采购管理规范原创版样本

采购管理规范采购前—采购筹划制定及供应商选取一方面，采购筹划制定目：1、预估所需物资数量、有效期，使采购数量与物资使用时间完全配合，达到适时供应；2、避免库存过多、资金积压、空间挥霍，也同步避免因物资短缺而发生暂时性高价采购；3、配合销售筹划顺利达到，增进营运效率、控制成本；4、配合公司资金运转、周转；5、指引采购工作，为有关部门汇编与核准预算数量作参照。一、采购筹划制定所根据原则1、适时：在最恰当时候，购回经营所需物品，避免采购延迟或提前，导致库存积压或短缺；2、适质：a、依照申购部门实际需要，考虑其经济与使用两方面成本与价值；b、在合理时间内，以合理价格获得充分数量；c、使采购费用继续维持在最低水平，已达到最大经济利益；3、适量：以适量库存为基本规定，仔细计算运营需求、物资损耗、搬运和仓储费用等，制定周密采购筹划，最后拟定是一次性采购还是分批量采购，同步督导供应商按预定数量交货；4、适价：在满足数量、品质、有效期前提条件下，用最合理价格采购；5、适地：从沟通以便性、解决事务快捷便利性及减少采购成本等方面综合考虑选取最佳供应商和最佳供货地点。二、采购申请提出无论是筹划内采购还是筹划外采购，在填写采购申请时都应详细注明物品名称、数量、需求日期、参照价格、用途、技术规定、供应商（参照）、交货期及送货方式等。三、采购筹划管理1、采购筹划由行支部依照各门店审批后采购申请表制定，采购筹划需由行政部总监、财务总监签字，并呈报总经理批示；2、采购筹划应同步报送财务部审核，以利于公司资金安排；3、采购专人应审查各部门申请采购物品与否能由既有库存满足，或有无可代替物品，只有既有库存不能满足申购物品才干列入采购筹划；4、申购部门下达给行支部《采购申请表》，应分类列表，且必要是通过汇总、筹划后物资清单；5、对于无法于指定日期内完毕《采购申请单》，须及时告知申购部门。6、对于已申请采购物品，申购部门若需要变更规格、数量或撤销采购申请时，必要及时告知行支部，以便及时依照实际状况更改采购筹划；7、未列入采购筹划物品不能进行采购。如确属急需用品，应填写《工作联系单》或《固定资产申购单》，由部门负责人审核，报公司副总经理核准后才干列入采购范畴。另一方面，供应商选取目：为保证采购物品满足需求，对供应商资质和能力进行评估，以加强对供应商管理。一、供应商信息收集途径1、通过从既有供应商中甄选，分析并理解其在品质、有效期、价格及服务等方面与否符合规定；通过参加有关行业产品展示会、展览会、发布会等收集所需供应商信息；通过工商名录、黄页等，理解所需产品种类、价格、订购方式、折扣价格等信息，对供应商作进一步评价和定位；与本地行业协会保持关系，从协会提供会员供应商名录中，获取所需商信息；通过行业期刊、杂志等途径丰富采购人员信息量，及时理解市场状况，关注可代替物资及更新；通过业内人士简介，理解涉及：供应商地址、分支机构数、从属关系、出售物料、物资、设备及与否具备良好资信、产品与否满足我公司所需规定等；供应商积极通过电话、E-mail向公司传递信息，采购人员应积极收集这些信息，为寻找适当供应商提供参照；运用网络搜索、查询、比对。二、供应商选取评估原则1、选取规模和层次与己方实力和所需相称供应商；2、不断更新评估原则、标杆对比对象以及对评估新技术学习；3、收集约2—3家同类物资供应商，且要有详细明细及主次分类；4、全面进一步理解供应商生产状况、商业信誉及交货能力等；5、购买常规物资时，所购数量不得超过供应商产能50%。三、供应商选取评估原则1、与否具备合法经营允许证和必要资金能力；2、予以按国家（国际）原则建立质量体系并已通过认证供应商优先权；3、对于核心物资，应对供应商生产能力与质量保证体系进行考察，考查规定涉及：a、进料检查与否严格；b、生产过程质量保证体系与否完善；c、产品出厂检查与否符合我公司规定；d、生产配套设施、生产环境、生产设备与否完好；e、考察供应商历史业绩及重要客户，检视其产品质量与否长期稳定、合格、信誉较高，其重要客户与否是知名大中型公司；4、与否具备足够生产能力；5、紧急订单需能紧急解决；6、有详细售后服务办法；7、同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近；8、样品通过使用且合格。四、产品询价是指采购方对三家以上供应商提供一次不可更改报价进行比较，以保证其价格具备竞争性采购方式。1、采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，对所询价物品配备征询要做到精确、详细、规范，

