新BE文件件与资料控制程序

修订履历修订次页码修订内容日期拟制审核批准日期日期日期1.目的对涉及质量体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件为最新的有效的版本。2.范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。定义外来文件:指从外部转来的文件,如ISO9001:2008标准、法律法规和顾客提供的图纸规格书等。4.职责4.1文控部负责对管理体系文件与资料〔含外来文件〕的分类编目、发放、归档、更改打印和作废文件的销毁处理等工作。4.2各部门负责本部门文件及资料的编写、审核以及管理等工作。各部门主管负责本部门作业指引及流程的审核、批准工作。4.4厂长负责质量手册的批准和发布。5.工作程序5.1文件的状态5.1.1本公司质量管理体系文件分为“受控”、“非受控”以及“作废”三个状态。5.1.2受控文件包括质量手册、程序文件、作业指引、外来文件〔上级文件〕以及客户资料等，必须始终保持有效版本，并加盖受控印章，复印件无效；5.1.3非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用；5.1.4作废文件为过期受控文件，由文控部加盖作废印章，不得在公司内部流通5.2文件及资料的分类及编号5.2.1管理体系文件及资料分为如下几类：质量方针方针一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件质量方针方针一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件质量质量手册程序文件程序文件操作指引、工艺流程以及控制方案操作指引、工艺流程以及控制方案记录表格、质量记录记录表格、质量记录5.2.2质量管理体系文件的编号参见以下：质量管理手册BBE-QM–XX–[A/00]伯恩企业代号表示质量手册流水号版本号5.2.2.2程序文件BBE-QP–XX–[A/00]伯恩企业代号表示程序文件流水号版本号5.2.2.3工艺流程表示工艺流程表示工艺流程工程编号流水号版本号FD–XX–XXX-[A/00]工程流程表示工艺流程部门代号版本号FD–XX–XX-[A/00]部门工作流程流水号5.2.2.4控制方案表示控制方案表示控制方案工程编号流水号版本号CP–XX–XXX-[A/00]5.2.2.5操作指引通用操作指引通用操作指引WI–XX–XX-[A/00]部门代号表示操作指引流水号版本号WI–XXXX–XX–XX–[A/00]产品编码表示操作指引部门代号版本号流水号工程操作指引5.2.2.6图纸版本号版本号流水号年份表示图纸DW–XXXX–XXX-[A/00]5.2.2.7外来文件FFW–XXXXXX–XXX–[A/00]收录年月表示外来文件版本号流水号5.2.2.8记录表格BEBE–RD–XX–XXX–[A/00]部门代码表示记录表版本号流水号伯恩企业代码5.3各部门代码部门代码部门代码部门代码内务部EM光孔部GK丝印部SY品质部TQ粗磨部CM电膜部DM生产部TP扫光部SG白片检查部BP开料部KL精磨部JM丝印检查部SJ车机部CJ强化部QH成品检查部CP雕刻部DK返磨部FM出货检查部CH5.4文件的编写、审批5.4.1质量手册由管理者代表编写，董事长审查批准。5.4.2程序文件由各职能部门主管组织编写，管理者代表或副代表组织评审，厂长批准。5.4.3技术品质部工程师负责编写内部专业技术支持文件，包括：工程工艺流程、工程控制方案、品质标准、图纸等。由标准组组长审查，品质主管批准。5.4.4过程巡检指引以及检查指引由IPQC负责人编写，品质主管审批。5.4.5各工序负责人负责本工序的工作流程以及作业指引的编写，由部门主管审核，生产主管批准。5.4.6各类外部的技术文件(如标准和顾客提供的技术资料)由品质工程师审查，品质主管批准。5.4.7其他管理支持文件由各责任部门负责编写，各部门负责人审查批准。5.4.8字体及格式要求：1〕公司题头以及文件标题使用16号黑体字，其中英文字符使用16号Arial。2〕文件编号、页码以及正文内容使用11号宋体字，其中英文字符使用11号Arial。