责复印后分发到各相关分场、班组使用。6、设备开箱各生产部门应立即通知档案室人员参与，方便于搜集技术文件归档和复印分发，为安全生产服务。7、设备开箱时如不通知档案室相关人员参与，凡发生技术文件滞留在部门、个人手中，要立即填写移交目录交档案室；如有丢失，视情节轻重，并按经济责任制追究相关人员责任。8、参与设备开箱验收单位要以设备装箱单中所附装箱文件目录为依据，共同检验设备到货多种技术文件，由参与开箱技术人员会同档案室人员共同清点、登记并归档。9、对引进设备及关键设备开箱验收，要把协议协议列入开箱验收内容，并按协议内容验收。10、设备开箱要填写设备开箱验收单，参与验收单位人员要在验收单上签字，并各执一份以备查。11、开箱后如发觉有缺乏技术文件，由设备购进单位负责追查补齐。12、设备开箱前生产厂家寄来技术文件要立即按要求归档，其它按主管部门意见分发。13、设备在安装过程中所产生技术文件，相关单位要按归档标准向档案室移交，以确保科技档案齐全、完整。14、如发觉设备开箱验收相关单位没按此制度实施，按绩效考评扣发其奖金。第十六条档案工作责任追究制度1、未依法建立档案机构或配置档案人员，依据相关法律、法规，追究单位关键责任人责任，并接收同级或上级档案行政管理部门处罚。2、未依法对多种门类、多种载体档案实施集中统一管理，依据相关法律、法规，追究分管档案工作领导人责任，并接收同级或上级档案行政管理部门处罚。3、将公务活动中应该归档文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交，追究主管人员直接责任，并限期更正，对限期内不更正者，给行政处分视情况给经济处罚。4、所保留档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护方法，追究主管责任人和直接责任人责任，并责令快速采取有效挽救方法；造成档案损毁，视情节给行政处分和经济处罚。5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员责任，给行政处分，并依据档案价值，责令赔偿损失。6、私自提供、抄录、公布、销毁属于国家全部档案，追究直接负责主管人员或其它直接责任人责任，给行政处分。7、涂改、伪造档案，追究直接责任和相关人员行政责任或经济责任。8、私自出卖或转让档案，给警告、罚款，并没收非法所得。9、不按要求办理档案登记，或不向省档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管责任人和直接责任人责任，责令限期更正。10、上述所列各条内容中，如有组成犯罪，依法追究刑事责任。本措施由企业综合办公室负责解释。公文管理措施第6章为规范企业公文管理，特制订本措施。第一条公文种类企业正式文件为“格林兰德（山西）矿业装备文件”（以下简称“企业文件”）。（一）企业文件常见种类关键有：1、决定适适用于对关键事项或重大行动作出安排。2、要求、措施“要求”适适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理方法。“措施”适适用于对某项工作或活动制订具体作法和要求。3、通知适适用于公布规章；批转所属单位公文；转发上级和不相隶属单位公文；要求办理和需要相关单位周知或共同实施事项；任免和聘用干部。4、通报适适用于表彰优异；批评错误；传达关键精神或情况。5、汇报适适用于向上级单位汇报工作，反应情况，提出意见或提议，回复上级单位问询。6、请示适适用于向上级单位请求指示、同意。7、批复适适用于回复所属单位请示事项8、函适适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、问询和回复问题，向其它业务主管部门请求同意等。9、会议纪要适适用于记载和传达会议情况和议定事项。10、意见适适用于对某项工作提出改善方法和建设性意见；回复对方征求某项工作意见。（二）办理例行公事和应急公务等用便函。便函不一样于函，不属于专门文种，它不一样于正式公文，格式较为灵活，但也是公文一个。企业便函使用带有企业名称信函纸。（三）通知紧急事项或联络具体业务等，用传真文件。