冷库保鲜库设备采购项目管理规章制度

第一节工作管理制度 1一、采购管理制度 1二、收货管理制度 3三、验收管理制度 4四、保管管理制度 5五、养护管理制度 6六、不合格品管理制度 7七、退货管理制度 8八、质量信息管理制度 9九、用户访问、质量查询及质量投诉管理制度 10十、有关记录和凭证管理制度 11第二节冷库、保鲜库设备管理规范 13一、总则 13二、人员 14三、设备管理 15四、冷库设备使用注意事项 16第三节冷库设备、冷库制冷系统维护保养 17第一节工作管理制度一、采购管理制度（一）采购员负责公司材料、设备的购进。采购员只允许从公司审核的合格供应商采购合格设备和相关原材料设备。其购进活动应当符合以下要求：1.确定供应商的资格；2.确定所购入原材料、设备的质量；3.核实供货单位销售人员资格；4.对于新供应商，采购员应当收集相关资料填写相关申请表格，经过质检部门的审核批准。必要时应当组织实地考察，以便对供货单位质量管理体系进行评价；5.与供货单位签订质量保证协议。（二）与相关企业发生业务往来前应履行企业质量审核；采购原材料、设备前应履行材料、设备质量审核。经审核合格的企业方可与其发生业务往来；经审核合格的原材料、设备才能签订进货合同。（三）采购原材料、设备时应根据质量信誉、服务水平、合同履约率等指标择优选择供应商。（四）采购员编制购货计划时应以原材料、设备质量作为重要依据。采购大计划和大协议购进计划应会同质检部门对计划进行共同审核。（五）购进的原材料、设备应有相关的材料检测证明或合格证明。（六）签订采购合同时应在合同中注明质量条款。（七）购进的原材料、设备的包装和标识应符合有关规定和储运要求。（八）原材料、设备购进应有合法票据，并按规定建立购进记录，做到票、帐、货相符。购进记录应记载：记录应当列明原材料、设备的名称、规格（型号）、单位、数量、单价、金额、供货者、购货日期等。购进记录应保存五年。（九）质检部门应在每年年底前会同采购员对当年度进货情况进行质量评审。（十）采购原材料、设备时，应当向供货单位索取发票。发票应当列明原材料、设备的规格（型号）、单位、数量、单价、金额、供货者等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。二、收货管理制度（一）收货员负责对到货原材料、设备及销售退回设备的接收工作。（二）材料、设备收货人员应经过岗前培训，了解原材料、设备的基本知识，熟悉材料、设备收货内容、职责。具有很强的责任心，且身体健康的人员担任。（三）收货应根据公司的《收货程序》，对到货原材料、设备逐批进行收货。（四）公司收货人员在接收原材料、设备时，应当核实运输方式及产品是否符合要求，并对照相关采购记录和随货同行单与到货的原材料、设备进行核对。（五）交货和收货双方应当对交运情况当场签字确认。对不符合要求的货品应当立即报告质量管理人员并拒收。（六）无随货同行单（票）不得收货。（七）随货同行单（票）中所列内容与采购记录实际情况不符的，通知采购员处理，经供货单位确认后，应当按照采购制度要求重新办理采购手续，采购记录与原材料、设备随货同行单（票）、原材料、设备实物一致后，收货人员方可收货。供货单位对随货同行单（票）与采购记录、原材料、设备实物不相符的内容不予确认的，到货原材料、设备应当拒收，存在异常情况的，报质量管理人处理。（八）随货同行单应当包括供货者、生产企业及原材料、设备的名称、规格（型号）、数量、储运条件、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货者出库印章。