第3章 办公自动化软件

第三章办公自动化软件本章主要学习：在Windows环境下运行的办公自动化软件Word、Excel和PowerPoint，它们是Microsoft公司推出的办公自动化套件MicrosoftOffice2000中的重要组成部分。2/27/20241浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述3.2字处理软件Word20003.3电子表格软件Excel20003.4文稿演示软件PowerPoint2000第三章办公自动化软件2/27/20242浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.1办公自动化概述P136一、办公自动化的简介办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科办公自动化是人机会话的信息系统办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化出来过程办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。2/27/20243浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述二、办公自动化系统的硬件设备计算机计算机网络各种专用设备2/27/20244浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述三、办公自动化应实现的功能及业务文字处理数字、表格处理语音处理图形图像处理电子邮件电子会议文档管理和资料检索2/27/20245浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.2Office2000的组成和功能P138

Word2000是文字处理系统

Excel2000是电子表格系统

PowerPoint2000是文稿演示软件

Access2000是关系数据库管理系统

Outlook2000是邮件传输和协作客户端程序2/27/20246浙江工商大学计信学院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.3Office2000应用程序的启动和退出P138启动：从‘开始’菜单启动；双击快捷图标启动；通过文档启动等退出：用‘文件/退出’命令；用窗口的‘关闭’按钮等。3.1.4Office2000的帮助系统P139用‘帮助’菜单的‘MicrosoftPowerPoint帮助’命令；按功能键‘F1’等。3.1.5Office2000应用程序的文件操作‘新建’、‘打开’、‘保存’、‘另存为’命令的使用；文件类型：docxls

ppt2/27/20247浙江工商大学计信学院3.2字处理软件Word20003.2.1Word2000的基本操作3.2.2Word2000的排版技术3.2.3制表及表格处理3.2.4绘图及图文混排3.2.5打印word文档3.2.6Word2000案例分析2/27/20248浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作一、Word2000的窗口的基本组成P139标题栏“格式”工具栏标尺文档编辑器状态栏菜单栏“常用”工具栏选定栏“绘图”工具栏2/27/20249浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作二、文档的输入与编辑P141

1.文档的创建 （新建）按钮 “文件”－“新建” 2.文件的打开和保存 打开： （打开）按钮 “文件”－“打开” 保存：（保存）按钮 “文件”－“保存”或“另存为”

设置自动保存的步骤： 使用“工具”菜单－>“选项”命令－>“保存”选项卡 选中“自动保存时间间隔”复选框，设置间隔时间2/27/202410浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作 3.文字的输入插入点定位“改写”模式和“插入”模式输入和插入插入文字插入时间和日期插入符号插入其他文档2/27/202411浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作4.选择正文选择对象方法：一行：鼠标单击一段：鼠标双击全文：鼠标三击任意一段连续文字：鼠标拖动或shift与光标移动键连用列表块：Alt和鼠标拖动取消选择方法：鼠标单击任意未被选择的部分击任意一个插入点（光标）移动键2/27/202412浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作5.删除文字插入点后内容：Del插入点前内容：Backspace一块连续的文字或项目：选择后＋Del或Backspace6.撤销和恢复 撤销——撤销用户误操作。“文件”－>“撤销”“常用”工具栏的撤消按钮Ctrl+Z

恢复——原撤销命令撤销的操作“文件”－>“恢复”“常用”工具栏的恢复按钮2/27/202413浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作7.更改大小写“格式”->“更改大小写”，在对话框中选择要改变的项目8.移动和复制移动/复制：选择文本块或项目->使用剪切/复制命令或工具栏上按钮或使用Ctrl+X/Ctrl+C->打开/切换到另一文档->插入点定位->使用粘贴命令或或使用Ctrl+V剪切或复制对象的多次粘贴:选择对象->移动指针到对象,使指针变为->拖动鼠标(复制时同时按住Ctrl键)到相应位置2/27/202414浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作9.查找和替换 1）查找： “编辑”菜单的“查找” “高级”按钮功能 2）替换 使用“编辑”菜单的“替换”命令2/27/202415浙江工商大学计信学院3.2.1Word2000的基本操作10.自动更正和自动图文集 1）自动更正 创建自动更正词条 引用自动更正 删除自动更正词条 2）自动图文集 创建自动图文集词条 引用自动图文集 删除自动图文集词条2/27/202416浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术一、字符格式化二、段落格式化三、边框和底纹四、项目符号和编号五、题注、注释和书签六、样式七、视图介绍八、分栏2/27/202417浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术一、字符格式化P147

1.字体类操作（默认：宋休、5号）

字体、字形、字号、字符颜色、下划线、着重号、效果等 2.间距类操作

字符间距、字符的提升/降低等 3.文字效果

只能用于显示，不可打印。2/27/202418浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术二、段落格式化P150

Word中段落格式主要有：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位等。 方法一：使用标尺 方法二：使用格式工具栏 方法三：使用“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡

