文书档案管理系统样本

XX文书档案管理系统说明文档XXXXXXX有限公司4月目录TOC\o"1-5"\h\z\u1.系统简介 31.1系统特点 31.2系统定位 41.3系统优势 42.体系构造设计 52.1系统架构 52.2布置构造 52.3层次构造 63.系统功能 73.1功能构造 73.1.1顾客管理 83.1.2文档管理 93.1.3查询借阅管理 103.1.4记录分析 103.1.5基本数据维护 103.1.6系统管理 113.2业务流程 113.2.1文书档案管理流程 11文书来源为接受纸质版或者接受电子版后打印成纸质版 11文书来源为纯电子版 133.2.2文书档案分发流程 13归档前分发 13归档后分发 143.3功能阐明 153.3.1顾客管理 153.3.2文献与档案管理 163.3.3查询借阅管理 173.3.4记录分析 183.3.4系统管理 193.3.4基本数据维护 204.系统接口 205.表构造 215.1数据构造 215.1.1数据来源 215.1.2业务数据 225.1.3管理数据 245.2报表格式 275.3文书编目 315.3.1电子文书编目 315.3.2纸质文书编目 315.4分类表 325.5工作流实现 405.6安全存储与共享实现 426.性能与并发性 436.1设计目的 436.2应用层性能优化 436.3数据库层性能优化 437.系统环境 447.1软件环境 447.2硬件环境 44

1.系统简介系统提供了一种易用、安全、高效档案一体化管理平台，通过严谨、灵活权限管理机制和档案共享机制，使顾客单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。使用C#.NETSP1开发环境。使用MSSQLSERVER数据库。采用B/S构造。1.1系统特点符合国家、行业对档案管理有关原则规定；存储与归档系统具备操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点；档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；对重要档案信息存取、运营环境实现虚拟管理，系统具备兼容性；档案各类操作具备可控性，可对档案分区多级授权、多顾客共享；多样化检索和调档手段，极大地满足档案分级管理需求；实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具备包容性。1.2系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具备对电子档案生命周期全过程保护、共享和再运用功能信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控领域：1．党政机关和军事部门：涉及国家机密文档（公文、机密文献、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2．行业公司：需要限制共享对象公司文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业筹划、合同定单、管理制度等）；3．金融机构：包括大量敏感信息和商业机密文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4．研发行业：需要保护知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。1.3系统优势产品性能文书档案管理系统电子档案安全管理系统实体档案管理系统条码化有无有可视化有有有（弱）一体化有无无工作流机制有有（简朴化）无痕迹化管理有无无环境虚拟管理有无无共享管理有有有（弱）权限管理有有有（简朴化）通用性强弱弱性能监控有有（弱）无设备可控性有无无2.体系构造设计2.1系统架构文书档案管理系统通过统一组织构造与统一编码服务和记录分析服务来实现文书档案管理先后台管理功能，见图2-1。图2-1文书档案管理系统总体架构图由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几某些构成。其中，系统接口完毕与公司平台应用接口功能。2.2布置构造本系统采用集中方式布置，在公司机房布置应用服务器和数据库服务器。各级终端顾客均无需安装任何软件，运用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。图2-2文书档案管理系统布置构造图2.3层次构造该系统重要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次构成，详细如下：图2-3文书档案管理系统功能构造图1．后台数据层：该层是系统运营基本，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑体系重要实现文档管理、顾客管理、记录分析、基本数据维护、系统管理等任务。2．核心业务层：该层是系统核心层，它依照档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系重要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。3．公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案目录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系重要实现档案题录对外发布和档案授权分发等功能。3.系统功能3.1功能构造文书档案管理系统由6大某些构成，重要分为顾客管理、文档管理、查询借阅管理、记录分析、基本数据维护、系统管理。见图3-1。图3-1文书档案管理系统功能构造图3.1.1顾客管理可以实现对顾客各项管理，涉及顾客维护、角色管理、权限管理及修改密码。顾客维护：重要实现浏览顾客、增长顾客、删除顾客功能，浏览顾客可以查看当前数据库中所有已创立顾客；新增顾客可以给数据库增长一种顾客自定义顾客；删除顾客可以实现从数据库中删除选定顾客。角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分派编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中所有已创立角色；新增角色可以给数据库增长一种顾客自定义角色；分派编辑角色可以给新创立或已有角色分派表权限，涉及创立表、查询、更新、删除等权限，以及对已创立角色权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定角色。