银行年金基金账户管理运营操作规程样本

中华人民共和国银行股份有限公司年金基金账户管理运营操作规程（）制定机构：总行草拟部门：公司金融总部（养老金业务）语言：中文版本密级：非密版本信息：文号：生效日期：修订日期：

目录TOC\o"1-1"\h\z\u目录 二、业务流程1、缴费申请（1）直接缴费收到缴费申请后，一方面应对其内容进行必要审核，涉及：必填项与否完备，公司缴费、个人缴费金额与否有明显错误（如浮现特殊字符、负值等），缴费金额共计与明细与否匹配等。（2）规则缴费规则缴费缴费申请由系统自动生成，无需受托人另行提交。在年金筹划规定缴费日前，由账户管理人生成缴费账单。（3）公司公共账户缴费公司公共账户缴费申请以函件或其她方式提出，应详细阐明缴费额度、缴费属期、与否投资等有关事项。上述各种缴费申请信息导入系统并复核通过后，请将系统生成《缴费告知单》（见附件5-2）和《缴费明细》（见附件5-3）发送受托人（如需要）。2、缴费到账待收到托管人出具收款指令后，在系统中做缴费到账解决。3、到账匹配缴费到账后，系统会依照缴费申请单信息做自动匹配。当到账信息和缴费申请信息不一致时，系统不会自动匹配，需在系统中进行缴费人工匹配（手动匹配）。到账匹配后，系统自动记账，并将系统生成《缴费到账匹配单》（见附件5-4）发送受托人。交易日之后该笔缴费参加投资。三、业务档案缴费流程完毕后，业务人员应负责将如下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人、委托人和托管人发来与缴费有关各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述缴费应备材料；2、业务联系记录及有关阐明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、受托人或委托人未按我行表单格式提供缴费申请时，需人工调节为原则格式。调节过程中注意防止操作失误，并保存调节前原始电子数据，以保证业务数据完整性。2、缴费申请单作废（缴费核销）补充阐明：缴费申请提交后，复核未通过时，缴费申请自动作废，无需通过缴费申请单作废进行缴费核销解决。而复核通过后发现缴费存在错误时，需通过缴费申请单作废程序进行缴费核销解决。缴费核销后重新办理缴费业务。如因受托人或委托人提交数据错误导致缴费核销，受托人或委托人应来函阐明状况，并保存原始材料备查。3、一笔缴费申请多笔到账，到账信息与缴费申请信息应属同一公司；对于母子筹划模式，到账信息与缴费申请信息应属同一子筹划。多笔缴费申请一笔到账，应与受托人或委托人核算一方面匹配哪笔缴费申请。多笔缴费申请多笔到账，应与受托人或委托人核算匹配顺序。4、公司提交缴费信息时未拟定税务类型，系统税务类型记录为“未拟定”。公司缴费、个人缴费已提供税务类型，按照实际状况分别记为“税前”或“税后”。5、短溢缴解决：短缴也称少缴，是指实际到账金额不大于缴费申请金额。溢缴也称超缴，是指实际到账金额不不大于缴费申请金额。原则上不容许浮现短缴状况。短缴时，暂不在系统中解决该笔缴费业务，及时与受托人或委托人联系，待足额到账后再解决。或将该笔短缴款在系统中暂时记录在公司公共账户中（不做投资），待足额到账后再解决。溢缴时，应依照受托人或委托人指令做超缴退回或记入暂存账户。第六章投资及收益分派采用份额法计量年金筹划，其投资收益通过年金基金每期单位净值体现；采用金额法计量年金筹划，其投资收益通过年金基金定期或不定期收益分派体现。一、应备材料1、份额法《资产估值表》（不同托管人名称、格式、内容不同）用于单位净值维护。《关于**公司年金筹划投资转换函》（无固定格式）2、金额法受托人发来收益分派指令，普通名称为《关于**公司年金筹划投资收益分派函》（无固定格式）。二、业务流程1、份额法（1）估值日维护账户管理人于年金筹划初建时和年末收到受托人发送关于年度估值日安排函件后，需要在系统中进行年金筹划估值日设立，录入年度所有估值日，复核通过后生效。估值日于日后发生变更时，需要通过年金筹划变更对估值日进行修改。（2）单位净值录入单位净值录入涉及三个业务日，分别为预解决日（普通为T-1日，也也许为T日）、估值日（T日，也叫定价日）和交易日（普通为T+1日，也也许为T+n日，详细参见各方流程）。账户管理人依照上一期投资组合单位净值于预解决日日终后向受托人发送《投资指令预汇总表》（见附件6-1）（如需要）。估值日当天，托管人应当在各方流程规定期间内将与投资管理人核对一致《资产估值表》发送账户管理人，如果托管人没有及时发送估值表，经办人员应当及时联系托管人和受托人，规定其尽快发送。收到估值表后，在系统中录入单位净值，复核后生效。