工程项目管理中档案资料质量控制概述

第第页工程项目管理中档案资料质量控制概述做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。进行施工文件的质量控制，主要分以下几步：①对照合同、计划及图纸发放情况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；②验核交工记录是否齐全；③验核设计变更是否已全部在施工图上体现；④验核所有资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合规范等。档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法，但在实际的操作中，遭遇的困难也是显而易见的，主要有：由于项目复杂，涉及多套装置或单元同时进行，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；另一方面，项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目，现场任务重，未能尽职做好交工资料的审核工作。制度不健全。资料作为档案的前身，没有一个主管单位，也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序，对设计院的设计出图并没有统一的规定；《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数，并没有规范资料的质量及验核的责任，更没有包括对epc项目中随货资料的管理要求。设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门，造成技术协议归档困难，按协议执行的难度也大。各施工及工程管理单位，大多不重视档案资料工作，一些施工单位无资料员，有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇，在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位（甚至低于招标和计划人员），因而，存在责任心不强、人心不稳的情况，一些资料员干脆就装聋作哑，不认真把关就直接移交档案馆，等档案馆发现问题再来解决……如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制，对国内的工程项目管理来说是一个盲点，广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身，需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理，即使工程管理更结合档案的要求进行，又使档案人员更接近工程、了解工程，减少双方之间的重复工作，虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量，但可通过适当的增员解决；对于专门的项目管理单位、施工单位，应培训档案资料人员，让资料人员同时既是档案专业人员，又是工程或工程管理人员，使之更好地架起档案与工程的桥梁，以确保工程档案的完整、准确，都为较为妥善的办法。而解决的根本还在于：将档案意识灌输给每一位管理者和