X行政部门办公管理工具制度汇编

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页目录第4章行政办公管理管控制度 84．1日常接待工作规范 94．1．1客户接待制度 94．1．2参观接待规范 104．1．3前台礼仪规范 124．2行政会议管理管控制度 144．2．1会议管理管控制度 144．2．2会议室使用制度 164．2．3会议设备管理管控制度 174．3文件收发管理管控规范 184．3．1收文操作规范 184．3．2发文操作规范 194．4员工出差管理管控规定 204．4．1员工出差管理管控制度 204．4．2出差报销管理管控制度 214．5印照使用与保管制度 234．5．1印章保管使用制度 234．5．2证照保管使用规定 264．6车辆管理管控制度 274．6．1车辆使用管理管控制度 274．6．2车辆维修保养制度 284．7档案管理管控制度 304．7．1公司档案管理管控制度 304．7．2档案借阅管理管控制度 344．8文书资料管理管控制度 354．8．1公司文书管理管控制度 354．8．2资料借阅管理管控规定 384．8．3资料销毁管理管控规定 394．8．4资料保密管理管控规定 40第5章行政办公管理管控图表 435．1日常接待管理管控图表 445．1．1日常接待事项图 445．1．2来访客人登记表 445．1．3接待工作日记表 455．1．4客户来电记录表 455．1．5来宾接待相关计划表 465．1．6公司参观登记表 465．1．7公司参观许可证 475．1．8公务接待审批表 475．1．9商务接待安排表 485．1．10接待宴请申请表 495．1．11接待宴请记录表 505．1．12接待工作总结表 505．2行政会议管理管控图表 515．2．1会议事项管理管控图 515．2．2年度会议相关计划表 515．2．3年度例会安排表 525．2．4年度会议汇总表 525．2．5会议合适的方案审核表 525．2．6会议安排相关计划表 535．2．7会议议程安排表 545．2．8会议用品明细表 555．2．9行政会议通知单 565．2．10行政会议记录表 575．2．11行政会议纪要表 585．2．12决议事项确认表 585．2．13决议实施管理管控表 595．2．14会议进行检查表 605．2．15会议散会检查表 605．2．16行政会议总结表 615．2．17会议室使用申请表 625．2．18会议室使用登记簿 625．3文件管理管控图表 635．3．1文件管理管控事项图 635．3．2公文接收登记表 635．3．3公文发放记录表 645．3．4文件目录一览表 645．3．5文件印制申请单 645．3．6复印文件登记表 655．3．7资料存放记录簿 655．3．8文件督办通知单 655．3．9公文收发汇总表 665．3．10公文收发会签单 665．3．11文件用印申请表 675．3．12函件接收记录表 675．3．13函件寄送记录表 675．3．14图书资料借阅卡 685．3．15图书借阅登记表 685．3．16声像材料送审表 685．4差旅管理管控图表 695．4．1差旅事项管理管控图 695．4．2差旅事项说明表 695．4．3年度出差相关计划表 705．4．4出差准备费用表 715．4．5出境差旅申请表 715．4．6出差申请审批表 725．4．7员工出差登记表 725．5印照管理管控图表 735．5．1印照风险管理管控图 735．5．2印章样式标准表 735．5．3印章刻制申请表 745．5．4印章使用登记表 745．5．5印章使用申请表 755．5．6印章使用审批单 755．5．7印章管理管控登记表 755．5．8印章使用范围表 765．5．9印章销毁申请表 775．5．10执照使用登记表 775．6车辆管理管控图表 785．6．1车辆管理管控事项图 785．6．2车辆购入申请表 785．6．3车辆使用申请表 795．6．4车辆派出登记表 805．6．5车辆行驶记录表 805．6．6车辆使用日志表 815．6．7车辆维修申请表 825．6．8车辆保养记录表 825．6．9车辆加油记录表 835．6．10车辆使用月报表 835．6．11车辆违章记录表 835．7档案管理管控图表 845．7．1档案管理管控事项图 845．7．2档案存放备查表 845．7．3档案备查索引表 855．7．4档案合适的内容登记簿 855．7．5档案存放明细表 855．7．6档案调阅申请单 865．7．7档案调阅记录表 865．7．8档案调阅催还单 875．7．9档案移转代理卡 875．7．10作废档案焚毁单 875．8资料安全管理管控图表 885．8．1资料安全事项图 885．8．2机密文件备查单 885．8．3资料借阅申请单 895．8．4资料借阅记录表 895．8．5公文签办权限表 895．8．6资料丢失报告单 905．9财产物资管理管控图表 915．9．1固定资产管理管控图 915．9．2低值易耗品管理管控图 915．9．3固定资产台账 925．9．4固定资产申购表 925．9．5固定资产验收单 935．9．6固定资产统计表 935．9．7固定资产变动表 945．9．8固定资产减损单 955．9．9固定资产管理管控卡 965．9．10固定资产调拨单 975．9．11固定资产盘点表 975．9．12固定资产报修单 985．9．13固定资产停用报告 995．9．14固定资产报废详表 1005．9．15低值易耗品台账 1015．9．16低值易耗品需求表 1015．9．17低值易耗品申购单 1015．9．18低值易耗品申领表 1025．9．19低值易耗品盘点表 1025．9．20低值易耗品损耗表 1025．10办公用品管理管控图表 1035．10．1办公用品管理管控图 1035．10．2办公用品需求表 1035．10．3办公用品请购单 1045．10．4办公用品申领单 1055．10．5办公用品发放表 1055．10．6办公用品盘点表 1065．11提案管理管控图表 1065．11．1提案管理管控事项图 1065．11．2员工提案建议表 1075．11．3员工相关项目提案表 1075．11．4公司会议提案表 1085．11．5员工提案汇总表 1085．11．6提案效果评定表 1095．11．7重大提案实施评分表 1105．11．8优秀提案审核基准表 1115．12公关管理管控图表 1125．12．1公关管理管控事项图 1125．12．2公关活动策划表 1125．12．3公关工作相关计划表 1135．12．4公关相关计划检查表 1145．12．5公关活动预算表 1155．12．6公关费用申请表 1155．12．7公关实力调查表 1165．12．8公关危机调查表 1175．12．9公关危机分析表 1175．12．10公关危机预警对策表 1185．12．11公关危机预防责任表 1195．13法务管理管控图表 1195．13．1法务管理管控事项图 1195．13．2法务服务申请表 1195．13．3法律事务登记表 1205．13．4合同合约审定批准表 1205．13．5合同合约风险评估表 1215．14总务后勤管理管控图表 1235．14．1总务后勤管理管控事项图 1235．14．2员工住宿申请表 1235．14．3住宿员工登记表 1245．14．4员工宿舍值班表 1245．14．5宿舍卫生评定表 1255．14．6餐厅卫生检查表 1265．14．7餐厅卫生考核表 1265．14．8餐厅餐具盘点表 1275．15环境卫生管理管控图表 1285．15．1环境卫生管理管控事项图 1285．15．2绿化区域划分表 1285．15．3绿化相关项目相关计划表 1285．15．4绿化质量巡查表 1295．15．5卫生区域划分表 1295．15．6卫生状况检查表 1305．15．7卫生检查评分表 1305．16消防安全管理管控图表 1315．16．1消防安全管理管控事项图 1315．16．2消防器械检查记录表 1315．16．3消防设备检查记录表 1325．16．4突发灾害报告书 1325．16．5安全检查事项表 1335．16．6安全事故报告表 1345．16．7赔偿调查报告表 1345．16．8值班管理管控排班表 1355．16．9值班交接记录表 1355．16．10值班管理管控日志表 1355．17行政人事管理管控图表 1365．17．1行政人事管理管控事项图 1365．17．2招聘费用估算表 1375．17．3人员招聘申请表 1375．17．4应聘人员登记表 1385．17．5招聘录用通知书 1395．17．6员工培训申请表 1405．17．7员工培训相关计划表 1405．17．8培训费用预算表 1415．17．9员工考勤汇总表 1425．17．10违纪处分通知单 1425．17．11员工休假申请表 142第6章行政办公管理管控合适的方案 1446．