测绘成果及资料档案管理制度样本

测绘成果及资料档案管理制度档案管理工作程序一、档案工作基本程序普通分收集、整顿、鉴定、保管、记录、编目与检索、提供运用、编研等八个环节。二、档案工作各环节工作程序1收集：收集是档案管理起点和开端，是整个档案管理工作基本。1．1工作内容：a收集各部门文书解决完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其他地方各种形式和载体文献材料。b收集各项工程自始自终所形成各种形式和载体文献材料。c收集精密仪器和贵重设备随机资料(如阐明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时原始记录，技术操作规程等文献材料。d收集会计凭证、帐册、报表。1．2工作环节a文档从收文和自制文献材料形成起，做好分类收集工作。b科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档筹划及规定和责任者。c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移送登记表。d档案部门平时做好对档案形成、积累监督、指引和检查工作。e归档时必要填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。1．3质量规定a收集归档文献材料要完整、精确、系统、齐全。b制成材料要优良，笔迹线条要清晰，归档材料必要用兰黑墨水或碳素墨书写。c归档材料必要是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。d归档材料要符合各种类文献材料原则规定。2整顿2．1工作内容a将收集来文献材料按各类归档制度规定，进行整顿，使归档材料达到原则化、规范化、程序化。、b对构成案卷进行分类、编号，建立起固定存储秩序。2．2工作环节：分文献材料组卷和案卷整顿二某些：a文献材料组卷环节：将收集来具备保存和运用价值材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。b案卷整顿环节：分类排列——编案卷目录——编档号。2．3质量规定a分类要对的，卷内文献和案卷排列要符合档案形成客观规律，保持文献之间有机联系。b装订要整洁、牢固、美观，便于保管查阅和运用。c案卷封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清晰、对的，题名要简洁明了。d编号(档号和页号)要符合各类档案原则规范规定。3鉴定3．1工作内容分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，重要任务是：a对档案完整性、对的性，系统性和外观质量，订立质量等方面进行检查。b对其保存和使用价值进行鉴别，拟定保管期限。c编制保管期限和销毁清单及解决销毁档案材料。3．2工作环节a成立鉴定小组，以总工为主。b制定和修订各类档案保管期限表。c详细鉴定：(1)初始鉴定：收集时一方面鉴定与否有保存价值，归档后再按其价值大小拟定保管期限。(2)后续鉴定：定期对已过保管期限档案进行再鉴定，拟定其存毁问题。d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。e审批及解决，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选关于材料(如总图、阐明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。3．3质量规定a鉴定档案价值，要用全面、历史、发展观点，防止片面性和实用主义。b鉴定办法，普通采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。c鉴定结论对的，销毁档案手续齐全。4保管4．1工作内容和环节a一方面将整顿好案卷，按分类规定存入档案柜，有醒目的志。b对存储档案柜进行编号，绘制库房布置图和档案存储示意图。c对库存档案要定期清理，检查其完整状况，借出档案要及时催还。d对破损和笔迹褪变档案进行修复和补救工作。e做好库房温湿度记录，并及时调节库房温、湿度。f搞好库房及其周边环境卫生。g要制定档案保管、保密和销毁制度。4．2质量规定a库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”规定。b装具要符合原则，存储科学合理，排列整洁，标引醒目，调阅以便。c要符合安全和保密规定。5记录5．1工作内容和环节a掌握家底，全面记录各门类各种载体档案数量，b做好当年各门类各种载体档案接受移送、鉴定、销毁、保管期限数量记录和密级档案数量记录。c做好档案寻常借阅人次和数量记录。d做好档案复制、修改、复印、数量记录。e做好档案发挥效益状况记录。f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训状况记录。g经常开展记录分析，理解动态，不断提高档案管理水平。5．2质量规定a记录工作要做到精确、及时、科学和持续。b记录要符合国家档案事业记录年报[国档发(91)31号]规定和行业主管部门提出各种记录规定。c各类目录和帐册登记要笔迹清晰，记录精确，做到帐物相符。6编目与检索6．1工作规定：编目与检索是互有关联，编目工作是编制检索工具根据。详细规定：a通过编目工作反映整顿成果，固定排列顺序，b通过编制检索工具做好档案管理工作和提供运用工作。6．2工作内容和环节a编制卷内目录。b编制案卷为单位总目录。c按内容性质和重要限度编专项目录和重要文献目录。d依照工作需要，编制其他各种目录，卡片和索引。6．3质量规定：检索工具要原则规范，书写清晰，精确，便于查找。7提供运用7．1工作内容和运用形式以运用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用各种运用形式和办法，开发和直接提供档案为各项工作服务。运用形式有：a借阅：涉及出借、阅览、送货上门、电话借阅。b提供复制件(复印)。c印发目录、通讯、报导及汇编材料。d征询服务，办展览会。各类运用均需办理审批、登记手续，并应做好运用效果信息反馈登记。7．2借阅环节出示证件(含审批证明)——查检索工具(目录或卡片)——库房查找一一借阅登记——归还验收注销——入库房。