第二条公文格式公文通常由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、专题词、抄送单位、公文印制版等部分组成。（一）发文单位应写单位全称或规范化简称，联合行文，主办单位应该排列在前。（二）有保密要求公文，应依据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。字型选择3号黑体。（三）紧急公文，应依据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”字样。字型选择3号黑体。（四）发文字号通常包含：代字、年号、序号。发文单位代字通常不应超出6个字，字型选择3号仿宋体。联合行文只标明主办单位发文字号。企业部门发文代字不得和企业发文代字相混同。企业部门发文代字要求为“格林兰德×字”,×为部门名称第一个汉字（确定）。公文发文字号通常标注在发文单位之下，横线上方居中；便函发文字号标注在横线下方右侧。（五）公文应在发文字号右侧空两格注明签发人（写作：签发人：XXX），字型选择3号仿宋体。联合行文时，联合行文单位各签发人姓名排列次序，应和联合行文单位文头排序一致。便函不标印签发人和签发人姓名。（六）公文标题应正确、简明地概括公文关键内容，并正确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名外，通常不用标点符号。转发文件标题，除转发文种为“通知”时省略外，其它文种，可保留一级。如“转发XX批复通知”；转发文种是通知时，为“转发XX通知”。(七)公文如有附件，应在正文以后，成文期之前注明附件次序和名称。附件应在正文以后另起行空两格打印，末尾不用标点符号。（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位全部应该加盖印章。联合发文盖章次序，应和文头单位排列次序相同，并按从左至右和自上而下次序排列。（九）成文日期，以领导人签发日期为准，会议经过文件，以经过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和经过日期。（十）文件应该标注专题词。专题词应按公文所包含范围、内容、文种次序标注，通常不超出五个词汇，字型选择3号黑标宋体。(十一)公文印制版记包含公文印发（翻印）机关名称、印发日期和份数，标注在抄送域细实线下，用一条细实线和页码域分隔开。文字从左至右横写、横排；用纸统一按国际标准为A4型，左侧装订。标题用2号小标宋体字。正文用3号仿宋体字，版面设22行，每行28个字。第三条行文规则行文关系，应依据各自隶属关系和职权范围确定：（一）企业在职权范围内，能够对所属单位行文。（二）企业各部门办理本部门职权范围内具体业务，凡符合下列条件，能够发部门文件：1、行文对象为企业所属单位；2、文件所包含事项不需要取得其它部门同意或请企业领导作出决定。（三）各专业会议通知和以部门具体业务为关键内容会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；总经理办公会议发专题纪要。（四）通常不得越级行文。因特殊情况必需越级行文时，应抄送超出单位。向下级单位关键行文，应同时抄送直接上级单位。（五）企业内部门之间对相关问题未经协商一致，不得行文。（六）同级单位、合作伙伴能够联合行文。（七）请示公文应一文一事，通常只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应该用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究汇报、初步设计审核意见等业务性较强公文，在报请上级或业务主管部门审批同时，可抄送相关单位。（八）汇报中不得夹带请示事项。除领导直接交办事项外，请示不得直接送领导者个人。（九）企业内部关键规范性文件，须经法律顾问组会签。第四条公文办理（一）收文收文通常包含传输、签收、登记、分发、拟办、批办、承接、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。1、分办（1）企业收文，凡需办理，综合办公室提出拟办意见。