1日常接待与招待管理管控合适的方案 1456．1．1重要客人接待合适的方案 1456．1．2外地到访接待合适的方案 1466．2办公设备与用品采购合适的方案 1486．2．1供应商选择与确定合适的方案 1486．2．2办公设备采购招标合适的方案 1506．3员工提案管理管控合适的方案 1526．3．1提案评估合适的方案 1526．3．2提案奖励合适的方案 1546．4媒体公关管理管控合适的方案 1576．4．1危机公关合适的方案 1576．4．2公关策划合适的方案 1596．5总务后勤管理管控合适的方案 1636．5．1餐卡发放使用合适的方案 1636．5．2宿舍卫生检查合适的方案 164第7章行政办公费用全面控制 1667．1办公费控制合适的方案与工具 1677．1．1办公费控制关键点 1677．1．2办公费用控制合适的方案 1677．2差旅费控制合适的方案与工具 1697．2．1差旅费控制关键点 1697．2．2差旅费用控制合适的方案 170第9章行政人员能力素质模型与测评 1749．1行政人员能力素质模型 1759．1．1行政人员胜任素质分级定义 1759．1．2总经办人员胜任素质模型 1849．1．3行政部人员胜任素质模型 1869．1．4前台接待人员胜任素质模型 1899．1．5办公事务人员胜任素质模型 191第10章各类行政办公人员绩效考核 19510．1各类行政办公人员绩效考核量表 19610．1．1总经办各岗位绩效考核量表 19610．1．2行政部各岗位绩效考核量表 19910．1．3前台接待各岗位绩效考核量表 20210．1．4办公事务各岗位绩效考核量表 20410．1．5车辆管理管控各岗位绩效考核量表 207附：弗布克已出版图书书目 209第4章行政办公管理管控制度4．1日常接待工作规范4．1．1客户接待制度制度名称客户接待制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为规范接待工作，提高接待水平，本着“热情\周到、规范、节约”的原则，特制定本制度。第2条客户接待分类标准1．A类：公司贵客，指对公司高层的重要客人的接待。2．B类：贵宾接待，指对公司重要客户的接待。3．C类：业务接待，指对营销客户的接待。4．D类：普通接待，指对一般来客的接待。第3条管理管控部门1．行政管理管控部是公司接待客户的主管部门，负责协调公司的客户接待活动。2．公司其他职能部门的客户接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。第2章客户接待管理管控第4条接待人员要求接待人员需真诚热情，注重文明用语，做到规范化服务。前台人员应配合部门业务人员提供周到的服务，原则上根据具体业务事项由相关业务负责人接待。第5条接待场地环境标准1．物品摆放整齐，且表面无灰尘。2．地面干净无污物，空气流通清新。3．室温适宜，灯光合适。第6条接待用品管理管控1．接待用品由部门经理负责把关。2．接待用品采购依照公司的物资管理管控制度进行，由行政部具体实施。第7条接待费用控制事项1．接待规格：根据客户的分类，安排相应的接待方式。详情如下表所示。客户接待费用标准表客户类型接待人员接待费用标准A类客户公司高层____元/人B类客户部门总监____元/人C类客户部门经理____元/人D类客户部门主管或业务负责人____元/人注：销售部门客户接待费用由本部门负责；企业客户接待需填写“业务接待申请单”2．接待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则。3．接待人员在完成招待任务之后须及时（____小时之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。第3章附则第8条行政部对本制度拥有解释权。第9条本制度自公布之日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．1．2参观接待规范制度名称参观接待规范受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为规范参观接待工作，保证参观接待工作有序进行，特制定本规范。第2条参观接待种类参观接待可以分定时接待和临时接待两类，详情如下图所示。先以公文或电话预先约定参观的时间与范围定时接待因业务关系需临时决定来公司参观临时接待团体参观贵宾参观普通参观＋参观接待种类第3条参观接待人员要求1．接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。2．接待人员必须了解企业文化，熟悉公司的发展状况。3．接待人员应仪表整洁、着装职业。第4条参观接待程序规定1．凡欲参观公司者，需事先和本公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。（1）贵宾参观及团体参观接待：由公司核准，并于参观前日将“参观通知单”填送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。（2）普通参观接待：由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送各部门，作为办理接待的凭证。（3）临时参观接待：由各部门经理核准，并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜。3．对于未经核准的参观人员，一律谢绝参观。第5条本规范由公司行政部负责解释。第6条本规范自年月日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．1．3前台礼仪规范制度名称前台礼仪规范受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为规范前台接待的职业形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。第2条适用范围本规范适用于前台接待礼仪管理管控。第2章仪容规范第3条要求员工头发梳理整齐，面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。第4条员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理管控规定》。第3章电话接听礼仪规范第5条电话接听1.接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，×××(公司名称，如果公司名称较长，应用简称)”，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。第6条代接电话1.代接电话时，对方如有留言，应用纸笔记录。2.电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会。第7条做好电话记录前台工作人员在接电话时，要随时记录电话合适的内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点合适的内容：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。第8条礼貌挂断电话通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐吗？”既表示尊重对方，也是提醒对方。谈话结束时，要表示感谢，并让对方先挂断电话。第4章来访接待礼仪规范第9条接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。第10条客人到来进行来访登记后，要立即通知被访者，如需前台接待人员引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势。第11条为来访人员安排接待地点时，应遵循以下原则。1.对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。2.对于贵宾来访，根据接见对象级别安排接待地点。3.对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待。4.对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门进行接待。第12条预约人员到达后，若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如果可能，还应该不时为来访人员更换饮料。第13条如果预约来访人员要找的负责人不在，要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是由本公司人员到来访者单位。