中小学教育集团财务信息化建设的思考

引言在事业单位财务转型、信息化技术飞速发展的背景下，传统中小学财务工作的内外部环境发生了巨大变化，信息化支撑不足已成为制约中小学财务发展的重要障碍。教育集团对多个成员校实施统筹管理，但由于缺少一个教育集团层面集中统一的内部管理平台，造成了教育集团对各校区实施全面财务管理存在很大难度。本文将从中小学教育集团财务信息化建设的背景、特点及难点、组织推进方式及未来发展方向等方面，详细阐述教育集团为什么要开展财务信息化建设，以及如何开展财务信息化建设。一、财务信息化发展背景（一）国内外财务信息化发展趋势财务信息化不仅能够大幅提升工作效率，增加信息透明度，还能更好地向财务信息使用者或者利益相关者精准提供所需要的信息，以支持战略和经营决策、管理控制和奖惩问责。放眼世界，我们正身处百年未有之大变局，众多大型全球连锁企业、上市公司都已在财务信息化发展中突飞猛进，领跑的企业已提前进入了未来数字化财务的新阶段——财务流程与业务流程的衔接已渐成体系，财务机器人广泛应用，大数据、AI技术在多维度财务数据及报表中自动审核与搭建模型，形成一套业财各领域相互关联、相对完整的数字化版图。我国开启建设现代化国家新征程，政府机关大力推进行政事业单位财务信息化建设进程，北京市各区政府主管部门自2022年已正式启用贯穿预算、采购、合同、支付、核算等各功能模块的一体化财务管理平台，财务信息化已成为各领域越来越重视实施财务管理的有效手段。（二）传统中小学财务管理及信息化建设现状传统中小学财务管理模式为每个学校设一个财务室，由一名会计和一名出纳搭档，负责全校的财务收支、工资发放、会计核算及缴税报表等财务工作，一定程度上存在管理意识相对薄弱、业财脱节、制度流程不够健全、各校区数据共享程度较低等问题。学校各部门信息系统分散建设，导致学校内部形成了许多小而全的系统，资源重复占用，各系统之间缺少联系。如今财务转型已成为行政事业单位财务发展的主要趋势，而财务信息化建设由于系统设计缺乏整体考虑、系统维护及更新难度大、缺乏具有信息化背景的复合型财务人才以及存在安全隐患等问题，信息化支撑不足已成为制约中小学财务发展的重要障碍。（三）教育集团财务管理及信息化建设现状教育集团对多个成员校实施统筹管理，旨在实现校区间资源优化配置，形成办学的规模效应；教育集团对成员校的管理一般存在授权紧密型、合作紧密型和自治松散型等多种管理模式。成员校均为独立的法人单位，需接受各自上级主管部门和教育集团的双重管理。对于松散型成员校，集团化办学一般不改变其原有的财务管理模式和信息系统的选择使用，财务运营基本上各自为政；而对于紧密型成员校，教育集团需要在预算、资金、制度、流程等方面对其实施一体化财务管理，同时成员校还需要按照各自上级主管部门的要求在相互独立的财务系统中分别进行预算申报、授权支付及财务核算等工作。由于缺少一个教育集团层面集中统一的内部管理平台，造成了教育集团对各校区实施全面财务管理存在很大难度。二、教育集团财务信息化建设聚焦解决的问题（一）教育集团财务信息化建设的目标教育集团通过设立集中运营的财务组织、建立规范的财会制度和内部流程体系以及建设集中统一的财务信息系统，对人员、资产及经费收支实行集团化统筹管理，从而有效提升财务的标准化与规范性。此背景下，我们要构建教育集团层面以建设集中、规范、整合、统一的财务信息系统为目标的财务与内控管理一体化平台，打破校际边界，通过各功能模块全面集成，将多维度财数据整合利用，提升财务管理水平，促进战略实施及风险防范目标的实现。首先，解决功能支撑与业财融合的需要。借助信息化手段有助于提升财务工作效率和质量，可将人工从重复性较高的工作中解放出来，投入更高层级的财务管理工作中。