7．3质量规定a提供服务要做到积极热情、耐心、周到、细致。b熟悉档案内容和存储位置，能迅速、精确地提供运用。c档案运用要符合保密和安全规定。7．4借阅原则：要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。8编研8．1工作内容a汇编档案文献b以档案内容为根据，编写参照资料，如全宗简介、组织机构沿革、大事记、基本数字汇编等。c直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。8．2工作环节a选题：依照档案资源，社会需求和编研力量而定。b取材：素材选用和材料考订(精确性、真实性和有效性)。c素材加工，辅文编撰：拟定体裁，加工格式，加工规范，正文加工和辅文编撰。d总纂与审校：核校、总纂、审查、批准。e印制发布。8．3质量规定a要尊重档案原件内容，维护档案信息原貌，不得任意修改和杜撰。b编研材料和信息内容要具备合用性和先进性。c紧密结合客观需要进行编研。附：档案管理工作程序、工作内容和质量规定。档案员岗位责任制一、认真学习宣传贯彻执行《档案法》和上级颁发关于档案工作法规、条例、原则、规范、制度等二、做好档案收集、整顿、保管、鉴定、记录和运用工作。二、对文邯解决利业务部门文什材料立卷归档l：作进行指引利监督。四、及时进行档案鉴定工作，对已超过保管期限档案提山存毁意见。五、开展编研和计算机管理小作，开发信息资源，编制必须检索工具和参照资料，做好档案开发运用借阅服务工作。六、档案部门必要贯彻执行党和国家保密、保卫制度，保证档案机密和安全。认真贯彻执行档案执法监督、检查工作。七、积极协助指引文书解决和兼职档案员工作，办理完毕单位领导交办其他关于档案业务工作。兼职档案员职责范畴一、兼职档案员在公司总经理领导下，负责督促检查和协助指引各部门在业务工作中所形成文献材料(涉及图纸、照片、声像、软件等)收集、积累、整顿与归档工作。二、负责本部门解决完毕文献材料，按照所规定各类文献材料归档规定与归档范畴(1～5)进行收集、整顿，保证文献齐全、完整。三、兼职档案员要定期检查各项工程中间形成材料保管、安全和参加成果鉴定、工程项目竣工验收、设备仪器开箱验收等。四、负责将本部门应归档文献材料，文献在次年上半年向综合档案室归档。科研、工程、设备均在项目鉴定、竣工，设备开箱验收后按规定期限内归档。声像、照片档案于一次会议或一项活动结束半个月内归档。兼职档案员在档案业务上受综合档案室指引，并参加行业关于档案专业法规文献学习等活动。档案归档制度一、坚持档案统一管理原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。归档文献材料必要齐全完整、精确，保持文献材料之间有机联系，区别保存价值，分类整顿、立卷。案卷标题简要确切，便于保管和运用。三、各类文献材料归档，应有文书部门或业务部门整顿立卷。归档时问均按各类文献材料归档规定与归档范畴(1～5)规定执行。四、归档份数，普通归档一份，重要或运用频繁文献材料归档二份(如发文、打眼文献等)。五、凡归档文献材料，必要符合档案材料归档规定，禁止用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必要用碳素或兰黑墨水书写。六、文献和电报按其内容联系合并整顿立卷。档案管理制度一、档案库房必要结实、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”办法，做到办公、阅览、库房三分开。二、永久、长期保管档案要定期检查，发现破损和笔迹模糊及时修补和复制。三、定期对已超过保管期限档案进行鉴定与销毁。四、档案部门应在文书或业务部门立卷基本上，按照文献材料归档、立卷规定进行分类、整顿、保管。五、建立档案记录制度，对档案收进、移出、保管、运用等状况进行记录。六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。档案保密制度一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必要严格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。二、档案在立卷归档、整顿保管、鉴定销毁、提供运用等各个环节中注意保密。档案收进、移出必要建账登记，做好帐档相符。四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯关于保密规定，不准在公共场合谈论档案内容和保管状况。五、档案提供运用、复印、摘抄，应依照秘密级别，经相应主管领导批准，并办理规定手续。六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。七、具备牢固门窗和防盗报警装置。档案库房管理制度一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑状况及时报告。三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，禁止在库内使用明火或吸烟。禁止在档案办公区内存储易燃、易爆、易腐蚀性物品。四、档案库房柜架排列符合规定，库房内应有足够通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急急救档案。五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度观测和记录工作，并依照库房规定，采用办法经常调节库房温、湿度。七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采用办法予以解决。八、档案管理人员应对自己所管理库房保持整洁清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；禁止把食物或杂物带进库房，做好“七防，，工作(防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮)。档案借阅制度一、凡来查阅档案者，外单位必要持单位简介信，经主管档案工作领导批准后方可查阅，我司职工必要办理登记手续，但不得查阅与本人无关档案。二、因工作确需查阅涉密文献和本职工作以外档案文献材料时必须经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。