公文写作知识格式范例讲解

公文写作教程

主讲：魏童龄〔〕

重庆交通大学二00六年八月公文概述

文章乃经国之大业不朽之盛世第一讲公文概念广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己的专用文书。是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力、直接效用和标准体式的文书〔文件〕。狭义的公文，是指国务院办公厅?国家行政机关公文处理方法?中规定的13种行政公文和中共中央办公厅?中国共产党机关公文处理条例?中规定的14种党的主要公文。就是我们常说的法定党政公文。公文的分类公务文书

私务文书

应用文

通用文书

专用文书

交流性文书

记录性文书

行政公文党的机关公文事务文书科技文书如研究报告论文经济/商务文书如合同军事/外交文书如国书法律文书如起诉状答辩状书信短信电子邮件寻人/寻物启事等日记自传等13种：请示，报告，通知等14种公报条例等方案总结简报讲话稿等其它专用文书法规文书办法条例等按使用领域分：通用公文：法定党政公文\事务性文书。专用公文：外交、司法、军事、经济等文书。按行文方向分：上行文：下级机关、部门向所属上级领导机关或指导机关、部门报送的公文。如请示、报告，局部意见等。下行文：上级机关、部门向所属被领导机关或被指导机关、部门发送的公文。如命令〔令〕、决定、指示、条例、决议、规定、批复，多数通知、会议纪要、通告、公告和局部意见和函等。平行文：向平级或不相隶属机关传递的公文。如函、议案〔议案在行文程序、性质方面具有上行文特征〕，局部通知、意见、会议纪要。按涉密程度分：按保密级别有普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文等。根据阅读范围可分对外公开、国内公开、内部使用等。按处理时限要求分：如平急〔党〕、急件、特急、加急〔党〕等。电报有平急、加急、特急、特提等。公文的地位和作用公文在党执政和国家行政过程中处于重要地位：党的机关公文是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具；代表党的意志，传达制发机关的意图，是党的机关实施领导、处理公务的重要途径。国家行政机关的公文是依法行政和进行公务活动的重要工具；代行国家职能，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策与意图。公文主要有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响和约束；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。公文的作用主要有：公布法规;指挥管理;交流信息;宣传教育;商洽协调;凭证依据。也就是说：公文能够逾越时空的限制，有效地传递公务活动所需的信息；公文可用于传达贯彻方针政策和有关指令；沟通上下级机关/单位；发布法规和规章；沟通机关/单位之间的横向联系；教育干部和群众；印证有关事实。公文的作者和公文作者的素质准备决定公文写作能否成功的一个重要因素是作者的主体意识和思维方式。公文作者的角色意识：

作者的代言身份；公文写作是群体化写作；公文作者必须具有法定资格；法定作者与执笔人的关系。

从根本上说，公文写作不是个人化写作，写作立场、写作心态、思维的方式方法，都跟一般文章的写作有着很大的不同。一个作家、一个学者，有着出色的思考能力和良好的文字表达能力，却未必能够写好公文，这是为什么呢？一个不可无视的原因就是他们的角色意识未必能够及时作出相应的调换，他们惯用的思维方式也跟应用文体不相适应。因此，公文作者的角色意识和公文写作的思维方式很重要。公文作者的素质准备公文作者的修养：政策理论修养，业务知识修养，词章文体修养。公文作者的能力：调查能力，信息处理能力，辞章建构能力，把握读者心理的能力。习题：请评改下文：某人在人才市场上谋职，一家公司看中了他，公司人事部给他定了一个会晤的时间，不巧的是这一天他要参加一个重要的考试，不能如期赴约，于是他给这家公司人事部写了一封信。信的内容如下：人事部部长：你好！由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法按期到公司面试，我感到十分失望。我对贵公司非常向往，一直期待能到公司与你面谈。虽然再安排一次见面我觉得不方便，但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。此致敬礼！评改：该信完全从“我〞出发，而不是从读者出发，只考虑自己，很明显他想有面试的时机，但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场，强调对方的利益，可改写为：尊敬的人事部部长：您好！〔改用“您〞〕由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法于6月10日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会晤的那天。〔提到具体考什么课，有时细节是非常有说服力的。〕部长先生，我希望这个变化不会给您带来许多不便，请您接受我的歉意。〔具体的细节会让别人相信你，有礼貌的抱歉会得到谅解。〕您能重新安排一下会晤时间吗？〔这里用一个疑问句，把安排时间的主动权和方便让给对方，表示对别人的尊重和为别人着想。〕毕业考试周在6月12日结束，请您选择6月12日以后的任何时间。只要您觉得方便即可。既考虑到对方的情绪，也考虑了给对方带来方便。这样做就较容易使收信人可能重新定一个会晤时间。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。〞在公文写作中要有读者意识，注重读者利益是让公文到达目的的一个重要方面。巴南本地网规划公文的语言：对一篇文学艺术作品来讲，有一千个读者就可能有一千种审美解读，语言讲究起伏跌宕含蓄委婉。〔顾城诗、寒山寺、上帝等例〕弧线鸟儿在疾风中迅速转向少年去捡拾一枚分币葡萄藤因梦想而延伸的触须海浪因退缩而耸起的脊背远和近你一会看我一会看云我觉得你看我时很远你看云时很近太阳烘着地球像烤一块面包一代人黑夜给了我黑色的眼睛我却用它寻找光明公文语言那么要标准严谨。周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。通过这段文字可认识公文对语言的严格要求。我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干预应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。这段话由于运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显示正义的力量。从措词角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止〞，“保证、尊重、保障〞，“撤除、撤退、取消〞。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止〞对应于侵略行动，“停止〞对应于干预内政，“防止〞对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生错乱。古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。〞公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻那么败坏机关的名誉，重那么给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要到达炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。公文用语有直接性、模式性等特点，要求准确、简明、质朴、得体。直接性例析：坏、讨厌、不要、烦、滚、春秋名落孙山心较比干多一窍，病如西子胜三分一旦春尽模式性。常见模式性语言有：起首语：为了、根据、按〔遵/依〕照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等，多用于表示行文目的、原因、根据、时态、范围、背景情况等；结尾语：特此报告〔通知、函达、函告、函复〕；请审核〔阅〕；此复；此令；现予公布；为盼；尚望函复；请予批准；请审批；请予支持；希〔请〕遵照执行；请认真贯彻执行；当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请予批准等。期请/期复/征询用语：请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用；经办时态用语：经、已经、现将、已将、拟等，用于说明工作处理过程的时态。引述用语：近接、顷闻、欣悉、近悉等，用于引述来文，作为批答行文的依据。表态用语：同意、批准、拟同意、根本同意、原那么同意、照办、按此办理、暂不执行等。递送用语：报、呈、颁发、印发、发布、送等，表示文件递送方向。数字的运用：1.公文中的数字除成文时间、局部结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。结构层次序数：一、〔一〕1.〔1〕2.对数据的表述要正确、科学：倍数、番数的使用：只能用于表增加数字增、减的表达：5—10，增加到〔为、至〕两倍，增加〔了〕一倍；10—1，减少到十分之一，减少了十分之九。确数、约数〔概数〕的表达要准确。说明根本情况、根本动态，对某种趋势作预测、估计时通常用约数。使用以上、以下时要说明是否包括本数。模糊语言的运用：绝大多数、少数

