按时交档案管理制度

按时交档案管理制度1.引言随着经济的发展和现代信息技术的普及，各行各业都产生了大量的文件档案，这些档案记录了企业、机关、团体、个人的历史、经验和成果，是非常宝贵的文化遗产和资料资源。如何合理地保存和管理这些文献档案，成为一个亟待解决的问题。本文旨在制定一份按时交档案管理制度，以规范企事业单位的档案管理工作。2.制度目的本制度的目的是为了规范企事业单位的档案管理流程，保证档案管理工作的有序进行，确保文献档案的及时归档、保存、加工和利用，服务于企业管理和下一步的研究工作。3.适用范围本制度适用于本单位内所有的文献档案，包括纸质档案和电子档案。4.具体内容4.1档案管理流程文献档案管理分为四个环节：档案归档、档案保存、档案加工、档案利用。各个环节之间有着紧密的联系，是一个渐进式的过程。4.1.1档案归档档案归档是档案管理的首要环节。档案归档应在文件形成后立即进行，塑造档案的活生生的历史面貌，使其成为表现历史发展和反映现实的窗口和材料。4.1.2档案保存档案保存是为了防止档案在保存期内遭到毁坏、灭失或损坏，排除丢失和保持档案品质。档案保存的方法：纸质档案应储存于防潮防腐的库房内，电子档案则应定期备份并保存在云端服务器上。对于特别重要的纸质档案，应该采取控制温度、湿度、恒温、恒湿等方式保存，确保档案品质。4.1.3档案加工档案加工是指在存档、整理、复制、修缮、装订、喷绘、数字化等环节，对档案进行加工、整理、修缮、维护和更新等工作。并组成专题、文献记载、绘制报表等表格，以方便利用。4.1.4档案利用档案利用是指根据档案本身所包含的信息，在某种特定的工作场合或研究活动中，对档案进行查阅、借阅、文献资料复印、文献资料推荐、图形、音像等的研究利用。4.2档案管理责任4.2.1档案管理部门负责人文献档案管理部门应当负责建立完善的文献档案工作制度和流程，指导内部各部门档案工作，开展档案管理工作监督、检查、评估和培训工作，并对档案管理工作负责。4.2.2各部门档案管理员各部门应当配备档案管理员，对该部门产生的档案进行及时归案、整理、保存、加工和利用，并严格执行档案管理制度。4.2.3档案管理质量责任档案管理方面的工作质量责任是各位档案工作人员必须承担的责任。与质量体系的其他工作一样，首先应该遵循方针、战略和制度，确保文献档案管理的完整性和准确性。4.3档案管理的流程要求本制度实行的档案管理流程，应当按照下列要求进行：4.3.1档案提交时间档案提交应在任务完成后48小时内处理，特殊情况应及时汇报。如技术资料等有特殊要求的档案应单独申请，发到不同的电子邮件中。4.3.2归档要求每份档案均需有“档案管理号、档案分类号、档案名称、档案内容简介”等信息，纸质档案依据分类原则存放于档案柜内，并做好入库手续。4.3.3档案复制和借阅每份档案均需做好复制和保留本的工作。涉密、无权益、自然人信息等特殊档案管理，必须严格遵守两性保护法律法规，实行申请、审批、备案、随机抽查和验收的严格管理制度。涉及涉密档案的借阅人员，须经过特殊审批和人才培训后，方可操作使用。5.总结文献档案的管理，对于机构的发展和文化的传承非常重要。制定符合实际的档案管理制度，是推进企业数字化转型、提