严把供应商资格审查关，对某些初次参加询价供应商应进行考察摸底，审核其经济实力、履约能力、商业信誉及售后服务等内容，避免浮现法律纠纷，通过资格审核，可以筛选掉不合乎询价规定供应商，选取一批符合我公司申购规定供应商，有助于建立起规范供应商数据库，从而提高工作效率，保证询价采购效果，最大限度地减少采购成本。2、当申购特定物资时，采购人员需向初步选定供应商询问价格，涉及所申购物资产品名称、品牌、材质、规格型号、技术性能及技术图纸、数量及其她基本规定内容等，对于有特殊规定设备，必要在配备中详细阐明其特定规定；3、采购人员填制《采购询价登记表》，将询问得到价格信息资料进行记录，整顿、分析后，分别与各供应商做进一步商谈；4、二次商谈后，采购人员需填制《询价成果一览表》呈报有关人员进行审核；5、采购人员依照审核意见或建议，继续与价格可接受供应商洽谈质量、售后、结算等细节；6、依照洽谈成果，选取价格最优、有关条件最佳供应商；7、行支部经理和总经理对采购人员最后选取供应商状况进行审核和审批。五、产品比价产品比价是在询价基本上，结合《供应商基本资料表》与《询价成果一览表》中所记载信息，对供应商报价进行全面分析和比较，从而拟定一种最优性能价格比。比价时，报价供应商需超过三家，比价最低价格须低于采购人预算，同步比价数额不可过大。1、对于采购重要物资和金额较大物资，要综合考虑价格、质量、交货期及订货批量等因素，要规定供应商提供所需物资各分类成本报价，以便公司分开核价后，进行综合成本分析；2、对于必要经常大量购买物资，成本偏高者、经常发生质量问题者、设计开发比较复杂者，应进行性能价格分析，谋求采购技术改进，更低价供应，简化作业办法，引进新材料或代替品等；3、对于大型机械设备采购，要进行生命周期分析，以采购设备有效有效期间总拥有成本为准；4、对于市场垄断、独家代理、专利产品等物资采购，涉及总体采购金额在100元如下采购，可由采购人员与供应商谈判，获得最合理价格。六、实地查证在采购重要物资时，必要在订立采购合同前，明确规定对供应商进行实地查证，并商定实地查证时间；实地查证内容涉及：ⅰ、机械设备状况：涉及机器设备基本信息、使用年限、生产能力、维护状况等。ⅱ、材料供应状况：涉及原材料供应来源、供应渠道与否畅通、品质与否稳定、来源发生困难时，与否具备应变能力。ⅲ、生产质控能力：涉及品管组织与否健全、品管制度与否完善、检测仪器与否配备、运营维护与否良好、原材料检查及成品检查流程和原则与否规范、品质异常解决与否流程化、品质记录与否系统化及员工纯熟限度等。ⅳ、技术研发能力：涉及员工素质、技术人员研发能力、新产品开发及更新能力等。ⅴ、管理规范制度：涉及工厂组织架构、管理制度与否系统、工作指引规范与否完备、管理人员工作经验与否丰富等；ⅵ、财务状况：涉及注册资本、产值、销售额、来往客户、发展前景等。七、打样封样1、对符合规定供应商，如需打样，需和供应商拟定与否能完全按所需材料打样，如材料不全，报公司拟定配件及辅料与否能用代替材质。2、经公司决定后，行支部需向供应商提供采购物资技术图纸及质量规定。3、行支部告知供应商打样或提供建立在报价基本上样品（视产品详细状况而定）如我公司提供样品，可规定供应商依照样品复样。样品数量规定充分（视详细产品而定），以便挑选可做封样。4、拟定供应商已收到打样信息，跟踪打样时间，如需开模，跟踪开模时间。5、收到样品后需做到如下几点：a、由行支部及申购部门依照报价单规定一一对样品材质、性能、尺寸、品质进行检查，颜色比对色卡。b、若样品不符合规定，则应及时与供应商沟通因素，依照详细状况选取是重新打样或择其她供应商打样。