（九）收货员提取采购员在系统中录入的采购记录，对照实物确认相关信息后，按照规定的程序和要求对到货检原材料、设备进行逐批收货，防止不合格原材料、设备入库。（十）收货员应当依据销售小票对销后退回设备进行核对，确认为本企业销售的设备后，方可收货并放置于符合设备储存条件的专用待验场所。（十一）收货人员对符合收货要求的设备，应当按品种特性要求放于相应待验区域，或者设置状态标示，并通知验收人员进行验收。（十二）收货员做好收货确认验收工作。三、验收管理制度（一）质量验收由专职质量验收员负责验收。（二）验收员应依据有关标准及合同原材料、设备质量进行逐批验收、并有详实记录。各项检查、验收记录应完整规范，并在验收合格的入库凭证、付款凭证上签章。（三）验收时应在待验区进行，验收抽取的样品应具有代表性。（四）验收时对产品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明进行逐一检查。（五）对验收抽取的整件设备，应加贴明显的验收抽样标记，进行复原封箱。（六）营业员应该熟悉原材料、设备质量性能及储存条件，凭验收员签字或盖章的入库凭证入库。验收员对质量异常、标志模糊等不符合验收标准的货物应拒收，并填写拒收报告单，报质管组审核并签署处理意见，通知业务购进部门联系处理。（七）对销售退回的产品，凭销售部门开具的退货凭证收货，并经验收员按购进商品的验收程序进行验收。（八）验收员应在入库凭证签字或盖章，详细做好验收记录，记录保存至超过有效期二年。四、保管管理制度（一）正确选择货位，原材料、设备与库房地面、内墙、顶、灯、温度调控设备及管道等设施间保留有足够空隙，堆码规范，无倒置现象。（二）根据产品性能要求，分别储存相应条件的库房，保证产品的储存质量。原材料、设备的储存应分类管理，划分合格区、不合格区、收货待验区、退货区，并按产品批次分开存放，标识清楚。（三）在人工作业的场所储存原材料、设备，按质量状态实行色标管理：合格原材料、设备为绿色，不合格原材料、设备为红色，待确定原材料、设备为黄色。（四）贮存原材料、设备的货架等设施设备应当保持清洁，无破损。（五）对质量可疑的设备应当立即采取停售措施，并在计算机系统中锁定同时报告质管组确认。对存在质量问题的原材料、设备应当采取以下措施：1.设置明显标志，并有效隔离，不得销售；2.怀疑为假冒设备的，及时报告设备监督管理部门；3.不合格设备的处理过程应当有完整的手续和记录；（六）贮存设备应当按照要求采取避光、通风、防潮、防虫、防鼠、防火等措施；（七）对不合格设备应当查明并分析原因，及时采取预防措施。（八）做好库存设备的帐、货管理工作，按时盘存，确保帐、票、货相符。五、养护管理制度（一）养护人员应当根据库房条件、外部环境、设备质量特性等对设备进行养护，主要内容是：1.指导和督促储存人员对设备进行合理储存与作业；2.检查并改善储存条件、防护措施、卫生环境；3.对库房温湿度进行有效监测、调控；4.按照养护计划对库存设备的外观、包装等质量状况进行检查，并建立养护记录；养护记录至少保存X年。5.发现有问题的设备应当及时在计算机系统中锁定和记录，并通知质管组处理。（二）根据季节、气候变化做好温湿度调控工作，坚持每日上、下午各一次观测并记录温湿度，并根据具体情况及时调节温湿度，确保储存安全。（三）质管组负责对养护工作的技术指导和监督。（四）养护人员应坚持定期对在库商品进行养护与检查，做好养护检查记录，发现质量问题，及时与质管组联系，对有问题的产品设置明显标志，并暂停发货与销售。（五）不合格品应存放在不合格品库（区），并有明显标志，不合格产品的确认、报告、报损、销毁应有完善的手续和记录。六、不合格品管理制度（一）质管组是企业负责对不合格产品实行有效控制管理的机构。