主管部门，关键用户和合作伙伴等单位或部门发来文件，按关键程度，先送总经理指示或按工作分工直接送总经理、副总经理、总工程师、总会计师等人指示。包含多个部门共同办理文件，拟办时应确定主办部门，由主办部门协商相关部门会办。（2）对不属于本单位职权范围或不宜由本部门办理，应快速退回交办部门并说明理由。（3）各部门收到关键或领导指示文电，全部要先经部门领导阅批，再交承接人办理或传阅。凡包含其它部门问题，主办部门应该主动和相关部门协商办理。（4）文件除绝密和有特殊要求传阅后收回外，其它均由各单位保管；凡需要办理，由主办部门办后归档。（5）凡属企业领导和各部门传阅文件，由综合办公室组织传阅，相关部门均不得积压，也不得横传。2、催办（1）对关键和有时限要求文电，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办。（2）除综合办公室负责催办外，承接单位领导要立即催办，并将办理情况向相关方面反馈。（二）发文发文通常包含拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。1、拟稿发企业文件，一律填写统一格式发文卡片。公文正文用打印件，用纸为A4型。拟稿人应按发文卡片上栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到：（1）要符合国家法律、法规和方针、政策，符合企业实际情况和相关要求。（2）情况确实，见解明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅努力争取简短。（3）人名、地名、数字、引文正确。日期应写具体年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号；使用简称时，通常先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用汉字全称并注明英文缩写。（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。（5）必需使用国家法定计量单位。（6）公文中数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组常见语、缩略语等必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数码。（7）文稿拟就后，企业发文应先由拟搞人所在部门领导审稿，部门发文拟稿人所在处室领导审稿，并请审稿人在“拟稿部门领导”栏内签注姓名和日期。2、会签（1）发文内容凡包含其它部门业务应事先会签；企业发文应由相关部门领导会签。（2）为加速文件运转，应在发文卡中注明会签时间和退文时间。（3）会签时如有具体意见应在会签卡片会签意见中注明，并签注姓名和日期。3、核稿各级领导要对文电稿进行全方面审核，严格把关。企业发文，主办部门拟就文件并依据需要完成核签或会签后，必需经综合办公室主任核稿，由综合办公室送企业领导签发。综合办公室核稿改动量较大文件，各部门承接人员要重新修改校正，并将原修改稿附后备查。对不符合要求文件应立即退经办人修改或重办。核稿关键是：（1）是否需要行文；（2）相关部门、单位是否已协商、会签；（3）提出要求、措施和方法是否明确具体、切实可行；（4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本措施相关要求。未经核稿文件，不得送领导签发，领导也不得签发。4、签发（1）企业关键请示、汇报先送相关副总经理核签后，再送总经理签发。（2）企业通常公文按分工送总经理或副总经理签发。发文内容如包含其它领导分管工作，应送其它领导核签。（3）授权签发：a、企业便函、贺电、唁电等授权综合办公室主任代签；b、企业管理干部离退休、参与工作时间和待遇变更和人事、劳动统计报表、工商登记注册等，授权人力资源部主任代签；c、审计通知书和复议受理通知书，授权财务部主任代签。5、审批公文，主批人应该明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它审批人圈阅，应该视为同意。