第14条未进行预约人员来访时，应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。前台人员经过初步判断后，并不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员进行沟通，最后决定是否安排被访者进行接待。第5章附则第15条本规范的最终解释权归行政部。第16条本规范自年月日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．2行政会议管理管控制度4．2．1会议管理管控制度制度名称会议管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为规范公司会议管理管控，提高会议质量和效率，实现会议管理管控的规范化、制度化，特制定本制度。第2条适用范围公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理管控。第2章会议组织第3条公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。第4条专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开。第5条各车间、部门召开的工作会议由各车间、部门领导决定并负责组织。第6条班组(小组)会议由各班组长决定并主持召开。第7条上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章会议安排第8条为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和合适的内容组织召开。第9条凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排方可召开。第10条行政部每周六应召开全公司例会和各种临时会议，统一编制会议相关计划并装订，分发到公司相关部门。第11条对于已列入会议相关计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司行政部，并经公司相关领导同意。第12条对于参加人员相同、合适的内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。第13条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，行政部有权拒绝安排。第14条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第4章会场纪律第15条开会前分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。第16条会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。第17条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。第18条会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。第5章会议室管理管控第19条会议室由行政部指定专人负责管理管控，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政部提出申请，由行政部统筹安排。第20条会议室的卫生由行政部安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。第21条会议室电子设备的管理管控、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。第6章附则第22条行政部负责本制度的起草工作。第23条总经理负责本制度的核准工作。第24条本制度自发布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．2．2会议室使用制度制度名称会议室使用制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为加强会议室的规范化管理管控，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。第2条公司会议室的使用与管理管控均应参照本制度执行。第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用，行政部将负责协调。第4条会议室由行政部派专人管理管控。各部门若需使用，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排。第5条一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。第7条部门及个人应在所预约的时间到达会议室，如超过分钟未达到会议室，行政部有权对会议室的使用另作安排。第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用单位按价赔偿。第10条会议室的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。第11条会议结束后，使用会议室的人员应及时与会议室管理管控员联系，关好门窗、空调、投影仪和音响设备。第12条本制度由行政部负责解释。第13条本制度自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．2．3会议设备管理管控制度制度名称会议设备管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为加强对会议设备的管理管控，确保会议设备的正常使用，特制定本制度。第2条公司各项会议设备管理管控均应参照本制度执行。第3条会议设备的使用与管理管控1．公司会议设备由行政部统一管理管控，其他任何部门或人员未经行政部主管人员同意，不得接触和使用会议设备。2．相关部门和人员在会议室召开会议时，应爱护室内各项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如确需挪动位置，应在会议设备保管人员的技术指导下进行，否则造成的后果由当事人承担。3．会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的，应及时向行政部报告，分析原因，明确责任，并要求责任人作出赔偿。第4条会议设备的保管与维护1．行政部指定专人负责办公设备的保管工作，当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时，应及时指派其他人员接管。2．会议设备保管人员应定期开展检测工作，一般每周检查一次，并做好检查记录，发现问题及时处理，以确保会议设备正常运行。3．会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。4．会议设备因老化、损耗及其他原因报废时，由行政部提出申请，经专业人员检测后，报单位主管负责人审批，审批通过后方能办理报废手续。第5条本制度由行政部负责制定。第6条本制度自公布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．3文件收发管理管控规范4．3．1收文操作规范制度名称收文操作规范受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为进一步规范收文管理管控工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。第2条收文范围1.外部单位与公司之间关于管理管控、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。2.公司内部公文。第3条收文承办、催办1.承办人员应按要求办理。急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，天应办理完毕，最迟不能超过天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知行政部。2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回行政部。3.收文的催办由行政部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件，要定期进行跟踪检查。4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还行政部。