机关档案管理讲座

机关档案管理讲座自治区档案局业务指导处杨龙编辑ppt内容提要

第一节档案的内涵及分类第二节机关档案的管理第三节各门类档案的收集第四节档案的整理编辑ppt第一节档案的内涵及分类

一、什么是档案〔一〕定义指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。编辑ppt第一节档案的内涵及分类〔二〕档案的作用它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营开展具有重要作用.概括为五点:1.行政管理的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定方案、进行决策、处理问题.编辑ppt第一节档案的内涵及分类2.生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及方案管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料.编辑ppt第一节档案的内涵及分类3.科学研究的可靠资料档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的根底材料.所以,档案是科学研究的必要条件.4.宣传教育的生动素材利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.

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5.维护国家、集体和个人权益的法律书证

档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题.编辑ppt第一节档案的内涵及分类

二、机关档案的分类

行政机关档案一般分为：文书档案、科技档案、专门档案三大类。〔主要针对纸质档案。磁性载体、电子档案、实物档案单独排列整理〕

编辑ppt第一节档案的内涵及分类某机关档案分类大纲文书档案科技档案专门档案基建档案设备档案财务档案诉讼档案编辑ppt第一节档案的内涵及分类1、文书档案

文书档案是指各级机关、团体、企业、事业单位在贯彻执行党的方针、政策和行政管理活动中形成的历史记录编辑ppt第一节档案的内涵及分类文书档案分类〔1〕保管期限——年度——机构分类法永久：2000年办公室、业务一处……2001年……长期：2000年办公室、业务一处……2001……短期：2000年办公室、业务一处……2001……编辑ppt第一节档案的内涵及分类文书档案分类〔2〕保管期限——年度分类法永久：2000年、2001年、2002年……长期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……编辑ppt第一节档案的内涵及分类2、科技档案科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案可按照内容性质具体细分为：基建档案、设备档案、科研档案和专门行业技术档案〔如：地震档案、气象档案、测绘档案〕等编辑ppt第一节档案的内涵及分类科技档案的根本特征

专业性、成套性、现实性、复用性编辑ppt第一节档案的内涵及分类3、专门档案

指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理方法的各种档案的总称。如：婚姻档案、诉讼档案、社保档案、罪犯档案等编辑ppt第一节档案的内涵及分类

◎工业企业档案一般按照工业企业十大类进行分类。如：行政管理类、生产经营类、产品类、设备类等等。◎高校档案一般按照高校十大类进行分类管理编辑ppt第二节机关档案的管理一、档案工作的内容档案工作，是用科学的原那么和方法管理科技档案,充分发挥档案作用为社会效劳的工作。档案工作有两项内容：1、档案业务管理工作；2、档案事业管理工作。

编辑ppt第二节机关档案的管理二、档案工作的根本原那么〔一〕档案要实行集中统一管理〔统一领导、制度，专门库房集中管理档案〕〔二〕保证档案的完整、准确、系统、平安等根本要求〔三〕实现档案的有效利用编辑ppt第二节机关档案的管理三、如何做好机关档案工作〔一〕建立科学合理的档案管理规章制度〔二〕加强机关文书处理环节的标准管理〔三〕明确相关人员的工作职责编辑ppt第二节机关档案的管理四、几个根本概念〔一〕全宗：是一个机关〔包括企业、事业团体等单位〕或著名人物在社会活动中形成的档案整体。〔二〕立档单位：形成档案全宗的机关包括企业、事业团体等单位〕，称为立档单位。编辑ppt第二节机关档案的管理〔三〕全宗卷：在管理某全宗档案过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。〔四〕归档：文件在工作中处理完毕后，把其中有保存价值的，由文书部门按照立卷的原那么和方法把它标准整理后，按照归档制度向档案室移交的工作。

编辑ppt第三节各门类档案的收集一、文书档案的归档〔一〕确定科学的文书档案归档范围和保管期限表的意义。但凡需要整理归档的公文必须是办理完毕的，且对今后机关或者社会各方面工作具有查考利用价值。确定公文归档范围实质上也是对公文价值的鉴定，公文价值鉴定决定了公文的存留与否及留存时间的长短，是一项极为重要的工作，其意义在于：编辑ppt第三节各门类档案的收集〔1〕关系到立档单位档案的质量多数单位档案存在不完整、不准确、不系统，归档率不高等情况，关键是机关文件材料的归档范围不明确，保管期限划分不准确，主要存在“三多三少〞和“有文必档〞的现象：