6、草拟、修改和签批公文，用碳素或蓝黑墨水笔书写，不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔和铅笔书写。不得在文稿装订线外书写。7、凡经综合办公室核稿、领导签发后公文，任何部门和个人一律不准改动文中内容、文字和数字，不然将追究其责任。已签发文稿，如需改动，必需重新请示原签发人许可。（三）印制、校对和封发1、经企业领导签发文件，务于接文当日送到综合办公室由综合办公室统一代字编号、打印。在打出清样后直接通知文件拟稿人进行校对（通常应三校），拟稿人在校完后要在打印稿上签注姓名和日期以示定稿。无校对人签字文稿，综合办公室不予印刷。送综合办公室文稿，通常在1-2天内印制完成。急件由综合办公室主任批注后，务必在当日或按发文要求时限印制完成。2、印制好文件，发给企业领导应由总经理工作部当日送到。发往企业本部以外，综合办公室最迟应在二十四小时内寄出。3、公文用印要建立用印登记及原稿留存制度，用印份数要和原稿标印份数相同。（四）翻印上级单位标有密级公文，除绝密和注明不准翻印以外，经本单位责任人或综合办公室主任同意，能够翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。（五）电报及传真文件收发和处理1、企业及部门发出传真文件由企业领导或部门领导签发，经综合办公室统一登记后由主办部门负责发出。2、属于需要办复电报及传真文件，应立即送企业领导或主办部门阅办，急件随到随办，不得积压。3、草拟传真文件，应做到简明扼要，文字清楚，说明问题。（六）签报办理（一）企业各部门向企业领导汇报关键事项用签报，并按一事一报标准办理。（二）综合办公室为签报管理部门。（三）包含两个及两个以上部门事项签报，应由主办部门和协办部门协商后共同起草签报稿，主办部门和协办部门领导需在签报稿上签字认可。部门间如有分歧意见应在签报中注明。第五条公文立卷、归档和销毁公文办完后，应该依据《中国档案法》和相关要求，立即将公文定稿、正本和相关材料（包含音像）整理好。企业发文由综合办公室统一送归档，部门发文和收文处理由各主办、承接部门立卷归档后按归档要求归档。（一）公文归档要依据其相互联络、特征和保留价值分类整理立卷，确保归档文件材料齐全、完整，能正确反应本部门关键工作情况，方便于保管和利用。（二）联合办理公文，定稿和主办单位立卷归档。（三）含有长久或永久保留价值电子文件，如没有纸质等拷贝件，必需制成纸质文件。进行归档时，必需将电子文件和对应纸质文件一并归档。（四）没有归档和存查价值公文，经过判别和主管领导同意，可定时销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，确保不丢失，不漏销。七、外事等有特殊要求公文处理，可根据相关部门要求办理。八、对于企业党群系统管理，应依据相关要求参考本法实施。本措施由企业综合办公室负责解释。第7章非生产车辆使用和管理措施为了深入规范企业车辆管理工作，提升车辆使用效率，确保行车安全，严格控制成本，降低经费开支，特做出以下要求：第一条、非生产性车辆使用范围（一）企业领导上下班接送及公务用车；（二）企业职员上下班接送通勤用车；（三）企业职员银行提款、市郊联络业务、必需出差接送用车等；（四）企业来宾接送用车；（五）其它紧急和特殊用车。第二条、车辆管理（一）企业全部非生产性用车辆均由综合办公室统一管理、统一调配使用。综合办公室是全部非生产用车日常管理机构，负责车辆保险、养路费、年审、派车、修车、过路停车费审核及驾驶员管理等工作。（二）未经总经理同意，企业车辆不得借予企业以外单位和个人使用。不然要追究相关责任人责任，并给一定经济处罚。（三）未经总经理同意，企业车辆不得私自私用。不然要追究相关责任人责任，并给一定经济处罚。（四）企业领导因业务工作需要配置专车。（五）企业非生产性车辆长途出车，须经分管副总经理同意后，由总经理同意，综合办公室统一安排。第三条、非生产用车加油量要求为了深入规范非生产汽车加油量，实施集中和计划加油。具体措施为：（一）、对每个月行驶线路固定黄海大轿车，实施集中加油，指定专员负责管理加油卡；加油量依据百公里耗油量和行驶里程来作为基数计算，实施定额控制，超出部分自负。（二）、对非生产用小车实施计划加油。即当月加油量以上月所跑里程为基数，依据每部车百公里耗油量来确定。