（二）产品入库验收过程中发现不合格产品，应上报质管组确认，存放不合格品库，挂红牌标志后上报采购员处理。（三）养护员在商品养护检查过程中发现不合格品，应填写“复查通知单”报质管组进行确认，同时通知营业员立即停止销售。（四）在产品养护过程或出库、复核、抽查过程中发现不合格产品，应立即停止销售，同时按销售记录追回发出的不合格产品。（五）不合格产品应由专人保管建立台账，按规定进行报废审批和销毁。（六）对质量不合格产品，应查明原因，分清责任，及时纠正并制定预防措施。（七）认真及时地做好不合格产品上报、确认处理、报损和销毁记录，记录应妥善保存五年。七、退货管理制度（一）为了加强对销售退回设备和购进设备退出和退换的质量管理，特制定本制度。（二）未接到退货通知单，收货员不得擅自接受退货产品。（三）所有退回的产品，存放于退货区。（四）所有退回的设备，均应按购进产品的验收标准重新进行验收，并作出明确的验收结论，并记录，验收合格后方可入合格品区，判定为不合格的产品，应报质管组进行确认后，将产品移入不合格区存放，明显标志，并按不合格产品确认处理程序处理。（五）质量无问题，或因其他原因需退出给供货方的产品，应经质管组审核后凭进货退出通知单及时办理。（六）产品退回、退出均应建立退货台账，认真记录。八、质量信息管理制度（一）质量信息是指企业内、外环境对企业质量管理体系产生影响，并作用于质量控制过程及结果的所有相关因素。（二）建立以质管组为中心，各相关部门为网络单元的信息反馈、传递、分析及处理的完善的质量信息网络体系。（三）按照信息的影响，作用、紧急程度，对质量信息实行分级管理。1.A类信息指对企业有重大影响，需要企业最高领导作出判断和决策，并由企业各部门协同配合处理的信息。2.B类信息指涉及企业两个以上部门，需由企业领导或质管组协调处理的信息。3.C类信息只涉及一个部门，可由部门领导协调处理的信息。（四）质量信息的收集，必须做到准确、及时、高效、经济。（五）质量信息的处理1.A类信息由企业领导判断决策，质管组负责组织传递并督促执行。2.B类信息由主管领导协调部门决策，质管组传递反馈并督促执行。3.C类信息由部门决策并协调执行，并将处理结果报质管组。（六）质管组按季填写“质量信息报表”并上报主管领导，对异常突发的重大质量信息要以书面形式，在24小时内及时向主管负责人及有关部门反馈，确保质量信息的及时畅通传递和准确有效利用。（七）部门应相互协调、配合、定期将质量信息报质管组，经质管组分析汇总后，以信息反馈方式传递至执行部门。（八）质管组负责对质量管理信息的处理进行归类存档。九、用户访问、质量查询及质量投诉管理制度（一）企业员工要正确树立为用户服务，维护用户利益的观念，文明经商，做好用户访问工作，重视用户对企业产品质量和工作质量的评价及意见。（二）负责用户访问工作的主要部门为：质管组和营业员。（三）访问对象，与本企业有直接业务关系的客户。（四）访问工作要根据不同地区和用户情况，采用多种形式进行调研。（五）各有关部门要将用户访问工作列入工作计划，落实负责人员，确定具体方案和措施，定期检查工作进度，保证有效实施。（六）营业员还应定期同客户交流质量信息，及时了解客户对产品质量和工作质量的评价。（七）做好访问记录，及时将被访客户反映的意见、问题或要求传递有关部门，落实整改措施，并将整改情况答复被访问客户。（八）各部门要认真做好用户访问和累积资料的工作，建立完善的用户访问档案，不断提高服务质量。（九）服务质量查询和投诉的管理部门为店长，商品质量的查询和投诉的管理部门为质管组，责任部门是各部门。（十）对消费者的质量查询和投诉意见要调查、研究、落实措施，能立即给予答复的不要拖到第二天。