1.准确：用恰当的词语、正确无误的句子反映客观事物的实际情况、本质特征，准确地表达需要传达的内容。准确是公文语言最根本的特点和起码的要求。〔1〕认真辨析词义，恰中选词。①使词义准确、清楚、无歧义。例：“时任〞“没有能源的开发和交通运输业的开展，工业的开展是不可想象的。〞“不可想象的〞语义含混，到底是“根本不可能〞还是“很困难〞，可改为“不可能〞或“很困难〞。“经过全力拼搏，我们公司已根本超额完成了全年的生产任务〞中应去掉“根本〞。公文语言的要求②认真区分同义词、近义词，注意它们在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差异。公文写作必须仔细斟酌词语的细微差异和感情色彩。例：※“优异〞“优秀〞“优良〞，这三个词粗看相近，细看那么有程度的区别。※“鼓舞〞“煽动〞“煽动〞，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。※屡战屡败·屡败屡战。※情有可原，理无可恕·理无可恕，情有可原。※战战兢兢，汗流如注；战战兢兢，汗不敢出。③恰当使用关联词，准确表达复句间的关系。例：该公司领导由于理清了思路，明确了目的，工作更加深入扎实，以致经营管理上进步很快，取得了较好成绩。以致是表因果的关联词，引出的结果带有贬义，可改为因此或因而。假设、条件、选择、并列、递进、转折等常用关联词要正确使用。〔2〕讲究语法和逻辑①句子结构完整，成分搭配得当，词序合理，使表意准确。例：※“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢送。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。〞后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规那么，意义也不明白了。※“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。〞精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡〞，才算通顺。②恰当地使用修饰、限制的词语，句中词语搭配恰当，使句子表意更准确。例：※欢送的人们亲自用掌声…向…致意。亲自限制多余，去掉。※时间紧、任务重、资金困难，但他们克服了这些因素…。因素前应加不利限制。※但凡违反了客观规律的，就可能受到应有的惩罚。可能限制不当，改为一定会。③造句要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。〞团员是青年的一局部，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都根本上纳入了方案轨道。〞“所有〞表示全部，“根本〞表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。另要符合自然和社会规律。如：月黑风高；月明星稀2.简明：公文总是要直接地、迅速地传递某种信息，它的语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。〔1〕删繁就简，禁绝空话、套话；用语精确，一以当十。一把手；上帝〔2〕尽量使用结构简单的句式〔短句〕和结构稳定的概括性词语。〔3〕适当采用文言词语。例如“来函收悉〞四个字，要换成“来信收到，内容尽知〞，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了〞，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？〔4〕适当运用数字、图表,恰当运用节缩、数概、引用等修辞方式。如：全国人大、三个代表。3.质朴：公文语言要让人一看就明白、一听就懂得该做什么、怎么做，而不必去揣摩、推敲。它的语言应该朴实平直、深入浅出、开门见山、明白易懂。如：纸老虎。忌讳华美、造作、卖弄、溢美、虚饰。如，说一个医生医术高明，就说他是“当代华佗〞；医德高尚，就说他是“当代白求恩〞。说某人工作刻苦，就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如：“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓〞，这些都是废话，什么经验也没有，也谈不上文采。4.得体：根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，作到文实相符，内容和形式相统一，表达公文特有的语体风格。注意接受心理。有选择地使用模糊词语和委婉用语。如：感谢记者朋友对中国国防感兴趣。习题：请用公文文本语言的要求评改下文：时间如白驹过隙，一转眼2004年将要过去了，在过去的一年中，我公司经济效益犹如穿云燕子，飞向百尺竿头，比去年大幅度上升，公司上下兴高采烈，喜笑颜开，在新的一年到来之际，我们对去年的工作总结如下：……评改：2004年，我公司经济效益比2003年大幅度上升，现对2004年的工作总结如下：……表达方式：又叫表达方法\表现方法。它是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、说明观点、抒发感情的具体方法与手段表达方式主要有5种：表达、描写、议论、抒情、说明。公文所用的表达方式主要是表达、议论、说明三种。一般是表达、议论、说明三种综合运用。决议中议论成分比较多；通报中叙事的成分比较多。公文的表达：表达就是对人物的行动或事物开展变化过程所做的表达和交代。按表达时间次序的不同，可分为顺叙、倒叙、插叙、分叙四种类型；公文中大局部表达都是顺叙。按详略程度的不同，可分为概叙和细叙两种类型。公文的表达方式决议中提供的事实论据、报告中对事件前因后果的汇报、通报中对先进事迹或错误事实的交代、调查报告或总结中对事件和现象的转达都要使用表达，可以说表达是情况报告、表彰或批评通报、情况调查报告等文种的主要表达方式。其他文种中交代背景，介绍人、事件或单位的根本概况，人物经历、事件经过或开展变化过程以及相互关系，为议论提供事实依据等都要用到表达。表达的人称：以作者本人或作者所代表的群体〔第一人称：“我〞或“我们〞〕的口吻表达，报告、请示，总结用的是第一人称表达；表达者隐藏了自身，读者看不出谁在表达。第三人称表达：表达者似乎无所不知、无所不在，被称为“全知叙事〞下行公文，调查报告大多用第三人称表达。概叙和细叙概叙：在公文写作中，概叙的手法用得比较多。粗略简练、只介绍事件梗概的表达叫概叙，其特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。