ERP环境下企业内部控制研究

目录TOC\o"1-3"\h\u摘要 引言ERP是将在现代信息技术基础上，对于传统信息管理方式进行创新的新方法，ERP的应用实现了企业业务流程透明化，对于提高企业全面工作效率发挥重要作用。ERP借助专业信息管理软件，切合企业经营状况和信息管理需求，发挥其客观、专业、高效的优势，成为现代企业信息资源管理中非常实用而有效的工具，极大的提高了企业信息管理和应用的质量和水平。但ERP的使用对于外围环境具有一定要求，环境基础不能协调配合ERP工作的企业，其ERP使用效果并不理想，不能达到预期使用效果。现代企业中内部控制具有重要的地位，内部控制中将其控制内容划分为制度建设、风险控制、监督检查、信息沟通、环境控制等不同结构部分，通过采用现代管理控制方法，优化企业管理环境，实现对企业内部经营机制的全面管理监督。如何从内部控制角度，将其与ERP应用环境需求相结合，构建适合于ERP发展的良好环境，是当下实施ERP企业的面对的重要课题。本文从企业应用ERP的环境角度探讨企业内部控制现状，结合案例企业的销售、生产、仓储和财务管理业务模块的内部控制状况，对ERP应用中出现的内部控制环境的不足进行分析论述，提出具体的解决意见，通过实现内部控制的完善，优化ERP应用环境，促进企业经营管理流程的履行，实现资源优化配置的经营目标。1ERP和企业内部控制基本理论概述1.1ERP内涵ERP概念最早由美国学者提出，其具体内涵是指利用现代信息管理技术，创新对企业经营管理信息的管理和处理模式，借助先进的企业信息管理软件，对企业供应、生产、计划、销售、执行、财务等相关信息进行系统收集并处理，形成对企业不同信息的精细化管理，实现标准化信息管理流程，提升信息资源的使用效率，最大效用发挥现代信息技术在企业信息管理中的优势，实现企业更高经营目标。1.2ERP特点1.2.1定制特点ERP针对某一行业或某一类型企业的普遍经营管理流程设计，因此在实际使用当中存在部分功能与企业实际不适应的状况，对此情况软件公司提供特别定制服务，可以根据客户企业要求进行整体或部分功能的定制，通过重新设计、改变参数、完善系统功能等方式，改造升级为更适用于客户企业的ERP软件。1.2.2集成化特点ERP系统对企业信息实现了集成化管理，从供应、采购、生产等环节的基础性信息的集成化输入，到系统后台数据库按照不同功能需求，对信息进行集成化技术处理，提升信息处理的效率，达到对内部资源在最短时间内的优化配置，实现企业经营各部分的协同处理，提高企业内在实力。1.2.3精准化特点ERP系统较传统的人工信息收集、分析处理、实施追踪等更具有精准化特别，ERP系统借助先进的信息技术手段，能够在短时间内处理大量企业基础信息，并获得准确分析成果，能够为企业决策提供可靠科学依据。ERP系统信息所显示分析成果较传统信息处理方式下，更具精准化特点，特别是对于基础数据的计算、统计、趋势、模型等的分析成果准确性更高，精细化程度更能满足信息使用者的需求。1.2.4计划控制特点ERP系统中可设置计划模块，其内部信息包括生产计划、物料需求计划、采购计划、销售计划、财务预算和人力资源计划等，ERP系统将企业经营中的信息数据不断进行输入更新，获得计划实施与计划本身数据的比较分析成果，对于出现的偏差能够及时调整修正，达到计划控制的目标，保证了计划能够得到全面执行。1.3企业内部控制概念实现稳定高速增长的经营业绩是每个企业追求的根本目标，内部控制则是指企业为了经营目标，达到更高经营业绩，在日常经营活动中所采取的一系列经营方针政策、制度建设、实施活动、监督评价等的政策和活动的总称。企业内部控制应以保障资金安全运营，经营活动正常有序展开，财务信息真实准确为具体目标，通过在内部建立健全完善的控制制度，并督促严格按照制度施行，定期进行内部控制层面的监督和检查，发现并防范控制经营风险，创造内部控制良好环境，以自律性的内部控制行为实现企业的内部控制目标。1.4ERP对企业内部控制的影响企业实施ERP后，内部控制环境随之发生变化，从传统的人工控制转变为人机合作的内部控制方式，对于内部控制的内容产生不同影响：1.4.1对内部控制环境的影响企业采用ERP进行业务流程管理后，其信息管理模式不再是以部门为单位的业务管理，而是以业务流程为路线的信息控制，这种信息管理模式的转变促使相关组织结构不再是垂直化管理，更加趋向于扁平化方向发展。