综合档案室管理新规制度

无锡工艺职业技术学院锡工院办发［］08号★综合档案室管理制度一、档案整理归档制度（一）学院综合档案室集中统一管理学院全部档案，隶属于学院办公室领导。院属各部门应有一名责任人分管部门档案工作，并配置一名兼职档案员。（二）档案整理标准、要求：1．遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分不一样保管期限（永久、长久、短期），便于保管和利用。2．保持齐全完整。已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变文件应予复制。3．文件所用书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。4．确定归档文件“件”。以件为单位，根据装订、分类、排列、编号、编目、装盒步骤进行归档。（三）各类档案归档时间：党群、行政、出版、外事类档案应在第二年六月底前归档。教学综合管理文件于第二年6月底前归档。其它各类材料在学生毕业后，当年寒假前一次性归档。科研类档案应在项目完成判定后两个月内归档。基建类档案应在项目完工验收后在三个月内归档。设备类档案应在珍贵仪器设备安装调试后两个月内归档。声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。财会档案应在每十二个月年底立卷，由财务部门保管两年，于第二年六月底前归档。二、档案统计制度档案室工作人员要立即正确了解和掌握学院档案情况，认真负责做好档案统计工作。建立健全统计帐薄，掌握档案收进、整理、利用、移出、销毁及多种情况数据，按上级档案部门和学院要求立即报送多种报表。档案人员要认真填写各类统计表，立即、正确地汇总统计数据，做到正确无误，提升级案工作管理水平。对统计数字进行综合分析，对存在问题，提出改善方法及提议，汇报学院领导。做好档案统计工作，对库存档案从量上进行分析，得出合理结论，为以后档案工作提供科学依据。三、档案借阅制度凡借阅档案必需办理登记、签字手续，外单位查阅档案须持该单位介绍信。查阅学籍档案者须持本人身份证和毕业证。不准私自转借。借阅档案时间通常要当日借当日还，最长不超出一星期，需要延长，要说明理由。对关键档案，只能在档案室内查阅，需要外借要经相关领导同意。不准损坏、涂改、污染、抽拆文件，不准在借阅文件上写画或加注符号。未经档案室许可不准拍照、复印文件。借阅者应自觉遵守保密制度,不准泄露档案内容,借出档案者要妥善保管档案,确保档案安全。四、档案判定销毁制度要以全方面、历史、发展见解做好档案判定工作。档案室应依据国家相关保管期限标准和档案保管期限表要求，对已满期限档案进行判定。对要判定销毁档案，经学院主管领导同意，档案室和相关部门组成判定小组，对到期档案提出销毁或延长保管期限意见，登记造册经学院主管领导同意后，方可存毁。严格保密制度，销毁要有两人监销，销毁人员在销毁档案前应认真复核清点，销毁后在销毁清册上署名、盖章，连同其它判定、销毁材料一并存档。销毁档案必需严格审批手续，销毁前应登记造册，一式二份，留存立案。五、档案保密制度落实实施党和国家相关保守秘密要求，严格实施《保密法》，维护涉密档案安全，不得在公共场所及无关人员面前谈论档案内容。确因工作需要摘抄、复印档案内容时，须经档案室同意和领导同意。借阅党政关键机密性档案，须经相关领导同意，严格实施审批手续和借阅登记手续，未经管理人员同意，不准私自复制、抄录相关档案内容。对库存档案进行定时检验，节假日前立即收回借出档案，发觉问题立即汇报相关领导并采取必需补救方法。经判定需要销毁档案，应登记造册，报请主管院领导同意后，有两人以上负责监销，不得违反要求销毁库存任何档案材料。任何人不得泄露档案机密，对泄露者应根据相关要求追究其对应责任。六、档案库房管理制度档案库房是保管档案实体关键部位，未经许可，非管理人员不得随意进入库房。库房应做到通风、洁净、整齐，要定时清扫，保持库房良好卫生环境。要注意掌握室内温湿度情况改变，努力争取把温湿度控制在最好状态（温度14-23℃相对湿度50严禁吸烟，不准堆放杂物，不得在库房内吃食物。做好防盗、防火、防潮、防尘、防光、防鼠虫害及声像档案防磁工作，发觉问题立即汇报。管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁，妥善保管库房钥匙，消除火灾隐患，确保库房档案安全。入库各类档案要依档号排放，库房柜架编排次序号，排列整齐。保管人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料保管情况定时进行检验查对。档案出库利用必需认真登记，入库要按原位排放。做好档案库房安全管理，每学期应对库内档案进行依次全方面检验，做到目录和实体相符。库房和档案柜钥匙由档案室负责妥善保管，并注意安全，预防丢失。七、综合档案室消防安全制度档案工作人员必需牢靠树立安全第一思想，切实做好消防安全工作。档案工作人员要定时参与学院组织消防培训学习。室内要严禁烟火和利用明火，使用电器等设备要规范，严禁乱拖、乱接，严禁超负荷运行。档案库房内严禁堆放易燃易爆物品，严禁在档案库房内抽烟。档案室内发觉不安全原因，应立即汇报领导并妥善处理。档案工作人员必需掌握灭火报警相关知识，发觉火警应立即采取灭火方法。消防器材要有专员管理并做好定时