例如：**年*月*日，校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的座谈会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共**人，收回调研表**份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的成绩和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性的意见和建议。细叙：在公文中运用得不多，只有在表彰或惩戒性的决定和通报中，有时采用细叙。表达的不只是事件的梗概，还有较多的细节。特点是详尽具体、篇幅较长。例如：*年*月*日晚上9时，**区王××在宿舍里插上电炉煮面条，被宿舍管理员李××看到。李××警告说，学生宿舍规定不准私自使用电炉，要王××注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王××的行为。王××刚下完面条，就有人邀他同去看电影。王××在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。公文的议论：议论就是对某一事件或问题发表见解，说明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种表达方式在公文中也有大量运用。论述的水平最能表达公文作者水平。议论有三个要素：论点、论据、论证。在公文中，这三个要素一般都要齐备。公文中的论点都要明确说出，对于作者来说都是自觉的理性认识，是作者提出的观点、看法、主张、见解、态度，它通常以判断的形式表现出来，如“革命是解放生产力，改革也是解放生产力〞，“创新是一个通讯企业的灵魂〞。〔文学作品中的主题或意蕴有时是在作者不自觉的情况下传达出来的，由作者的直觉予以把握。〕论据就是用来证明论点的根据，也就是议论中所使用的材料。包括事实论据〔事实、数据〕、理论论据〔已被实践证明过的、正确的理论，包括科学的原理、定律、定理、公式、论述、格言、警句〕两类。论证是用论据证明论点的方法和过程，就是观点和材料相统一的过程。论证的方法：例证、引证、比照、类比、因果、反证〔反驳〕法等。公文中的议论常采用夹叙夹议、论说结合的形式，正面论证〔立论〕为主、反面论证〔驳论〕为辅，常常简化论证过程。公文的说明：说明是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。说明有事物的说明和事理的说明两大类型。凡以某一个客观存在物为对象的，都是事物说明，如介绍某一组织的历史状况，介绍某一仪器；凡以抽象的概念或科学道理为对象的，都是事理说明，如解释什么是公文、宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。说明是公文的主要表达方式之一，法规性文书、告启类文书常用。说明与表达结合，为表达介绍背景材料和环境，起铺垫作用。总结、简报、调查报告、工作报告等事务性文书中对某些根本情况的介绍，表彰决定、通报等法定公文中对有关人员或单位的介绍等，常常说明与表达相结合。说明与议论结合，用来说明背景、交代情况，提供论据。比方常用数字比照说明来作论据。说明的根本要求是态度必须客观，内容必须科学，表达必须精确〔意义要明晰、精练、准确，不冗繁，不含混，没有歧意〕。说明方法：定义〔简要说明事物的概念或本质属性，讲明事物、事理“是什么〞。如：“本方法所称经纪人，是指…的公民、法人或组织〞“是〞前后项可以互换〕、释义〔对定义、概念作出解释，如“凡侵占…收入，…资金，均属‘小金库’〞〕、分类〔注意分类标准一致〕、举例、比较、引用、数字、比喻和图表说明法等。例：“太阳是太阳系的中心天体，是一颗恒星。其体积是地球的130万倍。〞“假假设太阳是一个足球的话，那么我们居住的地球连个绿豆粒大都没有。〞公文中单独使用说明方式的情况较少，多与表达、议论结合使用，常常多种说明方法结合运用公文的结构文章的结构也称之为谋篇布局。文章的结构实质上是作者思路的表达。公文写作的常用思路：归纳和演绎，总分，因果，比较，递进归纳：从两个以上个别的、特殊的事物或道理的共同属性中，推出同一类事物或道理的普遍性结论的推理方法。它是从个别到全体、特殊到一般的思维方法。公文写作中对某类客观事物共同规律的探讨、对先进经验或错误教训的提炼总结等，常运用这种思路。思路完全归纳法：穷究同类事物中所有个别事物，推出普遍结论。只有少数情况下才能做到完全归纳，故较少用到。简单枚举法〔属不完全归纳法〕：根据某类事物局部对象的概括，推出一般结论。调查报告、总结、情况报告、表彰或处分文稿常用。要注意不要轻易下结论，可选用“一般情况下〞“在一定条件下〞等限制词语，说明相对性，留有余地。不要仅仅注意同类事物的数量或外表相似处，而忽略同类事物的本质属性，使结论偏离事物本质；要注意对重要的归纳对象或结论进一步深入分析，充分考虑时空变化后的情况，使归纳的结论更正确、更深刻。科学归纳法：由某类事物局部对象与某种属性有必然联系，推出这类事物都具有这种属性。它以科学实验和科学分析的结果为主要依据，从研究同类事物的少数对象与某一属性之间必然的内在联系中，从探求现象之间的因果关系中，概括出普遍结论。比简单枚举法可靠，但结论仍要受实践的检验。说理性较强的公文常用。如某地关于国有大型企业转换经营机制的调查报告，就可以通过对该地有代表性的国有企业进行典型调查、科学分析，得出该地国有企业转换经营机制的可行措施。演绎：从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方法。它与归纳的思维方向相反，是从全体到个别、一般到特殊。注意作为前提的一般性结论必须正确无误。常用于说理性较强的公文。总分思路：运用综合和分析两种思维方法所形成的文章思路，在公文写作中最为常见。分析；把事物分成假设干局部，分别加以研究，即由总到分，化整为零。对实体事物就是分解，对抽象事物就是分类剥离就是剖析。综合：把事物各个局部联合起来，从整体上加以考察，即由分到总，集零为整。对实体事物就是组装，对抽象事物就是概括。因果思路：运用探因和寻果的思维方法形成的文章思路。公文写作中，从写作意图和考虑接受心理出发，较多采用由果溯因的思路。比较思路：运用比较和鉴别的思维方法形成的一种文章思路。规划、方案、可行性报告、经济预测报告、决策意见等写作中，较多采用该思路。递进思路：运用递进思维方法形成的一种文章思路。递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重、层层递进，循序渐进，逐步深入的一种思维方式。说理性较强的公文常用。要围绕主旨安排结构，要做到层次清楚，思路清晰，表达“三性〞：完整性〔开头、主体、结尾三局部不可无故残缺，要脉络畅通、首位贯穿。文艺作品却讲究点到为止，采用意到笔不到的写法，留下一些空白由欣赏者来填补〕，连贯性〔各局部之间，在内容上要相互连贯，在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理〕，严密性〔各局部之间要有严密的逻辑联系，前后内容既不能互不相干，也不能互相矛盾〕。例：结构?某市汽车运输公司汽车相撞事故的情况报告?结构安排：事故发生的时间、地点及出事经过抢救乘客、财产经过及现场处理情况