第4条收文整理归档文书人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理管控的规范化要求保存、立卷、归档。第5条收文保密工作1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究部门领导的责任。第6条本规范由行政部负责解释。第7条本规范自颁布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．3．2发文操作规范制度名称发文操作规范受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为规范公司发文管理管控，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。第2条行政部统一负责公司文件的审核、发布工作。第3条文稿起草1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。2.文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门负责人签字后送行政部审阅。第4条会签对于合适的内容涉及多个部门的文件，发文前由拟稿人组织相关部门会签。行政部负责对会签情况进行审核。第5条签发文稿核校无误后，送分管副总和总经理签发。对于一般性业务文件，可由发文部门分管副总签发；涉及公司重要事项的发文由总经理签发。第6条装封、分发和递送1.核送装订好的文件份额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。2.发出文件之前应填写“发文登记表”。第7条文件存档对已印发的文件，发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政部整理归档。第8条本规范的最终解释权归行政部。第9条本规范自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．4员工出差管理管控规定4．4．1员工出差管理管控制度制度名称出差管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了进一步规范公司员工出差管理管控工作，强化成本管理管控意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。第2章出差程序与审核第3条出差程序1．员工出差前应填写“出差申请单”，出差期限由遣派主管视情况需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前无法及时办理，亦应在出差完毕后尽快补办手续。2．拟出差人员将填写好的“出差申请表”送行政部留存、记录考勤。3．拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”，可向财务部暂借相当数额的差旅费。待出差结束后日内结清暂借款项，超过日，财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报销时再行核付。第4条出差的审核1．当日出差：如果出差当日可能往返，一般由部门经理核准。2．远途国内出差：____日内由部门经理核准，____日以上由主管副总核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。3．国外出差，一律由总经理核准。第3章出差费用报销规定第5条住宿费、午餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，午餐费、交通费、交际费不得重复报销。第6条差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，否则一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚。第7条不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行，其他费用标准不变。第8条国内外出差人员在同一城市出差停留____天以上的，自第____天起，住宿费、午餐费按____折给付，特殊情况由总经理审批。第9条若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者，则按相应住宿费标准的一半支付。第10条出差当日返回的不报销住宿费。第4章附则第11条本制度由行政部负责解释。第12条本制度自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．4．2出差报销管理管控制度制度名称出差报销管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为规范员工出差报销管理管控工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。第2条适用范围公司内部所有人员出差费用的报销管理管控均参照本制度执行。第2章差旅费报销管理管控第3条交通费报销1．出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车，原则上应出具运输部门的车船发票。2．对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。3．如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。4．出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。第4条住宿费报销1．出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理管控人员____元/天，中层管理管控人员____元/天，基层人员____元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。2．由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。第5条其他费用1．出差人员的伙食补助费不分途中和住宿，按不同地区差异给予补助；一线城市每人每天补助____元，二线城市每人每天补助____元，三线城市每人每天补助____元。2．市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。可发给午餐补助费，超出市区范围的，发给出差补助费____元/天。第6条外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。第3章差旅费报销有关注意事项第7条凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。第8条车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。第9条出差人员应在回公司后____天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。第10条出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。第4章附则第11条本制度的最终解释权归行政部。第12条本制度自颁布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．5印照使用与保管制度4．5．1印章保管使用制度制度名称印章保管使用制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为保障公司的合法权益，规范印章管理管控，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家的相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。第2条适用范围公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。第3条印章的种类1.正式印章，是指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。2.专用印章，是指公司财务专用章、人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。3.人名用章，是指公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。第2章印章的刻制第4条印章刻制依据1.