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文档简介
行政部工作模式与流程第4页共8页行政部工作模式流程(2017-07-04修订)一、行政部工作职责1、公司规章制度的建设完善和监督执行;2、公司文化建设;负责公司文化的培育、提炼、宣导;3、行政事务管理;负责公司环境改善、文件、档案、绿植、图书等行政类事务的安排;4、资产管理;负责公司固定资产、低值资产的采购、编码、发放、调拨、清理、盘点等;5、公司后勤管理负责水、电、办公设施的维护和管理,负责公司保洁工作的管理;负责员工宿舍、餐厅、停车的管理;6、公司办公自动化管理负责公司办公网络和电话网络的建设与维护;7、成本控制负责公司水、电、办公耗材、交通、通讯等费用的控制;8、安全管理负责公司财产、水电、消防、内部治安安全;员工人身、财产安全的宣导、监督与检查;9、负责办公场地的租赁、装修与环境布置;10、公共关系处理负责公司的对外联络、接待工作;业务关系往来的洽谈。二、行政部人员配备(三)网络管理员岗位职责(1)负责公司所有网络系统的架设、管理与维护。(2)负责公司所有电脑、打印机、投影仪等设备的故障维护与维修。(3)负责公司通讯线路与器材的维护与维修。(4)负责公司门禁卡的制作、发放与管理。(5)负责公司门禁系统、监控系统与考勤系统的维护与维修。(6)负责公司大型活动和会务的音响设备的调试与操作。(7)负责协助公司技术部开展的网络维护等工作。(8)负责协助本部门开展的整体工作,支持各岗位突发的紧急工作。(9)负责完成领导安排的其他临时性工作。(四)行政后勤岗位职责(1)负责公司公共设施、水电、设备、家具、器材等维修维护工作。标准/技巧:接到维修通知,如没有其它工作安排,第一时间赶到现场进行维修;如正在进行其它工作,根据六点工作优先制安排工作主次;如维修通知的维修没有手头工作紧急重要,及时做好备忘,待手头工作完成后,及时去完成维修。、遇到维修工作超出能力范围时,及时报行政部长,由行政部长负责安排送修或上门维修。遇到需要采购零部件方能完成的维修,及时报行政部长,由行政部长安排采购。(2)负责巡视检查公司办公区域与公共区域用电及消防安全,及时排除安全隐患。标准/技巧:每周检查所有办公区域,重点检查用电线路是否超负荷、损坏等情况;每周检查办公区域及宿舍是否存私接电源、私自使用大功率电器等情况;每周检查公司消防器材是否损坏、丢失;消防通道是否顺畅;每月进行一次用电大检查,重点检查用电线路老化的情况;每月进行一次消防大检查,重点检查灭火器压力值是否处于正常范围等情况;以上检查及时填写检查登记表。(3)负责协助生产设备的安装工作。(4)负责临时性接送客人与外出勤务等工作。(5)负责协助部门开展的整体工作,支持各岗位突发的紧急工作。(6)配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。(7)负责完成领导安排的其他临时性工作。(五)行政文员岗位职责(1)负责公司各项费用的收集、汇总、统计等工作。标准/技巧:每月5日前完成上月除水电之外的其它费用;每月8日前完成上月所有费用的收集、汇总与统计;(2)负责公司房租、水电、宽带等所有行政费用的付款流程,并及时付款、报销与转账;(3)负责公司员工工牌办理、发放、替换与回收工作。(4)负责公司电话号码的办理、充理与管理;(5)负责公司通迅录的整理与更新。标准/技巧:每月20日前完成通讯录的初步修订,提交人资部修改;每月25日前发布新的通讯录。(6)负责公司邮件、快递及其他文件的收发处理工作。标准/技巧:快递或信件到达公司,统一签收后,及时在《快递登记表》上登记;通过即时通讯工具,通知相应的员工领取快递;员工个人外发快递,须做好登记;因工作需要发加急的快递(EMS或顺风),需走相应的申请流程;每周汇总快递费用,向财务中心交账。(7)负责对公司废品变卖工作的处理跟进工作。标准/技巧:变卖过程中须严格检查核对数量、重量与类别,并签字。保证金款项余额不足时,及时与财务部对接。(8)负责协助部门开展的整体工作,支持各岗位突发的紧急工作。(9)部门领导安排的其他相关工作。(六)行政专员岗位职责(1)负责固定资产的管理。(2)负责办公用品、低值资产、易耗品、公司产品的管理。标准/技巧:熟悉各种资产、物料的品种、规格、型号及性能,随时掌握库存状态,设定最低库存量。明确各项办公用品和各类资产的使用用途,严禁挪作私用或损坏。每周二集中采购,结合历史同期使用量,计算采购数量,书写采购邮件提报于供应链中心;采购完成后,及时审核采购单,清点数量、检查品质及规格是否合格,填写《入库单》,并在T6做电子采购入库后,实物入库。办理入库不得隔夜。《入库单》一式三联,一联留存,二联提供采购人员报销,三联财务留存。领出使用:使用部门/人填写办公用品领用表,行政部遵循以旧换新、先进先出的原则发放。每月底,盘点仓库所有办公用品剩余量,计算当月各部门办公用品、耗材领用费用报行政部长。(3)负责公司仓库的管理。标准/技巧:做好库房的安全管理工作,保证库房的防火、防盗及设施安全,及时解决管理漏洞与消防隐患。合理安排库房、库位,预留足够的出入通道、安全距离、安全高度。每周五清理库房,使物料分类排列,存放整齐,数量准确。仓库物料摆放原则:上轻下重,外形对应,先进先出。及时排查将要过期或损坏物料,避免损失。(4)负责公司各项资产、物料的借用及回收。标准/技巧:凡借用公司办公器材、物料,需填写《物料借用登记表》。提醒借用人员爱惜公共财产,回收物品时仔细查验物品,签字入库。借用物资超时未还的,督促归还或续借,不得超过1个工作日未还。借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿。(5)负责公司钥匙的管理。标准/技巧:收集所有办公室、会议室、大门等各处钥匙,做到集中管理。保持钥匙编号整齐、有序,不得缺失。办公室搬迁,及时提醒钥匙保管人交回钥匙。每把钥匙丢失上交10元费用补办。重要位置钥匙丢失,责任人负责换锁成本
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