造成的损失事故原因、责任善后工作及采取平安措施结构安排比较恰当，少一局部就不完整，假设假设任意调换内容、把后面局部调到前面局部就不连贯、就会逻辑混乱、不严密。理清线索，确定结构形态。以时空变换为线索——时空结构以情节开展为线索——情节结构以认识〔心理〕开展为线索——心理结构以事物的逻辑关系为线索——事理结构以情节开展为线索——情节结构另外还有蒙太奇结构、程式化结构等形态。公文、经济文书、法律文书等程式化结构形态很明显。它们的结构特点：程式化的结构、一目了然的眉目、严密的逻辑。因此，我们可以找到一些套路。比方经验性总结：一般先概要交代经验产生的背景，接下来简洁而又具体地介绍做法、产生的效果，最后总结全文点名经验的意义或价值。这就是程式。结构的根本形式1.横向组合结构：或按事物的组成局部展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属展开。〔1〕简单列举式：围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。法规、规章及合同等常用。〔2〕总分并列式：辐射式地展开结构，并列的各局部按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。公文常用。例如专题总结?某大学学生假期参加社会实践取得成效?：了解社会，认清了大好形势学习社会，找到了做人差距效劳社会，明确了学习价值大学生利用假期参加社会实践是自我教育的一种好形式2.纵向组合结构〔1〕直叙式：或按时间先后为序，或以事情的发生、开展或变化过程为序。〔2〕递进式：按事理的展开或认识过程的深化安排结构。或叙事--说理--结论，或提出问题--分析问题--解决问题，由浅入深层层推进。重点在解决问题或结论局部。例如发布指示、布置工作的通知?某人民政府关于严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知?：提出问题：我市加工销售注水猪肉的不法行为十分猖獗--分析问题：危害极大，侵害群众利益，破坏川猪声誉，扰乱市场正常秩序--解决问题：采取有力措施，坚决打击加工销售注水猪肉的不法行为〔统一认识，加强领导；齐抓共管，综合治理；加强舆论、群众监督；严禁加工、贩运；严禁经营、销售；认真检查，从严惩办；形成制度，长期坚持〕。3.纵横交叉结构：或是以纵为主，以横为辅；或以横为主，纵为辅。如上例?通知?以纵为主，而解决问题局部是以横向结构组合材料。结构的根本内容1.标题：题好一半文。〔1〕公文式标题：发文机关+事由+文种〔2〕新闻式标题：简报、总结、调查报告等事物文书常用。分为单标题〔说明式/直陈式、提问式、警句式等〕、双标题〔一般正题突出文章中心，副题/眉题说明文章内容及文种〕。例：先挖渠后放水扶上马送一程/武钢体制改革静悄悄收实效/顺利剥离七万职工效率大幅度提高〔3〕论文式标题：以论题或论点为标题。调查报告和学术论文常用。如：宏观调控是市场经济体制的内在要求〔4〕四项式标题：单位+时限+事由〔项〕+文种，由公文式标题变通而成。方案、总结及法规、规章常用。如：某公司2005年职工培训工作总结2.开头：开门见山、下笔入题、起句发意，不能“曲径通幽〞。或概述情况，或说明根据，或介绍目的，或交代原因，或说明观点，或说明态度，或提出问题，或慰问祝贺，或引述来文。常见体式：〔1〕根据式〔缘由式〕：在开头说明制发公文的根据、目的、意义，比方根据上级文件、领导指示、有关规章、现实情况等。这类开头一般用“根据〞“遵照〞“按照〞“为了〞等词领起，如：根据?国务院关于进一步调整国务院部门〔单位〕所属学校管理体制和布局结构的决定?〔国发〔1999〕26号，以下简称?决定?〕，除教育部以及外交部、国防科工委、国家民委、公安部、海关总署、民航总局、体育总局、侨办、中科院等部门和单位继续管理其所属学校外，国务院其他部门和单位原那么上不再直接管理学校。为贯彻落实?决定?，现提出如下实施意见。〔2〕撮要式〔表达式〕：开头简要介绍对象的情况，或简要表达公文所指向的主要事实，或简要概括文章的根本内容和中心观点，然后在此根底上展开主体局部的表达。例1：自1995年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中，各项改革和建设事业取得了巨大成就，涌现出了大批品德高尚、成绩显著、奉献突出的先进模范人物。为有利于调动全国人民建设有中国特色社会主义的积极性，全面完成党的十五大提出的各项任务，国务院决定，2000年“五一〞国际劳动节前后召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会。现将有关事项通知如下：例2：新中国成立50年来特别是改革开放以来，我国高等教育的改革和开展取得了令人瞩目的成就。在21世纪，高等教育肩负着伟大而又荣耀的历史使命，应该也必须有更大更快的开展。但是，当前高等学校后勤效劳模式落后、后勤社会化改革滞后、后勤负担沉重的状况，已经成为制约高等教育开展的“瓶颈〞因素。因此，进一步推进并尽快完成高等学校后勤社会化改革，关系到今后我国高等教育工作的全局，具有重要而深远的意义，任务艰巨，时间紧迫。3.结尾有以下三种根本类型：〔1〕提出要求。安排工作的指挥性下行文，通常要在最后提出贯彻执行的要求。〔2〕展望未来。通常推广经验、通报情况的公文，在最后要展望前景，提出希望。〔3〕期复请求。请示、议案之类的呈请性公文，在最后一般都要写明期待批复或期待通过的请求。4.层次和段落层次：又称“局部〞“大段〞“逻辑段〞等，是小于篇、大于段〔有时也可以等于段〕的结构单位。公文的层次安排，有两种根本形态：一种是并列式，一种是递进式。段落：就是我们平时所说的自然段，它是小于层次〔有时也会有一个段落自成一个层次的情况〕大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。段落的划分需注意三点：保持段意的单一性。注意段意的完整性。段落安排要长短适度。5.