民营企业提高成本管理质量和效率的典范1

民营企业提高成本管理质量和效率的典范•运用软件进行成本管理的解决方案同样一个简单的公式：利润=销售收入-成本费用，一千家不同的企业却可以作出一千篇不同的文章。企业要追求多创利的目标，既要增加销售收入，又要千方百计地降低成本，节能降耗。在激烈的市场竞争中，低成本是企业的生存之本，也是参与竞争的最有力武器，还是企业获取利润的重要途径。虽然不同规模，不同行业，不同管理水平的企业，成本管理的内容与要求，控制方法和分析模型均有不同，但是随着现代工业的发展，企业行为已经开始遵循一个标准逻缉，企业要降低成本，提高成本管理的质量和效率。这些在客观上给企业运用成本管理软件更加科学地管理企业成本费用提供了条件。本文以苏州市由一家小型乡镇企业发展起来的上海外贸申港食品厂成功运用用友软件实现成本核算和管理为例，分析企业成本管理模式的基本思想，并提出如何将企业成本管理模式与管理软件相结合实现高质高效管理成本的解决方案。1、 企业管理信息系统概述1.1企业概况上海外贸申港食品厂（张家港市乳品一厂）（以下简称梁丰），是梁丰食品集团核心企业，拥有1200余名员工和年产万吨乐口福、万吨巧克力、5千吨晶类固体饮料、2千吨糖果的生产规模。梁丰牌系列食品，曾获轻工业部优质产品、国际博览会银奖、国宾礼品等称号。企业获得了全国轻工业出口先进单位、全国执行《食品卫生法》先进企业、全国执行《食品标签通用标准》优秀企业、中国专利江苏百强企业、中国工商银行江苏省分行特级信用企业等光荣称号。其组织结构图如图1所示：梁丰企业能够从管理软件运用中获取效益的原因之一是企业领导非常重视企业信息化建设，1993年就在财务部门率先采用单机版会计核算软件。随着企业业务的发展和扩大，仅仅实现会计核算电算化已经远远不能满足企业管理的需要。为此，该企业于1999年选择了用友管理软件，建立了涵盖采购管理、销售管理、往来款管理、成本管理、工资管理和财务管理一体化的网络财务管理信息系统。其网络拓扑结构如图2所示：

上海外贸申港食品厂网络拓朴图由于建立了网络环境下财务和业务一体化管理，实现了数出一门，全厂使用，企业物流、资金流、信息流高度、有效地集成，企业的经营活动和经营管理在网络环境下有条不紊和高效地运行。到目前为止，该系统顺利运行1年4个月，运用8个模块，涉及到采购、销售、仓库、财务等业务部门和企业中高层领导。共有31个站点，分布在全厂供销存所有业务部门及财务部门中。如表1所示：运行模块站点数使用部门总账6财务部报表3财务部工资1财务部固定资产1财务部财务分析1财务部成本管理3财务部决策支持1经理销售管理3销售部、财务部采购管理3供应部、财务部库存管理3库房存货核算3财务部应收应付3财务部企业在建立管理信息系统过程中，成本管理子系统的建立与应用是难中之难一一这一点几乎已经成为众多企业的共识。但是，梁丰企业不但建立了成本管理子系统，而且还在提高成本管理的效率和质量上取得了可喜的成绩。因此，本文以成本管理子系统为切入点，从企业成本管理模式与管理软件相结合的视角，分析其实现高质、高效成本管理的内在原因，为同类企业实现成本管理现代化提供支持。1、2梁丰成本核算和管理的一般程序和基本要求1、2、1该企业成本核算的方法和程序企业成本核算的方法有多种，如品种法、分批法、分步法以及分类法等，采取哪种成本核算方法取决于企业规模和行业特点以及对成本管理的要求。梁丰公司以花色巧克力和固体饮料为主要产品，产品结构相对简单，生产工艺比较简单，生产数量较大，因此采用分批法进行成本核算与管理。1.2.2基本要求成本管理的重要性和目的在于及时反映成本、费用计划的实际完成情况。在做到事后核算及时准确之外，还应力求加强事前和事中审核与控制。然而，在手工条件下，信息不能及时传递，更无法实现实时共享，组成产品成本的各项目如：材料费、固定资产折旧费、人工费用等等这些数据都分散在不同职能部门，很难及时准确归集到财务部门供核算成本使用。因此，不但不能保证成本事后核算的及时准确性，更难做到事前和事中控制。因此，建立包括材料、工资、固定资产、总账、成本子系统等在内的信息管理系统，并有效集成，就成为确保如实反映、检验和控制企业成本费用计划实施的工具；同时更是满足企业管理要求、实现企业决策目标的保证。2、 运用软件进行成本管理的解决方案2.1建立企业管理信息系统是企业成本管理的基础

