办公室工作学习

办公室工作学习如何当好办公室主任（转载1）

一、办公室主任扮演的十种角色

1、智多星角色

2、耳目嘴角色

3、胳膊腿角色

4、代首脑角色

5、联络员角色

6、监察员角色

7、外交官角色

8、红管家角色

9、万金油角色

10、老黄牛角色

二、办公室主任应具备的几种素质

1、讲方向、善思考

一是方向上、思想上同领导保持一致，对领导、对职工负责，保持办公室的工作方向。

二是围绕公司领导、经营班子的中心工作部置办公室工作

三是讲党性，按照党性的原则办事，切忌只凭个人恩怨、个人兴趣。作的要务上。）

一要吃透上情，掌握下情；二要爱学习，勤思考，有真知灼见；三要熟知特定环境、人物、事件的构成要素和一定时期的工作重心；四要有良好的心理素质和适应能力，审时度势，恰到好处。

3、参谋意识

4、换位意识

站在理事长位置上思考问题。换位不是越位，参谋不是参与，助手不是阻手。

5、协调意识

及时汇报，不等，不拖，不靠、更不推诿。

协调不是指令也不是决策，而是协商，是以平等态度商量需要解决的问题。

6、应变意识

从容应对。常绷一根弦，随时准备应付突发事件。沉着应付、忙而不乱。有冷静的作风，镇定自若，忙中求快，快而不乱。有应变的措施。

7、效率意识

四、办公室主任应有的修养

1、豁达大度

有容人的雅量和风度。对上受宠不惊，受辱不怒；对下有平和宽厚的胸怀，一视同仁，与人为善。对下属的缺点和失误，不以点盖面，耐心帮助。表里如一，言行一致。

2、夹紧尾巴

低调做人。任何情况都不能忘乎所以，飞扬跋扈，不能趾高气扬。

谨慎是一种美德。说话办事不张扬，不张狂，不说过头话，不意气用事。

在律已方面高标准，严要求，不做越轨出格的事。

3、不卑不亢

有平衡稳定的心态和处世观。对上不要卑，对下不要亢。秉公直言，虚怀若谷。

4、处事公道

不能感情用事，不能以亲属远近作为办事的标准，更不能搞小团伙。在讲原则的前提下广交朋友，真诚待人。

5、宠辱不惊

有则改之，无则加勉。以平常心态坦然处之，冷静分析，合理接受。切忌忘乎所以。

6、大智若愚

进退有序，深谋远虑。在后台当好助手，搞好服务，而不是冲到前台，显示聪明才智。要选择适当的方式传递给领导，供其参考。

大智是对工作水平的要求，若愚是对特定角色的约束。

修养注意几个问题：

1、有势不仗势，得势不欺人

讲究人品。平等待人，平易待人。

2、自重不轻高，奉命不奉承

韬光养晦，切忌显山露水。充满自信，切忌自命清高。

领导是旗帜，办公室主任是旗杆，要行得正，站得稳。

注重小节，养成严谨的生活态度。

3、抓大不忌小，主动不盲动

一是要突出重点，找准四两拨千斤的支点；二是要细致周全；三是要沉着冷静。

4、补台不拆台，竞争不嫉贤

搞好三个不等式：（1）协作大于分工。相互补台，好戏连台，相互拆台，共同跨台。（2）原则大于交情。（3）理解大于谅解。理解是知道对方的难处，谅解是知道对方的错误，高风亮节不计较。要指导助手搞好工作，鼓励竞争，勇荐人才。

五、学会给领导补台

一是要考虑办公室的职能；二是要考虑办公室助手的位置。

补台几种形式：（1）补领导独自做不好的事情；（2）补领导独自做不了的事情；（3）补领导不宜亲自做的事情；（4）补领导不愿亲自做的事情。

六、善于领会领导意图

意图是希望达到某种目的的内心打算。

了解意图的方法：（1）复述法；（2）请教法；（3）例证法；（4）反馈法。

起草领导的讲话时：1、留心收集领导人的各种意见。全局的结论，零碎的看法，新鲜的观念。2、注意深化领导者的意图。跟踪思维，使意图丰富、完整、深化。3、要善于挖掘整理领导的意图。（1）修饰领导意图；（2）突出领导意图；（3）连贯领导意图；（4）升华领导意图；（5）促成领导意图。

七、办公室主任与领导相处忌讳什么？

1、忽略平级关系与下级关系；

2、只与直接上级搞好关系；

3、在上级面前发牢骚；

只有落后的领导，没有落后的群众。

4、只见局部而不考虑整体；

5、工作消极被动；

6、有了功劳自夸；

7、做不到的事也答应领导；

8、轻易越级报告或越位；

对上不越权，对下不专权，左右不侵权。

越位有几种：（1）决策越位；（2）角色越位；（3）程序越位；（4）工作越位；（5）表态越位；（6）场合越位；（7）语气越位。

9、蔑视上级；

10、只服从自己认为是正确的上级。

不能和上级领导有亲有疏，一切从工作出发，减少猜疑。

如何当好办公室主任（转载2）

办公室工作看似简单，实则繁琐复杂，既是领导的代言人又是员工反映心声的主心骨。可以说是一个职能部门或是社会团体、企事业中上管天文地理、下管鸡毛蒜皮的特殊部门，从事办公室工作的同志不仅要具备做人的基本素质，还要有胜任"重要岗位"的特殊能力，具体地讲就是忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛。要做好该项工作，必须要有一个绝对的平常心，因为这项工作做好了无功（不是说你没有努力、没有贡献，而是在整个团队的运转上来看，你那儿是最不显山、不露水的），但万一稍有纰漏，将会是各个矛盾的集汇点，会有更多的矛头指向你，所以，想胜任该项工作，您必须具备一下条件：

一、要有一些高超的处世能力

要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较。上下之间、部门之间在日常工作中不可能没有矛盾，正是因为工作中有这样那样的矛盾和问题，才需要我们去协调、去处理，在矛盾运动中将事物推向前进。但是，我们在协调、处理各类工作矛盾、问题时，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠缠。二是处事谨慎，不要随心所欲、粗心大意。处事谨慎不是谨小慎微、胆小怕事，而是要严谨、慎行。开会发言、汇报工作、处理公文、接待来访、现场处理协调问题，是办公室工作人员的经常性工作，说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规。切忌口无遮掩、随意表态，东一榔头西一棒子，把事情搅得乱七八糟。三是待人真诚，不要欺上瞒下、互不信任。诚信是中华民族传统美德，是走向世界的"绿卡"，是我们为人处事的基本准则。上下之间、部门之间、同事之间都要讲真诚，既不能欺骗上级部门和领导，更也不能愚弄基层和群众。为人处事一定要真心换真心，诚心换诚心，切忌互不信任、互相猜忌。要传达真实意图，反馈真实情况，把问题讲清、把原因讲透、把办法讲实，千万不要弄虚做假，反馈假情况、反映假民意，干扰领导决策。