c、样品应建立样品管理档案，对样品进行拍照留存，并在吊牌或贴签上注明供应商名称、日期、相应项目编号等。注意保存每次样品修改记录。d、申购部门负责对样品进行鉴定检查和测试，并将测试成果反馈给行支部。e、行支部将样品信息记入供应商档案。f、样品确认无误后，挑选作为封样，封样注意如下几点：ⅰ、封样需用MARKER笔或标签进行标注，以示区别，注意签字及日期。ⅱ、封样需一式三份，一份返还于供应商，一份留存我公司，一份备用。g、拟定合格供应商名单，报领导审批。采购中—合同订立与生产管理一、合同订立（一）供需双方通过询价、报价、议价、比价最后由公司法律顾问针对合同合法性和法律保障性提出相应意见，并配合行支部拟定采购合同。采购合同中所列及条款须涉及：1、数量与品质条款；a、数量条款：即需在合同中明确标注成交物品数量及计算单位。当成交物品数量需以重量计量时，还需明确计量办法，有时还需规定交货数量机动幅度；b、品质条款：即需在合同中注明所需商品名称、规格和级别等，或阐明样品编号和日期，否则采购方有权回绝收货，甚至撤销合同。订立此项条款还应注意：ⅰ、依照产品特性，拟定统一表达办法；ⅱ、用以阐述条款内容语句须简朴、详细、明确；ⅲ、条款内容应符合关于国家或有关国际组织原则。2、价格及支付条款；a、价格条款：涉及物品单价和总值两项内容。ⅰ、单价：由计量单位、单位价格金额、计价货币和贸易术语四个构成某些；ⅱ、总值：指单价与成交物品数量乘积，即一笔交易货款总金额。b、支付条款：即合同中应规定货款交付方式和结算期限。货款交付方式普通涉及如下三种：ⅰ、钞票采购；ⅱ、月结或年结；ⅲ、预付订金。3、包装与交货条款；a、包装条款：即物品包装方式、材料、规格、标志和费用等内容；注：此条款中还需明确包装由哪一方提供，涉及由供应方提供、由供应方提供并收回或由采购方提供等；b、交货条款：即注明交货时间、地点和方式；交货方式可为现场交货、工厂交货或采购方自提商品等。4、检查条款；检查条款涉及检查时间、地点、检查机构、检查证书、检查根据、检查办法、复检等内容。a、明确检查时间和地点，可保证检查工作顺利进行；b、所选检查机构可以是专业性检查部门或检查公司，也可由供需双方自己检查；c、检查证书是货品检查后证明文献，是拟定供应方所提交货品符合规定凭证，也是采购方向供应方或其她关系人提出异议和索赔法律根据；d、检查根据即成交样品、标样合同、信用证等、e、采购方可自行行驶复检权，合同中应明确规定复检期限、机构及地点等内容。5、保险条款；交易货品保险由供应方负责，保险条款应明确规定保险金额和险种。6、仲裁和不可抗力条款；a、此条款涉及仲裁地点规定、仲裁机构选取、仲裁程序法合用、仲裁裁决效力、仲裁费用承担等内容；b、不可抗力涉及战争、水灾、台风和地震等因素。7、违约条款；在订立合同步，应明确规定，如下三种状况下，供应商应付予违约金或补偿金：a、未按合同规定商品数量、品种、规格供应商品；b、未按合同规定商品质量原则交货；c、逾期发送商品。另，采购方如逾期结算货款或提货，暂时更改到货地点等，也应付违约金或补偿金。（二）合同管理中心审视起草后采购合同，核查合同条款，对需要修改合同应返回有关人员进行修改；（三）法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对合同中需要修改条款应及时告知合同管理中心有关人员进行修改；（四）经总经理审批后，合同管理中心汇总有关人员意见和建议，对合同中存在问题条款做更进一步修改；（五）采购合同编制完毕后，行支部应安排人员对合同主体资格进行审查，并安排与供应商订立采购合同有关事宜；对合同主体资格审查涉及：1、对对方基本状况审查若对方当事人为自然人，审查重要针对当事人与否具备完全民事行为能力；若对方当事人为法人，则需要审查其与否具备《公司法人营业执照》。2、对对方履约能力审查审查其履约能力状况时，需注意如下几方面：a、对其经营状况审查。涉及公司性质、产品所处市场阶段、人员构成、营业额等；b、对其注册资本及净资产审查。