公司印章、董事会和监事会印章，由公司行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。2.分公司印章，由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。3.公司内部各部门之间的信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经公司领导批准后方可刻制。4.印章不能继续使用的，使用单位应向上级主管部门提出书面申报。第5条印章的规格和材质1.公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质。2.公司专用章(除财务专用章外)和分公司印章，外直径为毫米，圆形，带五角星，塑质。3.分公司人事专用章印章，外直径毫米，圆形，带五角星，塑质。4.财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行。第3章印章的使用管理管控第6条印章使用范围1.公章的使用范围如下。(1)发送正式公文、电函、传真件等。(2)报送或下达各类业务相关计划、业务报表、财务报表等。(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同合约和对外介绍等。(4)签订重要业务合同合约、协议等。(5)颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。2.董事会、监事会印章的使用根据公司章程规定的范围及职权行使。3.分公司和职能部门印章的使用范围是根据公司、分公司的授权用于公章使用范围的部分或全部。4.各职能部门印章使用范围如下。(1)在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。(2)用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。第7条印章使用申请1.使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章使用申请单”，详细写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交给印章管理管控人。2.使用部门印章和分公司印章时，需在“申请单”上填写用章理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交给印章管理管控人。第8条公司印章原则上由印章管理管控人掌握。印章管理管控人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单”上是否有批准人的印章。第9条代理实施用印的人要在事后将用印依据和“用印申请单”交印章管理管控人审查。同时用印依据及“用印申请单”上应有代理人印章。第10条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。第11条常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写“申请单”的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。第4章印章的停用第12条印章合适的内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并交由行政部予以封存或销毁。第13条因印章合适的内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理管控部门在印章停用日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报行政部。第14条印章散失、损毁、被盗时，印章管理管控者应及时向公司递交说明原因的报告书，在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制。第15条除特别需要外，由行政部经理将废止印章保存年。第5章印章的保管第16条公司印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。第17条启用正式印章、人事专用章前，有关部门应将印章保管人员的名单报公司主管部门备案。在印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知公司主管部门。第18条印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录。第19条印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，以及批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。第20条印章保管人员必须认真负责，遵守纪律，秉公办事。印章保管人员如果出现以下行为，将视情节严重程度给予处分，触犯法律的将移交司法机关处理：1.因保管不善造成印章丢失的；2.把关不严，用印后造成重大错误和损失等不良后果的；3.私自留存、使用应予销毁或上交的印章的；4.非法使用印章的。第6章附则第21条本制度由行政部负责最终解释。第22条本制度自公布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．5．2证照保管使用规定制度名称证照保管使用规定受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为加强对公司和分公司证照的管理管控，确保证照的安全和正常使用，特制定本规定。第2条公司所有的证照管理管控工作均须参照本规定执行。第3条证照管理管控部门行政部办公室是公司证照管理管控的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销，以及证照的保管、登记、备案等工作。第4条证照的使用1．使用证照的正、副本原件或复印件时，必须填写“用证、照审批单”，经部门负责人签字后、交由行政部相关负责人、公司主管领导审批，审批通过后方可借用。2．借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整，使用完毕后要及时送还。3．使用、借用复印件时，无需留存的须将复印件归还行政部。4．各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行担保。第5条证照的保管1．证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人承担。2．证照保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，除应立即向主管领导报告外，还应与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。3．证照保管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。第6条本规定由行政部负责解释。第7条本规定自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．6车辆管理管控制度4．6．1车辆使用管理管控制度制度名称车辆使用管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为合理、有效地对公司车辆进行安排，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，最大限度地满足公司业务用车的要求，特制定本制度。第2条适用范围本制度所指车辆为公司的行政办公车辆。第2章车辆使用管理管控第3条车辆使用范围1．公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。2．接送公司宾客和来公司办事人员。3．其他紧急和特殊情况用车。第4条车辆使用程序1．车辆使用实行派车制度。用车需填写“用车记录单”，经本部门经理、行政部经理或主管副总批准后，由车辆主管统一安排。2．司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。3．用车完毕后，司机按实际用车情况进行记录。第5条对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。第6条车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。