ERP对于企业员工的信息系统应用能力和计算机操作水平提出更高要求，因此也影响到员工职业发展和应用能力的提升。1.4.2对风险的影响传统内部控制系统中内部控制风险主要包括经营风险、财务风险、组织风险、决策风险几个主要类型，当ERP应用于企业后，在传统风险基础上，增加了信息安全风险、系统操作风险、系统舞弊风险等，风险类型和内容增加。1.4.3对内部控制活动的影响ERP在企业中的应用，对于信息的收集和处理效率得到大幅度提升，传统模式下需要手工控制的环节被程序代替，大部分的控制标准、控制措施都以程序代码或控制数据设置的方式固化在系统的各个模块中，企业重大业务流程的很多关键控制点通过ERP系统控制的方式实现，有利于控制活动的实施。1.4.4对信息沟通的影响ERP系统为信息间传递、处理、协调、反馈提供了新兴渠道，且具有快捷准确及时的特点，因此ERP系统的实施对于企业间信息沟通的积极作用十分明显。但ERP系统下要求信息数据以统一格式录入并处理，因此在应用初期可能增加操作难度和工作量。1.4.5对内部监督的影响ERP系统带来控制活动的标准化，因此以其监督环节以标准化规范进行检查，能够及时准确的发现内部控制活动中存在的问题，有利于监督效率和效果的提升。但应防范监督环节可能出现的程序性错误，有可能因为监督程序错误，导致控制活动出现系统性问题，造成大规模的损失。2ERP环境下A公司内部控制现状2.1A公司ERP应用背景A公司是一家机械公司，公司成立于2008年，经过十余年的发展，公司已经发展在为以设计生产销售以包装机械为主营业务的中型企业。公司年营业收入达到4546万元，净利润达到472万元，公司现有员工92人，公司内设行政办公室、财务部、人事部、市场部、设计部、采购部、生产计划部和生产车间等主要机构。A公司是一家生产制造型企业，公司的产品从设计到生产、销售，需要经过较为复杂的制造流程，与产品生产销售相关的生产计划、原材料采购等与企业实际需求间常常产生矛盾，计划安排并不准确，存在材料采购数量过大，产品供需时有不足或积压的情况的产生。财务方面存在资金的预算计划与实际使用时的差异较大，财务分析结果不准确，部分会计信息失真，成本归集不准确等不足，在种种现实问题下，公司决定于2016年采用ERP方式，对公司进行信息化系统管理。2.2A公司ERP结构A公司所采用ERP系统由以下6个子模块构成:会计管理、采购管理、销售管理、生产管理、仓储管理、预算管理。以下根据图1A公司ERP结构图所示：会计核算模块，由财务会计人员操作，具有收集原始凭证、编制记账凭证、登录账簿、编制报表的功能，从简单的会计核算数据核算、汇总到财务报表分析功能均能按照公司需求实现。采购管理模块，反映公司采购计划、采购合同及其执行情况，以及对实际采购和采购计划的差异，能够为采购人员和采购计划的编制实施提供数据信息。销售管理模块，这一模块反映公司的销售业务数据，包括销售产品品种、类型、数量、款项、售后，销售费用具体内容和数据等，解决公司经营决策和会计核算所需数据的需求。生产管理模块，对生产环节的相关数据信息进行收集整理，反映不同产品、生产线、生产设备和生产线员工的数据变动，以及内在联系，提供成本核算和管理所需数据。仓储管理模块，仓储管理与生产、销售、采购、核算等信息相互影响，对仓储模块的管理主要集中于仓储材料出入库、检查监督等。预算管理模块，这一模块对应于公司对成本采取预算管理方式，模块中对预算计划进行采集，对实际成本数据进行归集并分配，并按照成本核算周期与实际成本数据进行差异对比，帮助公司发现成本管理不足，及时予以改善。ERP系统预算管理仓储管理生产管理销售管理采购管理会计核算ERP系统预算管理仓储管理生产管理销售管理采购管理会计核算图1A公司ERP结构图2.3A公司ERP内部控制现状2.3.1会计核算模块A公司ERP系统中的会计核算模块的主要使用者是公司财务部人员，会计核算模块按照公司所需功能设置，其总账、明细账核算、报表编制设置为按月自动结算，财务人员主要完成对原始凭证的审核，以及在系统中编制记账凭证即可，银行日记账按照记账凭证中反映的银行存款日变动状况自动生成。