过渡和照应过渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换；过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下〞，或出现在下层下段开头用以“承上〞；用关联词语过渡，常用的词语是“因此〞“但是〞“然而〞“总之〞“综上所述〞等等，一般出现在下层或下段起首。照应：就是文章前后内容之间的照顾和照应。常见形式：首尾照应：就是结尾照应开头。如开头说“为……制定本规定〞，结尾要求“本规定从×月×日起施行〞。序列照应：将文章内容按照排定的序列依次表达时，序列的外部标志之间会产生前后照应。如“首先……其次……最后……〞，就是文章序列的外部标志，人们读到“其次〞时，不可能不回想一下“首先〞的内容，读到“最后〞时，对前面的假设干层次都会有所回忆。还有“第一……第二……第三……〞，“一、二、三〞等序码标志，都会起到这样的照应作用。序列照应不得出现错漏的现象。注释性照应：前文出现的一些概念无暇解释，可以在文末安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回忆前面的内容。例：?监察机关实行回避制度暂行方法?的第十一条，就对前面涉及的“近姻亲〞“三代以内旁系血亲〞“近亲属〞“拟制血亲〞四个概念的含义进行了解释。公文文本的内在结构模式常见的有三种：〔1〕“凭-事-断〞：是党政公文和方案、总结等事务文书根本的内在结构模式。“凭〞：为“事〞的根据和目的，为“事〞提供依据，增其权威性、严肃性，主要是：①公认的法规、法令、政策及政策性理论，常用“根据……特作如下……〞句式；②行文的目的，常用“为了……特作如下……〞。“事〞：具体的事项或事实。“断〞：在“事〞的根底上提出“要求〞或“希望〞。〔2〕“事-析-断〞：是事务文书中的调查报告、公文中的一些通报等使用的文本模式。是表达和论证相结合的模式，把事的原委、过程表达出来，作为析的对象和断的依据。模式中的“事〞一般不写具体事项，而是概述性的对情况进行表达，而“析〞那么是针对“事〞作原因分析，不一定有完整的论证过程，也不作理论延伸。“断〞不是在“事〞的根底上作出结论，而是针对“事〞和分析的结果，提出某些建议〔或发出号召〕。〔3〕“断-事-析〞：主要是法律文书中的诉状文书使用的一种文本结构模式。“断〞是根据事实得出的诉讼请求和结论，“事〞是事实，是对断的支撑，起论证作用。“析〞是以某种法律条文为依据对所述事实进行分析，证明断的正确性。公文的主旨和材料公文的主旨公文的主旨必须做到正确、鲜明、集中。1.正确：符合党和国家的路线、方针、政策，国家的法律、法规，符合客观实际，能反映事物的本质和规律。要求作者吃透两头，即政策和实情；要正确思维。(沙区酒吧大学生)2.鲜明：主旨的表达要清楚明白。主张什么，反对什么，要求什么，希望什么，有什么意见和建议，都要确切表述、观点明确、态度明朗。不能像文艺作品的主旨那样含蓄隐晦、深藏不露。〔3G；文艺：作者未必然读者未必不然；踏花马深藏寺〕3.集中：公文要求内容单一，一文一事，其主旨就应该集中单一，一文一旨，要单纯明确、不枝不蔓；不能零乱分散。〔通信3G业务开展规划。文艺：一千个读者一千个哈姆雷特；红楼梦〕主旨确实立：1.领会写作意图，按照党和国家方针、政策和法律、法规确立主旨。2.研究全局情况、抓住事物本质，按照客观实际情况确立主旨。主旨的提炼，主要基于对材料的分析。先数量分析、再进行质的分析，就事物，分析其产生的原因，存在的意义、产生的影响，区别于其他事物的特征，其发生开展及其规律，内部构成的要素及其关系，分析其主次，分析其开展规律；就现象分析其本质，就偶然分析其必然，就局局部析其整体，就形式分析其内容，就某一行动分析其动机、效果、经验、教训，就多种方案分析其最正确选择…。分析的过程主要由：分析、比较、区别、抽象、概括、归纳演绎组成，根本的方法有：矛盾分析、因果分析、历史分析、比照分析等常用。公文的材料公文写作材料大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章。公文的材料要求：真实、切题、典型、新颖。1.真实：公文的材料和主旨一样，都必须实事求是，经得起实践和历史检验。写进文章得材料必须准确无误，确保真实，防止以下几种情况：〔1〕凭空编造，合理想象。〔2〕道听途说，以讹传讹。〔3〕移花接木，任意拔高。〔4〕以偏概全，一叶障目。〔5〕片面绝对，自相矛盾。〔6〕引据失实，数据失真。2.切题：根据主旨的需要选择材料，选择的材料要准确地说明主旨。选择能突出、明确、具体地说明主旨或观点的材料，不选与主旨无关的材料，做到观点材料一致。3.典型：材料贵在精，不在多。要选择同类事物中最有代表性、最能揭示客观事物本质的材料。4.新颖：选用那些反映客观事物的开展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，答复现实生活中人们最关心的、最迫切的新问题的新人、新事、新成果、新数据、新经验、新思想等材料。公文写作材料的采集:目标性〔按图索骥〕，专业性〔司法现场勘验、道路勘察；人流量调查：交通规划、市场营销〕，客观性〔事实材料人、事、时、地、因、果、细节、数据都不能错，理论材料要有出处，文艺从审美角度：比方观察人，注意一个动作“低头的温柔〞，独特个性“笑先闻〞而忽略其他〕材料的选择：点面结合〔典型材料反映深度，全局材料表达广度〕；比照说明〔选用今昔、新旧、优劣比照的材料〕；正反对立；现实材料和历史材料结合；定性材料和定量材料结合。材料的加工和处理：概括材料，以少胜多；浓缩材料，去粗取精；截取材料，删繁就简。材料的组织：合理安排材料务求观点和材料统一。先亮观点后举材料；先列材料后摆观点；边摆观点边列材料。第二讲法定党政公文写作行文有道令行禁止按发文机关所属组织系统分：行政机关公文13种：命令〔令〕、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。法定党政公文种类×××文件交大﹝2005﹞9号标题主送单位正文二〇〇五年×月×日主题词:XXXXXX抄送：XXXXXXXXX***办公室x年x月x日印发法定行政公文版式例文评析常用法定党政公文写作

