公司公文管理办法

XX集团股份有限公司XX公文管理办法编制部门：组织与人力发展中心

目录TOC\o"1-5"\h\z第一章总则 1\o"CurrentDocument"第一条目的 1\o"CurrentDocument"第二条适用范围 1\o"CurrentDocument"第三条职责分工 1第二章公文定义、分类与格式 2\o"CurrentDocument"第四条公文定义 2第五条公文分类 2第六条公文格式 3第三章发文管理 3\o"CurrentDocument"第七条行文规则 3\o"CurrentDocument"第八条发文管理 3\o"CurrentDocument"第四章收文管理 4第九条收文管理 4\o"CurrentDocument"第五章公文处理 5第十条公文处理 5\o"CurrentDocument"第六章保密管理及罚则 5第十一条-十三条保密管理及罚则 5\o"CurrentDocument"第七章附则 5第十四条-第十五条附则 5第第#页/共6页第一章总则第一条目的为进一步规范公司公文管理，推进公文管理工作程序化、制度化、标准化，提高公文质量和处理效率，制定本办法。第二条适用范围本办法适用XX集团及旗下各事业部及分（子）公司，多元化子公司参照本办法制订内部管理办法。第三条职责分工公文体系职责分工主要涉及授权审批人、拟稿部门、会签部门及管理部门。（一） 授权审批人1、 授权审批人是指集团总部、各事业部及分（子）公司/中心部门负责人及以上管理人员。2、 授权审批人的职责包括：根据审批事项，承担相关公文审批职责。（二） 拟稿部门1、 拟稿部门是指根据实际需求进行公文撰写的部门。2、 拟稿部门的职责包括：根据本部门职责范围，结合实际工作需要，按照公文管理办法拟制公文，并按照流程提报审批。（三） 会签部门1、 会签部门是指需要会同拟稿部门审核有关公文的部门。2、 会签部门的职责包括：根据本部门职责范围，结合实际工作需要，对拟稿部门发起的公文进行审核把关。（四） 管理部门1、管理部门是指集团办公室、组织与人力发展中心、各事业部及分（子）公司行政/企管部门。2、管理部门的职责包括:管理部门职责内容集团办公室（1）主责建立公司公文管理体系和规范标准，公文管理要求的发布、解释、修订与废止，以及公文系统的搭建与迭代升级。（2）负责集团及事业部总部对内发文、对外发函的标准化管理，包括对内发文的格式校对、监印、发布、存档，对外发函的内容审核、格式校对、鉴印、存档，外部来函的存档等事宜。同时指导和督促检查各事业部及分（子）公司的公文管理工作。组织与人力发展中心、开发综合管理部、商管商业发展中心（1） 协同建立公司公文管理体系和规范标准，公文管理要求的发布、解释、修订与废止。（2） 负责集团及事业部总部对内发文及外部来文的标准化管理，包括对内发文的内容审核，外部来函的传阅、交办事宜。各事业部及分（子）公司行政/企管部门（1） 行政条线/岗位：负责本单位对内发文、对外发函的标准化管理，包括对内发文的格式校对、监印、存档，对外发函的内容审核、校对、鉴印、存档，外部来函的存档等事宜。同时指导和督促检查下级单位/部门的公文管理工作。（2） 企管条线/岗位：负责本单位对内发文及外部来文的标准化管理，包括对内发文的内容审核，外部来函的传阅、交办事宜。各事业部及分（子）公司各部门（1） 负责本单位对内发文、对外发函的拟稿、登记、存档事宜；（2） 负责本单位外部来函的接收、登记、存档事宜。第二章公文定义、分类与格式第四条公文定义公文是指公司在履行职责、处理公司事务过程中使用的具有特定效力和规范体式的文书。第五条公文分类行文方向类型用途上行文请示适用于向上级单位请求指示、批准事项。报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级的询问。下行文通知适用于发布规章制度，转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求下级办理和需要周知或共同执行的事项。纪要适用于记载会议重要情况和议定事项。批复适用于答复下级单位请示事项。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或内部重要情况。简报适用于对单位内部重要事项或重要工作的进展情况作简要报道。决定适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。平行文函适用于同级或不相隶属单位互相商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。回复来函，用“复函”。与有关党政机关的往来公函，为表敬意，可用“请示”及“报告”。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第六条公文格式（一） 公文一般由文号、标题、收文单位、正文、附件、发文单位、抄报（抄送）单位、成文日期、印章、版记组成。（二） 公文格式及编制要求须严格执行《公文编制规范模板》（详见附件1）。对于企业、个人或其他非官方组织的发文，一般情况下必须套用公司模板；对于党政机关（包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，也包括各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等人民团体）的发文，可以根据对方要求执行。（三） 集团总部、各事业部及分（子）公司的公文格式规则须严格执行《公文文号编制规则》（详见附件2），各级行政部门归档的发文发函不允许断号。第三章发文管理第七条行文规则（一）对党政机关行文规则1、对外行文原则上只写一个主送机关，可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2、遵循一文一事原则，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。（二）对企业的行文规则对企业、商户的行文规则可遵照各自的行文习惯，亦可参考对党政机关的行文规则。第八条发文管理发文管理指通过公文系统制作签发公文的过程，包括草拟（审核）、审批（会签）、复核（校对）、打印、用印、登记、发布、存档等程序。（一） 公文草拟1、 公文草拟内容应符合如下规定：（1） 符合国家的政策、法律、法规和公司的规章制度要求。（2） 内容简洁、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字凝练、格式规范。2、 拟稿部门负责人需要对行文的必要性、公文内容进行审核、把关。（二） 公文审批与复核公文发布前，由公文管理部门对拟发布公文的签发手续、附件材料的完备性、公文内容完整性及格式的规范性负责复核（校对），并对拟发布公文负责统一编号。审核的重点是：1、 行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、 内容是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3、 发文事项是否经过充分协商并达成一致意见。4、 公文类型是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5、 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿部门修改后重新报送。（三） 公文登记、发布与归档对内发文可通过EKP系统通知公告、公司邮件予以公示。对外发函可采用面呈、EMS邮寄、安全等级高的快递等方式进行，采用EMS、安全等级高的快递等方式需保留好快递底联，禁止使用QQ、微信等社交软件传送。所有公文均须按照《XX档案管理办法》相关要求及时归档。