交易日日终之前必要完毕投资组合单位净值录入。交易日日终后，账户管理人将系统生成《投资指令汇总表》（见附件6-2）发送受托人（如需要）。（3）投资转换投资转换是指公司年金资产投资运作过程中，公司或个人依照实际状况变化存量年金资产在各投资组合账户分派比例。每年可提交固定次数投资转换申请。普通应有次数限制，并规定详细月份。账户管理人在收到受托人《关于**公司年金筹划投资转换函》，即投资转换业务申请后，在系统中进行投资转换操作。即，依照托管人告知公司年金基金单位资产净值，按照新投资比例计算出相应应申购和应赎回基金资产金额及份额。交易日日终后，核对系统生成《投资指令汇总表》上投资转换申购数据和投资转换赎回数据，无误后将《投资指令汇总表》发给受托人。2、金额法投资收益分派收到受托人收益分派指令后，在系统中进行投资收益分派操作。交易日日终后向受托人发送《投资收益分派报告》（见附件6-3）（如需要）。三、业务档案该业务环节结束后，业务人员应负责将如下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或托管人发来各种函件、表格，涉及但不限于上述应备材料；2、业务联系记录及有关阐明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）；4、我行对外发送各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、业务人员维护单位净值时应当认真细致。原则上应采用录入总净值（总市值、资产净值）反算单位净值方式。估值表上未提供总净值应与托管行联系规定其提供。要核对系统反算单位净值与估值表中单位净值与否一致。2、向受托人发送《投资指令预汇总表》、《投资指令汇总表》之前，应仔细核对表中申购和赎回金额、份额与否与本期缴费、支付、转移、投资转换等业务申请相匹配；应当仔细核对单位净值与否为近来一种交易日单位净值。3、托管人发来估值表普通为传真件。传真件上数字不清晰，应与托管行确认，确认后在手工记录处阐明状况并签字。4、预解决日、估值日和交易日三者之间不但存在时间上先后关系，并且存在业务上逻辑关系。（1）预解决日之前（含预解决日当天），相应估值日、交易日可以修改，可以删除；（2）预解决日过后，估值日原则上不能修改，交易日可以延后，不能删除；（3）估值日过后，交易日可以延后，不能删除。5、系统中建立但未实际运作投资组合，交易日日终前也需维护单位净值（单位净值1，总净值0）。6、金额法投资收益分派周期不固定，以受托人指令为准。第七章待遇支付对于公司年金，法规规定容许待遇支付状况涉及三种：退休、死亡、出境定居。其她类型养老金，如福利筹划、公积金等存在在职支付（边缴费边支付）状况。一、应备材料1、《支付申请表》（见附件7-1）2、《受益人信息表》（见附件7-2）。二、业务流程1、业务人员收到受托人发来《支付申请表》和《受益人信息表》（如需）后，一方面应进行表面合规性审核，即有关表格需经受托人盖章确认。2、审核后业务人员需在系统中对拟支付员工个人账户状态进行变更，在导入有关数据后系统将自动计算个人账户权益，并按照公司提交归属比例或公司筹划中设定归属规则执行相应归属解决。3、交易日日终后，将系统生成《投资指令汇总表》、《支付告知单》（见附件7-3）和《个人支付明细》（见附件7-4）发送受托人。4、托管人按照受托人下达指令完毕待遇支付后，将指令执行成果以《待遇支付确认单》（不同托管人格式不同样）形式反馈受托人。账户管理人收到受托人转来《待遇支付确认单》后，与系统账户信息进行核对，完毕实付操作，并向受托人发送《个人权益支付明细》（见附件7-5）（如需要）。当个人账户权益余额为零时，办理个人账户销户手续并告知受托人。5、某些公司在支付之前需账户管理人出具《公司筹划支付权益测算清单》，格式见附件7-6。6、对于员工退休提出分期支付申请时，账户管理人需在每期近来一种估值日进行个人账户权益计算，其他操作流程同上。三、业务档案待遇支付流程操作完毕后，业务人员应负责将如下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来与待遇支付有关各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述缴费应备材料；2、业务联系记录及有关阐明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、受托人应对支付申请数据真实性、合规性和精确性负责，账户管理人应当严格按照受托人指令行事，并保证业务档案全面和完整。2、在对支付数据进行系统解决时，要保证导入数据对的性。3、待遇支付款项原则上应划转至受益人个人账户。对于公司提出划转至其指定账户状况，应在账户管理合同或各方流程有相应条款，否则需公司单独来函阐明状况。4、补充住房公积金、员工福利筹划等产品容许在职支付，此类筹划参加人、支付条件、支付方式比公司年金灵活，详细参见各类筹划产品阐明书。