三、查阅档案文献普通在档案阅览室查阅，如因特殊状况必要借出时，要经主管领导批准，但必要限期归还，并注销登记手续。四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。五、凡擅自复制、翻印或出卖档案文献材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》关于条款解决。六、我司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必要将文献、档案所有归还。档案运用效果登记制度一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案运用效果登记表。二、借阅者应认真填写档案运用效果登记表，并以实例阐明档案作用获得经济效益或实际效果，获得效益要有部门领导承认。三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好档案运用中、长期效果。四、技术人员和管理人员有重大档案运用效果实例，应随时向档案部门报告，普通档案运用效果由档案人员逐项记录，一年向主管领导和上级关于部门报告一次。库房防火制度一、认真贯彻“防止为主、防消结合”方针，做好消防安全工作，保一方平安。二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到“三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中火灾危险性，会报警；二懂得防止火灾办法，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾办法，会扑救初期火灾。三、禁止在具备火灾危险场合动用明火。确因工作(生产)需要时，必要按关于规定申报批准后，并有专人负责，采用严密消防办法，以保证安全。四、禁止私接电线，擅自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必要做到人离电关。五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等状况时，必要及时维修更换。六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如故意损坏灭火设备者，依照情节分别予以照价补偿、罚款，直至追究刑事责任。七、任何单位和个人发现火灾均有义务迅速报警，并积极参加补救。八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。九、本制度从规定之日起执行。档案记录工作制度一、记录工作是档案部门基本任务之一，做好记录工作，对于理解和掌握档案工作状况，提高档案科学管理水平，具备重要意义，必要认真做好。二、明确专人负责、记录，依照上级规定，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字记录精确、及时。三、每年对档案工作基本状况必要进行记录，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。四、建备案卷目录、案卷文献目录、专项目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和运用效果登记本。对档案收进移出、案卷数量、运用等状况及时精确地进行记录。档案计算机房管理制度一、计算机房是档案综合记录、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定计算机操作人员(含子女)禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予她人操作。二、凡是档案关于数据(磁盘、打印纸等)，应由领导指定专人负责，专柜存储，未经领导允许，不得复制或携带出机房。三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和关于规章制度，不得运用计算机打印涉密文献和资料。四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存储易燃易爆物品。五、不许在机房会客，接待参观人员必要经室领导批准。六、不准用计算机干私活，禁止在计算机上装游戏盘。七、外来软盘必要以计算机人员查病毒后方可使用。八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好工作状态，定期观测电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。底图管理规定一、底图重要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移送清单，订立手续完备，图样清晰整洁，方可接受。三、底图归档后普通不容许更改，需要更改时，须经关于领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清晰。四、接受归档底图应及时清理，按图纸部件逐个整顿(修补、摺边、扎边)，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便运用。对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和记录。测绘生产和成果保密管理制度依照《中华人民共和国测绘法》及有关法律、法规，为了加强对领取、使用和保存属于国家秘密测绘成果管理工作，制定如下制度：第一条测绘成果是指有密级基本测绘成果和专业测绘成果，涉及各种保密测量数据、图件、航片等。测绘成果按照国家保密法规进行管理。第二条使用和保存保密测绘成果，依法行使管理、监督和查处违法违规行为。第三条测绘成果保存应符合国家关于规定，应加强对领取保密测绘成果保管。存储室要有安全防范办法；测绘成果要做到专人专柜保管，使用后必要及时放回存储室；禁止随意将保密测绘成果乱扔乱放；资料外用必要履行签罢手续，做好登记，防止成果资料遗失、损坏。第五条测绘成果不得擅自复制、转让。成果资料转借必要经使用单位领导批准，保管人员做好登记签罢手续。使用单位如