二、要有一个聪慧的头脑

（一）是坚定的政治头脑。办公室的工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。办公室的干部必须对党忠诚，对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。

（二）是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。办公室的干部，必须善始善终地把学习放在第一位，如扎实、认真地学习上级领导的重要思想，同时还要多读一些经济、法律、科技、文史等方面的书籍，扩展知识领域，更新知识结构，提高分析、解决问题的能力。在理论提高的过程中，既要注意知识的全面性，又要讲求学习的系统性，还要注重学用的针对性，做到在学习理论上"学精管用"、务求实效。

（三）是辩证的思维头脑。随着地方机构改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室干部应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。比如，当问题还处于苗头的时候，就能捕捉它；当认识还处在感性阶段的时候，就开始作理性的思考和回答；对前人和别人没有研究的问题，着手研究它，从而找出规律性的东西，对面上的工作给予及时指导，这是争取工作主动所必须的。

（四）是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，是职业道德，也是工作纪律。每个职员想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目，包括向领导反映情况，决不能"想当然"、乱揣摩。

（五）是精明的效益头脑。要树立说错话、办错事、出歪招是一种浪费、一种过失的观念。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品、防止废品、禁止"毒"品。

三、要有一套过硬的功夫

（一）是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯，在办公室里，要看一看放在办公桌上的书翻过没有；回到家里，想一想书柜里书读了多少本；在外出的路上，查一查你的旅行包里带上书没有，做到终生与书为伴。

（二）是深入实践的功夫。办公室主任的工作思路、工作点子、工作实绩从哪里来？从根本上说，来源于生活、来源于时代、来源于实践。离开基层，脱离群众，领导机关就会成为空中楼阁；离开实际，领导干部就会成为"睁眼瞎"；离开实践，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因此，办公室的所有干部要深入到生产销售和市场研发的最前沿，脚踏实地的深入到最基层的中去，与方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放过每一个调查对象、线索、数据、情节，做到"打破沙锅问到底"，"不到黄河不死心"，真正从实践中获取新知，收到实效。

（三）是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的，是部门、机关的窗口和纽带，如果对来自基层的反映呼声缺乏领悟，是绝对做不好工作的。当然，好的悟性是一个日积月累的过程，可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律；在接受任务时，充分听取要求和主张，尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映，做到准确，有原则性；严谨，有逻辑性；独到，有精辟性。

（四）是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力，是机关干部的基本功。特别是文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室工作人员的最基本要求。那种视写文章的干部不值钱，或害怕写文章的现象，是不行的。办公室干部首先要会写会议材料和领导讲话。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结、演绎等复杂过程，使文章具有"真、实、准、启"的特点，让大家听后或看后能受到教育和启迪。"说"和"写"同样重要，办公室的干部都要加强锻炼，力求做到精雕细刻、千锤百炼，工作上人人都能"打通关"，个个都是"多面手"。

四、要有一种高尚的人格魅力

我们要求的人格，就是扎扎实实做事、堂堂正正做人的人格，有了这样一种人格力量，我们就能挡住诱惑、守住节操、战胜邪恶、超越自我。

（一）是对事业有春天般的热情。办公室是一个单位的重要办事部门，也是一个出成果、出人才的岗位。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要我们每一位干部把每一件工作当成一种事业去追求，把领导和群众交办的每一件小事作为一项任务去完成，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。

（二）是对他人有大海一样的胸怀。做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是办公室干部的美德。俗话说："有容乃大，无欲则刚"，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫。要容人直言，不忌恨在心；要助人为乐，不袖手旁观；要把别人的工作当作自己的工作，以主人翁姿态提建议，当参谋；把别人的困难当作自己的困难，以"甘为人梯"的风格送温暖、献爱心。只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，别人和社会就会抬举你，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。

（三）是对名利象湖水那样平静。在办公室工作的干部，要努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，不同别人计较享受的条件和优势，要经得住诱惑，守得住清贫，不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒，在任何情况下，对待名利始终保持一颗平常心。因为把名利看得太重，就会形成一种包袱和压力，永无满足，对名利的欲望过多，必然欲壑难填，不能自己，最终失去同志，有损尊严，甚至贻误事业，断送前程。只有把名利看得淡一些，把事业看得重一些，才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼，从中使我们的情操得到陶冶，心灵得到净化。

（四）是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室干部是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。取得成绩时，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批评时，既要有自责的勇气，又要及时改正缺点。在这一点上，不妨学一学古人：唐太宗以人为镜，"民能载舟亦能覆舟"善于纳谏，成为一代明君。在现实生活中，知"长"易而知"短"难，学他人之长易，改自己之短难。要做到知已所短，就要跳出自我，以高标准的要求、以他人的视角、以历史的观点，严格甚至苛刻的透视自己，发现不足，战胜自我。

具备以上条件，如果你想做不稳办公室主任的位置都难。当然，或许有的时候你也会牢骚满腹，但你要适时调整好自己的心态，不要把情绪带到工作中去，那你所承受的一切都是暂时的，一个聪明的老板终究会了解你所做的一切.

如何当好办公室主任（转载3）

办公室作为机关运转的中枢和核心机构，其工作水平和质量直接影响整个机关的正常运转和工作开展。而办公室主任作为办公室的班长，主要负责人，其素质的高低又决定了办公室工作的好坏。办公室主任主动适应新的形势，加强自我修养，提高自身素质，就成了做好办公室工作的必然要求。做好办公室工作，办公室主任应从八个方面加强自身修养。

一、围绕“灵”字练头脑，做到善于思辨勤总结

办公室是机关的主控中心，承担者参与政务、管理事务、搞好服务的重要职能。拥有一个灵活的头脑，必须从三个方面加强锻炼。

一是培养强大的信息储存能力。办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯，目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触，都要将其及时收集整理并储存在大脑中，以为日后给领导服务、当好参谋、提供决策提供信息支持和依据。

二是培养较强的分析思辨能力。善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。当一个信息反馈到大脑时，作为办公室主任应立即作出几个最基本的反应：该信息属什么类型？其重要程度如何？为什么会出现这个信息？与当前工作有什么必然联系？会对工作或将要对工作产生什么影响？等等，经过一番分析思考，归纳整理，以备使用。

三是培养快速的应变处理能力。信息的储存与分析，最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的，领导问计于办公室，要及时拿得出初步的设想及充分的依据；问题出现在办公室，要及时拿得出化解的措施。所谓上下通晓、左右逢源、沉着冷静、游刃有余，就是办公室主任大脑敏捷的具体体现。

二、围绕“明”字练眼睛，做到勤于观察善发现

办公室主任既要高屋建瓴，总揽全局，又要见微知著，看叶知秋。必须把眼光从纷繁的日常事务中拔出来，根据自身所处的位置、场景和工作阶段的不同而不断地调整视角。

一是视野必须开阔。在工作中，办公室主任只有把自身的业务工作同本单位的整体工作联系起来，才能找准办公室近段的工作重点，并对下一阶段的工作作出准确定位，才能使办公室的工作更贴近领导的工作思路。因此，开阔的视野是办公室主任产生超前思维的前提，也是办公室工作更具创新的必要条件。否则办公室的工作必然陷于被动和滞后，办公室作为机关龙头的作用就无法发挥。