实施定额控制。若当月里程超出上月里程，但还不到发油卡时可合适追加油量。若当月里程低于上月所跑里程，在下月加油量中对应核减当月所加油量；（三）每个月15日由小车队统一登记每部车里程，核实油量，将加油计划报采供部，采供部据此下发加油卡。第四条、车辆保养及损坏后修理（一）车辆依据不一样规格和要求及要求里程到企业指定保养厂定时保养。（二）车辆于行使途中发生故障或其它耗损急需修复、更换零件时，需取得综合办公室主任同意后，方可视实际需要进行修理。未经同意私自修车企业不予结算。（三）企业全部车辆实施定点修理制。汽车出现故障后，经车辆修理判定组做技术判定，确定维修范围和需要更换部件，由综合办公室安排待修车辆到指定修理厂维修。（四）企业汽车外修后，由相关责任人立即统一报财务审批程序进行结算。第五条、驾驶员管理（一）综合办公室严格按基层交安委要求，管理好企业全部驾驶员。（二）驾驶员凭用车申请单出车，未经领导同意不得用公车办私事。（三）驾驶职员作应主动主动，服从分配，同事之间搞好团结，有事提前请假，不得无故缺勤。（四）驾驶员应严格遵守交通规则，时刻遵照安全第一标准，不违章，严禁酒后驾车。未经同意，不准私自交换车辆。（五）驾驶员未经同意不得私自出车，不然造成交通事故，一切责任自负。第六条、违规和事故管理（一）在无证驾驶、未经许可将车借予她人使用而违反交通法规或发生事故，由驾驶员负担一切费用，并给予记过或解聘处分。（二）违反交通法规，其罚款由驾驶人负担。（三）多种车辆如在公务途中碰到不可抗拒车祸发生时，应向周围警察机关报案，并立即汇报综合办公室及主管经理。（四）因意外事故造成车辆损坏，其损失在扣除保险金后，再依据交警部门作出责任划分意见进行处理。（五）发生责任事故造成经济损失时，依据企业绩效考评措施中安全责任考评部分具体要求实施。第七条、通勤车管理（一）综合办公室负责通勤车辆全方面管理工作，依据市区居住职员具体方位，优化确定通勤车停车站点、抵达时间及行驶路线，并提前给予公告。（二）通勤车驾驶员要严格遵守企业规章制度，保持良好个人形象，文明行车，热情服务，保持服装整齐，车辆卫生，维护企业良好形象。（三）严格根据企业要求发车时间，确保各站点抵达时间，确保行车安全正点运行。（四）驾驶员应监督上下通勤车人员。（五）为了确保乘车通勤车职员身体健康，除保持车辆日常清洁外。（六）通勤车每晚和休息天不出勤时应存放于要求停放地。严禁司机私自出车，相关责任人应做好统计，依据里程表数据控制私自出车。一旦发觉驾驶员私自出车，退回待岗中心。本措施由企业综合办公室负责解释。第8章印章、介绍信使用管理措施为确保印章、介绍信使用正当性、严厉性和可靠性，有效地维护企业利益，杜绝违法行为发生，特制订本措施。第一条印章刻制（一）企业印章刻制均须报总经理同意，由综合办公室凭企业介绍信到当地公安机关办理刻制手续。（二）印章形体和规格，按国家相关要求实施。第二条印章启用（一）新印章要做好戳记，并留作保留，方便备查。（二）印章启用应事先颁发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。第三条印章保管、交接和停用（一）企业各类印章必需有专员保管。1、企业正式印章、专用印章、钢印、名章应指定总经理工作部主任保管；2、各部门印章由各部门指定专员负责保管；3、印章保管须有统计、注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人、图样等信息。（二）印章保管必需安全可靠，须加锁保留。印章要在办公室使用，不得私自拿出办公室和随身携带，不准委托她人代管。（三）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，立即汇报，配合保卫部门查处。（四）印章移交须办理手续，签署移交证实，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。（五）出现下列情况，印章须停用：1、机构变动或机构名称改变；2、上级部门通知改变印章图样；3、印章使用损坏；4、印章遗失或被窃，申明作废。（六）印章停用要提出处理措施，并报经领导同意，立即将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁登记档案。