1.对齐 2.缩进 3.间距 4.复制段落格式（用格式刷） 5.查看某一段落的字体和段落格式（用‘帮助’/‘这是什么？’）2/27/202419浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术三、边框与底纹1.设置边框 设置：类型、线型、颜色、线条宽度2.设置底纹 底纹：分底纹填充和底纹图案 取消底纹： 在“底纹”选项卡的“式样” 菜单中选“清除”2/27/202420浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术四、项目符号和编号P1541、项目符号（1）添加项目符号（2）删除项目符号2、编号（1）添加编号（2）删除编号3、多级符号 用于创建多级标题2/27/202421浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术五、题注、注释和书签P157题注是附加在表格、图表、公式等项目上的一种带编号的说明。注释用于在打印文档中为文本或某些术语提供解释、批注以及相关的参考资料。书签是用来标记选定的文字、图形、表格以及其他项目的一种方法。交叉引用是对文档中其他位置中的项目的引用。2/27/202422浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术六、样式P160

样式是模板的重要组成部分，样式本身是一系列格式的组合，这些格式可以是段落格式、字体格式、边框和底纹等。1、新建样式2、应用样式3、编辑样式4、删除样式2/27/202423浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术七、视图介绍P161

1.普通视图 2.页面视图 3.Web板式视图 4.大纲视图 5.文档结构图 6.全屏显示和显示比例2/27/202424浙江工商大学计信学院3.2.2Word2000的排版技术八、分栏P163

1.创建分栏 2.调整栏宽 3.设置平衡栏 4.删除分栏2/27/202425浙江工商大学计信学院3.2.3制表及表格处理一、创建表格P164方法一：插入表格方法二：绘制表格方法三：将文字转换成表格二、文字与格式操作三、其他操作1.移动2.修改线条样式3.添加/删除4.表格属性2/27/202426浙江工商大学计信学院3.2.4绘制及图文混排一、绘制图形P1671.绘制自选图形2.改变图形形状3.改变图形颜色2/27/202427浙江工商大学计信学院3.2.4绘制及图文混排二、图文混排P168Word文档分3个层次：文本层；绘图层；文本层之下层。利用这3个层次，可让图和文字混合编排，获得特殊的效果。1.插入图片和剪贴画2.改变图片的尺寸3.文本框4、对象组合5设置图片、自选图形、文本框的格式6.生成水印图案2/27/202428浙江工商大学计信学院3.2.4绘制及图文混排三、辅助应用程序P1741.添加公式---使用公式编辑器2.插入“艺术字”2/27/202429浙江工商大学计信学院3.2.5打印Word文档一、分页和页码P175

1.分页(自动分页—分页符;手工分页—硬分页符) 2.插入页码二、页眉和页脚（包括页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名等文字或图形）三、页面设置（设置页边距、纸张来源、纸张大小、页面方向和其他板式选项）四、打印预览五、打印（打印当前文档、打印部分页面或更改打印选项）2/27/202430浙江工商大学计信学院3.3电子表格软件Excel20003.3.1Excel2000的基本操作3.3.2公式和函数3.3.3工作表的格式化3.3.4图表的建立3.3.5数据库管理3.3.6打印电子表格3.3.7Excel2000案例分析2/27/202431浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作概念：工作簿、工作表、单元格P182一、Excel2000窗口的基本组成 1.工具栏 2.工作表区 （1）行号和列标 （2）工作表标签 （3）单元格和活动单元格 3.编辑栏 4.Excel操作的鼠标指针2/27/202432浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作4、Excel操作的鼠标指针P184表3.75、窗口操作6、工作表操作工作表更名（两种方法）：P185插入工作表删除工作表移动或复制工作表2/27/202433浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作二、在工作表中输入数据1.输入文本（字符） 输入硬回车，按Alt+Enter。

前面加上英文的单引号“‘”。2.输入数字 输入负数（输入负号或括号）。 输入分数（先输入0和空格，再输入分数）。3.输入日期和时间 格式。 支持的运算。2/27/202434浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作三、Excel中的选择操作 单元格的选择（P187，表3.9） 一个单元格、矩形区域、多个不相邻单元格、 一行/一列、相邻行/列、不相邻行/列

工作表的选定（P188，表3.10） 单张工作表、 多张相邻工作表、 多张不相邻表、 所有工作表2/27/202435浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作四、修改、插入、删除P188

1.修改数据（双击单元格或按F2）

2.插入 单元格 整行（列） 工作表 3.清除和删除 清除 单元格删除 整行（列）删除 工作表删除2/27/202436浙江工商大学计信学院3.3.1Excel2000的基本操作五、移动和复制P189

1.移动 单元格中部分数据的移动、 工作表中数据的移动、 工作表位置的移动。 2.复制 填充（1为步长的数据、等差/比数列、其它序列）六、查找和替换P1922/27/202437浙江工商大学计信学院3.3.2公式和函数