第四章收文管理第九条收文管理指通过公文系统对收到公文的办理过程，包括签收及系统登记、阅办与传阅、承办、催办等程序。（一） 签收及登记。外来公文原则上由对口业务部门进行签收，并通过公文系统发起登记流程（对于司法文件，包括但不限于公检法机关出具的，如法院传票、判决书、裁定书、通知书等，要即时联系对接法务并将全套材料扫描后发送）。同时，将来文原件提交所在单位的档案管理岗存档。业务部门在签收和拆封公文时，要认真核对封口和邮戳，发现异常情况应查明原因并处理。（二） 传阅与交办。根据来文内容在流程中选择该事项须传阅的相关部门责任人，传阅流程最终审批人负责将事项交办至对口部门责任人，如该事项无需交办则直接选择结束传阅。如因公文管理部门、业务部门未及时提交、传阅、交办和处理公文，造成公司相关损失的，参照第六章要求处理。（三） 承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理或回复，不得延误、推诿。有时限要求的公文，应在时限范围内办理完毕。公文办理中遇涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与相关部门协商。第五章公文处理第十条公文处理指对公文的归档、废止及销毁，相关管理要求参见《XX档案管理办法》。第六章保密管理、检査及罚则第十一条收发文应严格遵守传阅范围和保密规定，不得对非相关单位、人员泄露公文内容。第十二条检查（一） 公文管理检查纳入集团办公室行政风控业务巡查范畴，采取实地检查、远程视频和系统后台数据抽查相结合的方式。（二） 开发大区平台/片区公司、商管区域平台/项目公司每月进行自查；开发大区、商管区域公司每季度组织对下属单位进行巡查；集团办公室每年组织不定期抽查。

（三）记录检查案例，分析检查成果，总结经验教训，及时传达预警。第十三条对外函件如做出权限范围外承诺事项、或公文办理不及时等，给公司造成损失，根据《XX员