在会计核算模块的内部控制主要反映在原始凭证的审核环节、凭证的编制环节、账簿登录和报表编制环节。审核环节、凭证的编制环节由会计人员手工完成，对原始凭证的审核公司设置三级审核制度，即会计人员、会计主管和分管财务总经理审核。原始凭证由三级审核人员在审批单据上签字通过后，报经会计人员进行核算，对未经审批的票据不进行报账。对凭证的编制会计人员进行编制，会计人员在系统中选择借贷科目作复式凭证，并输入数据，系统则输入的数据进行借贷方金额检查，发现存在借贷方金额不等情况时，提醒会计人员不能生成记账凭证。对于总账、明细账、日记账的生成则由系统自动完成，系统对应不同科目不同明细级别进行数字登录，并将下一级数据汇总于上一级数据中，并生成账簿和报表数据，并对数据进行查验，对于出现负数或借贷方总额不一致情况时，揭示会计人员存在问题，需要进一步进行查验核对。2.3.2采购模块A公司的采购模式主要以销售量定采购材料品种和数量。如图2A公司采购模块内部控制流程图所示：采购部通过ERP系统导出采购材料清单，综合考虑销售、仓储、物流等因素后，对系统清单进行修正，并报经采购部门管理人员和分管采购业务的总经理进行审批。采购人员根据审批过的采购清单，按照采购材料品种、价格、质量等因素选择供应商进行询价，经分管经理审批后签订采购合同；质检室对货物进行质量检验，并在ERP系统中录入。库管员或生产车间按照系统中的检验合格产品进行验收入库；物资供应部根据合同、发票，或欠款情况填写付款申请单，经财务部审核，总经理审批后支付。图2A公司采购模块内部控制流程图2.3.3销售模块公司的销售管理模块设计有销售目标管理、订单管理、收款管理等功能。具体如图3A公司销售模块内部控制流程图所示：每一年度初，销售部门根据销售人员、销售产品、销售市场分配销售目标，制定销售计划录入ERP系统中，由销售主管审核后保存在系统。销售人员及时更新订单信息，以及销售产品数量、单位、结算等数据。收款管理反映每一笔销售收入的回款情况，与银行存款信息相对应，能够准确反映销售收入结算信息。公司ERP的销售管理模块对订单信息、销售发货信息、收款信息等进行控制管理，同时能够对销售情况进行统计与分析，根据不同销售市场分析销售状况，进行分类统计，并作出评价。图3A公司销售模块内部控制流程图2.3.4生产模块生产模块具有生产数据处理和质量管理功能，能够分析每月生产计划的完成度、生产及时率、生产良品率等指标。如图4A公司生产模块内部控制流程图所示：A公司ERP系统中由市场营销部将销售信息传递给生产部，生产部根据成品库存合理下达生产计划，物资供应部按计划及原材料库存情况采购所需原材料，经生产部检验合格后，原材料入库，生产车间领料组织生产，产品经生产部检验合格后，产品入库。图4A公司生产模块内部控制流程图2.3.5仓储模块由图5A公司生产模块内部控制流程图可知：A公司ERP中库存管理模块中包含了仓库管选、货物出库与入库管理、入库退货管理等业务管理功能。公司较常使用的是货物出库与入库管理功能，主要用于向财务部门提供信息进行存货成本核算。图5A公司生产模块内部控制流程图2.3.6预算管理模块A公司所应用的ERP软件的预算管理功能主要包括预算编制、预算执行、预算控制等功能。其控制流程主要是：由各个部门在系统中上报当年的预算，信息汇总至财务部后有关人审批通过后将具体的预算指标传达给各个实施部门。系统收集各部门实际执行数据，并与预计计划内容和数据进行比对分析，提供分析结果，保障公司成本预算计划和管理措施的落实。3在ERP环境下A公司内部控制存在的主要问题3.1会计核算模块内部控制问题会计核算模块主要存在两个方面的问题，一是对于会计账簿的控制监督不足，公司自实施ERP系统后，对于会计账簿的监督检查完全依靠系统完成，但系统仅能对于借贷方数据进行查验，而不能对会计科目、收入成本费用时间、数据的真实性等进行查验，因此这一环节存在较大漏洞，如果会计人员人为虚增或虚减会计数据，利用会计科目进行财务舞弊，则仅仅依靠系统难以发现。二是对资产缺乏检查记录，现金、银行存款、应收账款等是公司的主要流动资产，按照财经法规，应定期对这类资产进行盘点保证账实相符，但目前系统中无法反映资产盘点状况，账实是否相符，在模块管理中缺乏信息记录。