权限管理：依照顾客不同级别、所属部门进行严格权限划分，对已注册顾客进行权限分派、修改管理，分别控制顾客文献查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中安全。修改密码：可以实现顾客依照一定密码设立规则进行重新设立顾客登录密码。3.1.2文档管理可以实现对文档各项管理，涉及文献接受、文献分发、文献信息维护、案卷管理、文献归档。文献接受：文书室接受经所办传递下来文献。文献分发：文书室将接受文献经领导批示后形成电子文献，分发有关顾客进行阅读。文献信息维护：实现对文献有关信息进行更新修改。案卷管理：文献归档分为电子文献归档和纸质文献归档。电子文献归档按照国家文献有关分类法进行归档；纸质文档归档要通过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。RFID应用：在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，并且可以使文档清点成为一项经常性工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查号码段或要找文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要文档时，立即用声光报警，这使得工作人员查找变得非常以便，同步明显减少错架率。RFID标签上有一种可写记录区，假若放入某些记录数据，如出借次数、有效天数等或详细档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整顿上架等更加容易。3.1.3查询借阅管理可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。文档检索：依照档案分类法和组卷规则，提供拟定型和非拟定型，全宗级、案卷级、文献级等多项检索手段。文档检索是文档系统重要功能之一，其功能重要有如下两方面：1、检索顾客来自不同部门，系统提供各种各样查询方式供顾客选取。2、为了保证数据信息安全，进行严格功能权限、数据权限控制，依照顾客级别对文档内容进行设立，不同顾客有不同检索权限。文档调阅申请：有文档调阅需求顾客，要填写有关文档调阅申请书，待领导审批通过后才干进行对有关文献进行调阅。文档调阅审批：领导依照文档调阅申请进行审批，只有通过审批顾客才干对文档进行调阅。文档调阅：通过领导审批调阅祈求顾客可以以便地调阅电子文档。借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要文档，并选用复印、打印、摘要功能。3.1.4记录分析可以实现分类记录、漏掉预警功能。分类记录：可以依照业务数据内容生成记录报表，如不同部门归档状况、档案运用状况。漏掉预警：对文献归档过程中漏掉重要信息进行预警，以以便管理员进行信息维护。3.1.5基本数据维护可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，重要涉及信息补录入、删除、档案著录维护。信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。档案维护：完毕寻常信息修改、删除，所有维护操作均有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生；档案著录：对个别没有通过接受归档进入系统档案，可以通过档案著录进行补充。有效期限：依照文书档案管理期限表，可以实现对不同类别文献进行有效期限更新修改。密级管理：依照文书档案密级管理规定，可以对有关文献密级进行更修修改。组织机构：依照组织机构变化，可以对组织机构进行及时更新修改。3.1.6系统管理可以实现系统设立、操作日记、系统备份、版本阐明功能。系统设立：可以对系统参数进行设立。操作日记：系统将必要操作日记记录在案，可以浏览和分析系统行为，以解决痕迹化管理。为了保证安全和防止破坏行为，也便于系统运营历史监视审查，系统提供一种跟踪所有动作可选手段。系统将必要操作日记记录在案，并且提供专用工具（查看日记）去浏览和分析系统行为。安全日记可以进行查询和记录，用于系统分析。系统备份：对系统重要数据进行安全备份。版本阐明：对系统版本进行阐明，以便维护。3.2业务流程3.2.1文书档案管理流程文书来源为接受纸质版或者接受电子版后打印成纸质版得到纸质版文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化解决，形成电子版文书。机要室依照领导批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种成果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面人看到。这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书存档操作，电子文书最后保存成果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。纸质文书存档是先进行预立卷，就是保存暂时一种案卷目录中。当这个暂时案卷积累到一定限度后，需要将这个暂时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一种完整永久保存档案。详细流程见图6-2图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程文书来源为纯电子版图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.2文书档案分发流程归档前分发文书档案分发流程重要区别在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递祈求过程，而归档后则没有该过程。详细流程见图6-2-2-1图3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程归档后分发文书档案分发流程重要区别在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递祈求过程，而归档后则没有该过程。详细流程见图3-2-2-2。