编辑ppt第三节各门类档案的收集

一是上级文件多，本单位职能活动文件少。不少基层单位对上级文件，不管是否属于本机关主管业务或是非本机关主管业务的文件材料一律归档保存。如，上级机关制发的关于机构设置、领导人任免、人员编制等文件不管是否与本单位有关，一见是上级来文一律归档保存。而本单位在其职能活动中形成的各种文件材料的归档不齐全完整。

编辑ppt第三节各门类档案的收集二是“红头文件〞多，其他各类文件少。不少基层单位认为红头文件都要归档，而且要作永久保存，而本机关的会议记录、事务管理文件材料，各种工作规划，总结、业务报表等大都没有归档，出现了清一色的“红头档案〞。

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三是永久保存的多，定期保存的少。不少基层单位由于沒有操作强，有针对性的文书档案保管期限表。所以，对保管期限的划分，随意性很大，文件材料一经归档，就获得了“永久居留证〞。编辑ppt第三节各门类档案的收集

四是“有文必归〞。无论是收到的和发出的，还是未打印或打印只供内部使用的公文材料，在办理完毕以后，只要是对今后本机关或者社会各方面工作具有查考利用价值，都属于归档范围之内。公文归档是有条件的归档，不是“有文必归〞。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔2〕关系到档案保管费用的上下及工作效率保管期限划定得不准确，期限过长，直接导致无用信息占用库房，既影响档案的质量，又造成保管资源上的浪费，且不利于利用等工作的开展；保管期限划定得过短，既破坏了档案的完整和利用，又会增加鉴定的工作量，假设错划而提前销毁了有用的档案，其损失难以弥补。所以，建立科学准确的文书档案归档范围，可防止划定保管期限的随意性，使形成档案的文件材料数量相对少，节约库房与装具的占有量，也节约管理的人力和其他费用支出，提高了工作效率。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔二〕机关公文材料归档范围2006年12月18日国家档案局发布的?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?中，对机关公文材料归档范围作了原那么如下规定：一是反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料；下级机关报送的重要公文材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集新?规定?规定的公文归档范围是：1、上级机关的公文材料上级机关制发的属于本机关主管业务的公文材料;上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的公文材料;

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料;

上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等公文材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集2、本级机关的公文材料〔1〕本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的公文材料；

〔2〕本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的公文材料；

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔3〕本机关党组〔或实行党委制的党委〕会议和行政办公会的纪要、会议记录;本机关召开工作会议、专题会议的公文材料与外机关联合召开会议的公文材料;

〔4〕本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的公文材料;

〔5〕本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务公文及中长期规划、纲要等公文材料;

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔6〕本机关的请示与上级机关的批复、批示及本机关的对同级和下级的复函、批复;

〔7〕本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性公文、专项业务公文的最后草稿

;

〔8〕本机关与外机关联合行文的公文材料;

〔9〕本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、工作信息等

;

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔10〕本机关在行政管理、执法活动中形成的公文材料;〔11〕本机关工作人员出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的公文材料;

〔12〕本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作公文材料;〔13〕本机关事务管理公文材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集3、同级和下级机关的文件材料〔1〕同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料;

〔2〕同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等公文材料;

〔3〕下级机关报送的重大问题的专题报告和年度及年度以上的方案、总结、统计材料。

编辑ppt第三节各门类档案的收集机关公文材料不归档范围是：

〔1〕上级机关的公文材料中，普发性不需本机关办理的公文材料，任免、奖惩非本机关工作人员的公文材料，供工作参考的抄件等；

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔2〕本机关公文材料中的重份公文，无查考利用价值的事务性、临时性公文，一般性公文的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关内部互相抄送的公文材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的公文材料，有关工作参考的公文材料；

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔3〕同级机关的公文材料中，不需贯彻执行的公文材料，不需办理的抄送公文材料；

〔4〕下级机关的公文材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的公文材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔三〕正确划定文书档案的保管期限

根据国家档案局新颁发的?文书档案保管期限表?，机关公文档案的保管期限分为“永久〞、“定期〞两种，定期又分为“30年〞、“10年〞两个档次。编辑ppt第三节各门类档案的收集1、永久保管永久保管的文书档案主要包括：

(1)本机关制定的法规政策性文件材料；

(2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔5〕本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集2、定期保管的文书档案主要包括：