3.2采购管理模块内部控制问题公司ERP中采购管理模块中对于供应商的管理存在漏洞，公司目前的采购供应商主要由采购部门人员决定，这种模式下容易发生采购人员与供应商互相勾结，以次充好，虚抬采购价格，造成企业损失的情况。另外在ERP系统中缺乏对采购订单信息的集中管理，采购部门出具订单后，在系统的采购模拟中缺少相应的集中管理功能无法进行订单状态统计分类，对已完成订单进行归档、无法进行按部口、责任人进行订单统计。因此在采购工作中，不利于毎类订单的审核与分析。3.3生产管理模块内部控制问题在A公司ERP的生产管理模块中，生产管理功能中主要由生产计划管理、材料领用管理和产品质量管理的子模块构成，生产模块信息有输入有产出，自成系统，与其他模块间各自独立，最明显问题体现在生产产品信息与销售产品信息间存在脱节，生产部门和销售部门缺乏有效的沟通渠道，双方无法快速准确获得对方信息，进而影响生产和销售计划的调整，无导致双方不能及时了解到市场的开发情况、顾客的采购数置、产品的库存信息、和顾客后续准将继续采购的数量，降低了整体生产制造工作的效率。3.4销售管理模块内部控制问题A公司ERP系统中，对于销售合同的控制较为薄弱，公司的销售合同虽然在系统中由销售人员录入，反映销售信息，但在线下缺乏对于销售合同的规范统一，主要体现在：缺少对销售合同的法律审核过程，公司的销售合同由销售部门主管审批后即可签字，未经过法律专业人士的审核，因此对于销售合同中可能出现的法律漏洞，可能造成对公司的损失。在公司ERP系统中对于销售合同信息的记录比较简单，仅进行了合同状态的跟踪，如合同是否通过审批、签订，但未对合同签订过程进行有效的系统支撑。如合同签订过程需要公司授权书、公司用章等。目前该部分在ERP系统中无法有效进行管理，需要人工完成，存在较大的风险。3.5仓储管理模块内部控制问题A公司应用ERP仓储管理模块时存在使用功能单一的问题，公司仅使用收发货电子账簿的功能，主要为财务部门核算存货时提供基础信息，而对于其他库存相关出入库、损耗、报废等仓储数据信息则未能得到及时准确的信息反映。公司目前对于出入库信息的增减变化仍处于手工录入阶段，在每日出入库工作结束后，才进行变动信息的录入工作，由于时间上的不一致，导致在仓储环节存在存货的实际信息与系统中信息不一致的情况。另外在系统中未设置存货盘点的子模块，因此对于盘点产生的差异，无法在系统中进行反映，产生存货系统数据与实际材料差异的状况。3.6预算管理模块内部控制问题A公司ERP系统中预算管理模块的应用中存在预算管理功能不全的问题，预算计划的编制由各部门自行编制后，由财务人员进行审批通过，因此计划的编制仍停留在人工编制和审批的阶段，受到传统预算方法的局限，预算计划与实际执行间往往差异较大。在ERP系统中的缺少对预算计划的编制功能，因此对预算计划管理的效率和质量较低。同时公司的预算计划以年度为计划录入系统，系统按照每季度归集预算实施数据，计划与实际数据间的不一致，缺少比对分析的预算计划，因此系统只能按照年度进行预算管理，影响预算管理的效果，不利于对预算计划的日常管理。4完善ERP环境下企业内部控制的措施4.1优化会计核算模块内部控制措施针对于企业ERP在会计核算模块内部控制中存在的问题，一方面应健全会计账簿的检查监督，企业不应仅依靠系统进行账簿监督，还应增加对各类账簿的会计监督，监督主体应包括财务主管，财务负责人、审计人员等，监督方法应通过检查原始凭证、记账凭证、各类账簿等资料，进行核算事项和核算数据的验算，不仅保证会计信息的准确，还应保证会计信息的真实性和合法性，提高会计信息质量。另一方面应ERP系统中应启动资产盘点备查功能，定期对现金、银行存款、应收账款等债权进行盘点清理，并将每次盘点结果信息记录于备查系统，存在差异的应查明原因并流出，为后续资产盘点和管理提供依据，完善资产管理信息的控制程序。4.2优化采购管理模块内部控制措施对于采购模块中对于供应商缺乏控制的问题，今后ERP应用企业应在采购模块中建立供应商管理信息库，按照企业所需主要原材料品种、数量、时间，以及供应商信用、物流费用等因素，甄选出适合公司采购条件的供应商，并将供应商信息录入管理信息库中。当需要采购材料时，采购人员应从ERP系统中选择入库的供应商，并执行招标制度，选择材料质量和价格组合最为优惠的供应商进行合作，以此控制采购人员舞弊机会，完善材料采购控制流程。