二是观察必须仔细。在对全局大事具有敏锐洞察力的同时，办公室主任更要有善于观察小事的功夫。一个眼神，一个看似不经意的动作，一个稍纵即逝的表情，办公室主任都应该尽收眼底，并能从这些“小事”中分析断定它表达的意义和隐含的潜台词，才能始终在整个工作过程中占尽先机，赢得主动。

三是发现必须及时。有人往往从别人已经总结出的经验中、已经发掘的典型中看到了或多或少似曾相识的东西，其实这些典型、这些经验也许就发生和成长在自己的身边，自己只是没有发现或没有及时发现而已。因此，承担着总结经验、推广典型、开展宣传重任的办公室主任就必须学会有以小见大、见微知著的本领，发现比别人早一点，发掘比别人深一点。

三、围绕“稳”字练嘴巴，做到巧于言辞能保密

一是要能言善辩。作为办公室主任必须是“笔杆子”，具有较强的文字表达能力，同时应该是一个“演说家”，具有较强的口头表达能力，能言善辩是办公室主任必备的业务素质。作为办公室主任，要有意识地加强口头表达训练，做到说话口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理清楚，态度从容，不亢不卑，分场合，讲分寸，能吸引人、打动人、说服人。

二要保守秘密。如果说能言善辩是办公室主任必备的业务素质，那么守口如瓶同样是他必备的政治素质。由于工作性质所决定，办公室主任享有比别的中层干部更多的知情权，他有更多的机会获得更多的在一定的时间、范围内被称之为秘密的信息和资料，而这些信息和资料往往也是单位的工作重点，群众关注的热点和议论的焦点。这就要求办公室主任必须时刻牢记自己的身份，增强政治意识，严格做到参政不议政，涉密不泄密，不该自己说的坚决不说。

四、围绕“平”字练肩膀，做到勇担责任乐举贤

做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持，办公室主任必须做到勇于揽过，乐于举贤。

一要勇于揽过。揽过是一种气质，更是一种工作艺术。办公室工作点多面广，在工作中顾此失彼、出现失误在所难免。但出了问题之后，是大发雷霆，当场斥责，还是冷静对待，善意指出，却很有讲究。一个成熟的办公室主任，在工作一旦失误后，必定是在第一时间将出现过错的责任“揽”到自己肩上，来接受领导或同事的批评，而不是对失误者吹胡子瞪眼。因为他懂得爱护了下属的脸面，也就调动了他们工作的积极性，更加增强了其认真工作的责任感。在以后的工作中，他们肯定会自加压力，更加努力工作，减少失误，从而推动办公室工作迈上新的台阶。

二要乐于举贤。“有容乃大”，办公室主任应虚怀若谷、宽厚容人。能容人胜己，不嫉贤妒能；能容人直言，不忌恨在心；能助人为乐，不袖手旁观。只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，别人和社会就会抬举你，你工作的环境也才会更加宽松和谐。“无欲则刚”，办公室主任必须淡泊名利，保持一颗平常心，努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，经得住诱惑，守得住清贫，不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒，才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼，使自己的情操得到陶冶，心灵得到净化。

五、围绕“阔”字练心胸，做到善解矛盾多包容

办公室是机关事务与矛盾的集中地，办公室主任也经常站在机关事务与矛盾的风口浪尖上。必须虚怀若谷，胸襟博大，善于化解一切矛盾，包容一切是非面，才能保证机关各项工作的顺利开展。

一要及时化解矛盾。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么办？一方面要有化解矛盾的信心。办公室主任必须相信自己有能力化干戈为玉帛、化尖锐为平和，不是特别棘手的难题，一般不要让矛盾走出办公室。那种碰到问题绕道走，遇上矛盾就上交的做法是办公室主任无能的表现。一方面要认真分析矛盾的性质。矛盾摆在面前，要分得清哪个是主要矛盾，哪个矛盾在现实的工作中带有普遍性等，从众多矛盾中分清轻重缓急，找出矛盾产生的根源，寻求解决的最佳办法。另一方面要用热心肠去化解矛盾的坚冰。在解决矛盾的过程中，办公室主任要学会换位思考，切中要害，把握根本，在心与心的沟通、情与理的交融中化矛盾于无形。

二要学会理解包容。拥有一颗包容之心对办公室主任来说十分重要。发生在办公室的是非曲直可谓是司空见惯，误解者有之，批评者有之，冷嘲热讽者有之，凡此种种，办公室主任都得无一例外地包容下来，切不可小肚鸡肠、斤斤计较，但也不可视而不见、充耳不闻。是误解的，交给时间去澄清；是批评的，其正确就认真地加以改进；对冷嘲热讽者，一个宽容的微笑远比针锋相对、反唇相讥更具威力。唯有这样，办公室主任才不至于被这些扰乱自己的阵脚，才能够保持一种平和的心态来从事本职工作。

六、围绕“硬”字练腰板，做到敢于管理强督办

搞好日常事务管理和搞好工作督办，是办公室的重要职能。这两项工作都关系到整个机关的正常运行和工作落实到位，来不得半点马虎，不允许有一丝敷衍。然而在事务管理和工作督办中，往往会遇到很多矛盾和阻力，这就要求办公室主任要练就一副“硬腰杆”，敢于坚持原则，搞好协调配合，加强机关管理，强化工作督办。

一要坚持原则，狠抓管理。管理工作的原则性很强，坚持原则是搞好管理的前提。办公室主任必须敢于坚持真理，严格按照机关各项制度进行管理，一项一项抓落实，必要时还要拉得下脸面，顶得住压力，对不服从管理、不按制度办事的人和事进行必要的行政和经济处理，增强管理的刚性。

二要令行禁止，加强督办。实际工作中，我们经常遇到工作雷声大，雨点小的尴尬局面。这其实是工作缺乏督办的后果。没有督办，领导集体就无权威，上下级就政令不畅，工作就会流于形式。因此，办公室主任要敢于出面，以大局为重，以工作为重，不当老好人，不怕得罪人，创新工作机制，搞好关系协调，狠抓跟踪督查，敢于借助领导的权威和“上方宝剑”，大胆揭露不落实的问题，大胆揭露妨碍决策的问题，确保决策和工作的全面贯彻落实。对落实中遇到的问题，应及时向领导提出建议，以消除矛盾，解决问题，完善决策。

七、围绕“勤”字练手脚，做到广泛调研多反馈

信息是领导开展决策推进工作的重要依据和手段，调查研究则是办公室发挥参谋助手作用的重要手段。办公室是领导决策的重要的“信息库”，采集高密度信息，撰写高质量文章，开发高质量调研，理应放在办公室工作的突出位置。作为办公室主任，更应做到手勤腿快，切实当好领导的参谋助手。