系统作为业财融合的工具，将财务管理与教育教学高度融合，通过全面预算管理将教育集团全年工作任务进行通盘筹划，为资源合理分配提供科学依据。其次，提升财务管控与风险管理的需要。支持各校区、各部门日常收支查询及管理，预算进度把控及绩效评价，可以提高信息的一致性和可比性。通过管理制度化、制度流程化、流程信息化，将各项管理制度、流程和标准通过系统固化，实现对业务的无感化管理。最后，满足战略引领的需要。面对日益复杂的多校区管理现状，按照学校管理需求和业务现状设计统一的财务指标体系，快速准确生成报表及财务分析，支撑管理层战略决策，逐步使其成为教育集团管理中高效的协同工具、先进的增效手段、坚固的风控堡垒和重要的共享支撑。（二）教育集团财务信息化建设的主要特点和难点问题财务工作面临着从传统型核算会计向现代化管理会计的转变，财务在业务决策过程中的参与力度不断加强，财务工作的外延已逐步扩展为包含预算、考核、核算、报表、资金、资产等多个领域的综合性管理工作。信息化建设不仅是技术上的飞跃，某种程度上也是一种观念上、体制上的创新与革命，因此信息化建设往往被公认为重要性很高，但推行起来却比较困难。教育集团财务信息化工作主要存在以下特点和难点问题：1.财务信息化建设是一项关乎教育集团发展的全局性系统工程，项目组织实施难度大。财务信息化涉及学校管理的各项主要业务流程，从决策、建设到应用几乎覆盖全校各级岗位角色，不仅需要财务人员的密切支持，同时也需要校领导和各相关部门的通力配合与协作。信息化的结果会使管理环节更加透明，往往还会涉及工作流程、部门职责和管理权限的调整，导致学校内部权力的重新划分，因此系统实施组织协调工作难度较大。2.对制度和流程的重新梳理与整合是信息系统能否发挥效益的关键，需要兼顾统一性与灵活性的平衡。信息化不是简单地将线下工作搬运到线上处理，信息化建设的优势之一就是将重要的制度和流程通过系统进行固化，很多管理思想可以在系统中实现，因此对制度和流程的重新梳理与整合是信息化能否发挥效益的关键。考虑到各部门在业务特点、人员特征及组织结构的差异，甚至某些约定俗成的历史传统，需要在系统设计时适度保留一定的灵活性，不能搞一刀切。如何科学合理的确定各校区、各部门之间需要绝对统一的内容，也是信息化建设中考验管理者决心与智慧的难点之一。3.教育集团预算和资金的全流程管理对系统功能要求较高。教育集团对各成员校实施一体化管理，不仅包括对教育教学业务领域和岗位人员的多校共治，还有对整个教育集团经费的统筹管理和在各主体之间的分配使用。与企业资金管理主要包含资金的归集和调度不同，中小学校作为财政全额拨款事业单位，在接受教育集团一体化统筹管理的同时，还需要在预算环节将各项经费合理地分配至相关事项，并按成员校追踪每一笔经费的具体去向，完成资金收支及预算考评管理闭环，同时保持各成员校财务核算及经费管理的独立性。教育集团对预算和资金的全流程管理都必须依托强大的财务信息系统为支撑，不仅包含预算申报、资金分配、报表编制、绩效管理等基础性功能，还需要具备预算调整调剂、资金调配使用等相对复杂的功能，对系统设计及开发的要求较高。4.市场难以找到中小学教育集团管理所适用的现成软件。信息化建设是一项投资较大、建设周期与回报周期较长的系统工程，由于市面上现成的财务软件功能过于复杂，基本是为大型连锁企业集团的管理而设计的，与中小学校的业务契合度不高，如客户化功能定制也存在成本过高、后期维护困难等问题。财政一体化平台实现了各功能模块的互联互通，但其设计思路是从政府主管部门的视角出发，以学校作为最末级单位进行管理，因此教育集团对各成员校及校内各部门的管控很难直接借用这个平台。5.系统上线后需确保各部门的规范应用。信息化系统上线后，面对一个全新的系统，学校各部门的业务人员均有自己的理解和操作习惯，各级领导和使用人员也将面临新的操作方式带来的不适应。