消费者反映商品质量问题的意见必须认真处理，查明原因，一般情况下，一周内必须给予答复。（十一）各部门应备有顾客意见簿或意见箱，注意收集顾客对服务、商品质量等方面的意见，并做好记录。（十二）质量查询和投诉时收集的意见，涉及到的部门必须认真做好处理记录，研究改进措施，提高服务水平。（十三）对质量查询和投诉中的责任部门和责任人，一经查实，按企业有关规定从严处理。十、有关记录和凭证管理制度（一）为保证质量工作的规范性、跟踪性及完整性，保证企业质量体系的有效性与服务所达到的水平，根据相关国家法律法规制定本项制度。（二）本制度中的有关记录是指质量体系运行中涉及的各种记录；凭证是指购销票据、证照资料及表示商品、设备、货架与状态的单、证、卡、牌等。（三）记录和凭证的设计由使用部门提出，由质管组统一编制，使用部门按照记录凭证的管理职责，分别对各自管辖范围内的记录、凭证的使用、保存及管理负责。（四）未经质管组审核、编制，擅自印制、制作质量记录与凭证，财务部门不予报销。（五）有关记录和凭证须由相应岗位资格的人员填写，收集和整理，每月或季由所在部门指定专人收集、装订，妥善保管。（六）有关记录和凭证的填写，应严格按照制度要求逐项如实填写完整，不许简写、缩写、漏写，不能以“同上”、“同左”、点两点等方式表示相同内容，没有内容的项目可划一斜线，做到内容完整、数据准确、字迹清楚、书写规范，具有真实性和可追溯性。（七）对有关记录和凭证的内容填写错误时，不得撕毁和任意涂改，应在错误处划——横线，在边上空白处注明正确的内容，同时盖修改人的私章，或签名。（八）同一项记录必须用同一颜色的钢笔、圆珠笔或碳素笔填写，禁用铅笔和红色笔（冲单等可用负数表示）。（九）对供货方提供的证照资料需盖其单位的红印章，收集部门应对其合法性和有效性进行认真审查，由质管组审核后存档。（十）购进产品要有合法票据，并按规定建立购进记录，做到票、帐、货相符；购进票据应妥善保管X年。（十一）质管组负责对各部门与质量相关的记录和凭证的修订及日常监督检查，对其中不符合要求的提出改进意见。（十二）记录和凭证按国家有关规定进行保存，有关记录没有规定保存年限的必须保存至超过商品效期两年，但不得少于五年。（十三）须归档的有关记录和凭证在次年1月底前移交质管组，由质管组负责跨年度有关记录和凭证的归档和规范管理。第二节冷库、保鲜库设备管理规范本规范适用于肉、禽、蛋、水产类冷加工和储藏的各类冷库。一、总则1.冷库的制冷设备具有高压、制冷剂有毒的特点，冷库职工要贯彻“安全第一、预防为主”的方针，严格贯彻执行劳动部《压力容器安全监察规程》、《在用压力容器检验现程》，要以高度责任感进行认真的操作、维护、保养和检验，确保设备安全运转。2.冷库中所用压力容器除每次大修进行气密性试验外，外部检查必须每年一次，内部检验按规定期限内检验。压力表、安全阀每年必须经法定部门检验一次.经检验不合格者必须强制修复、更新。3.机房、库房的每台设备、每个阀门、仪表都必须有专人负责，认真操作，检修保养；建立交接班、安全生产、设备维护保养制度及定额标准等各类岗位责任制，并严格执行。二、人员1.企业必须按有关规定配备受过专门教育和培训，具有冷藏、加工、制冷、电器、卫检等专业知识、生产经验和组织能力的各级管理人员和技术人员，有一定数量的技师、助理工程师、工程师、高级工程师负责冷库的生产、技术、管理、科研工作。2.冷库的压缩机房操作人员，必须具有XX以上文化程度，经过专业培训，获得合格证书，方能上岗操作。3.负责冷库生产和管理的企业领导人，应具有冷库管理的专业知识和实践经验。要定期组织专业技术人员和操作人员进行技术学习和经验交流，要对本规范的实施负全部责任。