行政准备工作支持流程模板

行政部对总经办工作支持步骤（适适用于各地域域企业、各地百货企业）行政部对总经办服务支持（一）上班前工作准备（责任人__）天天提前15分钟到企业为总经办工作进行准备。工作准备内容：开房门，配有窗户房间，春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。检验办公室内各部位和设备、用具，如存在故障或不正常现象，立即联络维修或采取其它应对方法：饮水机饮用水是否充足。空调是否正常运转。电话座机是否存在故障。照明灯具是否存在故障。绿植是否有枯叶。文件柜、衣柜柜门能否正常开启。屋内卫生情况：桌面、地面、垃圾框、烟缸、每三天查看办公室配发签字笔等文具能否正常使用。杂志架：刊物是否开封、报纸等是否需要清理。沙发、座椅等办公家俱是否完好。打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。有没有天花板、地面渗水、破损等情况。纸巾、打印纸是否需添加。其它需要检验内容（如有其它需要，请各地企业依据本企业实际情况增加内容）_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________（二）商务接待（责任人____）总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。行政部负责搜集、统计本企业周围餐饮（包含咖啡厅、茶楼）场所信息，依据企业实际需要，确定高、中、低级餐厅各3家，作为本企业相对固定商务宴请场所。依据企业实际需要，可和餐厅签定长久合作协议。餐厅情况统计表档次餐厅名称地点菜品风味餐厅环境风格价位（元/人）联络方法高级中等低级咖啡厅/茶楼情况统计表咖啡厅/茶楼名称地点环境风格价位（元/人）联络方法进行商务宴请时依据需要安排车辆接送总经办领导和客人。（如不需要企业司机接送，可安排代驾服务。）其它商务接待类工作（如有其它需要，请各地企业依据实际情况增加内容）____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________行政部对总经办工作支持总经办领导工作日程安排及工作提醒（责任人_）每七天五下午下班前，行政部了解企业总经理下周工作日程安排，填写以下表格，并提交总经理，如一周工作安排发生变动，立即更新此表：一周工作日程安排表时间工作内容工作包含部门备注周一周二周三周四周五行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》，依据实际情况对总经理进行工作提醒。行政部依据《一周工作日程安排表》，提前一天提醒各相关部门配合总经理工作。立即提醒领导参与关键全企业人员参与会议（如新职员介绍会、关键培训）其它需要提醒事宜：________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________差旅安排（责任人___）行政部帮助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，了解日程安排，并填写下表，于出行前一天提报领导。差旅行程表日期时间行程安排地点备注例：.2.110：00－12：00北京－上海航班CA1501移动入住××酒店.2.113：00－17：00会见供给商××会议室.2.117：30－20：00宴请供给商××酒店提醒相关部门准备资料，包含但不限于会议资料、会见企业介绍、会见人员介绍，会同《差旅行程表》提交领导。其它需要提醒事宜：____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________会议组织（责任人___）行政部负责帮助企业总经理召集会议。依据总经理一周工作日程安排表（或总经理临时交办）安排会议。会议准备：在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表：会务工作表会议时间会议地点会议议题参与人员会议统计人需要准备资料、物品或提供会议服务通知参会人员出席会议、通知会议议题（或提醒进行参会准备），并确定是否参与。在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其它准备（提供饮用水、茶点等）。行政部安排人员负责会议统计。会议结束后行政部填写以下表格，跟进会议提出要求落实情况，并在会议召开后一周内向总经理反馈（会议有时间要求，依据时间要求反馈）会议跟进表会议形成要求时间节点要求责任人落实情况未能完成原因文件起草和审核（责任人_）行政部负责帮助总经办关键领导起草文件。依据工作需要起草以下文件：通知总结计划商务信函其它文件______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________（各类文件模板另行提供）文件起草步骤：依据总经办领导要求起草文件——行政部责任人修改文件——总经办领导审核文件——定稿资料、信息搜集汇总（责任人__）行政部负责搜集、整理以下资料提交给总经办关键领导：集团或百货总部公布关键通知。（应于通知公布当日提醒总经办领导查看）帮助总经办领导整理关键用户或合作伙伴名片（每两周整理一次）每个月25日前搜集汇总各部门工作总结和计划，提交总经办领导。各部门月度工作总结表部门本月关键工作内容（不超出五项）本月工作存在不足本月工作优点和本企业、百货总部各部门工作配合是否存在问题各部门月度工作计划表部门