图6-2-2-23.3功能阐明3.3.1顾客管理3.3.2文献与档案管理3.3.3查询借阅管理3.3.4记录分析3.3.4系统管理3.3.4基本数据维护4.系统接口本方案必要实现与本部门既有统一门户系统、信息管理系统、办公OA系统进行对接，为其她计算机软件系统提供软件接口。详细地说，涉及如下接口：1）与办公OA系统接口需求。涉及与办公OA系统基本顾客信息访问，与办公OA系统数据访问原则接口。2）与信息管理系统接口，可以自动接受工作过程中产生电子信息，并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。3）与统一门户系统和内部网接口，实现门户系统单点授权登录。5.表构造5.1数据构造5.1.1数据来源文书信息表：名称数据类型长度备注序号Guid32文书编号Varchar20按规则生成收文日期Datetime8收文号Varchar20来文号Varchar20来文途径Varchar200密级Varchar10来文机关Varchar200标题/文献名称Varchar100份数Int8页数Int8承办单位Varchar100注销Varchar2是/否案卷号Varchar20分类Varchar30核心字Varchar30简要描述Varchar200制作人员Varchar10文献类型Varchar20文献/图片/视频文献格式Varchar8pdf、iso电子化Varchar2是/否有效期限Int8查阅人范畴Varchar20案卷号Varchar20存储位置Varchar50备注Varchar5005.1.2业务数据卷内目录：名称数据类型长度序号Guid32案卷号Varchar20按规则生成顺序号Int8文书编号Varchar20责任者Varchar10题名Varchar50著录Varchar100日期Datetime8页号Int8备注Varchar200借阅表名称数据类型长度序号Guid32借阅人Varchar20借阅时间Varchar100部门名称Varchar100文献内容Varchar100借阅因素Varchar100所领导批准Varchar100批准人Varchar100批准日期Varchar20备注Varchar200分刊登名称数据类型长度序号Guid32分发人Varchar20分发时间Varchar100分发部门Varchar100文献个数Varchar100阅读人Varchar100分发状态Varchar100未读/已读备注Varchar200分发文献明细表名称数据类型长度序号Guid32分发序号Varchar20文献名称Varchar100文献途径Varchar100状态Varchar100备注Varchar200文书分类表：名称数据类型长度序号Guid32类别号Varchar10类别名称Varchar100父节点Varchar10备注Varchar500文书访问记录：名称数据类型长度序号Guid32文书编号Varchar20访问人员名称Varchar10访问时间Varchar20批示内容Varchar100授权人员Varchar10备注Varchar5005.1.3管理数据保管期限表：名称数据类型长度序号Guid32保管期限Varchar8永久/30年/密级表：名称数据类型长度序号Guid32密级Varchar20备注Varchar200文书分发告知方式：名称数据类型长度序号Guid32告知方式Varchar20短信/电话备注Varchar200顾客表：名称数据类型长度序号Guid32顾客IDVarchar20顾客名Varchar10科室Varchar10密码Varchar20权限Varchar10密级Varchar50注册日期Varchar100性别Varchar8年龄Int8电话Varchar10手机Varchar20地址Varchar200EmailVarchar50备注Varchar200角色表：名称数据类型长度序号Guid32名称Varchar20权限IDVarchar20功能ID号备注Varchar200顾客组表：名称数据类型长度序号Guid32顾客组名称Varchar20权限ID备注Varchar200批示类别：名称数据类型长度序号Guid32文字阐明Varchar20文献再传递Varchar20备注Varchar200组织机构表：名称数据类型长度序号Guid32机构IDVarchar20机构名称Varchar20机构位置Varchar100父IDVarchar100备注Varchar2005.2报表格式卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注XXXX年外来文献登记簿收文日期收文号来文号来文途径密级来文机关文献名称核心字份数页数承办单位注销案卷号备注档案查借阅审批表部门名称查借阅人日期文献名称（文献号）密级归还人签字归还日期档案室确认备注查借阅因素批准人签字主管所领导审批文献批签承办单办公室意见领导批示承办结果承办文献要及时、精确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签字。借阅批准单部门名称借阅人借阅时间文献、图纸名称：借阅因素：所领导批准批准人及日期备注5.3文书编目5.3.1电子文书编目5.3.2纸质文书编目5.4分类表分类表一共有4级，如下所示：一级二级三级四级01本级党代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会文献材料0101请示、批复、告知名单、议程、报告、领导发言、选举成果、讨论通过文献、决策、纪要、公报主席团会议记录等文献材料0102人大发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理成果，简报，快报0103重要贺信、贺电，筹办工作、选举过程中形成文献，小组会议记录、会议服务机构筹划、总结等文献材料0104讨论未通过文献02本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联常委会、主席团、全体委员会会议、政府常务会、办公会议文献材料0201公报、决策、决定、记录、纪要、议程、领导人发言、讨论通过文献、参加人员名册0202讨论未通过文献03本机关党组（或实行党委制党委）会议和行政办公会纪要、会议记录04本机关召开工作会议、专项会议文献材料0401请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要0402典型材料、代表发言