第八章转移解决本章所述转移是指参加公司筹划个人和公司从一种公司筹划转到另一种筹划行为。转移方式分为系统内转移和系统外转移两类。系统内转移是指转移之后公司筹划账户管理人仍是中华人民共和国银行；系统外转移是指转移之后公司筹划账户管理人不是中华人民共和国银行，即转出中华人民共和国银行账户管理系统。一、应备材料《转移申请表》（见附件8-1）二、业务流程1、收到受托人发来《转移申请表》后，依照不同转移因素和转移方式在系统内计算个人权益，进行归属解决。2、交易日日终后，将系统生成《个人资产转移证明》（见附件8-2）发送受托人（如需要）。转为保存账户，发送《转保存账户清单》（见附件8-3）（如需要）。3、转移业务涉及赎回或重新申购，如属系统内转移，系统将自动测算并完毕；如属系统外转移，有关操作参照支付流程，并应核对系统生成《投资指令预汇总表》、《投资指令汇总表》有关信息，无误后发送受托人。三、业务档案转移流程操作完毕后，业务人员应负责将如下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来与转移有关各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述应备材料；2、业务联系记录及有关阐明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、在进行转移解决时，要保证数据精确性。2、系统解决完毕后，向各管理人出具各种单证要内容完整、数据精确。第九章账户管理费一、收取原则1、年金账户管理手续费实行属地化原则，即由经办年金账户管理业务有关分行负责账户管理费收取，并所有归属本地分行。与否按业务发生地区归属有关二级或下级分支机构由各省行决定。2、年金账户管理手续费实行分级管理原则。总行负责全辖手续费汇总记录、对账和内控检查工作；分行负责所辖区域内账户管理手续费收取、催缴、汇总记录、对账和内控检查工作。3、各分行应严格按照财会部有关规定开设年金账户管理手续费核算账户，并将实收账户管理手续费精确、及时、足额在“5394年金账户管理费”核算码下记录，不得截流或抵冲其她费用支出。二、费用管理 1、系统按账户管理合同规定计费周期、收费周期出具《账户管理费缴费告知单》（见附件9-1），各分行经办人员将告知单发送有关公司，并负责账户管理费催收。2、原则上账户管理费按月计算、按季度收取（特殊状况经双方商定可从其商定）。局限性一种月按一种月计算，局限性一种季度按实际月份收取。3、计算公式：当月账户管理费=个人账户总数*每户每月收费原则（以与各公司订立账户管理合同为准，依法规普通不超过人民币5元/户/月）。每季度账户管理费等于本季度各月账户管理费之和。三、操作流程1、自中行为年金客户建立筹划和账户之日起，系统将依照业务人员录入收费原则，按月计算应收账户管理费，并依照不同公司收费周期，在月末、季末、半年末或年末最后一种工作日日终，生成《账户管理费缴费告知单》。2、业务人员于出表日后下一种工作日，从业务管理系统报表管理中打印《账户管理费缴费告知单》，并审核表单上各项内容无误后，加盖账户管理业务章，以信函、传真、扫描或邮件方式发送有关公司。3、业务人员随后应与公司确认与否收到《账户管理费缴费告知单》，并核相应交费金额。4、公司实付手续费后，各分行经办人员应通过手工转账方式将账户管理手续费记入委托代理手续费中“5394年金账户管理费”核算码下。5、转账完毕后，经办人员在业务系统手续费管理功能模块下调出公司应交费记录，录入到账日期和到账金额，系统自动完毕核销解决。6、每月月结时，系统生成《账户管理手续费催收清单》，业务人员依照登记表在下月办理手续费催收。上述5、6两项待系统进一步完善后进行，待总行告知。四、内控要点及注意事项 1、为保证年金有关业务账户管理费收取及时、精确、无误，各分行应严格执行本操作规程。2、如客户不能如期或完整缴纳账户管理手续费，各分行应及时进行催收。3、委托人为我行存款客户时，勉励分行采用与其订立有关合同，由客户预先授权，我行按期积极借记方式收取账户管理费。