第四条印章使用（一）使用范围1、凡属以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖企业印章；2、凡属企业内部行文、通知，一律使用企业印章；3、凡属部门业务范围内加盖部门印章；4、凡属财务会计业务用财务专用章。（二）使用印章，一律实施审批制度。凡经领导同意方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导同意，并由其负责。凡不符适用印需要，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。（三）使用印章，一律实施登记制度，注明用印事由、数量、申请人、同意人、用印日期。（四）代章，因工作急需而又无适宜印章，能够采取借章措施，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。（五）使用印章时，保管人应对盖印文书内容、手续、格式把关检验，发觉问题立即请示领导，妥善处理。（六）严禁在空白信笺、介绍信、协议上用印，印章保管人长久外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。第五条介绍信管理（一）介绍信种类。1、存根介绍信；2、信签介绍信3、证实信（材料）（二）介绍信通常由综合办公室负责保留。（三）介绍信开具要严格推行审批手续。通常事宜由部门主任签字后综合办公室审批；关键事宜需由各级主管签署意见后，报总经理审批。（四）严禁开出空白介绍信。未按本措施要求使用印信和保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。本措施由企业综合办公室负责解释。第9章办公物品管理措施为加强企业办公物品管理，严格控制行政费用开支，特制订本措施。第一条办公物品范围本措施管理物品范围为日常办公用具、文具、印刷品、低值易耗品和办公事务用家俱。第二条管理体制（一）企业综合办公室为办公物品采购、管理部门。财务部为核实监督部门。（二）企业设置物品明细帐和库存统计表进行管理。第三条办公物品采购和入库（一）凡企业或部门需使用物品，每个月均须填写购物申请，报综合办公室汇总审核，依据每个月核定费用实施采购。（二）采购要本着节省成本、价廉物美、急需急办标准，不得谋取私利。（三）对于超计划采购，必需请示总经理同意。（四）采购物品后，要办理入库手续，填制相关物品帐目。凭发票和入库单向财务部办理报销手续。办公物品领用和管理（一）在库物品由综合办公室专员保管。（二）在库物品，按月或按季定时盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务核检。（三）企业发放办公物品可分定时、一次性领用和随时领用。领用人要填写领料单。（四）物品报废时应由使用部门填写情况说明，交综合办公室和财务部审核注销；职员调离，须归还物品应交回原物，不然按要求折价赔偿。（五）综合办公室应定时统计物品采购、库存、发放、使用情况。在确保办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。第五条办公物品发放领用措施（一）、发放标准1、机关管理人员及车间管理人员，每人每个月10元2、机关通常人员，每人每个月6元。3、工人每人每个月3元。（二）、发放措施1、依据办公文具发放标准，各部门每个月25日前应将本部门下发文具用具计划报综合办公室。由综合办公室核定条款后，依据每个月核定费用总额，统一购置，每个月10-15日发放。2、企业综合办公室、人力资源部、党群部门等专题工作信材、档案袋等用具，经主管领导同意后可另外计发。3、各部门应严格按发放标准领用办公文具。各车间办公文具费用自行负担。第六条办公耗材发放措施（一）办公耗材特指自动化办公所用打印纸张、墨盒、色带。（二）发放措施各部门须在每个月15日，将本部门下月办公耗材用量计划，报综合办公室。综合办公室依据每个月费用总额采购，发放到各部门。各车间办公耗材费用由车间自行负担。本措施由企业综合办公室负责解释。文印、传真使用要求为规范文印、传真使用，特制订本要求。