档案管理工作相关制度样本

关于印发档案管理工作有关制度告知各科室（部门）：为更好地适应我司发展需要，进一步提高档案管理水平，现将《档案整顿归档制度》、《档案保管、保密制度》、《公司档案人员岗位责任制》、《档案借阅制度》、《档案记录、鉴定和移送制度》、《档案运用制度》等有关制度印发给你们，希各科室（部门）参照执行。江苏田娘农业科技有限公司二00九年一月

档案整顿归档制度一、我司建立文献材料收发登记、承办、运转、借阅及移送等解决制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。二、我司形成文献材料由档案室集中解决。三、实行年度归档制度。四、归档文献材料能完整、真实反映我司职能活动，整顿有序，以便查找运用。五、文献材料形成次年三月先后，将其目录向档案部门归档。关于资料及目录一并归档。六、交接双方在文献资料目录上签字。档案保管、保密制度一、我司档案室设立必须档案专用库房和柜架，库房结实，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。二、我司档案室应配备温湿计、去湿机、空调设备和电子计算机等。三、案卷多柜存储绘制案卷存储示意图。四、我司建立全宗卷，积累存储我司案卷立卷阐明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗简介等材料。五、我司档案部门定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导报告，采用积极有效办法，保护档案安全。六、我司档案部门必要贯彻执行党和国家保密、保卫制度，保证档案和档案机密安全。我司档案人员岗位责任制一、贯彻上级档案行政管理部门关于档案工作方针、政策和工作规划、布置，执行档案工作法律、规章和技术原则。二、集中管理我司档案。三、负责对我司文献材料收集、整顿、立卷、归档等工作。四、收集与档案关于资料。五、开发档案信息资源，提供档案。六、档案工作人员具备高中以上文化限度，具备档案专业知识，保持相对稳定。档案借阅制度一、查阅本我司归档档案，可以直接到档案室调阅。二、对各类档案均按规定查阅范畴提供运用，查阅人员要如实阐明查档目和内容，符合查阅条件办理手续，方可查阅。三、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员批准，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许在档案室内进行，运用者对其机密内容要负责保密。四、运用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上状况，要追究责任，严肃解决。五、凡借阅档案，借阅者均须真写借阅登记，限限归还。如需继续使用，应重新办理借阅手续。六、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文献与否齐全等。七、运用人员应将运用效果及时向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材，以更好地提供运用。档案记录、鉴定和移送制度一、我司档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。二、精确编写档案工作状况记录年报，及时上报关于部门。三、依照国家关于档案保管期限规定，制定我司保管期限表，定期对档案进行鉴定，精确地鉴定档案存毁。四、档案鉴定工作，应在我司分管负责人领导下，由档案部门和关于业务部门人员共同构成鉴定小组，按规定进行。五、销毁失去保存价值档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经我司分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。六、我司档案人员调动工作时，必要在办完档案移送手续后方能离开岗位。档案运用制度一、我司档案人员要熟悉所藏档案状况，积极理解我司各项工作对运用档案需要，积极做好提供运用工作。二、我司档案部门必要编制《案卷目录》，并依照运用工作需要编制档案专项文献目录等。三、我司档案部门应编写全宗简介、组织沿革、大事记、基本数字汇编、发文汇集和专项文献汇集等。四、凡运用者都应按规定办理手续，并慎写《档案借阅登记簿》。五、档案部门在向运用者提供档案同步，应依照需要附一张《档案运用效果登记表》，运用工作结束后，由运用者如实填写，及时交档案部门存查。电子文献归档管理制度一、归档范畴凡是反映和记录本单位公务活动，具备查考运用价值电子文献，及其有关支持软件和数据。参照国家、省、市现行纸质及其她载体文献归档范畴执行，并应涉及相应背景信息和元数据。二、归档时间电子文档施行年度归档制度，每年度电子文献整顿合格后，于次年6月底前将电子文献、有关软件及《归档电子文献登记表》向单位档案部门移送一套，形成部门保存一套备用。三、归档方式电子文献归档方式涉及逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实进进行归档先做逻辑归档，然后定期完毕物理归档。在开展电子文献归档初期以物理归档为主。四、电子文献归档整顿1、归档电子文献按《江苏省归档文献整顿规则实行办法》规定，以件为单位进行整顿。2、归档电子文献应与内容相似纸质或其她形式载体文献之间建立精确、可靠标记关系，普通以档号为标记符。3、同一全宗内归档电子文献按年度——保管期限办法进行分类，按不同保管期限分别组盘，拷贝到耐久性脱机载体上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。4、归档电子文献目录应同步存有机读目录和纸质目录，并同步拷贝到耐久性好脱机载体上保存。5、存储电子文献载体或装具上应贴有标签。五、电子文献保管规定归档电子文献保管除应具备纸质档案普通要法度外，环境温度应控制在17—27度之间，相对温度应控制在35—45%范