〔一〕国家行政机关公文处理方法

〔二〕中国共产党机关公文处理条例

〔三〕国家行政/党的机关公文格式

〔四〕常用法定党政公文写作国家行政机关公文处理方法〔国务院2000年8月24日发布2001年1月1日起施行〕第一章总那么第一条、第二条、第五条、第六条、第七条、第八条略。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理〔立卷〕、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：〔一〕命令〔令〕：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。〔二〕决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。〔三〕公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。〔四〕通告：适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。〔五〕通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。〔六〕通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。〔七〕议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。〔八〕报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。〔九〕请示：适用于向上级机关请求指示、批准。〔十〕批复：适用于答复下级机关的请示事项。〔十一〕意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。〔十二〕函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。〔十三〕会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。常用法定党政公文写作

1．通知的写作通知是运用最为广泛的公文〔下行文，也可平行〕，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。?国家行政机关公文处理方法?规定通知的适用范围是：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。中国共产党机关公文处理条例?规定通知的适用范围是：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。通知的功能是最为丰富的。可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部、人员等等。通知主要有以下几类：发布指示的通知：发布指示、布置工作。但凡需对某一事项进行处理、对某问题作出指示，又不适合用命令、决定、指示等行文的时候，即用通知发布。如?教育部、国家开展改革委、财政部关于做好2003年学校收费工作有关问题的通知?〔教财〔2003〕4号〕，?教育部办公厅关于做好独立学院本科专业清理备案工作的通知?〔教高厅〔2004〕22号〕。这类通知跟指示、意见的写法比较接近。印发规章的通知：除重要的法律性文件用命令公布之外，有关法规、规章及重要讲话〔包括条例、规定、方法、细那么、方案等〕，都适合用通知颁发或印发。如人事部?关于印发〈人事争议处理办案规那么〉和〈人事争议仲裁员管理方法〉的通知?〔人发〔1999〕99号〕、?教育部等部门关于印发陈至立国务委员在全国治理教育乱收费工作电视会议上的讲话的通知?(教监〔2004〕6号)等等。这类通知的正文局部通常十分简短，如(教监〔2004〕6号)的正文：2004年3月1日，教育部等七部门召开了全国治理教育乱收费工作电视会议。陈至立国务委员在会上作了题为?再接再厉真抓实干深入治理教育乱收费?的重要讲话。现将陈至立国务委员的重要讲话印发给你们，请认真贯彻落实讲话精神，切实做好治理教育乱收费工作。有时还可以更简短，由发布对象、发布决定、执行要求组成。如?关于印发〈重庆交通学院信息管理方法〉的通知?的正文：现将?重庆交通学院信息管理方法?印发给你们，请遵照执行。该类通知是复合体公文，被发布的规章附在通知之后，但不作为附件处理，而是正件的组成局部。标题中法规规章要打书名号。批转、转发文件的通知：将某一下级机关报来的文件〔主要是建议性报告或工作报告〕转发给有关下级机关，叫做“批转〞。将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来的文件〔主要是指示、意见、通知等〕转发给下级机关，叫做“转发〞。批转、转发文件的通知的正文有时十分简短，如?国务院办公厅转发教育部等部门关于2003年治理教育乱收费工作实施意见的通知?的正文：教育部、国务院纠风办、监察部、开展改革委、财政部、审计署、新闻出版总署?关于2003年治理教育乱收费工作的实施意见?已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。批转、转发类通知主要由转发对象、转发决定、执行要求等三个局部组成。但这类通知的正文并不总是这样简短，如?国务院关于批转全国物价大检查总结报告的通知?一文，在批转对象和批转决定表述完毕之后，还对时代背景、现实状况、性质意义、原那么要求、根本任务等方面的内容进行了说明和论述。晓谕性通知：这类通知一般只有告知性，没有指导性。其用途较为广泛，机构、人事调整，启用、作废公章，机构名称变更，机关隶属关系变更，迁移办公地址，安排假期等，都可使用这种通知。如?国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称的通知?，?**关于成立平安工作领导小组的通知?，?重庆交通学院关于国庆节放假的通知?。任免或聘任通知：任免领导干部的职务，聘任有关人员，根据职务的重要程度的不同，可分别采用不同的文种，最高可用任免令，其次可以用决定，通知使用最广泛。任免通知，只需写明什么会议决定或文件精神，任命〔聘任〕什么人担任什么职务，免去什么人的什么职务即可，不必说明原因。会议通知：既可用于下行，也可用于平行。一般包括如下内容：召开会议的时间、地点以及会议的名称；会议的中心议题和主要程序；对与会人员身份的要求；对与会人员会前准备工作的要求；报到时间、地点及联络人；其他需要事先说明的事项。通知的写法通知标题和主送机关：通知的标题：一般采用公文标题的常规写法，由发文机关＋事由〔主要内容〕＋文种组成。如?中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国〔境〕旅游的通知?。也可以省略发文机关，由事由〔主要内容〕＋文种组成。如?关于印发〈重庆交通学院信息管理方法〉的通知?。有时候周知性通知可以只有文种组成，但不正式。印发类通知，所发布的规章等名称要出现在标题的主要内容局部，规章要使用书名号。批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。比方?国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知?的标题中就没有用书名号将原文件名括起来。通知的主送机关：通知的发文对象比较广泛，因此主送机关较多，要注意主送机关排列的标准性。如人事部?关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知?的主送机关：各省、自治区、直辖市人事〔人事劳动〕厅〔局〕、监察厅〔局〕；国务院各部委、各直属机构人事〔干部〕部门、监察局〔室〕：通知的正文通知缘由：如发布指示、安排工作的通知，这局部的写法跟决定、指示很接近，主要表述有关背景、根据、目的、意义等。晓谕性的通知，也可参照此写法。一般表述可根据与目的相结合的开头方式，也可采用“为了〞领起的“目的式〞开头方式。批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头局部，一般也不交待缘由，可直接是“现将…〞。通知事项：这是通知的主体局部，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一局部中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知，有时需要列出新成立组织的成员名单以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。执行要求：发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一局部。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾局部。例文：教育部办公厅关于做好独立学院本科专业清理备案工作的通知〔教高厅〔2004〕22号〕各省、自治区、直辖市教育厅〔教委〕，新疆生产建设兵团教育局：

根据?中华人民共和国民办教育促进法?及教育部?关于标准加强普通高校以新的机制和模式试办独立学院管理的假设干意见?〔教发〔2003〕8号，以下简称?意见?)等文件精神，本着“……〞的原那么，在继续推进独立学院试办工作的同时，为切实加强管理，不断标准办学行为，确保独立学院稳定、健康开展，经研究，决定对独立学院已招生的本科专业进行清理、备案工作。现将做好独立学院本科专业清理备案工作的有关事宜，以及今后独立学院专业设置管理工作的意见通知如下：一、工作范围

1．独立学院是专指根据?假设干意见?规定经我部确认批准的、由普通本科高校按新机制新模式举办的本科层次二级学院。2．备案专业为独立学院在2004年及以前举办的本科专业。未经备案的专业，2005年不得招生。

二、工作程序1．独立学院将已招生的本科专业，按照?高等学校本科专业设置规定?的有关要求，认真填报?高等学校增设本科专业申请表?，……。三、工作要求4．各省级教育行政部门于*年*月*日前将属地内所有独立学院本科专业设置情况，参照?高等学校本科专业设置规定?中的本科专业设置备案表的格式式样填写备案表〔Excel格式的电子版文件，请发送至〕，连同……报我部备案。四、从2004年开始，独立学院增设、调整本科专业一律……五、从2005年开始，我部将组织专家分期分批对独立学院的教学工作进行评估。

