行政部工作模式与流程

行政部工作模式与流程第4页共8页行政部工作模式流程（2017-07-04修订）一、行政部工作职责1、公司规章制度的建设完善和监督执行；2、公司文化建设；负责公司文化的培育、提炼、宣导；3、行政事务管理；负责公司环境改善、文件、档案、绿植、图书等行政类事务的安排；4、资产管理；负责公司固定资产、低值资产的采购、编码、发放、调拨、清理、盘点等；5、公司后勤管理负责水、电、办公设施的维护和管理，负责公司保洁工作的管理；负责员工宿舍、餐厅、停车的管理；6、公司办公自动化管理负责公司办公网络和电话网络的建设与维护；7、成本控制负责公司水、电、办公耗材、交通、通讯等费用的控制；8、安全管理负责公司财产、水电、消防、内部治安安全；员工人身、财产安全的宣导、监督与检查；9、负责办公场地的租赁、装修与环境布置；10、公共关系处理负责公司的对外联络、接待工作；业务关系往来的洽谈。二、行政部人员配备（三）网络管理员岗位职责（1）负责公司所有网络系统的架设、管理与维护。（2）负责公司所有电脑、打印机、投影仪等设备的故障维护与维修。（3）负责公司通讯线路与器材的维护与维修。（4）负责公司门禁卡的制作、发放与管理。（5）负责公司门禁系统、监控系统与考勤系统的维护与维修。（6）负责公司大型活动和会务的音响设备的调试与操作。（7）负责协助公司技术部开展的网络维护等工作。（8）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（9）负责完成领导安排的其他临时性工作。（四）行政后勤岗位职责（1）负责公司公共设施、水电、设备、家具、器材等维修维护工作。标准/技巧：接到维修通知，如没有其它工作安排，第一时间赶到现场进行维修；如正在进行其它工作，根据六点工作优先制安排工作主次；如维修通知的维修没有手头工作紧急重要，及时做好备忘，待手头工作完成后，及时去完成维修。、遇到维修工作超出能力范围时，及时报行政部长，由行政部长负责安排送修或上门维修。遇到需要采购零部件方能完成的维修，及时报行政部长，由行政部长安排采购。（2）负责巡视检查公司办公区域与公共区域用电及消防安全，及时排除安全隐患。标准/技巧：每周检查所有办公区域，重点检查用电线路是否超负荷、损坏等情况；每周检查办公区域及宿舍是否存私接电源、私自使用大功率电器等情况；每周检查公司消防器材是否损坏、丢失；消防通道是否顺畅；每月进行一次用电大检查，重点检查用电线路老化的情况；每月进行一次消防大检查，重点检查灭火器压力值是否处于正常范围等情况；以上检查及时填写检查登记表。（3）负责协助生产设备的安装工作。（4）负责临时性接送客人与外出勤务等工作。（5）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（6）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。（7）负责完成领导安排的其他临时性工作。（五）行政文员岗位职责（1）负责公司各项费用的收集、汇总、统计等工作。标准/技巧：每月5日前完成上月除水电之外的其它费用；每月8日前完成上月所有费用的收集、汇总与统计；（2）负责公司房租、水电、宽带等所有行政费用的付款流程，并及时付款、报销与转账；（3）负责公司员工工牌办理、发放、替换与回收工作。（4）负责公司电话号码的办理、充理与管理；（5）负责公司通迅录的整理与更新。标准/技巧：每月20日前完成通讯录的初步修订，提交人资部修改；每月25日前发布新的通讯录。（6）负责公司邮件、快递及其他文件的收发处理工作。标准/技巧：快递或信件到达公司，统一签收后，及时在《快递登记表》上登记；通过即时通讯工具，通知相应的员工领取快递；员工个人外发快递，须做好登记；因工作需要发加急的快递（EMS或顺风），需走相应的申请流程；每周汇总快递费用，向财务中心交账。（7）负责对公司废品变卖工作的处理跟进工作。标准/技巧：变卖过程中须严格检查核对数量、重量与类别，并签字。保证金款项余额不足时，及时与财务部对接。（8）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（9）部门领导安排的其他相关工作。（六）行政专员岗位职责（1）负责固定资产的管理。（2）负责办公用品、低值资产、易耗品、公司产品的管理。标准/技巧：熟悉各种资产、物料的品种、规格、型号及性能，随时掌握库存状态，设定最低库存量。明确各项办公用品和各类资产的使用用途，严禁挪作私用或损坏。每周二集中采购，结合历史同期使用量，计算采购数量，书写采购邮件提报于供应链中心；采购完成后，及时审核采购单，清点数量、检查品质及规格是否合格，填写《入库单》，并在T6做电子采购入库后，实物入库。办理入库不得隔夜。《入库单》一式三联，一联留存，二联提供采购人员报销，三联财务留存。领出使用：使用部门/人填写办公用品领用表，行政部遵循以旧换新、先进先出的原则发放。每月底，盘点仓库所有办公用品剩余量，计算当月各部门办公用品、耗材领用费用报行政部长。（3）负责公司仓库的管理。标准/技巧：做好库房的安全管理工作，保证库房的防火、防盗及设施安全，及时解决管理漏洞与消防隐患。合理安排库房、库位，预留足够的出入通道、安全距离、安全高度。每周五清理库房，使物料分类排列，存放整齐，数量准确。仓库物料摆放原则：上轻下重，外形对应，先进先出。及时排查将要过期或损坏物料，避免损失。（4）负责公司各项资产、物料的借用及回收。标准/技巧：凡借用公司办公器材、物料，需填写《物料借用登记表》。提醒借用人员爱惜公共财产，回收物品时仔细查验物品，签字入库。借用物资超时未还的，督促归还或续借，不得超过1个工作日未还。借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。（5）负责公司钥匙的管理。标准/技巧：收集所有办公室、会议室、大门等各处钥匙，做到集中管理。保持钥匙编号整齐、有序，不得缺失。办公室搬迁，及时提醒钥匙保管人交回钥匙。每把钥匙丢失上交10元费用补办。重要位置钥匙丢失，责任人负责换锁成本