材料、交流材料、简报05机关联合召开会议文献材料0501本机关为主办050101请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要050102典型材料、代表发言材料、交流材料、简报0502本机关协办050201请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要复制件或副本050202典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本06本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会文献材料0601请示、批复、申办和筹办组委会重要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导贺词、题词、发言，会徽设计0602代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道0603委员会、分会会议和学术会讨论记录，会议代表登记表、接待安排07上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成文献材料0701重要0702普通0703本地区、本机关工作报告材料08本机关业务文献材料0801本机关制定方针政策性、法规性、普法性业务文献，中长期规划、纲要等文献材料0802本机关请示与上级机关批复、批示080201重要业务问题080202普通业务问题0803同等机关、下级机关来函、请示与本机关复函、批复等文献材料080301重要业务问题080302普通业务问题0804本机关代上级机关起草并被采用重要法规性文献、专项业务文献最后草稿0805机关联合行文文献材料080501本机关主办08050101重要业务问题08050102普通业务问题080502本机关为协办08050201重要业务问题08050202普通业务问题0806本机关编辑、编写文献材料080601大事记、组织改革等080602简报、状况反映、工作信息等0807行政管理、执法活动中形成文献材料080701行政管理工作制度、程序、规定等文献材料080702执法检查状况汇总、通报、整治告知等080703行政管理工作中形成审批、审查、核准等文献材料08070301固定资产投资、科技筹划等项目审批（核准）、管理、验收（评估）等文献材料08070302不动产、自然资源所有权、使用权确认文献材料08070303（含）以上有效或未注明有效期允许证、执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料08070304如下有效允许证、执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料080704行政管理工作中形成备案文献材料080705行政惩罚、处分、复议、国家补偿等工作中形成文献材料08070501重要08070502普通0808筹划、总结、记录、调研等方面文献材料080801年度和年度以上筹划、总结、记录材料080802年度如下筹划、总结、记录材料080803重要职能活动总结、重要专项调研材料080804普通活动总结、普通问题调研材料0809出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成文献材料080901刊登公报，订立合同、协定、备忘录，重要会谈记录、纪要等080902出国审批手续、执行日程、考察报告、普通性会谈记录09本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文献材料0901机构设立、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文献材料0902人事工作制度、规定、办法等文献0903人事任免文献0904先进单位、劳动模范、先进工作者文献材料090401受县级（含）以上表扬、奖励090402受县级如下表扬、奖励0905对本机关关于人员处分材料090501受到警告（不含）以上处分090502受到警告处分0906职工录取、转正、聘请、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文献材料0907人事考核、职称评审工作文献材料0908职工调动工作行政、工资、党团组织关系简介信及存根0909职工名册0910党、团、工会工作活动中形成文献材料091001工作报告、总结、换届选举成果091002重要专项活动报告、总结等091003党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织文献材料091004状况反映、工作简报0911纪检、检查工作中形成综合性报告、调查材料091101重要091102普通0912保卫部门安全检查、调查记录0913本机关解决人民来信来访文献材料091301有领导重要批示和解决成果091302其她有解决成果10本机关事务管理文献材料1001房产、土地所有权和使用权文献材料1002与关于单位订立合同、协定、合同、议定书等文献材料100201重要100202普通1003接待工作筹划、方案100301重要100302普通1004机关财务预算1005机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购筹划、审批手续、招标投标、购买等文献材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文献材料1006国有资产管理（登记、记录、核查清算、交接等）文献材料100601重要100602普通1007职工承租、购买本单位住房合同、合同和关于手续1008职工住房分派、出售规定、方案、细则，职工住房状况记录、调查表、职工住房申请11上级机关制发文献材料1101上级机关制发属于本机关主管业务文献材料110101重要110102普通1102上级机关制发非本机关主管业务但要贯彻执行文献材料1103上级机关制发关于本机关机构设立、领导人任免、人员编制等文献材料12同级机关制发非本机关主管业务但要贯彻执行文献材料13下级机关报送文献材料1301重大问题专项报告1302年度和年度以上筹划、总结、记录材料5.5工作流实现工作流（WF）实现技术依赖与.NET3.5提供工作流基本框架，这是微软推出一种通用工作流平台，可用到任何拥有流程概念事务解决当中。图