公式是电子表格最重要的核心部分，是对数据进行分析的等式。一、公式P192

语法：“=表达式” 表达式是操作数和运算符的集合。操作数是常量、单元格或区域引用、标志、名称或工作表函数。 输入公式的方法。2/27/202438浙江工商大学计信学院3.3.2公式和函数二、运算符1.算术运算符2.文本运算符3.比较运算符4.引用运算符P193

相对引用、 绝对引用、 混合引用2/27/202439浙江工商大学计信学院3.3.2公式和函数三、函数P194

语法：函数名（参数，参数，…） 常用函数： 求和函数SUM

求平均值函数AVERAGE

求最大/小值函数MAX/MIN 取整函数INT

四舍五入函数ROUND 条件计数函数COUNTIF

条件函数IF

逻辑与函数AND

逻辑或函数OR

逻辑非函数NOT四、出错信息（P198表3.11）2/27/202440浙江工商大学计信学院3.3.3工作表的格式化一、改变行高和列宽P198二、设置数据格式 1.数值格式 2.货币格式 3.日期格式 4.时间格式 5.分数格式三、设置对齐方式2/27/202441浙江工商大学计信学院3.3.3工作表的格式化四、保护工作表 “锁定”和“隐藏”。 如何设置工作表保护？ 如何取消？五、设置条件格式六、自动套用格式2/27/202442浙江工商大学计信学院3.3.4图表的建立一、建立图表P202

图表概念：分类X轴标题、分类Y轴标题图表标题分类X轴标志图例、系列名称数据系列、数据值、网格线。

建立的操作步骤。2/27/202443浙江工商大学计信学院3.3.4图表的建立二、图表编辑P2041.移动图表、更改图表大小、删除图表2.改变图表类型3.修改标题4.向图表中添加数据5.向图表中添加文字6.删除数据2/27/202444浙江工商大学计信学院3.3.5数据库管理一、数据清单的创建P205

数据清单是包含一系列相关数据的工作表数据行。1.创建数据清单 要符合一定的准则（P205）2.数据清单与数据库 相关概念：数据库、关系、记录、字段、字段名。2/27/202445浙江工商大学计信学院3.3.5数据库管理二、使用记录单编辑数据P2061.修改数据2.添加记录3.删除记录4.查找记录三、记录排序P207

排序规则。 排序的步骤。2/27/202446浙江工商大学计信学院3.3.5数据库管理四、记录筛选P208

“自动筛选”是一种简单、方便的压缩数据清单的方法。 1.建立“自动筛选” 2.显示数据行 3.撤消筛选箭头2/27/202447浙江工商大学计信学院3.3.5数据库管理五、分类汇总P210

分类汇总是按某一字段的内容进行分类，对每一类统计出相应的数据。（先排序）

1.建立分类汇总分类字段、汇总方式、选定汇总项、 2.撤消分类汇总2/27/202448浙江工商大学计信学院3.3.5数据库管理六、数据透视表P211

数据透视表是一种交互工作表，用于对已有数据清单中的数据进行汇总和分析，概括出有用的统计数据。

1.建立数据透视表 2.编辑数据透视表 3.删除数据透视表2/27/202449浙江工商大学计信学院3.3.6打印电子表格一、页面设置P214

1.页面 2.页边距 3.页眉/页脚 4.工作表二、打印区域 打印区域的设置和取消。三、打印预览四、打印工作表2/27/202450浙江工商大学计信学院3.4文稿演示软件PowerPoint3.4.1PowerPoint2000的基本操作3.4.2演示文稿的格式化和可视化3.4.3演示技术3.4.4打印演示文稿2/27/202451浙江工商大学计信学院3.4.1PowerPoint2000的基本操作一、PowerPoint2000窗口的基本组成P218

内容提示向导 设计模板 空演示文稿 打开已有的演示文稿2/27/202452浙江工商大学计信学院3.4.1PowerPoint2000的基本操作二、视图P219

1.普通视图 2.幻灯片视图 3.备注页视图 4.大纲视图 5.幻灯片浏览视图 6.幻灯片放映视图2/27/202453浙江工商大学计信学院3.4.1PowerPoint2000的基本操作三、创建演示文稿P221

1.空演示文稿 2.内容提示向导 3.设计模板 4.选择演示文稿类型 5.将Word中的大纲文件转为PowerPoint演示文稿2/27/202454浙江工商大学计信学院3.4.1PowerPoint2000的基本操作四、编辑幻灯片P225

1.输入和编辑文本 2.PowerPoint中的选择操作 3.插入、删除、移动、复制 4.查找与替换2/27/202455浙江工商大学计信学院3.4.2演示文稿的格式化和可视化一、文字和标题的格式化P227

1.文字格式化 2.标题对齐方式 3.行距及段前、段后间距 4.项目符号和编号2/27/202456浙江工商大学计信学院3.4.2演示文稿的格式化和可视化二、设计外观统一的演示文稿P230

1.设计模板 2.母版 3.改变幻灯片的配色方案 4.幻灯片版式（