c、对法定地址审查。d、对其公司账号审查。此项是保障公司在发生纠纷时拟定对方资产最有效途径。3、对签约人资格审查合同经法定代表人签字加盖单位公章即生效。因而，必要拟定签约人具备法定代表人资格或公章具备法律效力。（六）订立采购合同步还需注意：1、合同起草需由行支部、合同管理中心、财务部、法律顾问等有关人员共同参加；2、合同双方当事人必要均具备法人资格；3、合同必要合法；4、合同订立须坚持平等互利、充分协商原则；5、当事人应以自己名义订立合同，委托别人代签，须出具委托证明；6、采购合同须采用书面形式；7、采购合同格式应统一；8、合同条款用词应简洁、明了，条款之间不存在互相矛盾地方；9、签字、盖章同步进行，只签字或只盖章合同在法律上属无效合同。（七）公司代表订立合同后，将采购合同交予合同管理中心有关人员进行存档；合同管理中心有关人员将采购合同及与采购合同关于资料进行建档、归档。二、生产控制（一）跟单与催货目：保证采购物资质量，保证供应商准时交货。1、事前规划a、行支部对申购、采购、供应商准备、运送、质量检查、入库等各项采购作业环节所需要时间进行客观预测及合理规划，避免规定供应时间过短；b、行支部需准备充分物资供应来源，保证在单个供应商不能如期交货时，能及时找到代替货源；c、行支部在与供应商订立采购合同步，要明确规定供应商编制《筹划供应进度表》和《实际供应进度表》，以此监督供应商准时交货；d、对于准时或提早交货供应商予以一定奖励，如优厚付款条件；且在采购合同中，要尽量加重对供应商违约或单方面解约惩罚。2、生产跟踪a、在订立采购合同步，须依照物质需求状况决定跟单监视限度；b、对非重要采购物资进行普通监视；c、在采购重要物资时，必要在采购合同中，明确规定对供应商进行生产前二次实地查证，并商定实地查证时间。二次实地查询时需注意：ⅰ、关注生产线和生产能力，观测作业流程和工序，找到生产瓶颈，计算生产周期。ⅱ、留意各生产设备与否符合生产需求，与否已报废。ⅲ、注意供应商当前已有订单排期。ⅳ、注意供应商生产线上质量控制方式。ⅴ、留意生产线上产品品质。ⅵ、直接向生产线一线人员沟通各项环节所费工时，计算真实生产产量。ⅶ、理解供应商当前在岗人员与否稳定，以及地区劳动力供需状况。劳动力因素对交货期有一定影响。ⅷ、工厂外观、生产工序拍照留存。3、注意事项a、有关人员在跟单催单过程中，必要注意自己言行举止，自觉维护本公司良好形象；b、跟单催单人员必要尊重供应商。（二）采购物资质量检查与验收一、依照采购合同有关规定，行支部接到供应商发货告知单后准备接受货品，且对生产初期第一批流水出来成品应做生产初期检查。检查前准备：1、带齐所需资料和工具，如产品图纸、质量规定、验货原则、卡尺、有关表格等。2、熟悉产品质量规定，熟悉检查原则和检查重点。3、对容易浮现疵点问题，做到心中有数。4、准时到达工厂。二、行支部采购专人根据采购合同、请购单等，与供应商送货单进行核对，并查点实物数量；三、清点核对中若没有问题，则采购专人组织质量管理部或申购部门有关人员进行质量检查，看与否符合合同规定及工艺技术规定等，质量检查完毕由采购专人出具质量检查报告，报送行支部经理；质量检查办法为：1、依照供应商提供封样，检查成品，记录发现重要问题，及时与供应商沟通。2、按照生产工艺流程，每道工序依次抽检半成品，特别关注生产问题工序。3、检查内容依然涉及成品和半成品尺寸、颜色、LOGO、表面解决效果、使用功能等。检查时应按照封样和检查原则严格执行。金属类产品如检查与否存在毛刺。焊接点与否光滑，与否存在流漆、橘皮等。服装类产品检查车缝质量、色差，印花产品应检查与否有脱落爆裂现象，绣花产品应检查绣花针数与否和封样一致等等。4、注意配件品质，木质配件应关注木材与否达到烘干原则。金属配件注意防锈解决。5、特殊物资应按特殊规定进行检查，如产品承重测试、拉力测试、水洗测试等。四、若检查报告显示，货品存在质量问题，则由采购专人依照合同规定提出详细解决办法，报行支部经理审核、总经理审批后，与供应商一起追溯发生各种疵点源头，督促供应商及时整治不符合质量规定产品，并严格规定返工，且须规定供应商封存此批产品，避免混进大货。