个人信息管理制度

个人信息管理制度一、前言为了保护员工个人信息安全，维护企业信息系统的正常运转，确保业务安全性，特制订此制度。二、适用范围本制度适用于公司员工及相关各方员工对公司信息系统内的个人信息的管理。包括但不限于以下内容：员工个人身份证明信息员工个人联系方式员工个人职业背景信息公司业务信息三、责任主体1.公司管理层公司管理层负责制定和完善个人信息保护管理制度，明确信息保护的工作目标、职责和权限，并充分保证制度的落实和有效运行。2.部门主管部门主管具有督促和监督员工遵守本制度的权力。部门主管应当保障员工的个人信息安全，并依据工作情况及时启动信息风险评估和安全等级评估。3.普通员工所有员工都应严格遵守本制度，妥善保管个人身份信息、联系方式等重要信息并避免泄露。同时，员工要学习和掌握信息安全知识和技能，提高自身信息安全意识和能力。四、个人信息保护原则1.合法合规原则个人信息的收集、处理和使用应当遵循法律法规等规定的规范与程序，确保信息收集在明确，合法，正当的情况下进行。2.最小必要原则仅限于工作需要收集，使用，处理个人信息，且不能超出实现特定目的所必需的范围，严格控制信息采集的规模和标准。3.保密安全原则所有个人信息在传输，处理，存储等全过程都应当得到保护。只有经过授权或者合法审批的人员可以访问、浏览和处理标记为“保密”的信息。4.信息真实性原则遵循事实真实，确保个人信息的真实完整性和一致性。个人信息的办理和处理必须准确、全面并及时反映员工本人的真实情况。5.授权确认原则明确指定信息处理人员，以及信息处理人员职责、权限和工作流程，并经过明确的授权和认可之后，才可以使用个人信息。五、个人信息采集与处理1.个人信息收集个人信息分为主动和被动两种。主动个人信息收集：员工应当在签订劳动合同、填写报销审批单以及申办相关证明等工作中如实填写相关信息。同时，应当注明发布自己相关信息的目的和范围。被动个人信息收集：公司在使用或运营业务、系统或者其他合法范围内需收集个人信息的，会提前告知并经过明确的同意与授权后方可进行信息采集。2.个人信息处理个人信息处理包括但不限于个人身份信息、联系方式信息、职业背景信息等。个人信息不得公开、泄露，信息处理方不得将个人信息用于除工作实际需求之外的其他任何用途。个人信息处理方针应当包括至少以下方面：（1）对个人信息的使用的方式，范围和目的等进行限制和控制，防止信息照片造假，误传或者泄露。（2）加强对个人信息的存储，接入，传输，处理等方面的安全控制措施，以保证个人信息安全。（3）信息保管人员应通过学习，教育等方式掌握个人信息保护的专业知识，强化保护意识，确保个人信息处理规范合规。个人信息退役员工离职应当及时完成个人信息退役处理。信息处理方应当负责支持员工个人信息的备份、删除和突然断电等操作。同时，应保证退役处理已完成，避免信息泄露，造成损失。六、协调机制和重大事件应急预案1.风险评估公司管理层应当定时对员工个人信息在采集、处理、保护等环节中存在的风险进行评估，并逐步完善风险评估的制定并保证制度落实。2.分工明确为了确保信息保护，应当制定行之有效的分工方案，包括责任和职能的明确定义，分工和限责措施的落实，协调机制的完善和应对措施的落实。3.重大事件应急预案制定合理完整的应急预案，包括但不限于：攻击事件，突发事故或重大安全事件等重要情况应急处理步骤，重要控制措施等。七、制度执行与监督1.监督管理公司应当指定专人或分管领导负责个人信息保护相关的监察工作，严格监督落实情况并对道德失德、违反本制度等行为进行纠正。2.处理措施对违反本制度的行为，从严惩戒，依法追究责任，并及时查看和汇总申诉与监督情况，进行整改。八、制度宣传和教育公司应当密切关注个人信息保护的最新信息、政策动态等。定期组织员工参加安全生产培训、网络安全维护知识、信息安全法律法规等培训等活动，让全体员工能够意识到保卫个人信息安全的重要性和职责归属。九、制度学习和更新公司管理层应当定期组织相关人员开展个人信息保护制度的学习、培训和评估工作，不断完善和更新保密制度。若法律法规有新政策或变更，公司也应当及时跟进行业务更新保密制度。十、附则本制度由公司相关业务部门按照公司特定情况进行细化和补充，经过公