六、请各省级教育行政部门将本通知发至所在地独立学院及独立学院申请者。教育部办公厅(印)二00四年九月二十二日习题：请代某高校以会议主办者的名义拟制召开“××学术研讨会〞的会议通知。关于召开中国西部地区桥梁建设学术研讨会的通知

××大学：为提升西部桥梁建设水平、促进桥梁工程学科的建设和开展、促进桥梁科学研究和人才培养，中国公路学会、重庆交通大学、重庆交通科研设计院共同主办“中国西部地区桥梁建设学术研讨会〞，特邀请贵单位专家参加。现将会议有关事项通知如后：一、“中国西部地区桥梁建设学术研讨会〞定于2004年11月27——28日在中国·重庆·重庆交通大学学术交流中心召开。二、会议主题是西部地区桥梁建设××××。特邀请中国科学院院士××、××，中国工程院院士××、××，就西部地区桥梁建设×××、×××等问题做主题学术报告，邀请重庆市、四川省、云南省等西部省区交通主管部门负责人介绍本省区桥梁建设和管理工作的现状及存在的主要问题、急需解决的关键技术难题等，从与会专家学者提交的交流论著中遴选代表性作品、请作者在大会上做交流发言，会议期间组织专家学者实地参观考察重庆市桥梁建设、科研、学科建设，会议主要议程附后。三、请贵单位从事土木工程学科科研、教学或工程技术实践的专家学者1-3人参会，与会专家可带1名研究生参会；与会人员需提交交流论文至少1篇，于11月11日前将论文并参会回执〔见附件〕填写好后发至。四、请参会人员于11月26日到重庆市南岸区××大酒店报到。联系人：王××、李××，联系：×××，：×××，邮箱：。五、参会者每人需交会务费800元整〔含会议期间住宿、餐费〕。会议时间、报到地点如有调整会务组将及时通知。附件：1.××××××××2.

××××××××

中国公路学会重庆交通大学重庆交通科研设计院二00四年十月十二日2．请示的写作请示是党政机关都广泛应用的一种上行公文。?方法?规定：适用于向上级机关请求指示、批准。?条例?规定：用于向上级机关请求指示、批准。请示的特点：期复性：要求受文机关/单位回复〔批复〕；一般不得越级请示，确需越级，要同时抄报给被越过的直接上级机关；单一性：一文一事、一事一报；针对性：必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件/问题，不得动辄就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上是把矛盾交给上级、自己却躲避责任的表现；时效性：所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，给上级决策研究的时间，否那么就有可能耽误解决的时机。上级也会注意及时的批复。请示可分两类：一种是请求指示的请示：遇到新情况、新问题，无规可依、无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示；对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释和说明；与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。一种是请求批准的请示：请求批准有关规定、方案、规划；请求审批某些工程、指标〔人、财、物的审批或调配，基建工程、人员编制、设备物资购进指标等审批等〕；请求批转有关方法、措施等。请示的写法标题：由发文机关+事由+文种构成，如?重庆交通学院关于更名重庆交通大学的请示?；或由事由+文种构成，如?关于申请博士学位授予权的请示?。主送机关：就是负责受理和答复请示的机关。要注意三点：主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关。只能主送上级机关，不能送领导者个人。不得越级请示。正文：由开头、主体、结语三局部构成。开头：主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这局部要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。一般用“现将***问题/事项请示如下〞引起下文。内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。主体：是说明请示事项的局部，也是请示最核心、最重要的局部。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。如果请示内容十分复杂，可以在条款之上分列假设干小标题，每一小标题下再分条列款。结语：请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否，请批示〞，“妥否，请批复〞，“当否，请批示〞，“以上请示，请予审批〞等等。例文1：关于制作特色信封的请示例文2：××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵中成药所需犀角来源问题的请示××市外贸局：犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品来源有以下方面：一、市首饰公司在本市及外阜可收购局部犀角及犀角制品。二、……三、……为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经研究意见如下：一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。二、考虑目前进出口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格人民币结算。以上意见当否，请审核批复。