三、设备管理1.冷库中的制冷设备和制冷剂具有高压、易爆、含毒的特性，冷库工作人员要树立高度的责任感，认真贯彻预防为主的方针，定期进行安全检查。每年旺季生产之前，要进行一次重点安全检查，查制度，查各种设备的技术状况，查劳动保护用品和安全设施的配置情况。2.要加强冷库制冷设备和其他设备的管理，提高设备完好率，确保安全生产。冷库的机房要建立岗位责任制度、交接班制度、安全生产制度、设备维护保养制度和班组定额管理制度等各项标准。根据设备的特性和实际操作经验，制定本厂切实可行的技术规程，报主管部门备查，并严格执行。3.冷库所用的仪器、仪表、衡器、量具等都必须经过法定计量部门的鉴定，同时要按规定定期复查，确保计量器具的准确性。4.操作人员要做到“四要”、“四勤”、“四及时”：（1）“四要”是：要确保安全运行；要保证库房温度；要尽量降低冷凝压力（表压力最高不超过1.5MPa）；要充分发挥制冷设备的制冷效率，努力降低水、电、油、制冷剂的消耗。（2）“四勤”是：勤看仪表；勤查机器温度；勤听机器运转有无杂音；勤了解进出货情况。（3）“四及时”是：及时放油；及时除霜；及时放空气；及时清除冷凝器水垢。5.操作人员要严格遵守交接班制度，要加强工作责任心，互相协作。（1）交接班时，要做到：1）当班生产任务及机器运转、供液、库温等情况清楚。2）机器设备运行中的故障、隐患及需要注意的事项明确。3）车间记录完整、准确。4）生产工具、用品齐全。5）机器设备和工作场所清洁无污，周围没有杂物。（2）交接中发现问题，如能在当班处理时，交班人应在接班人协同下负责处理完毕再离开。6.制冷剂气瓶的使用，必须严格遵守《气瓶安全监察规程》中的有关事项，特别注意：（1）不得使用已超过检验期的气瓶。（2）充装量不得超过规定。（3）不得放在热源附近。（4）不得强烈震动。（5）不得在太阳下曝晒。（6）气瓶必须按期鉴定。7.大、中型冷库必须装设库温遥测装置，以保证冷库温度的稳定和设备的正常运转，降低能源消耗。四、冷库设备使用注意事项（一）冷库设备初期运转机组：要经常观察压缩机的油面、回油情况、油的清洁度，发现油脏或油面下降要及时更换和添加，以免润滑不良造成烧毁压缩机。（二）对于冷库设备的冷风机：要经常检查除霜情况，除霜是否彻底，除霜不好导致制冷慢并造成系统回液。

（三）对于冷库设备的风冷机组：要经常清扫冷凝器使其保持良好的通风、换热状态。对于冷库水冷机组：要经常检查冷却水的混浊程度，如冷却水太脏，要进行更换。检查供水系统有无跑、冒、滴、漏问题。水泵工作是否正常，阀门开关是否有效，冷却塔风机是否正转。（四）仔细倾听压缩机，冷却塔、水泵或冷凝器风机运转声音，发现异常及时处理，同时检查压缩机、排气管及地脚的振动情况。（五）经常观察压缩机运行状态，检查其排气温度，在换季运行时，要特别注意及时调整系统供液量。

（六）对压缩机的维护：初期系统内部清洁度较差，在运行XX天后要更换一次冷冻油和干燥过滤器，在运行半年之后再更换一次（要根据实际情况而定）对于清洁度较高的系统，运行半年以后也要更换一次冷冻油和干燥过滤器，以后视情况而定。第三节冷库设备、冷库制冷系统维护保养一、经常检查和确认电源的电压是否符合要求，电压应为380V±10%（三相四线）。冷库设备长期不用时，应截断冷库的总电源，并确保制冷机组不受潮、不被灰尘等其他物质所污染。二、制冷机组上的冷凝器很容易被玷污，应根据实际情况定期进行清洗。以保持良好的传热效果。散热好，制冷才好。制冷机组周围不要堆放任何杂物；三、制冷机在运转过程中应避免振动，振动除了增加机械磨损外还会导致机组上连接管松动或者断裂。机器在运转过程中若发现噪声异常，应