算子系统、工资子系统和固定资产子系统得到材料费、人工费和折旧费数据，从总账系统得到除上面提到数据来源之外的其他成本项目数据，，所有这些作为成本管理子系统计算、分配成本的基础;而成本子系统在完成成本核算后，将计算得到的材料成本和费用数据传递给存货核算子系统和总账子系统。固定资产子系统要及时准确地为成本管理提供信息需要作以下工作(1)初始设置：部门设置：根据所设置部门结构，成本核算系统就可以自动归集固定资产折旧费用。对应科目设置：如上图所示资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，使用者根据具体情况，有按部门或按类别归集的。当按部门归集折旧费用时，一般情况下，某一部门内资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，设置部门折旧科目就是给部门选择一个折旧科目。例如，固定资产折旧科目，可以通过折旧费用分配表参照录入：应借科目车产部门应贷科目制造费用基本生产车间累计折旧辅助生产成本机修车间累计折旧运输车间累计折旧管理费用行政管理部门累计折旧一般根据折旧费用分配表，可以编制如下分录：借：制造费用辅助生产成本管理费用贷：累计折旧同手工进行成本分配和核算一样，固定资产折旧方法一经确定，不应任意变动，否则同样会造成各月成本、费用数据不可比。（2）日常业务处理录入资产变动数据（资产增加、资产减少、资产评估等）1）计提折旧固定资产子系统每期自动计提折旧一次，根据录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后生成记帐凭证并自动传输到总帐子系统，将本期折旧费用自动登帐。总帐系统可以查询固定资产系统传递过来的凭证1）成本系统查询固定资产计提折旧后的折旧费3存货核算子系统要及时准确地为成本管理提供信息需要作以下工作存货系统主要核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，这里主要反映的是材料和产成品成本。具体作法是：（1）初始设置：1）科目设置：

存货科目：主要指原材料科目、产成品科目、材料成本差异科目和产成品成本差异科目。对方科目：主要针对收发类别所对应的会计科目，以便按此科目进行归集成本。2） 仓库设置：按仓库来设置计价方法产品结构设置：用于生成材料配比出库单，即设置某产品有哪些材料组成，以便于产品材料成本、采购计划、成本核算等引用。梁丰根据本企业的情况，这样定义产品结构：①所有产成品结构仅为包装材料和半成品；②所有半成品结构仅为原材料。3） 成本对象设置：用于输入单据和按成本对象的统计。根据上面的产品结构设置，梁丰的半成品入库数量由生产统计部门用约当产量计算出；半成品入库工作由财务部门月终完成。半成品出库根据生产部门全月生产统计报表中的每种半成品利用率，结合每种产品产量及单位产成品耗用半成品量，折算出每种产品耗用的半成品量。依据每种产品成本对象和实际耗用量填制半成品出库单。半成品出库同样由财务部门月终完成。（2）涉及成本的日常业务的处理1）产成品成本分配单：对已入库未记明细帐的产成品进行成本分配，可随时对产成品入库单提供批量分配成本，也可从成本子系统取得单价，填入入库单。然后把成本分配到产成品的入库单据上。