第十章信息披露一、披露原则为保护公司和受托人知情权，依照公司年金基金管理试行办法，账户管理人应定期向受托人、委托人和关于监管部门提交公司年金基金账户管理报告，并提供公司年金基金账户信息查询服务。二、披露内容1、业务单证办理完第三章至第九章有关业务后，依照不同业务性质和业务流程，按照受托人和委托人规定系统将出具相应业务单证及时送达接受方。有关业务表单格式见附件，详细出具时间和方式见有关业务操作流程。2、定期报告（1）账户管理人至少向公司员工提交定期报告有：个人年度对账单；（2）账户管理人至少向受托人提交定期报告有：账户管理报告（季报、年报）等。按规定，季报应在季度结束后10个工作日内出具，年报应在年度结束后30个工作日内出具。季报和年报包括内容重要有：账户管理人基本信息、筹划账户管理状况、筹划信息登记表、筹划成员权益报告、重大事项报告等。账户管理报告参照格式见附件10-1。（3）向监管提交报告：《公司年金基金账户管理业务报表》；该报表每季度由总行向人力资源和社会保障部报送，格式见附件10-2。3、网站查询所有公司和个人客户可以登录中华人民共和国银行门户网站（）进入年金客户服务专用网站进行必要查询。4、电话查询当前CallCenter已在某些分行投产，这些分行所在地区客户通过拨打95566可查询年金有关信息。未投产省市则需要拨打010-95566进行查询。第3条、第4条涉及查询方式详见《中华人民共和国银行股份有限公司公司年金网上查询系统操作手册》（见附件10-3）。5、其她信息披露渠道涉及自助终端查询、柜台查询、年金专用存折查询等，已在某些分行实现。第十一章档案管理一、档案管理范畴本操作规程所指档案是指从事账户管理运营工作时发生，解决各类业务根据、采用某种解决成果往来函件、业务解决成果凭据等各类纸质和电子文献。涉及但不限于：账户管理合同、操作流程备忘录、监管部门审批文献、年金方案、以及在建账、信息变更、缴费、支付、投资及收益分派、转移、账户管理费收取等各业务环节发生业务往来函件、指令、原始业务数据等。二、档案管理原则1、中华人民共和国银行账户管理业务档案按业务发生所属地实行属地化管理。即总行负责总行本部年金运营业务活动中所发生各类函件、数据归档和保管,分行负责本地区年金运营业务活动中所发生各类函件、数据归档和保管。2、账户管理业务档案应属于长期保存业务档案。按监管部门规定，账户管理业务档案应保存至年金筹划结束后。各分行可依照实际状况定期将业务档案交本行关于部门统一保管。三、档案分类原则1、纸质和电子文献均按“单一筹划”和“集共筹划”分类归档。2、每个目录下按项目（公司）设立子目录，集共筹划先按合伙方进行分类。3、每个项目（公司）文献夹按公司名称首字母顺序归档。如下分类示例供参照：第一类：单一筹划档案（涉及年金、补充养老等各类单一筹划产品），按委托人名称第一种字拼音字母顺序归档。如：G：国机集团档案H：湖北电力档案Z：中华人民共和国银行股份有限公司档案第二类：集共筹划档案（涉及年金、福利筹划等各类集共筹划），一方面按照合伙机构建立子目录，在子目录下再按委托人名称第一种字拼音字母顺序归档。如：（1）中银－国寿，属于该类集共筹划公司再按委托人名称第一种字拼音字母顺序归档，同上面单一筹划。（2）中银－平安，同上。（3）中银－太平，同上。（4）中银－泰康，同上。（5）中银－华宝，同上。四、档案建立规则1、按公司或公司筹划建立档案。2、纸质档案一方面保存账户管理合同和操作流程备忘录（合用单一筹划），随后按照业务发生时间顺序进行归档。3、电子文献命名规则：日期（YYYYMMDD）＋文档名称如：“0122中华人民共和国银行缴费清单”，其中日期为收件日，或业务解决日。4、电子档案各行可每年建立一种文献夹，按照上述档案分类原则和档案建立规则进行分类归档。如下示例供参照：XXX年XX行养老金账户管理电子档案单一筹划A公司档案0201缴费清单以此类推集共筹划中银－国寿B公司档案0201缴费清单中银－平安以此类推五、纸质档案管理1、纸质档案涉及外部机构发来和我行对外发出两类。前者涉及：账户管理合同、操作流程备忘录、以函件、传真形式从外部接受各类业务解决指令、批复函、备忘录、年金方案、估值表、到账确认、各种表单、阐明函等。上述资料是账户运营过程中必备、据以办理各类业务凭据资料。后者涉及业务解决各环节需要我行对外出具有关表单、函件等。2、业务人员对特殊事项自行记录状况阐明或备忘录，需注明日期并签章后存档。3、纸质业务档案要集中存储，按本章所述原则分别立卷管理。具备账户运营职责部门，要统一配备文献柜，集中存储项目档案卷，保证档案资料完整，归档及时。六、电子档案管理1、电子档案涉及：我行以电子邮件形式从外部接受各类原始函件、表单以及经业务人员加工整顿后可以导入系统各类电子数据文献；寻常业务往来邮件、各类扫描文献、照片文献、数字照相机和摄像机形成图片文献等。2、基本规定：各分行应有专人负责电子档案建立和维护，并负责定期集中刻盘保存。业务经办人员需按上述“档案分类原则”和“档案建立原则”