经典档案管理制度模版

第页共页经典档案管理制度模版第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，规范档案管理行为，保障档案的安全、准确和可用性，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有部门、全体员工。第三条公司档案管理工作的指导原则是全员参与，分类管理，定期检查和备份。第四条公司档案的管理目标是保护档案安全，提高档案的利用价值，提高工作效率。第五条档案管理的基本要求是保密性，真实性，完整性和可读性。第六条档案管理的基本原则是合理利用，方便查询，稳定保管和定期更新。第二章档案管理的职责和权限第七条公司档案管理的职责分为主管部门和档案管理员。第八条主管部门的职责包括：1.制定档案管理的规章制度；2.组织档案管理培训；3.审核档案管理工作的执行情况；4.计划和协调档案管理工作；5.保障档案管理工作的资金和技术支持；6.监督档案管理工作的执行情况。第九条档案管理员的职责包括：1.负责公司档案的收集、整理、编制和归档工作；2.进行档案的管理和保管，确保档案的安全和完整；3.组织档案的借阅和归还，保证档案的及时提供；4.定期检查档案的档案质量和存放环境；5.定期备份档案和索引数据，保证档案的可恢复性。第三章档案管理的流程第十条档案管理的流程包括档案的收集、整理、编制、归档、管理和借阅等环节。第十一条档案的收集：1.各部门负责将产生的档案及时交给档案管理员；2.档案管理员按照分类要求对档案进行初步整理。第十二条档案的整理：1.档案管理员负责对收集到的档案进行全面整理；2.档案管理员按照统一的规范对档案进行分类编码和文件目录的编制；3.档案管理员将整理好的档案交付主管部门审核。第十三条档案的编制：1.主管部门审核通过后，档案管理员按照文件目录的编制要求对档案进行编制；2.档案管理员负责将编制好的档案进行归档。第十四条档案的归档：1.档案管理员按照规定的归档规则和方法对编制好的档案进行归档；2.档案管理员记录归档的时间和位置；3.档案管理员负责定期检查和调整归档的档案位置和顺序。第十五条档案的管理：1.档案管理员负责对档案进行定期检查；2.档案管理员负责对档案进行保护和修复；3.档案管理员负责对档案进行定期备份和索引数据的更新。第十六条档案的借阅：1.员工可以根据工作需要向档案管理员申请档案借阅；2.档案管理员负责审核和记录档案借阅的申请和归还情况；3.档案借阅的时间不得超过一个工作日，超期需重新申请。第四章档案的安全管理第十七条档案的安全管理包括物理安全和权限控制两个方面。第十八条物理安全：1.档案室应设有门禁系统，只有经过授权的人员才能进入；2.档案应存放在防火、防水、防雷、防盗的设施中；3.档案室应定期进行消防和安全检查；4.档案室应保持清洁，避免吸湿、受潮。第十九条权限控制：1.档案管理员应设有用户权限管理系统，不同等级的用户有不同的权限；2.档案管理员应定期更新用户权限，及时注销离职员工的权限；3.档案管理员应定期检查档案的查阅和打印记录，及时发现异常情况。第五章档案管理记录和报告第二十条档案管理员应定期进行档案管理工作的记录和报告，以便主管部门进行监督和评估。第二十一条档案管理记录包括：1.各环节的档案管理情况记录；2.档案借阅和归还情况记录；3.档案修复和保管情况记录；4.档案备份和索引数据更新情况记录；5.档案管理工作的问题和建议记录。第二十二条档案管理报告包括：1.定期向主管部门提交档案管理工作的汇报；2.年度档案管理工作总结和评估报告；3.档案管理系统和设备的建议和需求报告。第六章档案管理的监督和奖惩第二十三条主管部门应对档案管理工作进行定期监督，及时发现和纠正问题，改进工作。第二十四条对于严重违反档案管理制度的行为，将按照公司相关规定进行处罚。第七章附则第二十五条公司档案管理