××市土畜产进出口公司〔印章〕×年×月×日例文3：××市××局关于成立老干部办公室的请示××市政府：随着干部制度的改革和时间的推移，我局离退休干部日益增多，截止目前已达65人。由于没有专门的管理效劳机构和工作人员，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到妥善解决。为了使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟成立老干部办公室。现将成立老干部办公室的几个问题，请示如下：一、老干部办公室的主要职责是做好离退休干部的管理效劳工作。具体任务是：〔一〕组织离退休干部学习党的方针政策，使他们了解党和政府的大事，了解新形势，跟上新形势。〔二〕定期召开离退休干部座谈会，交流思想。〔三〕开展力所能及、丰富多彩的文体活动，增进离退休干部的身心健康。二、老干部办公室的编制及干部调配等问题，具体意见如下：〔一〕老干部办公室直属我局领导，拟设处级建制。〔二〕该办公室拟设行政编制五名，其中主任〔正处级〕一名，副主任〔副处级〕一名。编制由局内调配解决。办公室经费由局行政经费中调剂解决。以上请示妥否，望批复。××市××局〔印章〕×年×月×日撰写请示的本卷须知：1.坚持一事一请示。2.只主送一个机关。3.不可越级请示。4.不要错用文种，尤其是不可请示和报告混用，切忌“请示报告〞。5.请示理由充分，能引人注目，有说服力。6.要选准请示的问题，充分考虑上级批准的可能性。7.在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见。8.在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。9.语气谦恭，写“拟〞怎么办，不能写“决定〞怎么办。请示和报告的区别：行文目的不同；行文时机不同；内容宽窄不同；办理要求不同。习题：某学院拟召开以“××××××〞为主题的学术研讨会，需报请××学校审批。请为该学院代拟请示文稿。××系关于举办中国西部地区桥梁建设学术研讨会的请示××学校行政：为提升西部桥梁建设水平、促进我校桥梁工程学科的建设和开展、促进桥梁科学研究和人才培养，拟召开“中国西部地区桥梁建设学术研讨会〞。具体意见如下：一、研讨会由××、××、××共同主办，学校××系承办。会期3天，于2004年11月下旬召开。主会场设在××。拟邀请国内外有关高校、科研院所和设计院所等桥梁届专家学者、中青年教学及研究人员代表参会，会议规模控制在200人左右。二、成立研讨会筹备组，由学校办公室、科技处、××系负责人和××、××〔另2个主办单位〕有关人员组成，具体负责有关筹备事宜。三、经预算，研讨会约需经费25万元人民币，向与会代表收取住宿、会务费等每人800元，共计约16万元左右，我系自筹2万元，请学校资助7万元。四、请学校邀请××、××、××等上级有关领导参会。五、……以上请示妥否，请批示。附件：中国西部地区桥梁建设学术研讨会议程〔建议稿〕××校××系二○○四年九月九日〔附注：联系人××，联系××〕主题词：学术会议桥梁工程请示批复的标题：发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于〞加上请示或批复的事项来表述，如?国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复?；另一种是在“关于〞和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意〞来表述，如?国务院关于同意开放×××航空口岸的批复?。批复的正文一般由三局部组成。引语引述来文作为批复的依据，方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉〞；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉〞；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日?关于……的请示?收悉〞，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于……问题的请示收悉〞。批复的主体：应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。批复的结尾写法有三种：第一种是提行写“此复〞或“特此批复〞；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。3．报告的写作作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告〞二字的行业文书，如“审计报告〞“评估报告〞“立案报告〞“调查报告〞等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。报告的特点：单向性：报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。陈述性：报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。事后性：在机关工作中，有“事前请示，事后报告〞的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些。报告的类型：〔1〕工作报告：但凡用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。可分为综合工作报告和专题工作报告两种。〔2〕情况报告：如本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况进行汇报。即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气、新事物、新情况，必要时也要向上级报告。〔3〕建议报告：对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、方法、方案，上报供上级机关采纳或参考。〔4〕答复报告：答复上级机关询问。上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。一定要慎重。〔5〕报送报告：向上级报送文件、物件时使用，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正/请查收〞即可。具体内容都在所报送的文件里。报告的写法报告的标题和主送机关。报告的正文：①报告导语主要有以下几种类型：背景式导语；根据式导语；叙事式导语；目的式导语。②报告主体的几种常见形式：总结式写法：主要用于工作报告，类似于工作总结，按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次是最常用的结构方式。“情况—原因—教训—措施〞四步写法：多用于情况报告。先将情况表达清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。建议式写法：多用于建议报告。要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。③报告结语通常比较简单，可重申意义、展望未来，也可采用“特此报告〞“以上报告，请审阅〞等模式化结语。例文：××关于举办高新技术博览会的情况报告××省人民政府：2004年×月×日—×日，我委根据省政府部署，在××召开了××省第一届高新技术博览会，以高新技术交流、新产品开发、技术合作和技术转让为主题，国务院副总理××，国家商业部××、科技部××、省领导××、××等出席博览会开幕式，××省长致开幕词，国务院副总理××在大会上发表了重要讲话，组织科技报告等专题报告××场，××、××等分别主持大会主题报告，××、××、××等作了大会主题发言，××等共××家国际国内企业及××等×家科研院所参加了博览会，与会人员达××多万人，草签了科技成果转让、委托研究生产、新产品开发等合同及协议达××个，合同及协议金额共计××万元人民币，取得了××、××等方面成果，对我省的××产生了积极的推动作用。现将有关情况报告如下：一、………二、三、四、………特此报告。落款××市政府关于治理×河水质污染问题的报告××省人民政府：省政府转来××委员会提出的关于×河水质污染状况的报告，经市政府调查研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：一、解决××河水质污染问题的关键是尽快建成污水处理厂。现在××河的污染主要是××区排放的污水所致。×区的排放量为2.5万吨，污水比较集中，因污水处理厂未能及时建立，致使污水直接排入×河，造成了×河的污染。为解决×河的污染，市政府已抓紧×区污水处理厂建设，争取在××年建成。×区污水处理厂原设计概算为831.6万元，按现行价格估算约为1100万元，已于××年×月开工，建成了8项附属设施，计完成投资200万元。市政府今年安排的300万元投资已全部落实，×区城环局正在组织实施。根据×河河道以南人口密集区的地下水污染和环境问题，在污水处理厂未建成之前，利用现有污水管道，把污水引到某区污水处理厂以西，污水直接排入污水处理厂的出口，这就避开了污染区。二、×电热厂的粉煤灰也是污染源之一。对于电热厂储灰厂的选址，必须考虑到对地下水和环境的污染。选址已责成×区×电热厂抓紧做工作，争取尽快报市政府有关部门审批。对储灰厂渗漏对地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以减少对地下水的污染。三、落款4．函的写作?方法?:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。?条例?:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关；但凡双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文〔个别晓谕性的通知例外〕，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，那么使用“函〞这种平行文体。一份函只能写一件事项。函不需要在原那么、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。函的写法：函的标题：正式公函，其标题也由发文机关+事由〔主要内容〕+文种组成或省略发文机关名称的写法。?重庆市人民政府关于申请重庆交通学院更名重庆交通大学的函?、?交通部关于支持重庆交通学院更名重庆交通大学的函?。函的主送机关：多数函的主送机关只有一个，也有涉及多个主送机关的情况。函的正文：“发函缘由〞是函的开头局部，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，那么先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。然后常用“现将有关情况说明如下〞“现就有关问题函复如下〞等一些习用的套语转入下一局部。“事项〞是函的主体局部，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一局部予以表达。“希望请求〞是结尾局部，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商〞“特此函询〞“请即复函〞“特此函告/达〞“特此函复〞“请予支持〞“请予批准〞等惯用结语收束。函的写作要注意用语的分寸，语言要平和礼貌，不卑不亢，防止阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。××校关于轻轨三号线站位设置及车站名称的函重庆市规划局：重庆市关于修建轻轨三号线工程的规划，我校师生员工非常支持。根据你局公布的重庆市轻轨三号线工程建设规划，轻轨三号线一期工程延伸至A，站位设置在B，站名为“C站〞。鉴于A地人口居住状况和主要乘客为我校师生的实际情况，并考虑站名的人文特色，特申请对站位设置及车站名称作如下调整：1．将一期工程延伸至D；2．将站名改为“E站〞。特此函达，请予支持。××年××月××日〔印章〕中华人民共和国建设部关于报送有关城市建设背景材料的函全国人大环境与资源保护委员会：根据?关于为我委在今年“两会〞期间举行中外记者集体采访活动提供有关背景材料的函?〔人环委函〔2001〕1号〕的要求，现将有关背景材料提供如下：一、城市污水和城市生活垃圾的污染防治取得很大进展“九五〞期间，城市根底设施建设由于得到国家政策的大力支持，取得了较大的成就。1996年到