5.5文件的发放：5.5.1文件(包括外来文件)的发放统一由品质部文控室统一进行，质量手册、程序文件发放对象为适用部门人员。技术性支持文件及其他管理性支持文件按公司规定的文件发放范围发放。发放前，先由品质部文控室编制《文件总览表》，再经副管理者代表审查并批准。5.5.2质量体系文件如无特别注明，均以批准日期为生效日期，由品质部文控室编制文件编号。外来(上级)文件、标准等注明收文日期和来源，并登录在质量体系文件受控清单上，即《文件和资料总览表》上。5.5.3受控类文件有封面者发放时可只在每份文件封面盖有“受控文件”章，无封面者那么在每页上盖“受控文件”章，文件发方时应在受控印章内填写文件分发代号。非受控类文件在每页盖“非受控文件”章。假设产品处于打样阶段，相应的图纸、工程流程、控制方案以及作业指引应加盖试制印章在发行使用。非受控文件的发放可不办理签收手续。5.5.4当需使用文件的人员未领到文件时不得随意借用他人的文件复印，应填写申请单上报情况，经本部门负责人及副管理者代表批准，到品质部文控室领取。对于公司处于受控状态的质量体系文件和资料，企业内部不能使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现立即由文控员收回销毁,并追究相关部门责任。5.5.5各部门应妥善保管本部门文件，严禁在文件上乱涂乱画。当文件破损严重影响使用时，应填写联络单上报副管理者代表有关情况，经管理者副代表批准后到文控室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。文控员将破损文件销毁。5.5.6当文件使用人将文件丧失，应按5.5.4条款重新办理申请领用手续，必要时，将丧失的文件通知各部门，防止误用。5.6文件的修改：5.6.1修改时机：1)不适合于公司现有作业时，其他相关文件修改时；2)不同文件对同一事项之规定有重复矛盾时；3)有比原文件有更好方法规定时；4)客户有新要求涉及文件修改时；5)其他特殊情况获管理者代表批准，可执行文件的修改。5.6.2文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件更改、作废申请单》说明更改原因，交副管理者代表，对重要的更改还应附有充分的证据。5.6.3文件更改前后的审查、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人审批。5.6.4文件更改申请批准后，由文控员实施更改。并在批准页上注明更改版次，按原文件发放单位发放，同时将各部门失效的旧版文件同时收回，除须保存用作参考的外，其它的销毁。5.5文件的换版和作废：文件经屡次更改(修改状态从0到9时)或文件需作大幅度修改时应进行换版，换发新版本。旧文件的收回、销毁作废及新文件的更改、批准、发放等手续履行5.6.3和5.6.4条款。对所有作废的原版文件给予保存，统一由文件管理员在作废的原版文件上再加盖“作废文件”章，存放于文控室。假设无特别要求，作废的原版文件保存期为三年。5.6文件的管理：有关质量体系的原版文件统一保管在文控室。文件经审核批准后，原版文件由文控员依文件类别分别填写在《文件总览表》中，同时对原版文件做好标识。存入光盘的文件也由文控员进行归档编号，做好清单。为防止文件的丧失，所有存入光盘的文件均应有备份，以光盘储存的文件也应进行标识。需要临时借阅文件的人员，经品质部文控室负责人批准后可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文控员收回。原版文件一律不外借，防止文件丧失或损坏。每年一次对所有文件进行评审，由副管理者代表组织评审，以确保文件的有效性，评审完毕做好记录，并将受控文件存入光盘，以做备份。5.7外来文件的控制外来文件〔上级文件、客户/供给商提供的图纸及技术资料；相关国家、国际或区域所发行的标准类文件〕均须由生产跟单或技术品质部等部门接受、品质主管审查后再交文控室进行登录，并由其加以归档保存及发给相关单位。文控室负责人定期(每年初)到上级部门(如：质量技术监督局等)核查企业目前所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，应及时更换过期