第一条部门需打印材料时，需经综合办公室主任签字后按关键性及前后次序安排打印。打字材料要填写记录表。第二条部门需要复印文件时，要办理登记审批手续，详细填写复印时间、份数，经综合办公室主任签字后送文印室复印。第三条为确保复印机安全运转，天天下班前10分钟关机。第四条不得私自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经企业领导同意。各部门需传真文件时，须经综合办公室主任签字方可传真。。第10章第10章第11章职员保密管理要求为加强企业保密工作，特制订本要求。第一条第二条保密工作标准：主动防范，突出关键，严厉纪律。第三条全体职员应做到：不该看不看、不该问不问、不该说不说。第四条文件和资料保密（一）拟稿。文稿拟订者应正确定出文稿密级。（二）印制。文件统一由综合办公室印制。（三）复印。复印秘密文件，由主管经理同意。（四）递送。携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。（五）保管。秘密文件由综合办公室统一保管，个人不得保留。（六）归档。没有解密文件和材料存档时要在扉页上注明原定密级，并按相关要求实施。（七）销毁。按档案管理相关要求实施。第五条保密内容按以下三级划分（一）绝密级：1、企业领导电传、传真、书信；2、非公开规章制度、计划、报表及关键文件；3、企业领导个人情况；4、政治研究经营计划和具体方案。机密级：1、企业电传、传真、协议；2、生产工艺及指导生产技术性文件和资料；3、职员档案；4、组织情况、人员编制；5、人员任免（未审批）。（三）秘密级：企业经营数据、策划方案及相关企业利益其它事项。第12章企业督办工作制度为了使企业各部门全方面正确领会总经理及企业决议指令意图，正确传输领导指令，做到政令通畅。将总经理工作指示、企业会议安排事项及管理指令立即落实到实处，特制订本制度。

第一条、督办工作内容

督办内容包含企业总经理工作指示、企业会议安排事项及管理指令等包含企业生产、经营、建设、计划及管理关键决议、重大事项、突出事宜和急情要事。

第二条、督办工作实施部门

督办工作实施部门为企业综合办公室。

第三条、督办程序

督办程序包含：督办事项责任部门分类、立项、下发督办通报、责任部门承接和办理、综合办公室催办、办理结果现实状况评定、呈阅督办工作专报、领导指示、督办工作完成、督办工作专报归档等。

第四条、督办工作细则

（一）、督办工作必需有时限要求，做到被督办工作立即、正确、根本得以落实。

（二）、如被督办工作责任部门在办理实施过程中存在实际困难和需上级领导或其它部门帮助处理相关问题，综合办公室要主动向相关领导请示汇报，并主动帮助责任部门处理办理过程中实际困难。

（三）、对办理时间较长或一些长久久施不决事宜，采取连续督办方法，直到督办事项办结落实为止。

（四）、每个月督办事项完成情况，要在月末绩效考评中对相关责任部门给予兑现。值班管理制度切实加强对企业值班工作管理，特制订本措施。第一条企业分厂和相关部门值班由本部门自行安排。第二条企业领导干部值班由综合办公室安排。第三条值班时间：从当日早晨8:00至次日早晨8:00时。第四条值班人员应根据要求时间在指定场所连续工作，不得随意外出。第五条企业领导干部值班有权处理和协调当班期间公司生产、经营、后勤、安全消防等方面一切失误。遇有重大事情发生时，必需报总经理。值班人员对处理事情应作好统计。第六条值班人员对处理事情应作好统计。第七条值班人员因病或其它原因不能值班时，应先行请假，由分厂或相关部门自行调整，综合办公室立即调整。第八条企业天天晚上应确保突发事件用车，值班司机由值班领导调配。第13章第14章信息管理制度为利用现代网络通信技术，提升企业办公效率，挖掘企业内部和外部信息利用价值，为企业决议提供立即、正确、全方面信息服务，特制订本措施。网络建设信息（一）通信网络建设1、采取适宜通信网络技术，满足企业日常内部和外部通信要求；2、配合电信服务商做好通信网络运行环境技术维持；3、按时做好企业通讯计费工作，合理控制企业通讯费用。