若供应商提出无法改进，则应及时进行退换货解决及补偿事宜等；若在货品数量清点核对阶段，账实不符，采购专人也应依照合同规定提出解决办法，及时联系供应商；五、在检查生产线质控状况方面A、检查并规定工作每次进料都必要抽查批次质量，并做好记录保存。如面料类产品特别应关注不同批次，不同缸号面料与否存在色差，裁剪2′×2′布样留存比对。B、检查操作人员与否按照操作原则生产。C、检查工厂与否每道工序都配备品控人员。D、检查每道工序与否均有样品供操作人员比对。E、检查操作人员与否依照规定项目进行自检、互验。F、检查工序内产生疵点与否用贴条标明并注明浮现问题，返工解决。G、检查与否设立现场检查设备，服装类产品应配备检针设备和检针作业工序，避免浮现残线断针等状况。H、检查半成品和成品与否有专区进行存储，存储环境与否整洁干净。L、检查每道工序半成品与否按合格区和返工区别开存储。对于各工序质量不合格产品必要规定返工，避免成品返工困难。J、加强对重点工序或得难度较高工序质量检查。K、检查工人工艺操作技能，核心工序或难度较高工序尤应关注，避免次品率增长。六、检查包装状况A、督促内盒外箱进度，生产初期如包装箱未做好，应打包装术试装。如内盒外箱做好，应检查尺寸和印刷内容与否对的，纸板厚度及克重与否符合规定，印刷图案与否清晰，纸箱与否牢固，对外箱有规定应试装并做摔箱测试。B、检查包装配件品质，如胶袋品质（厚度、透明度、清洁度）、吊牌、瓦楞品质等。C、检查包装成品与否折叠或摆放整洁，装箱搭配与否按照合同规定。同一箱同款同色产品不能浮现色差。D、检查随箱单据与否完整，检查产品、尺码与吊牌、内盒、外箱与否一致。七、其她需留意地方：A、关注生产线和生产能力，观测作业流程和工序，计算生产周期。B、进接向生产一线人员沟通进度等，理解真实产量。C、留意供应商与否外发。八、注意核心点拍照，如厂房、设备、工艺、在线产品、在线检查、包装、仓库管理等。（以上仅为常规检查项目，依照生产状况及需求，应适时相应增长不同物品质量规定）（三）采购结算管理经质量检查，若所购物资不存在质量问题，则填写检查报告书，并让供应商签字确认，一份留供应商处，一份公司备档。且由各门店负责入库，填写《入库单》等，并与财务部协作进行账务解决。采购后—供应商关系管理（SRM）目：建立公司与供应商之间伙伴关系现已成为许多公司对资源获取、供应链上产品与服务传送重要模式，供应商关系管理（SRM）可以协助公司和供应链解决许多此前无法解决问题。如：1、实现需求、采购和制造部门间协同运作；2、提供外包业务管理功能，缓和财务压力；3、实现公司内部及外部协同运作，缩短所需物资补给时间，增进公司各部门筹划、需求和采购等信息共享；4、提供了用于获得精确、无杂质、有组织和经常需要补充物资/项目和供应商数据基准，使这些数据可通过各种搜索原则进行检索，搜索原则随各部门职能变化而变化；5、SRM将需要共享核心数据包括在通用数据模型内，从而可实现跨部门决策、分析和优化；6、合并不同信息源，可按组织机构、时间、商品或供应商迅速地检索信息，使公司可以更好理解货源组织和商品运用方面机会以及供应商体现和履约状况；7、有助于收集供应商知识、理解其业务轨迹，加强整个扩展供应链协作关系，也有益于电子商务运作，并未公司创造在全球范畴内进行采购新机会。办法：1、在拟定符合公司战略特性供应商时，对所有供应商进行评估，并将所有供应商资料及表格进行分类存档，以便针对不同类型供应商，制定不同管理办法，实既有效管理；其中需存档资料涉及：a、供应商（现行、过去、潜在）基本资料，涉及组织、人员、联系办法、地址、交通等；b、关于供货品种、价格、品质、周期等方面信息；c、供货状态与历史数据，实际采购、供货状况详细记录；d、潜在供应品种、生产能力等；e、审核及评估记录、改进记录等；f、重要沟通或事件解决（例如联系、退货、争议等）记录；g、双方合伙项目、将来发展筹划；h、双方交流文献（例如合同、变更、设计资料、品质原则等）；i、供方其她信息（例如设计能力、进度、有关筹划安排等）；j、对状态趋势预测