电子发票对财务工作的影响

电子发票进入人们视野后迅速成为现代企业经济业务中重要的原始凭证，对财务会计工作产生较大影响。本文从实务角度出发，分析探讨电子发票对企业财务工作带来的影响，并提出相应措施控制其带来的风险，有一定的借鉴价值。

电子发票是指纳税人在购销商品、提供或者接受劳务服务以及从事其他经营活动中，通过税务机关电子发票管理系统开具或收取的加载电子签章、以电子方式传输和存储的凭证。我国在2013年6月开出第一张电子发票，随后在多个地区展开试点。2015年国家税务局公布相关文件，电子普通发票在全国执行。

一、电子发票特征

（一）发票形式无纸化利于保存更环保

销售方以电子形式开具、传输电子发票，购买方以电子形式收取、存储电子发票。全国每年可节约纸质发票近2000亿张，节约纸张约1150万吨，减少大树消耗约84万棵，为保护环境做出了贡献。

（二）信息集中存储留底

开具的电子发票须在线实时或适时向电子发票管理系统传输信息数据并集中存储留底。销售方以合法身份登录系统后能够在完成交易订单的同时开具电子发票，并向客户推送电子发票信息。

（三）促进信息有效利用

取得电子发票的购买方以合法身份登录电子发票管理系统，查询、下载一定期间收到的批量电子发票信息并加以分析和利用。

二、对财务工作积极影响

（一）提升财务工作效率企业信息化水平提升后，电子发票中的相关信息可根据需要自动提取、分析、汇总、整合等，无需财务人员参与二次加工，减少人为因素产生的误差提升工作效率。

（二）简化交易双方发票流转程序

电子发票在交易发生后可迅速生成，销售方通过邮箱或微信、短信等即时通讯工具将发票实时推送给购买方，异地交易中的销售方可有效避免纸质发票邮寄过程中可能造成的遗失等不便情况，购买方亦无需等待发票邮寄时间，加快支付速度。在信息化程度较高的企业，购买方员工在收到电子发票后可直接实时提交至报销系统，负责人可即时获取报销申请信息，并直接在软件上批准。无需逐个找负责人签字，无需现场等待财务审核，出纳待审批流程完善后即可将款项支付到相应账户，有时数分钟就可完成报销工作。相较于纸质发票，电子发票可大大缩短发票报销时间，提高效率。

（三）避免发票遗失带来的不便

纸质发票遗失后可用两联发票中的销售方联次复印件或五联发票的其他联次入账，也可登报后声明作废后重新开具入账。虽然最终不影响交易的支付，但中间需要花费一定的沟通时间和成本，影响工作效率，并且暴露出企业管理中存在的问题，增加财务管理风险电子发票则不然，便于储存留底的特点可以让销售方再次推送，仍可快速完成支付。

三、对财务工作带来的挑战

（一）重复报销问题

电子发票可反复打印成纸质形式，亦可多次上传到系统中，造成一笔业务反复入账，给企业造成经济损失并使财务数据失真。为避免重复报销，企业可以利用Excel建立《电子发票报销台账》进行管理。台账包括但不限于以下内容：发票代码、发票号码、开票日期、价税合计金额、货物应税劳务服务名称等信息。要求员工将电子上述信息填报完整并提交到财务后方可提出报销申请。财务人员将全公司上述信息交叉比对无重复在表格中注明已报销后安排支付。此种方法要求员工填报准确率要高，尤其是发票代码、发票号码等关键信息。若因填报有误，使审核人员查询后认定为重复报销不予支付，反而不利。

对信息化程度较高的企业，可在报销管理系统或者办公系统中开发电子发票管理子系统。报销人将一份电子发票的发票代码、发票号码、开票日期、价税合计金额等信息上传到该系统，从而形成企业电子发票数据库。财务人员审核时，选中待审核票价，系统自动比对。若提示无重复后即可报销，审核人处自动签名;若该份发票已报销，则系统提示重复报销，无法通过审核不予报销。同时系统后台自动记录或财务人员记录该报销人姓名，作为企业内部诚信考评依据记录在案;若员工未上传发票信息，则不能报销。员工在上传时，若提示该份发票已上传，则不能再次上传，亦不能重复报销，即系统达到防止重复报销的目的。为简化操作流程，报销人可扫描发票左上角二维码将相关信息自动录入电子发票管理子系统中。纸质版无法识别时，可扫描电子版二维码或手动填入相关信息到系统中。财务人员可使用扫描枪将二维码扫描到该子系统或手动填入发票代码和号码进行查重审核。该电子发票管理系统可开发手机APP版，方便随时扫描上传。直接扫描二维码可以极大提升上传数据正确率，且速度快，使用方便，目前许多程序都支持。但是建立电子发票数据库仍需要企业作二次开发，需要投入一定成本。

（二）内容的真实性难以辨别

电子发票的相关信息可使用画图软件等工具篡改，尤其是金额，不免有人一时贪念而篡改发票金额。业务量不大的财务人员在审核时，可到国家税务总局发票查询系统辨别真伪，并将查询结果打印出来附在发票后面。业务量大的企业或者对企业内部信用记录不够好的员工，可要求报销人将国家税务总局的查询结果附在后面方可报销，财务人员审核时可对查询结果抽查。

（三）信息安全难以保证

网络环境下开票、推送发票信息在带来方便提高效率的同时，也给某些犯罪分子可乘之机。不法之徒可能通过攻击企业网络系统盗窃财务信息，对企业的财产和信息安全造成极大威胁和隐患。企业IT部門应加强防范措施，修筑隔离墙，保障系统安全。同时严格管理操作者身份，确保登录电子发票管理系统必须身份合法、权限合规，确保电子发票信息仅储存于电子发票管理系统和开票人本地。

（四）企业对电子发票认识待提高

电子发票是“互联网+”下的新产物，随着使用时间的推移，电子发票已经深入到经济业务的各个领域。不论是传统的制造业还是新兴的电商行业，无论是企业之间的交易还是日常消费，电子发票都无处不在，加油、过路过桥、民航、通讯等公共服务行业，餐饮、保险、住宿等生活服务行业的电子发票很常见。然而部分企业包括财务人员仍然对电子发票持保留态度，甚至拒绝报销。国家税务总局公告2015年第84号第三条明文规定：“增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。”《国家税务总局关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》税总发[2017]31号文件又要求进一步加强电子普通发票的推广工作。财务人员应加强对法律法规的学习，财税知识常更新，适应不断改革的财税体制，对工作中遇到的新问题从政策中求得答案。而加强对财务人员进行必要的相关培训，可以使财务人员对电子发票系统及相关业务流程进一步熟悉，控制相关风险。财务人员也需要对企业员工进行培训，让每个人都能认识并熟悉电子发票，提高工作效率。