工程项目建设竣工档案管理和验收研究

[摘要]工程项目建设过程中，需要对工程项目档案实施有效管理。在竣工验收过程中，应将工程档案作为验收的重要依据。因此，为提高工程项目建设竣工档案管理水平，必须加强相关管理制度的制定并严格落实，从根本上解决档案管理工作中存在的问题。文章主要从工程项目建设竣工档案管理与验收存在的问题入手，提出针对性解决措施，希望为相关研究提供参考和借鉴。[关键词]工程项目；竣工档案；管理；验收工程项目建设是现代社会发展的重要组成部分，对于推动城市建设、提高基础设施水平具有重要意义。在工程项目建设过程中，竣工档案管理和验收是一个至关重要的环节。竣工档案是工程项目建设的重要成果，记录了工程项目从规划设计到施工完成的全过程，包括工程的技术、质量、安全等方面的信息。验收则是对工程项目建设过程的总结和评估，确保工程项目达到规定的技术标准和质量要求。然而，在工程项目建设中，竣工档案管理和验收工作还存在一些问题和挑战。由于工程项目的复杂性和多样性，竣工档案的管理和整理工作常常面临信息碎片化、数据不完整、难以查找等困难。验收工作需要全面、细致地检查工程项目的各个环节，但由于人力和时间的限制，往往无法做到全面覆盖，存在一定的盲区和风险。工程项目建设过程中，档案管理人员需要将工程项目档案作为工程质量和验收的重要依据，因此，为提高工程项目档案管理工作的质量，必须建立完善的档案管理制度。制度化建设是实现工程项目档案有效管理的核心，包括基本管理制度、专项管理制度、业务制度等。基本管理制度是档案管理工作中的一项基础性工作制度，在实际应用中具有指导意义和约束作用，是各单位和个人必须遵循的行为规范。专项管理制度是档案管理中的核心内容之一，是对基本管理制度的补充。业务制度规定了档案管理的原则、依据文件、方法、档号、装订等，其本质是档案管理的基本操作指南[1]。在管理工程项目档案的过程中，需要按照相关规定制定统一的档案管理制度，明确相关人员的职责，制定相应的奖惩制度，使档案管理人员能够严格按照相应的制度开展工作。在验收工程项目建设档案的过程中，要明确验收流程和标准，将验收内容和标准进行细化和分类，根据方案和流程审查工程项目档案。在审查工程项目档案时，要严格审查其内容、数量、质量以及完整性等，将工程项目文件材料与实际情况相对比，确保档案信息的真实性和准确性。在工程项目建设过程中，施工单位与建设单位之间的关系比较特殊，施工单位与建设单位是合同的主体，建设单位又是合同的签订方，在竣工档案管理与验收过程中，需要将合同作为依据。在工程项目竣工验收前，需要梳理和审查合同，制订符合合同规定的竣工验收方案，再审核和验收工程项目的档案资料。在施工过程中，建设单位需要将竣工档案管理工作纳入合同管理，建立完善的合同档案管理制度，加强对工程档案的整理、归档工作[2]。同时，要建立健全工程项目竣工验收制度，明确竣工验收程序。在竣工验收完成后，及时整理和归档工程档案，按照国家相关规定移交工程项目档案。同时，要加强对工程项目的维护，做好工程项目档案管理。施工单位要与建设单位建立良好的沟通关系，加强对项目工程档案管理工作的重视程度。如果建设单位在工程项目竣工后不愿意接手工程项目档案管理工作，施工单位就需要在规定时间内完成所有项目工程资料的整理、归档工作。（一）做好前期准备工作在工程项目建设过程中，档案管理部门应提前介入，通过现场调研，结合实际情况，明确建设内容和技术方案，根据工作情况收集资料，制订合理的档案归档方案。在资料收集的过程中，要收集和整理项目设计、施工图纸、施工方案等相关资料。此外，要收集和整理工程项目建设过程中形成的有关原始资料。在工程项目竣工前，要检查和验收工程档案，主要是检查工程档案是否齐全、完整、准确、系统和规范。同时，要检查和整理竣工图。在工程项目竣工验收时，应将所有工程档案作为依据，及时销毁不合格的文件。（二）嚴格检查工程项目档案及时检查不仅是对案卷质量进行全面“体检”，更是管理上的提升与加强，督促相关单位及时发现问题、举一反三、以点带面，按时完成全面自查和整改工作。工程管理部门、项目部要加强组织领导，强化项目文档全程管理，做好档案部门、业务部门、参建单位之间的协调工作。通过不断磨合，捋顺工作机制，加大执行力度，促进项目档案验收资料的规范性，使之完整、准确、系统和安全，更好地发挥其在企业生产、工程建设中的作用。在工程项目建设过程中，需要严格检查相关资料。主要包括以下几个方面：一是检查施工图纸；二是检查施工方案、技术措施等资料；三是检查工程计量和结算资料；四是检查合同管理、施工监理记录等资料；五是检查施工过程中形成的资料；六是检查各项资料的收集工作。同时，要做好施工档案管理工作，确保档案信息内容与施工计划相匹配。（三）加强业务培训和学习为了提升档案管理人员的综合素质和能力，必须加强培训和学习，包括内部单位人员培训和针对参建单位专兼职资料员的外部培训。