一是手要勤，广泛收集和精心整理。办公室是机关信息传递交流中心。面对纷繁复杂的信息，作为办公室主任必要掌握两点：一是领导想知道什么？二是领导该知道什么？搞清楚了这两点，就能从众多纷繁复杂的信息中筛选出最有参考价值的领导最感兴趣的信息，然后进行编辑整理，简明扼要地及时传递给领导。

二是腿要快，广泛调研及时反馈。办公室主任必须带头要求全体同志，深入基层，开展调研，捕捉信息，认真研究，仔细分析，及时反馈，让领导在最短的时间内取得更为详实的一手资料，减少决策的盲目性，增强针对性，提高准确性。

八、要围绕“正”字练身板，做到甘于奉献和爱岗敬业

办公室工作是一个付出多、回报少的工作；是一个埋头苦干、为人作嫁衣的工作；是一个需过十磨九难、默默耕耘才能赢得大家理解和信赖的工作，工作责任大，难度大，搞好办公室工作必须有一支精干的队伍。因此，作为办公室主任，必须树立起良好的自身形象，来带动和影响他人。

一要加强业务学习。办公室的职能决定了办公室主任既要通晓本单位的业务又要具备专长的写作能力，行政管理能力，综合协调能力。作为新时期的办公室主任，必须十分注重综合素质的培养，养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的良好学习习惯加强学习，多向书本学，向实践学，向领导和同事们学，不断丰充实和提高自己。

二要增强服务意识。办公室的工作就是为领导服务，为机关服务，为基层服务。办公室主任应该成为办公室一名最为出色的服务员，无论是对内对外，对上对下，办公室主任都要做到言语热情，态度和蔼，在服务中尽力解决工作生活中的困难，在全局上下营造一种和谐、有序、文明的工作生活环境,办公室才能真正成为内外连结的纽带,上下沟通的桥梁。浅谈如何当好办公室主任办公室处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保持单位工作正常运转的中枢，责任重大。本文试就基层单位办公室主任职能、素质与修养问题，谈一点粗浅的看法。一、办公室主任的基本职能办公室主任的主要职能就是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。具体讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。1、参谋职能。办公室主任的参谋职能大多围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。2、承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自本单位领导的。办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。三是来自单位内各科室的。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，一丝不苟，一办到底，落到实处。3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，拿我们基层站来说，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关。二是事务管理。办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用品以及为站内职工提供生活服务的有关事项。4、协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调。所谓纵向协调，即指上下级之间关系协调，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致。所谓横向协调，指与票证、监控、财务等各科室的协调工作。二、办公室主任应具备的素质与修养大致包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念，忠实实践"本文来自文秘114，转载请保留此标记。三个代表"重要思想。在品德素质上要求做到光明磊落，忠诚老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律己，廉洁奉公。心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要有雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也要为顾全大局而忍辱负重。知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识，还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多面手”。三是广博的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强自身修养外，在工作中还要树立三种意识。一是树立敬业意识。敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，既辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后勤设施的使用保养知识，这些都是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研，不断提高工作能力。二是要树立公仆意识。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自觉自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克己奉公、埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦。办公室工作单调而琐碎，要对全站职工服务，难免有众口难调的现象，所以当好办公室主任要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作-，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样才能为领导、为职工服好务，这些问题都是我们应该经常思考的。嘴勤，就是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助。手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文本文来自文秘114，转载请保留此标记。章、领导讲话、典型经验等等，都要勤于动手撰写，不能懒惰。腿勤，就是要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导那里跑，及时请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是和兄弟单位勤联系、多沟通，学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。三是要树立奉献意识。当好一名办公室主任不是一件容易的事情。上传下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务，工作平凡而枯燥。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以，我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩。办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象。树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件

列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。

a.美化办公室的原则

美化和布置办公室可以参考下列原则：

使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。

使用同一式样档案柜、架、袋。

将常有来客访问的部门，置于门口处。

将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方。

主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情。

使全体员工座位面对一个方向，不可面对面。

光线应来自桌子左上方或斜下方。

勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上。

采用屏风挡墙，易于架设，随意重排。

常用设备，置于使用者附近。

资料柜、架背对背放置。

各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用。

特别提醒:

必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，既净化空气又美化环境.

整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则。

办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化。

二、办公用品的选购和摆放

按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一。一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品：

1、办公用纸

信纸。商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜。大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信。印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合。信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、电话号码等。