〔1〕本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

〔2〕本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

〔3〕本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

〔4〕本机关一般性事务管理文件材料；

编辑ppt第三节各门类档案的收集〔5〕本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

〔6〕上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

〔7〕上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

〔8〕同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

〔9〕下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

编辑ppt第三节各门类档案的收集其中30年保管期主要包括：本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的公文，小组会议记录、会议效劳机构的方案、总结等公文材料;本机关召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报;机关联合召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报;本机关为协办会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本;编辑ppt第三节各门类档案的收集

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道;上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般的公文材料和本地区、本机关工作汇报材料;本机关一般业务问题的公文材料;与同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等公文材料;本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性公文、专项业务公文的最后草稿;编辑ppt第三节各门类档案的收集其中20年保管期主要包括：本机关为主与外机关一般业务问题的联合行文及本机关为协办的重要业务问题的联合行文;20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理公文材料;一般性行政处分、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的公文材料;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录;本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作工作制度、规定、方法、受县级以下表彰、奖励、警告处分的等公文材料;编辑ppt第三节各门类档案的收集本机关处理人民来信来访有处理结果的公文材料;重要的接待工作的方案、方案;机关财务预算;机关物资〔办公设备及用品、机动车等〕采购方案、审批手续、招标投标、购置等公文材料，机动车调拨、保险、事故、转让等公文材料;职工住房分配、出售的规定、方案、细那么，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请;下级机关报送的重大问题的专题报告。编辑ppt第三节各门类档案的收集其中：10年保存期的主要包括：

各级各类会议讨论未通过公文材料、本机关召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本；本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会及其委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等；本机关一般业务问题的

公文材料；本机关编辑、编写的公文材料、简报、情况反映、工作信息等；编辑ppt第三节各门类档案的收集本机关在行政管理工作中形成的备案公文材料

、年度以下的方案、总结、统计材料、一般活动的总结、一般问题的调研材料、情况反映、工作简报、保卫部门的平安检查、调查记录

；本机关事务管理一般性接待工作的方案、方案；本单位一般的国有资产管理〔登记、统计、核查清算、交接等〕公文材料；编辑ppt第三节各门类档案的收集上级机关制发的属于本机关主管业务一般的公文材料；上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料；

同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料；下级机关报送的年度和年度以上的方案、总结、统计材料。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔四〕文书档案归档时间机关公文归档时间国家有具体要求，应在次年6月底之前完成上一年度的公文归档工作。编辑ppt第三节各门类档案的收集二、科技档案的收集反映与科技活动有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入相应科技档案。〔一〕科技档案归档范围的制定在制定科技档案归档范围时，应注意不同种类的科技档案其归档范围也不尽相同，应按照不同种类的科技档案如：基建档案、设备档案、科研档案等分别列出应归档科技文件材料的内容。编辑ppt第三节各门类档案的收集基建档案归档范围：1、可行性研究、任务书2、设计根底文件3、设计文件4、工程管理文件征地、移民文件方案、投资、统计、管理文件

编辑ppt第三节各门类档案的收集5、施工文件建筑施工文件设备及管线安装施工文件电气、仪表安装施工文件6、监理文件施工监理文件、资料设备采购、监造工作监理资料监理工作声像材料编辑ppt第三节各门类档案的收集7、工艺设备文件8、科研工程9、涉外文件〔询价、报价、投标文件；合同、10、生产技术准备、试生产文件11、财务、器材管理文件〔工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明等〕12、工验收文件编辑ppt第三节各门类档案的收集〔二〕科技文件材料归档时间要求基建工程档案1、除受委托进行工程档案汇总整理外，各施工承包单位应在工程实体完成后三个月内将工程文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。2、凡分期或分机组的工程，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。编辑ppt第三节各门类档案的收集设备档案设备开箱阶段应及时将随机移交的科技材料〔说明书、购货合同、开箱单等〕进行归档；设备安装调试正常运行后，将安装阶段、调试阶段及时归档。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔三〕科技文件材料归档质量要求

1、份数要求〔主要针对图纸、电子文件〕不同种类的科技档案不同对待如：基建档案：工程竣工图一般为两套。测绘档案：多套设备档案：二套科研档案：一套或多套

编辑ppt第三节各门类档案的收集2、编制标准要求主要针对工程文件材料形成初期的标准管理如：工程文件的编制要求,字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

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科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。编辑ppt第三节各门类档案的收集〔三〕科技档案保管期限确定的原那么1、但凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存2、但凡在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存〔长期或短期〕3、但凡介于两种保管期限之间的科技档案，保管期限一律从长影响科技档案价值的因素技术因素功能因素时间因素典型因素作者因素名称因素编辑ppt第三节各门类档案的收集三、专门档案的收集〔一〕会计档案是指企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等材料。会计凭证15年会计帐簿银行、现金帐25年总帐、明细账15年财务报表永久