2） 材料入库单、材料出库单、产成品入库单、产成品出库单记帐后，自动计算出入库成本，可以进入存货系统，查询到出入库成本。3） 成本系统查询存货系统传递过来的材料费用：？？？？利用成本管理子系统接受数据和实现成本管理的解决方案前面我们已从成本系统数据来源的入口和出口，以及与之相连接的各子系统之间数据如何实现传送的简单过程大致说完，下面就成本系统的应用简述如下：•n®•n®用友网络财务软件Ivaoc<xk«»t.toHMD（1）成本系统的初始设置:(1)明确成本核算方法与适用行业因产品生产类型的不同特点和企业不同的管理要求，存在着三种不同的成本计算对象，即产品的品种、批别、生产步骤。而成本对象的不同，形成了品种法、分批法、分步法三种不同的成本计算方法。此外，如果产品的品种规格繁多，为了简化产品成本核算工作，可将产品的品种规格归并分类，按类别开设成本计算单归集费用，然后再按品种规格或生产批别、生产步骤分配费用、计算成本。这种用来简化成本计算工作的方法，成为分类法。分类法不是单独应用的成本计算方法，需与某一种或某两种基本方法结合应用，以便简化基本方法的核算工作，所以属于成本计算的辅助方法。以下面表格简单列示不同成本核算方法使用的生产组织形式、生产工艺过程和管理的要求及使用的类型。成本核算方法生产组织形式生产工艺过程和管理的要求适用的类型品种法大量大批生产单步骤生产或管理上不要求分步骤计算工成本的多步骤生产发电、采煤分批法小批单件生产管理上要求分步计算成本精密仪器、专用设备分步法大量大批生产管理上要求分步骤计算成本的多步骤生产冶金、纺织、造纸分类法综合性生产分步、不分计算成本的生产家电、服装上海外贸申港食品厂根据自身行业特点，决定采用品种法，同时在帐套属性中需要选择“既不分批也不分类”，不需要定义［生产批号表］和［工序产品耗用日报表］。成本核算方法确认后，系统不允许修改。(2)明确成本费用来源费用名称费用来源输出结果材料费存货系统出库类别人工费工资系统总帐系统手工录入工资分摊后，取数制单记帐后，取数直接录入折旧费固定资产系统计提折旧后，取数

总帐系统手工录入制单记帐后，取数直接录入制造费用总帐系统手工录入制单记帐后，取数直接录入其他手工录入总帐系统直接录入制单记帐后，取数明确成本费用来源也就是明确数据入口，在软件系统中可以按月灵活设置材料、人工、折旧、制造费及其他等五项费用来源；在设置成本费用来源时，相关的内容也要设置，如：人工费用来源选择由工资系统核算时，就需要相应选择工资分摊类型和人员类别，因为如果只将人工费用的来源选择由工资系统核算，而相应的人员类别没有设置，在计算成本时工资系统的人工费将无法取数。这一点也说明，我们设置任何一个功能，都必须先对整个系统做通盘考虑，窗口中该设置的选项一定要设置好，以免影响后期的日常业务处理。例如下图所示：（3）成本子系统的1）定义分配率:（3）成本子系统的1）定义分配率:分配率包括:内部分配率。、辅助费用、辅助部门△共用材料：是指由部门领用的材料，即在存货系统填制的领料单上的“成本对象”为空。△直接人工费用：由于直接人工费用是按照部门输入的，所以要分配到产品中去。△制造费用：由于制造费用是按照部门输入的，所以要分配到产品中去。△在产品成本：由于在产品与完工产品所占的成本不同，在计算出某产品的总费用后，还要在完工产品与在产品之间分配。△辅助费用：计算出服务的总费用之后，要根据部门的耗用量分配到部门，然后还要根据辅助费用分配率，计算出各产品应负担的辅助费用。△辅助部门内部分配率：当一个辅助部门提供两种以上的服务时，需要将部门总费用按一定的比率分配到服务中。（二）成本计算过程1、成本资料取得：（1）自动取得（数据来源于总帐、工资、固定资产、存货系统，直接取数）（2）手工录入依次将资料录入：如下图所示内容2、成本计算用户在每个会计期间，从相应子系统获取数据或手工录入成本资料后，就可以执行成本计算；系统会自动根据用户选择和指定的成本计算方法、各费用分配方法，结合本期实际数据自动计算。