问候便条。是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言。

2、信封

3、笔记本和便笺根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种：*硬皮备忘录。适用于长期保存的记录。*螺旅型装订本。适用于临时记事，口述速记。*活页便笺簿。适用于调整页数的记录。*口信便笺。适用于记录电话记事，访客留言等。*格式表本。适用于记录编号的凭证及内容。4、其他文具*铅笔、彩色铅笔、圆珠笔、墨水笔、签字笔、彩色记号笔、彩色显影笔、油印钢板专用铁笔；*橡皮、涂改修改液、修正液稀释液、蜡纸修正液；*墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；*打孔机、装订机、订书机、日期号码机、切纸机；*订书针、图钉、曲别针、大头针、纸夹、削铅笔刀、剪刀、裁纸刀；*日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、索引卡片盒、档案柜（文件柜）；计算器、拆信器、碎纸机；*蜡纸、标签纸、手纸、透明胶带、胶粘带、绳、橡皮筋、各种尺、报告封面纸。办公文具库存量大小，应视企业规模及工作使用量而定，太多则积压资金显得浪费，太少则影响工作显得寒酸，总之通过一段时间熟悉，便会掌握适度购买的标准。办公用品的摆放都有其大概的位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，办公桌面积是否顺手，及工作流程综合考虑而定，一般原则是：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐为宜。再加上你个人的顺手习惯与品味，便可以创造出一种办公室氛围来。特别提醒***一般来讲，选购办公用品一是满足工作要求，二是提高工作效率，三是节约人工费用，四是树立公众企业形象，因为只有高质量，配套的办公用品才容易使客户对你的企业产生完美的印象。二、邮件的收发、传阅秘书每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹。这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。1、邮件收进的程序和要求当你从信箱里，取出了当天的邮件，你要做的：a\分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类。然后按其轻重缓急分别处理。*电报、特殊性传递、航空信等急件。*业务往来公函*写明上司亲启的信函*汇票、汇款单*包裹、印刷品*报纸、杂志*同事的私人信件。b\拆封*写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明：“误拆”，还需签字，一般会取得谅解。*其他邮件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整洁，不受破损。拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。*抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏。*信封不可丢弃。因上有邮戳、地址、电话号码等。c\登记*除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。*登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等。d\分送*上司亲收件应立即呈送。应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件。*同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。报刊杂志则分别上夹或上架。一般邮件按常规处理或授权由秘书自己处理。e\阅办*秘书阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意；还应为上司处理事情提供有关依据。*如注意参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。*每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办毕保管备查。2、邮件的发出邮件发出，规模较大的单位往往有专门的信邮寄送部门或人员，小型公司则由秘书负责。但无论是秘书将邮件交专人寄或自己直接寄送、秘书都需在发出前完成下列工作程序。a\内容校核由秘书拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。如有附件，必须收齐勿遗漏。b\信封、封皮查对*凡寄出的信件和邮件，信封与封皮必须查对。如地址、收件人姓名或单位、邮政编号、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号如“急件”、“秘密”、“挂号”、“亲启”等。*纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。c\邮件寄发*秘书去邮局寄发邮件时应将邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件则进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等。*同等邮资的信件一起寄。这样计算邮资和粘贴邮票都要方便些。要点罗列：##收进程序分类——拆封——登记——分送——阅读##发出程序内容校核——封皮查对——寄发邮件C、办公室电话的转接a、接听电话的原则电话作为人们往来联系、缩短联络时间的工具，已在各单位普遍使用。在使用电话处理公务时，重要电话通话、发、接都要有完备的电话记录并清理归档。*电话响两遍须马上接听。如果长时间响，不仅有失礼貌，而且影响同事工作。*如暂时离开办公室，委请别人代接电话。*若对方拨错号，不要说：“找错了”马上挂断，而应礼貌地说道：“我想你拨错号码了。”*培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼，这样会给对方留下特别热情的印象。*电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离。声音也不亦太小，嘈杂或对方口音不清，应客气请对方再讲一遍。*传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话。如去取资料超过30秒则要询问对方是否愿意等、拟或等随后打去，因为半分钟对一个等电话的人来说是很长的。*对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达。*拿起话筒说：“您好，请问您找谁？”结束电话应说：“再见“。*结束电话等对方挂断电话后，再轻放。如对方也在等你挂断电话，但可轻放大不要用力过大，使对方耳朵受震。附表：电话记录表来电单位：空格来电人：空格来电时间：空格年空格月空格日空格时空格分电话号码：空格内容摘要领导批示处理意见特别提醒：**电话礼貌是十分重要。当外界人士打电话与某单位联络时，也许首先听到的是秘书的声音。他们在电话里体察到的形象，不仅仅是秘书个人的形象，而且是一个企业的形象，如果你的应答能给对方好感，那么他对你及这个企业必会产生良好印象。如果你气势汹汹或爱理不理，对方会对你乃至你所在的单位产生不好的看法。b、领导电话的接转秘书在处理电话过程中，一项特殊任务是甄别电话。