第7条驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆作基本检查。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。第8条驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家，或作私用，违者将受处罚。经公司特许或返回公司，已逾晚上____点的例外。第9条车辆应停放在指定位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。第10条驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，并于使用后将车辆清洗干净。第11条在不影响公务的情况下，主管副总可酌情满足员工因私用车的要求，但对隐私用车应严格审批。第12条为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用申请单”，并注明“私用”字样，并经相关主管核准后转财物部稽核相关费用。第13条为私人目的借用公车时，若发生事故，导致违规、损毁、失窃等，在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。第3章附则第14条本制度由行政部负责解释。第15条本制度自____年____月____日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．6．2车辆维修保养制度制度名称车辆维修保养制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了加强公司车辆的维修保养管理管控和费用控制，提高车辆完好率，以确保车辆安全、良好的运行状况，特制定本制度。第2条适用范围公司全部车辆的维修保养工作均应参照本制度执行。第3条职责1.行政部经理负责对车辆维修保养服务提供方进行评定和选择，对维修相关项目进行审核。2.车辆主管负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量和维修记录等资料。3.驾驶人员负责及时发现、检查故障，并实施车辆维修保养工作。第2章车辆维修第4条车辆维修程序1.驾驶人员发现车辆存在故障需要进行维修时，应先填写“车辆维修保养单”，经部门领导签字后，向车辆主管提交车辆维修保养申请，申报维修保养的费用预算。2.车辆主管接到“车辆维修保养单”后，对车辆进行故障分析，确定是否需要维修及维修相关项目，并确定维修费用的限额。3.由车辆主管根据车型、维修相关项目确定车辆送修的维修厂家。4.车辆主管确定维修厂家后，应请行政部经理在“送修单”上签字。5.维修结束后，驾驶人员及行政部相关人员应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理性、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。驾驶人员对维修费用的真实性负责。6.将送修车辆开回公司后，由车辆主管进行验收，驾驶人员应将“车辆维修保养单”及“维修清单”及时呈交车辆主管。7.车辆在维修过程中，若发现由于其他问题需要增加维修相关项目或维修费用时，应按照上述程序重新申请。8.车辆主管对维修费用实行统一的月度或季度结算，结算前，车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性，并再次核定费用的合理性。第5条公司车辆的维修，须在指定的修理厂进行。定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模和较高档的正规修理厂。第6条车辆行驶在外发生故障时，驾驶人员应及时向主管部门和车管部门汇报，车管部门或主管部门领导将根据其故障维修的难易程度和费用多少决定修理地点。第7条驾驶人员在修理过程中不得故意多报修车相关项目，或弄虚作假，一经发现将严肃处理。第8条车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或修理费超过元时，应与车辆主管联系，请求批示。第3章车辆保养第9条实行定人、定车、定保养制度，对车辆做到勤检查、勤调整、勤保养，力争做到每天“三段查”，随时保持车辆具有良好的技术性能。第10条车辆必须保持清洁，平时视车辆情况自行清洗，每周二为车辆保养日，在不耽误工作的情况下，必须做到整车全面清洗，并进行例保。第11条做到不超保、不脱保，车辆每行驶公里进行一次保养，行驶公里进行二级保养。第12条办公车辆由办公室指定机动司机负责保养、维修和清洗。第13条车辆保养合适的内容请见《机动车辆保养规定》。第14条因未按照《机动车辆保养规定》认真执行，而造成车辆损坏、报废，乃至发生交通事故的，办公车辆由办公室主任承担领导责任，同时相应负责保养人员承担直接责任。第4章附则第15条本制度由行政部负责解释。第16条本制度自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．7档案管理管控制度4．7．1公司档案管理管控制度制度名称公司档案管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理管控，特制定本制度。第2条适用范围本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理管控。第3条管理管控部门1．文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理管控部门主管同意后妥善保存，文书管理管控部门以影印本归档。2．各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2章档案管理管控第4条文件点收文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2．文件如经过抽查，应有管理管控部门主管的签字确认。3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5．如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第5条文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第6条档案分类1．档案分类应视其合适的内容、部门组织、业务相关项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2．档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。3．同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。4．每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。5．档号的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第7条档案名称及编号1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案合适的内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。2．各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视档案多少及增长情形斟酌决定。3．档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来公司规模扩大或业务增多时，随时增补之用。5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。第8条档号编订1．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2．档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3．档号以“一案一号”为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4．档号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档号填写于档案首页的左上角，左方装订者则填写于右上角。第9条档案整理1．归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第10条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特别规定者外，依下列规定办理。