电子化文件与信息管理制度

电子化文件与信息管理制度第一章总则第一条为规范和提升企业的电子化文件与信息管理水平，保障企业数据资产的安全、完整、可访问性，确保企业业务的顺利运行，订立本制度。第二条本制度适用于全部员工、办事处和部门，而且必需遵守。第三条电子化文件与信息管理包含但不限于文档保管、共享、归档、备份、恢复等方面的管理。第二章电子化文件管理第四条电子化文件的管理原则：电子化文件应依据业务需要确定保管期限，并遵守相关法律法规和企业规定的时间限制。电子化文件应采用标准格式进行存储，以确保文件的可读性和完整性。电子化文件应依照文件分类管理，建立统一的文件目录结构和命名规定。电子化文件应实施权限管理，并设立合适的访问掌控机制，防止未经授权的人员访问。电子化文件的紧要操作应留痕，确保操作可追溯。第五条电子化文件的保管员工应依照文件分类和保密等级要求，将电子化文件存储在指定的网络盘或服务器上，并确保安全性和可靠性。员工不得私自将电子化文件存储在个人设备或私人云盘中，不得将企业的电子化文件泄露给未经授权的人员。电子化文件的存储周期依照相关规定进行调整，对于已经过期的文件，应及时进行清理和销毁。第六条电子化文件的共享员工可以依据工作需要，将电子化文件共享给其他员工或相关部门，但必需确保文件的安全性和完整性。共享的电子化文件必需依照权限管理的原则进行访问掌控，未经授权的人员不能访问。共享的电子化文件在需要时应及时更新，确保文件的及时性和准确性。第七条电子化文件的归档依照企业规定的时间周期，对于不再频繁访问或已完成任务的电子化文件，应进行归档。归档的电子化文件应依照分类和时间次序进行整理，建立归档目录结构，并确保归档文件的安全和可读性。归档的电子化文件应设立备份机制和定期检测机制，确保文件的完整性和可恢复性。第八条电子化文件的备份与恢复依照企业的业务需求和信息安全要求，对紧要的电子化文件实施定期备份。备份数据存储在特地的备份服务器中，并采取加密措施和多重备份策略，以确保备份数据的安全和可靠性。对于意外删除、损坏或灾难性事件导致的文件丢失，应及时进行恢复，并在恢复后进行检测和验证，确保文件的有效性和完整性。第三章信息管理第九条信息管理的原则：信息管理涉及到企业的内部和外部信息，应依据信息的紧要性和保密等级订立相应的管理措施。信息管理应遵守相关法律法规和企业内部规定，保护企业的商业秘密和客户隐私。信息管理应建立完善的权限管理和访问掌控机制，防止未经授权的人员取得敏感信息。第十条信息的收集和录入员工在收集和录入信息时，应确保信息的真实性、准确性和完整性。信息收集和录入应遵守相关法律法规和企业内部规定，敬重个人隐私和信息保护原则。信息收集和录入过程中不得泄露或滥用信息，不得将信息供应给未经授权的人员或机构。第十一条信息的存储与传输员工应将信息存储在指定的网络服务器或数据库中，确保信息的安全性和可靠性。信息传输过程中应采用加密和安全协议，防止信息被截获或窜改。信息存储和传输过程中不得泄露或滥用信息，不得将信息供应给未经授权的人员或机构。第十二条信息的使用和共享员工在使用信息时应遵守相关法律法规和企业内部规定，合法、合理地使用信息。员工可以依据工作需要将信息共享给其他员工或相关部门，但必需确保信息的安全性和合规性。共享的信息必需依照权限管理的原则进行访问掌控，未经授权的人员不能访问。第十三条信息的销毁与清除对于不再需要的信息，应及时进行销毁或清除，避开信息泄露或滥用的风险。信息的销毁和清除应依照相关法律法规和企业内部规定进行，确保信息的安全和可靠性。信息的销毁和清除过程应留下相应的记录，以备审核和追溯。第四章责任与监督第十四条企业应设立电子化文件与信息管理的责任人，负责订立、执行和监督相关制度和措施。第十五条各部门和办事处应搭配电子化文件与信息管理的工作，并依照相关要求执行。第十六条企业应定期对电子化文件与信息管理的执行情况进行审查和评估，发现问题及时整改。第十七条对于违反本制度的行为，将采取相应的纪律和法律措施进行惩罚，保护企业的数据资产和信息安全。第五章附则第十八条本制度的解释权归企业全部，如有需要，企业可依据实际情况对本制度进行适当修改和完善。第十九条本制度自颁布之