面对目的各不相同的电话，或是业务联络，或是推销产品或是拉赞助募捐，秘书先要弄清来意，甄别是否转给上司。*摸清对方身份，若对方是你认识的，或主动表明身份，这好办。若对方不马上说出身份，你就要巧妙地探听，可以说：“**先生（秘书的上司）正在开会，我可以转告说有他的电话。你能否让我告诉他您是哪一位先生（女士）打电话找他？”切不可唐突地问对方：“你是谁？”*了解来电用意，确定对方身份后，接着要了解来电话的用意。即为了什么事打电话来。一般会问：“请问有什么指示？”或“有什么要求吗？”这样说虽直截了当，但失之粗俗，可以说：“**先生（上司）还在会客，您有什么事可转告吗？“如果对方仍不肯说出来意，那你只好借口上司真的无法接电话，请留对方电话，以便上司回电。*决定由谁来接，经考虑后，迅速确定是自己直接回答，还是由其他同事接听，或请上司答复。一个原则，尽量不使上司受到外界干扰。*应由上司接听的电话，而上司不在，应表示抱歉，并请对方留话。*应由上司接听的电话，上司在而又实在忙，则轻搁电话，递张纸条，写明是谁来的电话是否接听。如实在无法答复，则告之：“很抱歉，**先生（秘书上司）正在开会，他说会后给您电话。”并记下对方电话号码。*有些电话上司拒绝接听，这时你最为难，因为你无权规劝上司，又不可让对方觉察你的上司拒绝接听，就要根据对方身份和要求，灵活处理，充分发挥你的特长。***特别提醒：甄别电话以不使上司受到无所谓电话干扰为原则。D、接待来访宾客企业间常有工作联系、业务往来、友好访问这些就了接待任务。来客目的、任务、地域、人数、是否预约各不相同，秘书须配合好上司做好接待，或全面负责接待工作。秘书人员对来宾接待工作的好坏，直接反映出一个企业的工作作风和外在形象，也直接体现了秘书本身的素质、能力、水平和形象。一、接待的原则秘书人员必须十分重视和切实做好接待工作。具体来说，秘书人员做好接待工作应遵守以下原则：1）诚挚热情，以礼相待。*秘书人员往往是来宾第一个会见的人，接待态度和效果会影响来宾对本单位的看法，甚至工作的进展。*无论是同贵宾，还是一般业务工作联系，秘书人员都应态度诚恳，热情欢迎。以礼相待是秘书接待工作的基本要求。*在接待中应习惯地运用礼貌用语，既不低声下气，又不傲慢自大。2）乐于服务，坚持原则。*无论何方来宾，找上门来，总有其意图目的。尤其是上门寻求业务的，往往渴求得到业务项目。秘书人员要尽可能提供条件，给予方便，而决不能给人以“门难进，脸难看”的印象。*乐于助人也必须同“实事求是”的原则统一起来，要按公司原则办事，在条件许可的前提下，对难以解决的问题，要讲清原因，求得来宾的谅解。3）厉行节约，注重实效。*在接待过程中，“不铺张浪费、少花钱、多办事”。*“俭省”的含义，除财物外，理应包括时间的节省。为领导安排接待，对约谈时限、先后次序要有总体考虑，甚至事先告知对方。这样做既为领导和来宾，也为自己节省时间，从而提高办事效率。b、接待的技巧因工作或业务联系，来访的客人，秘书人员应当掌握来访接待的具体做法，学会随机应变的接待技巧，恰当地应付各种来访情况。1）迎送式。根据客人的重要程度和不同情况而有不同的形式。*对于来访的客人，秘书应从座椅上起身迎接，招呼致意。*客人离开时，秘书应离座相送。稍重要一些的应送至办公室门口或者电梯门口；对老人或带儿童者则应送至大门口。*对随车接送的贵宾，秘书应坐在前排司机旁的助手席，而让客人坐在后排座位；秘书还应主动敏捷地开关车门。照顾贵宾上下车。*对远道而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送。2）引见式。上司愿意会见的客人，秘书应加以引见。*秘书领客人去上司办公室时应走在右前侧。穿越走廊，拐弯，上下楼梯时均应回头招呼客人。到达上司办公室时，秘书先敲门通报，然后侧身示意请客人进入。*秘书为宾主作介绍，请客人就坐，敬上茶水，便可告退。*会见结束，秘书仍应代上司将客人送至办公室门口道别。3）参与式。有些主宾会见或会谈，应上司要求，秘书也要参与。*秘书除了尽招待礼仪之外，主要任务是在上司身旁陪同，准备会谈资料，做好会谈记录，以及现场服务等等。*除非上司授意，秘书通常不发表意见，切不可喧宾夺主。4）陪同式。有些外地来的贵宾，主方安排参观、游览，需要秘书陪同，此时之秘书又充当“导游”的角色。*秘书应提前到宾馆等候，陪同过程中要处处照顾，还要对参观的交通路线、用餐、休息点等做好事先联络安排，并对参观内容和浏览景点作适当介绍。*这就要求秘书熟悉本地的建设概貌、发展特色、历史演变、人文和自然景观乃至风土人情等。既有丰富的知识，又有生动、幽默的口才。5）完全式。有些重要的宾客，上司会要求秘书承担完全式接待。这就是事先联系、制定计划、做好准备、迎接、参与会见、送别客人。事后小结、报告，全过程都由秘书负责进行。这要求秘书应有丰富的经验和周到细致的安排。c、灵活处理意外情况并不是每次来访，都事先有约，可以安排得井然有序，当意外情况出现时，你要学会灵活处理。1）上司因某件急事必须办理下突然外出了，而他事先约好的客人则按约前来，在这种意外情况下：*秘书人员应向来访者说明情况，请求谅解，自己先陪客人谈谈，等上司回来；而决不能让客人独自坐在会客室，或者扫兴而来。*如果等了一段时间后，上司还没有回来，那么秘书人员就应征求来访者的意见，看他是否愿意再等一会，或者是否愿意先回去，等上司回来后再与他联系约定。*如果上司在因事临时外出时，对如何接待有约在先的客人，曾留下指示，那么就要照上司的指示办理。2）当客人贸然来访时。*对于这些贸然来访的客人，秘书人员决不能因为没有事先预约，打扰了自己的工作安排而怠慢他们。*秘书人员首先要问清来访者姓名、工作单位和有何事情。*如果来访者要求会见有关上司，而经过联系之后，上司没有时间或不愿意会见他。这时秘书人员就要灵活机敏而又委婉地拒绝来访者。2）当客人贸然来访时。*对于这些贸然来访的客人，秘书人员决不能因为没有事先预约，打扰了自己的工作安排而怠慢他们。*秘书人员首先要问清来访者姓名、工作单位和有何事情。*如果来访者要求会见有关上司，而经过联系之后，上司没有时间或不愿意会见他。这时秘书人员就要灵活机敏而又委婉地拒绝来访者。3）当接待来访时突然来了电话。*当秘书人员正在接待来访者的时候，突然来了电话，这时，如果丢下正在交谈的来访者而与来电者谈话，显然是不合适的，会使来访者陷入进退两难的尴尬境地。秘书人员应当请来电者原谅，让其等一会再打来。*如果是上司在与客人会谈时，突然电话来找，那么秘书人员应当问明事由，然后写字条进去递给上司。***特别提醒：纸条上不要写太多，以便于上司作简单回答。4）当来了不受欢迎的人。每个单位的来访者中，总会有一些不受欢迎的人。如为一事纠缠不休的人，提出一些无理要求的人等等。对于这些不请自来的不受欢迎的来访者，秘书应做到：*以礼相待，显示出自己的涵养和礼貌。*在了解来访者的意图之后，迅速请有关部门出面接待，并及时向上司请示、汇报。接待来访中的意外情况是多种多样的，这要求秘书人员摸索和积累接待经验，本着不违背原则、不怠慢来访者的宗旨，机智灵活地加以妥善处理。E、信息收集、管理随着知识经济的到来，信息呈爆炸或渗透到我们每个人的生活中。秘书应该为上司决策，公司发展有选择地收集诸如政策法规、宏观指导拟文、办事等各方面信息。a、信息收集信息收集可分为正式途径与非正式途径收集两种方法，又可分为公开与秘书搜集方法，但在具体实施过程中，通常采用以下七种基本方法：1）观察法：通过现场搜集信息，大多是在被观察者没有察觉的状态下进行主要了解被观察者的行为活动。2）询访法：通过提问请对方回答的方式获取信息，譬如：面谈、电话、书面提问。面谈适合于搜集涉及面广，深度要求较高的信息；电话适用于搜集简单的、时间性强的信息；书面适合于搜集不便当面交谈的信息。