办公用品管理流程

办公用品管理流程

1办公用品管理的目的与原则

1.1目的：办公用品管理的目的在于规范公司办公用品申领、选购、保管、

发放及统计流程，有效限制公司办公成本，防止奢侈，实现各部门办公资

源共享最大化。

1.2原则：坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到办

公用品台账清晰，心中有数。

2办公用品申领流程

2.1提出领用申请：每周五前，部门员工依据个人办公用品运用状况，书面提

出办公用品领用申请。申领领原则如下：

♦非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上一

人只能领取一次。

♦易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每

人一月2支签字笔。

♦其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。

2.2申领人审核并汇总：部门申领人于每周五下班前，对部门办公用品申领进

行审核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门办公用品申领，列出申领清单

（见附件2-1）。

2.30A至行政综合部：部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，

于周五下班前通过0A将申领清单传至行政综合部办公用品管理人员。

2.4行政综合部审核并记录：行政综合部办公用品管理人员收到各部门办公用

品申领清单后，进行审核记录。公司无库存的需于周二中午以前选购到

位。

3办公用品选购流程

3.1办公用品拟购清单及申请：行政综合部依据各部门申领清单，结合办公用

品库存状况，理出拟购清单，向行政综合部部长及相关领导提出选购申

请，选购申请包括选购物品、选购数量、费用预算等（见附件2-2）。

3.2签署看法：行政综合部部长及相关领导就办公用品拟购申请签署看法。

3.3询价、比价：行政综合部选购人员应就欲选购物品进行询价、比

价，确定合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性选

购的实惠政策。

3.4交易：行政综合部选购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交

易，对于大件物品，如办公打印纸、维达卷筒纸等考虑供应商送货。

3.5电脑录入，物品入库：行政综合部办公用品管理员将选购回公司的

办公用品就名称、品种、型号、价格、选购日期等进行电脑入库，建立

台帐（见附件2-3）；将选购物品分类入库保管。

4办公用品发放流程

4.1发放物品准备：每周二下午为办公用品发放时间，行政综合部在每周二上

午准备所需发放的物品。

4.2领取办公用品并登记：部门申领人每周二下午前往行政综合部，依据所在

部门申领清单领取办公用品，将收集的己坏已旧办公用品交予行政综合部

办公用品管理者，并依据行政综合部要求予以签字登记（见附件2-4）。

4.3部门员工领取办公用品：部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部

门申领人领取各自办公用品。部门可依据部门规模考虑签字登记。

5办公用品统计流程

5.1每周统计：行政综合部办公用品管理人员在每周的办公用品领取发放过程

中即可就办公用品进行统计，做到账物一样。

5.2每月盘点：行政综合部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，

提前增加库存，削减选购次数，尽可能一月集中选购一次。对盘点过

程中发觉的差异找寻缘由，使账物一样，对盘点过程中发觉的其他异样状

况上报部长。

5.3月统计报表：行政综合部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编

号、物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息（见

附件2-5）。

5.4批阅并签署看法：行政综合部部长对每月办公用品报表进行批阅，发觉问

题签署相关看法。

附件2-1：办公用品申领清单

申领部门申领人申领时间

序号物品名称规格数量用途

附件2-2：办公用品拟购审批表

填表时间:

序号物品名称规格数量预算特殊要求

订购缘由

行政综合部看法

主管领导看法

附件2-3：办公用品台账

编号数量单价入库时间备注

物品

武汉南国置业股份有限公司

附件2-4：办公用品领取登记表

编号物品名称规格数量运用部门领取人领取时间备注

附件2-5：办公用品月统计报表

编号物品名称规格单价月末库存本月领用数量领用物品总