电子邮件及文件管理制度

电子邮件及文件管理制度1.前言本制度的目的是确保公司内部电子邮件和文件的有效管理，保护公司及员工的信息安全，提高工作效率和协作本领。2.适用范围本制度适用于公司全部员工，包含全职员工、兼职员工以及临时工。3.管理原则3.1保密原则：员工处理电子邮件及文件时应严守保密，不得泄露公司机密及他人隐私。3.2知悉原则：员工知悉处理的电子邮件及文件应基于工作职责和权限，并妥当处理相关信息。3.3归档原则：电子邮件及文件应依照规定进行归档，确保信息的可追溯、可检索和长期保管。3.4回复原则：员工应及时回复相关电子邮件，保持沟通畅通，提高工作效率。3.5分发原则：相关文件应依据需要进行必需的分发，确保信息传递准确及时。4.电子邮件管理4.1邮件发送4.1.1员工在发送邮件时，应使用公司专用邮箱，不得使用私人邮箱或他人邮箱发送公司相关邮件。4.1.2邮件主题应明确简洁，内容准确完整，并注意文明用语。4.1.3需要抄送或密送他人的邮件，应经过对方同意后再进行抄送或密送。4.2邮件接收4.2.1员工应及时查收公司邮箱内的新邮件，并逐一处理。4.2.2如遇到无法及时回复的情况，应向邮件发送方说明原因，并给出估计回复时间。4.2.3接收到的垃圾邮件或涉密邮件，应按公司规定进行处理，不得随便打开或传播。4.3邮件归档4.3.1员工应依照公司规定的归档方式和目录结构进行邮件归档。4.3.2归档后的邮件应分类存储，便于查找和管理。4.3.3邮件归档记录应至少保管两年。4.4邮件删除4.4.1对于无需保存的电子邮件，员工应及时删除，释放存储空间。4.4.2需要长期保管的邮件，不得随便删除，应依照归档要求进行处理。4.4.3删除的邮件应进入已删除邮件箱，保存一周后系统自动清空。5.文件管理5.1文件创建5.1.1员工在创建文件时，应选择公司指定的文件格式，确保文件的可读性和兼容性。5.1.2文件应依照公司规定的文件命名规范进行命名，便于查找和管理。5.2文件存储5.2.1员工应将文件存储在公司指定的网络盘、服务器或云端存储中，不得存储在个人设备或私人网盘中。5.2.2存储的文件应依照规定的目录结构进行分类管理，便于查找和使用。5.2.3对于涉密文件，应依照公司的保密政策进行特殊处理，确保信息安全。5.3文件归档5.3.1完成的文件应及时进行归档，确保信息的长期保管和可追溯性。5.3.2归档的文件应依照公司规定的归档要求进行分类保管。5.3.3归档的文件应留下记录，包含文件名、归档时间等信息。5.3.4归档的文件应定期备份，以防止意外丢失或损坏。5.4文件共享5.4.1如有需要，员工可以将文件共享给其他员工，但应基于工作需要和权限进行共享。5.4.2共享的文件应设定合适的权限，确保文件的安全性和完整性。5.4.3共享的文件应定期检查，及时关闭无需共享的权限。6.违规处理对于有意违反本规章制度的员工，公司将依照公司相关规定进行相应的惩罚，包含但不限于警告、纪律处分、工资扣除、解除劳动合同等。7.附则7.1本制度由公司进行解释和修改，员工应及时了解并遵守最新的制度规定。7.2员工对于未尽事宜，可以向上级主管或人力资源部门咨询。7.3本制度自发布之日起正式生效。以上为公