在计算中系统将自动检查各种计算所需的数据是否完备，如果数据不完备或计算出错，系统将提示不能正确进行计算的原因。梁丰的成本计算是分成半成品和产成品两次计算完成的，步骤简介如下：（一） 半成品成本计算完成以上工作以后，就可进行成本计算，成本计算过程中可能出现各种提示，根据提示，对相关数据作相应调整。成本计算结束后，可利用帐表管理功能，对半成品部门的半成品成本进行查询；产成品成本因暂不包括耗用的半成品，故此时通过成本计算得出的产成品成本数据不正确。接下来，回到存货核算系统，进行半成品成本分配：利用查询功能选择相应半成品仓库部门和相应半成品大类后，进行取数，分配成本（即：求出完工产品单位成本填入半成品入库系统）。接着对入库的半成品记帐后，对半成品仓库进行期末处理。使半成品出库产生单价。（二） 产成品成本计算：以上工作完成后，回到《成本管理系统》进行“资料录入”对“材料及外购半成品耗用表”对各成品部门重新取数，取数后各相应成品“材料耗用表”中数据已有半成品数据。以上工作完成后就可以进行成本计算了。成本计算的结果可以到帐表管理中查询。一般来说，只要各费用与总帐接口正确，取数正确，成本计算结果也就正确。四.成本分配进入存货核算系统，对入库产成品从成本管理系统取数，分配成本，结转本月费用；通过期末处理确定出库产品价格，确定销售成本。再作其它处理。附注：1）只要用户录入的成本资料满足成本计算的需要，用户可以随时进行成本计算，但只有成本数据有效时的计算结果可以定义凭证。系统判断数据是否有效的依据是总帐以外的所有提供数据的其他子系统均已完成月末结帐，数据不再发生变更。2）以有效数据计算成本后，不再进行本期成本计算；但通过恢复月初状态功能和删除已生成凭证，仍可重新执行成本计算功能。5、凭证处理成本系统涉及到的凭证有四种：结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失、结转工序产品耗用；结转完凭证可以在总帐系统直接查询、审核。简单将，企业在信息系统中完成成本的精确核算与管理非常简便，主要经过这样几个步骤的工作，就可以完成在手工条件下需要几天甚至十几天的工作量：成本核算顺序：1、 成本初始定义（1） 明确成本核算方法（2） 明确费用来源2、 工资分摊、固定资产折旧计提、存货材料库记帐（材料库进行期末处理）3、 成本完工产品日报表、工序产品耗用日报表、在产品盘点表4、 成本计算5、 存货产成品取单价6、 产成品期末处理7、 其他系统结帐8、 成本系统转帐凭证9、 成本系统结帐10、 总帐系统审核凭证、记帐3、 管理效果上海外贸申港食品厂运用软件进行成本核算，通过一年的运行，公司领导对成本构成，成本控制程度了如指掌，工人通过对实际消耗和计划指标的比较，在生产过程中也能够自觉地降低消耗，从而使企业获得更多的经济利益。以下为该单位巧克力车间部门一九九九年与二000年万元产值主要材料、能耗及人工耗用对比表：材料名称计量单位1999年度2000年度单价节约资金电度360.1882344.66670.710.86煤公斤256.194226.6230.277.98白砂糖公斤193.563191.1233.959.64奶粉公斤118.465117.985188.64人工费元444.354439.6244.73小计41.86全年以2亿元产值计，约可产生80余万元的节约额。如果用降成本得来的资金，进行技术改造、奖励工人，调动大家的积极性，就可以为进步降成本打下基础。全集团的利润当中，有5%至10%是通过在采购环节降低成本实现的，所以搞好物资供应也至关重要。梁丰集团实行以“全控型”为特点的新型采购管理模式，几乎所有物资都由公司实行公开（网上）招标，统一采购，统一管理，然后分类发放，