询访法是信息搜集中最常用方法。3）问卷法：这是很重要的信息搜集工具操作方法，问卷是一份精心设计的问题表格，被搜集者针对卷中问题作答。问卷为自填和访问两种，企业在进行市场调查时大多采用这种方法。4）量表法：运用测量量表搜集信息，它由一组精心设计的题构成，可用于间接测量人们对某些问题的看法，以此依据来加收测定。量表分为态度量表、能力量表、智力量表、价格量表等。5）购买法：通过购买有关信息载体搜集信息，它分为文献载体如报刊杂志和实物信息载体譬如样品或产品。6）检索法：利用信息资料检索工具从现代资料库中查找有关信息，有手工和计算机检索两种方法。7）交换法：与他人交换信息获得其他信息。对秘书来讲，什么才是你必须关心的信息呢？一般而言，信息分为文字的，声像的，记忆的三种表现形态，它是通过秘书从企业外部和内部两个渠道获取的。但这并不意味着所有的信息都是有用的，因此，你要对信息进行整理，而这种整理也有个循序渐进的过程。*首先，信息要进行筛选，哪些有用、哪些没用，要确定标准。信息筛选对保证信息的准确性和提高信息的利用率至关重要，信息筛选的方法通常用时序法、类比法、专家评估法、老化规律法，通过这些具体做法来确定取舍。*其次，信息要分类，分类一要辨，二要归。辩类是分辨母及子类，形成有秩序有层次的分类体系；归类是相关信息各就各位。分类可以按对象分类、按主题分类、按形式分类、按来源分类、按内容分类、按通用分类表分类。*最后，信息要整理，即鉴别、选择、核实、分析、编写，把原始的信息通过这些程序的动作转变为对企业运作直接有效的信息。信息的整理是秘书对原始信息再认识后的提炼。b、信息整理和利用确定信息利用的目的后，将所有相关的信息资料摆放在一起，进行目的性很明确的完善性整合，为目的提供准确的信息服务。这种整合，是有效利用的基础，是客观的反映，不是秘书拍脑门想出来的。它需要一系列有说服力的文字和数据来证明。它更需要建立和完善相应的制度来保障，譬如信息传递、信息专版、信息专题分析、信息储存、信息编辑、信息审批和督察制度等。秘书工作的有效性，就在于你整合和利用信息的能力发挥。c、信息处理程序信息处理程序是：信息储存——信息编辑——信息传递——信息反馈。信息的储存是将文件、图表、数据、资料等信息有序储存，通过计算机技术，建立一个信息库，并进行严格的登记、科学的编码、有序的排列，以便在需要时可以提供自动检索。信息编辑是对信息资料进行取舍、充实、完善、提高或其他技术处理的再加工，从中挖掘信息的深层价值，开发出更有益的内容与含义。信息传递分为口头传递、书面传递、影像传递、网络传递、专人传递。通过这些途径，信息本身具有的潜在价值转移成了实用价值，但这些传递，必须确保迅速、准确、安全否则差之毫厘，失之千里。信息反馈是秘书辅佐上司正确决策的重要职责，信息传递后的结果如何，你都应该及时搜集整理反馈给上司，以便继续或调整或补充原来的决策及做法，达到最佳效果。反馈不仅仅局限在一次重要的信息往往都会有几次由上而上，由上而下的交流，通过口头、书面、通信、网络等反馈方式，准确及时迅速有效的完成整个程序。***特别提醒：真实、准确是信息的生命。秘书办事必须抱着对公司、对上司负责的态度，坚持实事求是，不缩小，以免人为造成损失。*及时反馈，过时的信息一文不值。要求秘书收集快、整理快、传递快，尽量减少中间环节受阻。*目的鲜明，时时处处以是否适合公司、上司需要为出发点。F受命督查工作公司作出决定、下达的指示，最终都需要在承办部门落到实处。可是，有的员工不听三令五申，我行我素，有令不申，有禁不令，影响公司决策的实施；有的员工不关心公司，多一事不如少一事，致使一些问题长时间得不到解决，通过督查，就是按照上司的指示，深入实际，了解情况，把公司的各项决议、指示付诸实施，变为实际行动，一个问题一个问题地去解决，一个问题一个问题地去取得成功。督查对秘书来说也是收集信息，分析信息，发挥参谋助手作用一个重要手段。有效地督查，能及时掌握决策方案在实践中暴露的缺陷和漏洞，发现决策与客观实际之间的差距和矛盾。同时，还可以倾听和收集员工及消费者的意见和建议，及时向公司上司反馈信息，及早采取有效措施，对有关决策作调整。a、秘书督查的特点督察工作是秘书工作由被动服务向主动服务转变的有效手段。与其他职能部门的督查工作相比，秘书的督查有着自己的特点：1）权威性。秘书的督查工作，总的讲是根据上司的批示或交办的问题，代表公司上司自上而下进行的，因而具有一定权威性，易于推动部下落实，解决问题。2）间接性。秘书开展督查工作，应依靠部下有关部门，一般不要参加具体具体办案，更不能绕开部下员工包办代替。但可以发表自己的意见，对于上司指示“一抓到底”的特殊问题，也可深入了解后，再与上司研究解决。3）广泛性。秘书督查工作，通常是围绕公司中心工作、重点要点去查办的，查办问题的范围较广，其他部门，如市场部主要处理业务，行政部主要处理行政。秘书的工作则并不限于某方面，只要是上司认为需要查办的重大问题，均可查办。4）具体性和典型性。督查工作不是普遍指导和指示。而是对具体事项的检查办理。但是查办又往往能够起到举一反三、普遍指导的作用。这是由于查办的事件往往具有典型的特点，因而能够起到突破一点指导全盘的作用。b、秘书督察的实施步骤1）督查的主要方式督查工作依其轻重缓急不同，可采取不同的方式，具体来说主要有：*电话询问。在督查过程中，对一些比较急迫而又简单的问题，函件往返不便，可用电话直接询问，或核实有关问题，或通知抓紧查处，以免延误时间。这是督查工作中常用的一种简便方式。*发函询问。对要督查的问题，根据上司的指示，印发简要通知，或将公司上司的有关批示转给被督查的有关部门或主管同志，请他们核实情况，予以处理，并将处理情况及时报送上级主管。*召开会议。在督查的过程中，涉及到几个部门的问题，众说不一，出现分歧、或进展不大、遇到疑难时，由主管同志出面召集会议，统一认识，打通思想，核实情况，集体会诊，解决疑难，有助于扫除督查工作中的各种障碍。这往往适用于一些复杂问题。*新临查处。这一般是指遇到特殊情况，或事关重大的问题，采用上述方法不能完全解决，则亲自调查，掌握第一手材料，弄清事情真相和问题实质，找有关部门的主管商量，协助部门主管正确查处，直到解决问题。这种督办方式一般都能收到较好效果。2）督查基本方法秘书的受命督查是辅助上司工作的重要组成部分。秘书，为完成督查任务，必须从自己的实际和特点出发，不断研究督查工作规律，创造性地开展督查工作。督查工作的主要步骤：*查阅有关资料。在查处那些事情比较重大、性质比较严重、久拖不决的问题时，由于这类问题一般都有一些原始材料，可查阅这些材料，仔细分析研究，从中发现问题，抓住主要矛盾，探讨解决方法，确定工作思路。*努力吃透上情、摸清下情。秘书必须了解上司指示精神和把握本部门的实际情况，把两者有机地结合起来，才能使上司决策得到执行。只有既吃透上情，又了解下情，才能得心应手地为上司提供及时有效的服务。*科学选择督查项目。开展督查工作的首要环节是科学地选择督查项目、确定督察内容、对上司交办的、文件指示的以及上司口头交办的，要普遍进行督查，保证件件有着落，事事有结果。*主动积极地搞好督查。秘书要发挥主动性，不能推一推，才动一动，甚至坐等督查结果。而应该从工作实际出发，紧紧围绕公司的中心工作，主动深入实际，调查研究，抓住热点、难点、重点问题进行督查。在督促检查中了解情况，发现问题，及时汇报。对重大问题还要跟踪督查，系列反馈，直到解决问题。*认真做好结案反馈。对各有关部门督查结果的反馈材料，要进行综合加工处理。本着“准确、及时、适用、浓缩”的要求，提高精确度，使之言简意赅、观点明确、论据充分、表达通俗，及时整理上报。一时难以查清的问题，也应如实报告。督查内容不能面面俱到，要排好主次，分别轻重缓急，使督查工作忙而不乱、井然有序地进行。*抓重点。围绕公司的中心工作的开展，保证公司决策的落实执行。