（二）企业网站建设1、以宣传企业优势、树立企业形象、促进商务活动开展和营建企业文化为出发点建设企业网站；2、网站内容应反应企业建设发展动态信息，并立即公布相关产品供求信息；3、相关信息提供：由综合办公室提供相关政策信息和企业动态信息；由市场部提供市场和行业动态信息；由采供部提供物料采购方面信息；由销售部提供产品销售方面信息；由人力资源部提供相关人力资源信息、人才政策和企业宣传新闻图片及文字性材料等；其它部门配合做好相关信息提供和搜集。4、政策及行业信息应以国家权威部门或传媒公布信息为准，并认真核实后方可上传企业网页，企业动态新闻须经企业领导或相关部门审核经过后方可上传；5、网站内容要立即进行更新，用户反馈信息和提出意见、提议等应由网站管理员搜集整理后传输给相关部门，并立即做出回复和处理；6、做好网站运行维护工作。第二条、信息搜集、整理和应用（一）、信息搜集1、分类别进行搜集根据企业内外部信息性质或内容不一样，分为以下三类：政策信息：国家出台电解铝行业政策、税收政策、信贷政策、工商法规等；市场信息：行业调整和发展、市场行情、同行业企业发展情况、新产品新技术信息等；内部信息：企业产品销售和物资供给、项目标策划和运作、经营情况和评价等。2、搜集方法利用互联网、报刊杂志、广播电视等开放性传媒搜集；从企业间往来资料信函、会议及商务洽谈活动纪要中整理提取；有目标、有计划地进行市场调查，就某一专题搜集更为深入正确信息。（二）、信息整理加工1、对不一样渠道起源信息进行分类，从中筛选、提取有利用价值或有提醒作用信息；2、在原始信息基础上，进行合适文字加工、信息提要和分类处理；3、对信息真伪和价值含量多少进行认真分辨和核实；4、对同类别及相关类别信息进行整合，形成较全方面信息资料，在此基础上进行专业分析，提出含有可行性或可操作性方案；5、加工后信息以信息周报、信息转递或专题分析等形式给予反应。（三）、信息反馈搜集整理或加工后信息应立即反馈给企业领导和相关部门，依据信息内容和特点和相关部门进行交流，以深入做好信息追踪分析和深加工。（四）、信息储存对搜集整理或加工后信息，根据其起源、内容、时间或机密性进行分类后，采取适宜方法进行编目，并妥善保留。（五）、信息保密对于机密性信息相关文字资料和电子文档要进行专门管理，查阅时办理登记手续。第15章诉讼和非诉讼案件管理制度总则第一条、为深入规范格林兰德（山西）矿业装备制造（下称本企业）诉讼和非诉讼案件管理工作，维护本企业正当权益，依据国家相关法律法规、规章，特制订本措施。第二条、本措施适适用于本企业上级部门委托本企业管理企业或其它经济组织（下称被管理组织）。第三条、本措施所称诉讼是指以本企业及被管理组织为一方当事人，经过人民法院以诉讼方法处理纠纷活动，这些诉讼包含民事诉讼、行政诉讼和包含单位犯罪刑事诉讼。本措施所称非诉讼是指以格林兰德及被管理组织为一方当事人，采取协商、调解、仲裁等方法，处理相关纠纷或争议活动。第四条、本企业总经理及被管理组织，是本单位诉讼和非诉讼案件第一责任人，有权亲自或委托代理人参与诉讼非诉讼活动。第五条、诉讼和非诉讼活动实施分级管理和法律事务机构归口管理标准。第二章诉讼和非诉讼案件管理机构及职责第六条、本企业综合办公室是格林兰德诉讼和非诉讼工作归口管理部门，其职责是：1、对本企业及被管理组织诉讼和非诉讼法律事务进行管理、监督、指导、协调等项工作；2、建立建全本企业诉讼和非诉讼法律事务规章制度；3、负责对本企业诉讼和非诉讼事务处理；4、接收本企业委托对本企业诉讼和非诉讼案件进行代理；5、对诉讼和非诉讼案卷进行统计、归档；6、负责本企业诉讼和非诉讼案件律师外聘，并对外聘律师进行市查和监督检验；7、负责定时举行格林兰德相关人员法律知识及培训；8、直接对总经理负责。第七条、本企业及被管理组织专门部门相关人员应主动配正当律事务机构参与诉讼和非诉讼工作，提供技术支持。第八条、格林兰德被管理组织发生案情简单、标额小、影响不大通常案件由本单位法律事务机构或专责岗人员自行代理或上报主管领导。本企业被管理组织发生重大案件，应立即由法律事务机构向总经理汇报。第三章案件办理程序第九条、本企业发生诉讼案件时，法律事务处于起诉或应诉前将案件情况和其它相关资料报总经理，同时提出法律意见。被管理组织发生诉讼案件，应在起诉或应诉前，将案件情况上报格林兰德。第十条、外聘律师代理案件应和律师事务所签署委托代理协议书，办理相关手续。第十一条、诉讼和非诉讼案件代理人，应对接收委托案件事实进行