在项目建设的各个阶段、各个时期，深入现场开展培训与答疑，确保规范和制度落地、执行到位，各方统一标准、统一认识，避免重复工作和资源浪费，后期干返工活、贻误项目竣工验收等问题的发生。参建单位要保持稳定的专兼职资料员队伍，避免一个项目中途更换资料员，特别是重点项目，要配备固定的资料员。明确技术人员与资料员的职责，技术人员负责资料的完整和准确，资料员负责资料的系统性和案卷整理的质量，不能职责混淆，项目经理要对全过程检查把关。（四）提升工作人员业务能力工程项目建设工作人员的业务能力对于档案管理工作的开展具有直接影响，因此，为提高工程项目建设竣工档案管理水平，必须重视提升工作人员的业务能力。一是要注重队伍建设[3]。加强档案专业人员的专业及相关业务知识培训，提高其业务水平，可以邀请相关的专家、学者授课，也可以组织一些工作人员到其他地区学习和交流。这样既能够提升档案管理人员的专业素养，也能够让其更好地理解并掌握相关知识，为档案管理工作奠定良好基础。二是要重视对工作人员业务能力的培养。在培训工作人员的过程中，除了开展理论知识培训，还要加强对其实践能力的培养。具体而言，就是要求相关工作人员参与工程项目建设，通过在具体施工中不断积累经验和教训，然后将学到的知识和技能应用到档案管理工作中。三是要对工作人员开展思想教育。在档案管理过程中难免会遇到一些难题或者困难，工作人员必须树立正确的思想观念，增强责任感和使命感，在此基础上不断提升综合素质和业务能力。只有这样，才能更好地推动工程项目建设档案管理工作的开展。（一）重视每次项目档案验收问题分析项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，档案验收既是检验某个项目的档案情况，也在一定程度上体现企业的档案工作水平[4]。项目档案验收是对全体档案管理人员档案专业水平的考核，也是建设项目各环节流程是否合理合法的一道重要检验关卡，能够提高档案管理水平和项目管理水平。（二）项目档案验收常见问题汇总以中国石化为例。中国石化基本建设项目档案验收采用百分制，验收成绩分为三个档次，75分以下为“不合格”，75～90分为“合格”，90分以上为“优秀”。按照国家档案局和中国石化建设项目档案验收要求，中国石化某单位从2014年至2023年共完成37个重点建设项目的档案验收，通过不断分析档案验收中存在的问题，提出针对性的解决和完善措施，檔案验收成绩呈逐年上升趋势。2014年档案验收得分较低，案卷问题多，案卷质量较差，2015年成绩有所提高，其中2个项目已经达到优秀的水平，2016年以后基本稳定在优秀水平。对照验收标准，验收问题主要体现在以下几个方面。首先，施工单位归档的交工技术文件是建设项目档案的主体，占项目档案的50%，出问题的细节条数也相应比较多，其问题涉及专业知识较多，需要档案人员和工程部门配合审查，提高档案质量。其次，发展规划部门、工程部门、安环部门、设备部门主要提供的是前期文件和验收阶段文件，容易出问题的地方是文件留存不完整，只保留正文，丢失附件，或者保存结论性文件而没有保存会议签到表等细节文件，需要档案部门和各个职能部室随时沟通掌握收集进展。此外，采购部门容易出现设备台套不齐全的问题，设计单位容易出现代签问题，监理单位问题较少，一般表现为监理日志填写不齐全。（三）问题分析的结果运用分析近十年的验收问题发现，前两年的问题在后续的几年里不再是弱项、扣分项。近两年的问题更偏向于专业性非常强的技术类问题。例如，在防雷接地电子测量记录上缺少泵的记录；常减压塔的打压方案设计不规范；施工文件没有编制桩位图；监理公司对关键部位关键工序没有针对性地制订细则，比如旁站和平检，监理细则需要完善；管道焊接记录和无损检测记录没有实现一一对应等。这就要求档案人员除了懂档案管理，还要懂工程建设，这是提高工程类档案质量的需要，也是对档案人员更高的要求。档案人员不能仅满足于档案方面的学习，还要找来工程方面的书籍学习，向工程部门和专业技术人员学习，参与项目建设，参加项目启动会，加入总体统筹计划的编制，到施工现场项目部参加例会、专题会，同时也要参加与工程管理相关的各项培训，不断提高综合水平。另外，项目档案管理需要捋顺流程，分清责任。档案管理部门应与各职能部室沟通归档细节和归档时间，与参建单位、工程部、质监站、作业部探讨归档范围，注重档案的逻辑性、严谨性，让每一个主管档案工作的领导和档案专兼职人员都明白应该做什么，怎么做好，形成职责清晰明确的档案管理层次与网络，将每一年的档案验收工作作为一项能够取得成绩的机遇，而不是成为档案人员的负担。相关业务部门要摆正心态，归好本单位的档案是本岗应尽的职责，不推脱、不拖拉，增强归档意识，有意识地保留原件，主动、及时、完整归档[3]；同时，应了解掌握本岗位、本部门的归档范围，