文件保存期限规定保存期限范围永久保存公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书10年保存预算书、决算书、会计凭证、事业相关计划资料、其他经核定须保存10年的文书5年保存期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书1年保存结案后无长期保存必要者备注各种规章由规章管理管控部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第11条档案清理1．档案管理管控人员应定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第12条调卷程序1．各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后调阅。2．档案管理管控人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交于调卷人员。档案管理管控人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理，以备催还。3．在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。4．档案归还时，经档案管理管控人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理管控人员留存备查。第13条调卷管理管控1．借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。2．案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还。4．调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经文书管理管控部门主管同意。5．借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。6．交还档案时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。7．外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本公司总经理批准后方能借阅，但不得将档案带离档案室。8．外单位摘抄卷内档案时应经本公司总经理同意，并对摘抄材料进行审查签章。第3章附则第14条本制度由行政部负责解释。第15条本制度自公布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．7．2档案借阅管理管控制度制度名称档案借阅管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条为了规范档案的借阅管理管控工作，保证档案资料的完整与安全，特制定本制度。第2条公司各项档案资料的借阅管理管控工作均应参照本制度执行。第3条一般情况下，档案材料不可借出。确需要借出时，必须经办公室主任批准，履行登记手续并自觉遵守借阅时间，按期归还。第4条一般档案借阅不超过____天，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案室保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。愈期不还者，按《公司档案管理管控办法》有关规定处理。第5条查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销手续。档案管理管控人员对查阅归还的档案，应仔细清点，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。第6条凡需要摘抄的档案，档案人员对摘抄材料应认真核对，严格把关，并经相关领导批准后方可进行操作。第7条借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案合适的内容，保证档案归还时完好无损。第8条公司档案原则上不对外借出，如因特殊情况必须借出，需由借阅单位负责人递交介绍信，经本公司主管领导签字批准后，方可办理查阅手续。第9条借阅机密、秘密、绝密档案时一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。第10条档案工作人员应热情周到地为用户提供档案使用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事件的发生。第11条本制度由行政部负责解释。第12条本制度自年月日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．8文书资料管理管控制度4．8．1公司文书管理管控制度制度名称公司文书管理管控制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为使公司文书管理管控规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同合约书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理管控。第2章文书制作规范第4条文书的制作要领1．文书合适的内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4．修改请示提案书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第5条文书的署名1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且合适的内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2．对外文书，如合同合约、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第6条文书的盖章1．在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章文书的收发第7条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。1．一般文书予以启封，并分送各部门。2．私人信件直接送收信人。3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第8条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。第9条需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等合适的内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第4章文书的处理第10条普通文书处理1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第11条机密文书处理1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第12条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第5章文书的整理与保存第13条文书的整理与保存1．全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2．员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。3．分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第14条文书的保存年限1．永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2．保存10年文书包括：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3．保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4．保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第15条注意事项1．对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2．