编辑ppt第三节各门类档案的收集会计档案归档时间在会计年度终了，暂由财会部门保管1年后，于每年6月份归档。〔二〕其他种类的专门档案，应按照相应的标准文件确定归档范围和保管期限编辑ppt第四节档案的的整理一、档案整理工作的内容

两个过程：一是业务部门对归档文件材料的整理；二是文件归档后，档案部门独立进行的整理，这又包括分类、排列、编档号等环节。

整理工作过程一般为：分类－组卷－卷内文件排列－卷内文件编目－案卷排列－案卷目录编制－库房排列

编辑ppt第四节档案的的整理二、文书档案的整理〔一〕归档文件的整理单位与装订1.整理单位最根本的特点，就是以“件〞为整理单位，进行文件级整理。所谓件就是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

编辑ppt第四节档案的的整理特殊情况可视为一件：⑴文件正本与不同稿本⑵正文与附件⑶正文与文件处理单等⑷原件与复制件⑸转发文与被转发文⑹报表、名册、图册等⑺来文与复文编辑ppt第四节档案的的整理

2.文件排序与装订⑴排序具体做法：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。

编辑ppt第四节档案的的整理〔2〕文件装订一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订方式和用品的选择目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式。编辑ppt第四节档案的的整理〔三〕归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

保管期限——年度——机构分类法保管期限——年度分类法编辑ppt第四节档案的的整理〔四〕归档文件的编号

室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1〞开始标注。编辑ppt第四节档案的的整理编号工程分为必备项和选择项，其中的必备项包括全宗号、年度、保管期限、件号；选择项主要指机构、问题项。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。(全宗号)（年度）（室编件号）*(机构或问题)（保管期限）（馆编件号）编辑ppt第四节档案的的整理〔五〕归档文件的编目编辑ppt第四节档案的的整理归档文件目录封面编辑ppt第四节档案的的整理三、科技档案、专门档案的整理方法1、案卷的含义案卷是档案根本的个体保管单位,它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体.构成案卷的四个要素:1〕文件的集合体,案卷是管理档案的根本单元;2〕它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值根本一致);3〕密级大体相同;4〕材料具有有机联系(这点最重要).编辑ppt第四节档案的的整理2、组卷要求1)遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用;2)归档文件材料必须内容真实，手续完备，制作和书写材料利于长期保存;3)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格符合国家标准要求。编辑ppt第四节档案的的整理3、案卷的组织根本方法1〕基建档案按每一工程工程(名称)为单元来组成案卷,它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按工程阶段排列组卷。2〕设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷.编辑ppt第四节档案的的整理3)

会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原那么上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期限分别组成案卷.4)房地产档案应当以房地产权利人〔即权属单元〕为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。编辑ppt第四节档案的的整理4、案卷内排序1)管理内容的档案〔也包括文书档案〕按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后.

编辑ppt第四节档案的的整理2)工程课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后).3)基建工程按依据性材料、根底性材料、工程设计〔初步设计、技术设计、施工设计〕、工程施工、工程竣工验收等排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后).编辑ppt第四节档案的的整理4)设备档案按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷(如文字混合卷:文字在前、图件在后).5〕会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列,凭证按时间顺序排列.

编辑ppt第四节档案的的整理5、案卷的标引是指编制管理科技档案的案卷题名、档号、检索工具等。〔1〕、卷内文件标引编制页号填制卷内文件目录填写备考表编辑ppt第四节档案的的整理序号责任者文号题名日期页次备注1自治区人民政府新政字[2008]5号关于XXXXXX2008.9.912XXXXXXXXXXX53XXXXXXXXXXXXXX84XXXXXXXXXXXX10—23编辑ppt第四节档案的的整理卷内备考表——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷睛况，如立卷人，检查人，立卷时间等。例如：文字材料lOO页，照片10张，附图1张。——卷内备考表排列在卷内文件之后。——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。编辑ppt第四节档案的的整理〔2〕案卷封面的填写a)案卷题名(案卷标题)拟写案卷题名,要注意概括性,做到文字间练,表达准确,恰当地揭示案卷的内容和成分,掌握三段结构:对象特征﹑内容特征﹑名称特征.如：新疆大学图书馆给水工程竣工图

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