*抓难点。把工作中往往不易落实或难以落实的问题，抓住不放。一抓到底，抓出成效。*抓热点。把上司最关心，最担心的问题和客户反映强烈的问题，一定要抓紧处理，落到实处，见诸成效。***特别提醒：做好督查要搞好四个必查：对公司举行重要会议所决定部署的事项必查。对公司在每个阶级的中心工作必查。对主要上司在重要活动中部署的工作任务必查。对公司决定有关部门需要落实的事项必查。c、秘书督查必须遵守的原则督查工作要想取得理想的效果，应严格遵循以下四项基本原则：1）实事求是。督查工作作为辅助上司实施决策的一种工作任务，根本目的在于促进决策的有效执行。*在整个督查过程中，要实事求是，深入实际了解情况，注重实施，不搞花架子。从实际出发，该立的案就立，不该立的案不立；*注重调查研究，全面了解情况。*查处问题要重事实、重证据，反馈情况要真实可靠。*要全面理解和执行督查任务。2）分级负责。督查可以说是一个复杂的系统工程。它的对象和内容十分广泛，覆盖各职能部门，既有为上司和全体员工普遍关注的热点、难点问题，又有带有一定全局性、观念性的问题。督查工作的这种特性以及秘书工作的从属性，决定了它不可能代替部门的工作，只有依靠各职能部门，充分调动各级部门的积极性，实行分级负责，才能真正使各项决策和重要工作落到实处。*从实际出发，该立的案就立，不该立的案不立；*注重调查研究，全面了解情况。*查处问题要重事实、重证据，反馈情况要真实可靠。*要全面理解和执行督查任务。2）分级负责。督查可以说是一个复杂的系统工程。它的对象和内容十分广泛，覆盖各职能部门，既有为上司和全体员工普遍关注的热点、难点问题，又有带有一定全局性、观念性的问题。督查工作的这种特性以及秘书工作的从属性，决定了它不可能代替部门的工作，只有依靠各职能部门，充分调动各级部门的积极性，实行分级负责，才能真正使各项决策和重要工作落到实处。3）全面与重点相结合。*凡须督查的问题，都要认真负责，一查到底，有始有终，达到督查的目的。*凡需各部门报送查处结果的，都要催办，逐项登记，按时查处完毕。*在督查问题很多的情况下，必须抓住重点，即根据上司的决策，围绕中心工作，抓住典型案例，重点查处，以指导和促进全局工作。尤其要注重查处那些影响比较大、性质比较严重却又久拖不决或无人过问的问题。决策要掌握时机，决策的实施同样要掌握时机，讲究时效。督察工作要争时间、争效率，使决策尽快落实。*秘书人员要把时间观念渗透到查察工作的各个步骤中去。*具体事项的催办，强调要按时按质办结；重大决策重要工作的查办，虽然时间长些，但也要按实际情况把它划分为若干小的阶段。*分段规定时限，并及时跟踪检查，分段汇总反映情况，使上司及时得到决策实施的反馈信息，有效进行调整控制。要点罗列：1、无论上司交办的，下属部门请示的，客户反映的或是秘书本身发现的，都需事前请求上司批准，事中请示指导，事后汇报并请求检查，不可独断专行。2、帮助下属部门完成因各种原因未做好的工作，不能挫伤员工的积极性。3、督查工作时首先要深入实际，调查研究、分析事实、找出症结，才有资格提出工作建议。4、秘书在尊重下级基础上督促、检查、帮助下属员工工作，不能隔手包办以免又产生新矛盾。5、秘书督查工作讲求时效，按时按质办好，切不可拖延或半途而废，实在解决不了的问题，及时汇报上司，另出主意。6、上司临时交代的任务，可以随机进行，及时汇报。7、重大的事项先填写事项、内容、目的，操作步骤、负责部门及人员，然后通知原部门，再催办查问或直接调查。有重大疑难及时向上司汇报，汇同领导分析研究出意见，再返回原部门结案处理，最后汇报上司及立卷。行为禁忌：1、以“钦差大臣”自居，下车伊始就呱啦呱啦乱说。2、越俎代疱，隔手包办。3、不尊重下属员工，不维护下属员工威信。4、伙同下属员工虚报、假报。G、安排好值班工作一般的企事业单位都是实行8小时工作制，白天工作，夜间休息，周末双休，但业务联系、信息传递、突发变化都不可能限制在工作时日之内，这就要求秘书值班工作或安排值班工作。值班工作是组成一个公司工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下，联系内外、协调左右的作用，能及时传达和本单位发生的重大紧急事情；能及时反映，及时处理，保证工作顺利进行的作用。非工作时间和节假日，值班工作的这种作用表现得尤为明显。由于值班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或一定程度上来说，值班工作代表了本公司的工作，值班工作的好坏直接反映本公司的精神风貌。a、值班工作的特性值班工作的特性：1）连续性。值班工作的职责范围可宽可窄，值班人员可以轮流，但值班工作从不能间断。2）应急性。完成公司临时交办的事项，这些工作的具体内容，一般都是事先不知道的。b、值班制度和组成形式值班制度是要求值班人员共同遵守的规程或行为准则，才能保证做好值班工作。值班工作具有明显的岗位责任性质，必须建立严格的制度。值班制度应根据本公司的工作性质和具体情况制订，一般有这些方面的内容：值班人员的职责和权限，各项值班工作的程序，值班人员应遵守的规定，交接班时间和方法等。值班的组织形式根据工作需要和人员情况而定。大体上有三种形式：1）设有专门的值班室，或配备专职值班人员，负责本公司的全部值班工作。大型企业一般采用这种。2）工作人员轮流值班，主要做好节、假日的值班工作。普通企业一般采用这种形式。3）专兼职值班结合的形式，即白天有专人值班、晚上由工作人员轮流值班；平时有专人值班，节、假日由工作人员轮流值班。c、值班资料值班资料是做好值班工作之必需，值班人员应具备以下几方面的资料；1）电话表（本），包括经常业务单位、本单位的常用电话，以及秘书电话，有关车站、机场、码头、接待所、新闻单位等单位的电话。登记的电话表（本）应经常核对、整理，有更改的要立即改过来，以免误事。2）了解值班工作涉及的单位，特别是经常业务联系的单位部门设置、员工职责分工、办公地址等情况。3）常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期表等。4）本单位当前中心工作的计划安排、上司指示、开展程度、存在问题等有关资料。5）有关的文件资料。d、值班工作记录值班工作记录也称值班记录，主要由以下两部分组成：1）值班日志*值班日志是将值班过程中接受的任务完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。*值班日志应包括：值班时间、值班人员、事项内容、处理情况。2）值班电话记录。*向上司准备报告、汇报情况。*便于上司批示。*留存备录。3）电话记录应用专用手册，固有格式，内容如下：*来电时间*来电人姓名、单位、职务*接电话人姓名*来电内容*上司批示及处理情况4）电话记录一定要简明、清楚，对人名、地名、数字要认真核对，必要时应用录音电话录音。e、值班工作要求值班工作有时很琐碎，但很重要，因此，对值班人员应有一些基本的要求。1）确立服务思想。即为公司服务，为上司服务，为内部、各部门和客户服务。2）有较高的理论水平和一定的业务能力，值班工作涉及本单位的方方面面，有时要代表本单位处理紧急事情，回答上级的问题，所以一定要熟悉本公司各项决策，熟悉制定决策的依据，熟悉本公司的业务工作，了解业务工作开展情况和目前存在的问题以及解决这些问题的意见和主张，并能熟练掌握现代化通信手段和办公手段，具有较宽的知识面。3）要有高度的责任心和严谨的工作作风及较高的工作效率，值班工作在一定意义上代表着本单位，因此对每项工作一定要严肃认真，头脑清醒，不能轻率处理一件事，不能放过收到的信息中的每一个疑点。要有较高的警惕性和较强的保密观念，严格遵守各项规章制度。4）要有健康的身体和良好的精神状态及较强的应急反应能力。f、交班交接班是值班人员沟通情况