如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第6章文书的借阅与销毁第16条各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。第17条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。第18条对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。第7章附则第19条行政部对本制度拥有解释权。第20条本制度自公布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．8．2资料借阅管理管控规定制度名称资料借阅管理管控规定受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为了加强对公司资料的管理管控和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。第2条本规定适用于公司阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理管控。第2章借阅时间第3条资料借阅时间统一为周一到周五8:00~17:00，地点为资料保管室。第4条如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政部经理审批，审批通过后联系资料保管人员办理借阅手续。第5条资料的借阅期限为____天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过____天。第3章借阅规则第6条资料管理管控人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理管控工作。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。第7条公司文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。第8条图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过____天，逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。第9条对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。第10条员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的____倍予以赔偿。第11条资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。第12条凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。第13条资料管理管控人员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。第4章附则第14条本规定未尽事宜，可参照公司相关规定执行。第15条本规定的最终解释权归行政部。第16条本规定自公布之日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．8．3资料销毁管理管控规定制度名称资料销毁管理管控规定受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为规范公司文件资料的回收销毁工作，确保公司信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。第2条职责划分1.行政部办公室具体负责资料销毁工作。2.其他部门配合完成资料销毁工作。第3条资料销毁程序1.资料管理管控人员填写“公司文件资料销毁审批表”交部门主管、办公室主任审核，凡属密级的文件资料，必须由总经理批准方可销毁。2.资料管理管控人员统计、整理经批准允许销毁的资料，认真核对后编制“销毁清单”。3.由总经理或分管副总经理指定两名监销人，在销毁资料前，对拟销毁资料进行认真清点与复核，资料销毁后，分别在“销毁清单”上签字。4.资料销毁工作结束后，资料管理管控人员应及时做好资料的整理、检索调整等善后处理工作，并做好已销毁资料的登记造册、存档工作。第4条需要销毁的内部文件、资料和图表等，应登记造册，一律由行政部组织处理，不得由个人私自处理、销毁，并严禁作为废品出售。第5条对违反本规定造成失、泄密者，要追究其责任，对后果严重者将严肃处理，直至依法追究其相应的法律责任。第6条本规定由行政部负责解释。第7条本规定自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字4．8．4资料保密管理管控规定制度名称资料保密管理管控规定受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了保证公司的整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，特制定本规定。第2条保密范围1.公司重大决策中的秘密事项。2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营相关项目及经营决策。3.公司内部掌握的合同合约、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5.公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6.公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。7.其他经公司确定应当保密的事项。第3条保密级别的划分1.绝密：一旦泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。2.机密：一旦泄露会使公司利益遭受严重的损害，如设计说明书、设计图纸、源代码等。3.秘密：一旦泄露会使公司利益遭受较大的损害，如质量报告、软件修改记录单等。第4条适用范围公司所有人员，包括技术开发人员、销售人员、行政管理管控人员、生产和后勤服务人员等(以下简称为“工作人员”)，都负有保守公司商业秘密的义务。第2章保密管理管控第5条秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。第6条档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。第7条档案室(柜)内一切设备、设施，任何人未经许可不得使用或随意翻动。第8条行政部应定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；对保密文件应专门登记造册，并定期清查，防止丢失和错漏。第9条传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅览，严格控制传阅件的行踪，以防丢失。第10条严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件者，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用“文件调阅单”。第11条对保密合适的内容未经许可，任何人不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。第12条公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部需立即作出相应处理。第13条公司按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议，以维护双方的合法权益。第14条公司工作人员离开公司时，必须将有关本公司的技术信息和经营信息的全部资料(如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等)全部交回公司。第3章密级变更及解密第15条因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交具有相应权限的公司领导批准变更。第16条对尚在保密期内的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交拥有相应权限的主管领导批准解密。保密期届满，除要求继续保密事项外，可自行解密。第4章违纪处理第17条对违反本规定的人员，视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节