如何确保新系统平稳上线并实现系统的全面应用、流程的一致操作、业务的规范处理，从而达到信息化建设的目标，也是财务信息化工作的难点。三、教育集团财务信息化建设的原则与推进方式信息化建设可以显著提升工作效率、改善管理水平、降低风险隐患，促使学校管理向现代化、规范化、流程化、精细化转变。同时信息化建设是一项系统工程，不能一蹴而就，其发展与建设都是一个循序渐进的过程，是与单位的组织形式、运作模式等多方面因素相辅相成的。（一）系统设计应以标准化、集成化、通用性和前瞻性为原则1.标准化。做好标准体系建设，信息系统所执行的系统结构规范、建设规范、数据规范、流程规范、安全规范等标准均在教育集团范围内有统一的标准与规定。2.集成化。各功能模块互联互通，软件技术与业务模式深度耦合，全面提升各流程的运作效率。3.通用性。系统设计应以教育集团整体为研究对象进行方案设计，并基于中小学事业单位普遍适用的业务、财务规则，从财务管理需求出发，具备中小学通用性。4.前瞻性。系统设计需要符合业务和技术发展潮流，业务模式和技术方案在满足现期功能的前提下具备一定的前瞻性与先进性，才能获得更好的应用体验。（二）需做好顶层设计，以项目制形式推进，部门间高度协同由于信息化关乎学校发展战略，投资比较大，并可能会涉及管理机制和工作习惯的调整从而牵涉到众多人的利益，因此信息化建设是一把手工程，领导的支持力度直接影响到项目的成败。项目前期要做好项目顶层设计和流程梳理，以项目制的形式推进，整体规划、分步实施。保持开放的心态，重视部门间协同，主动邀请相关业务部门参与项目建设，努力争取业务部门的支持与配合。（三）分阶段稳步推进，减小阻力系统建设可以按两步走的策略分阶段推进——第一步完成系统搭建，实现互联互通；第二步再逐步延伸到管理决策层面对业务实质的改变，可避免对业务过大的冲击，减小项目阻力。比如针对各部门业务标准不够统一的问题，可先通过系统使各部门标准透明化并进行系统固化，实现标准摸底和数据积累，后续再通过业务梳理和财务分析逐步实现标准的合理、统一。针对系统初期功能不够成熟的问题，可先选取部分单位或领域进行试点，按照“试点、推广、再试点、再推广”的模式促进系统功能螺旋式稳步提升。针对用户对线上办公不适应的问题，可暂时保留线下手工签字的形式，待用户普遍建立网上报销的习惯后再进一步推行电子审批流程。（四）充分发挥系统便利优势，加强培训与运营支撑信息化通过流程重构提升管理的精细化水平，需要在业务前端采集更多基础信息，不可避免地增加经办人在填报环节的工作量，因此系统设计应充分发挥系统便利优势，通过模块间自动取数减轻填报工作量和确保数据唯一性，利用排序、搜索、汇总、复制等功能提升系统效率。加强系统操作培训与演示，充分发挥财务助手的业财纽带作用对业务人员提供报账指导，逐步形成并完善系统运营支撑体系，为系统的持续健康发展打好基础。四、教育集团财务信息化建设的未来发展方向（一）全面互联互通，更加智能化具备中小学财务管理所需的全部重要功能模块，模块间互联互通，接口自动连接上级主管部门的账务处理系统、社保及税务申报系统等外围系统，财务流程与业务流程高度衔接，充分利用移动APP、AI技术及机器人等智能化应用提升系统效率。（二）内控关键业务领域全覆盖，有效降低风险以实现内控关键业务领域信息系统全覆盖为目标，将各业务要素嵌入信息系统，确保集团化管控的一致性，构建完善的内控流程及组织治理架构，降低学校各项运行风险。（三）强化数据分析，提升数据价值准确、快速提供数据展示和多维分析，更好地将财务数据服务于管理决策，促进学校精细化管理，进一步提升数据价值，真正实现财务工作从“电算化”到“信息化”的转变。（四）开展教育集团财务共享探索在财务职能的三支柱模型中，共享财务是业务财务和战略财务的起