对于订单信息管理功能的不全，ERP应用企业应健全采购模块设计，增加对采购订单的集中化管理，采购人员签订合同后，应按照要求在系统中录入采购订单信息，并对其运输、收货、付款等信息进行即时记录，对于完成的订单进行关闭；同时增加对订单退货、订单损失等信息收集统计，集中对采购订单信息进行处理，实现采购信息的高效率管理。4.3优化生产管理模块内部控制措施针对于ERP应用企业存在的生产管理模块比较独立，缺少与销售部门信息沟通的问题，应适当放宽各部门在ERP系统中的应用权限，当前系统管理中各主要部门仅能登录本部门功能模块并查询部门信息，在每次查询其他相关部门信息需要申请管理员通行验证，手续繁琐，影响信息使用效率。今后企业应考虑生产部门和销售部门的实际情况，放宽对对方部门信息查询的权限，可以提供对方部门的浏览密码，可以查看对方信息但不能更改，能够在满足信息查询需求的同时，保护部门的信息安全。生产部门可以通过查询销售部门最新的市场销售信息，结合销售合同、市场预测及存货需求等分析来决定生产产品的品种和数量，安排生产进程，并利用系统功能报送相关人员审批。4.4优化销售管理模块内部控制措施对于企业应用ERP过程中，存在的销售管理模块对于合同信息管理存在疏漏的问题，首先应完善对销售合同的法律审核和合同审批制度，并要求销售人员严格按照制度规定的内容和程序执行，避免由于审核和审批不严，出现的合同管理漏洞。其次应要求销售人员今后应在ERP系统的文件模块中起草合同，以及合同审批表等，在合同起草时应严格按照相关法律法规规定，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，以及价款、税款、发票种类、及送达实现等内容。对于销售合同的起草和审批过程，ERP系统中应进行反映，追踪销售全责起草至履行全过程，及时反映销售合同真实情况，降低合同信息管理风险。4.5优化仓储管理模块内部控制措施对于ERP应用企业在仓储管理模块内部控制中产生的问题，首先仓储部门人员应改变每日工作结束后进行信息录入的工作流程，应按照每笔出入库物资的变动，根据经过审批的出入库单据，与实际存货变动数量进行核实后，在系统中录入信息，保证出入库信息与实物的一致。在盘点环节，仓储管理人员应将每次实物盘点后的数量与差异及其原因分析，在仓储模块中进行备注，说明盘点时间，监督检查人员和盘点结果，并根据产生的差异，调整系统中存货数据，保持存货账实相符，保证存货信息准确及时。另外仓储管理员应将系统中存货余额与每月末账务系统中的存货金额进行核对，确保库存模块中存货记录信息与账务系统中存货会计记录的一致性，并对核对结果进行答案归档进行管理。4.6优化预算管理模块内部控制措施对于预算管理中预算计划编制功能不完善的问题，建议ERP应用企业应通过功能定制途径，与软件工程公司沟通，选择适合企业业务特点的滚动预算管理方法，核实企业预算编制参照的历史数据，对于部分数据根据实际情况进行重新修正，通过增加模块功能的方式，以历史预算数据为依据，系统自动编制预算计划，并由财务人员进行审核修改，并征求具体部门意见，以审批通过后预算计划作为下一预算周期计划，由各部门和人员参照执行。对预算管理中计划周期过长，缺少季度预算计划的问题，企业应调整预算周期，以年度预算计划为基础，根据每一季度生产、销售、资金等状况滚动编制下一季度计划，为预算管理模块中与实际预算执行数据进行分析，提供计划依据，保障公司的预算计划能够实施到位，实现预期预算目标。结论 ERP是现代企业管理的先进信息管理方式，利用现代信息技术形成对企业各类信息资源进行集约化处理的方式，极大的提高了企业信息管理效率和质量，有利于现代企业向科学管理方向发展。但目前我国企业对ERP的应用仍处于初级阶段，信息管理软件在实践应用中仍存在问题，阻碍企业信息化建设的进程。本文以现代企业ERP应用中的内部控制为研究方向，通过对案例企业的会计核算模块、采购模块、销售模块、生产模块、仓储模块、预算管理模块的内部控制现状态进行进行分析论述。根据现状研究，就应用案例企业在以上模块内部控制中存在的代表性问题，认为当前影响企业应用ERP的主要内部控制问题主要涉及内部控制监督、内部控制流程、预算计划控制等不同方面，今后企业应积极采取应对措施，改善企业内部控制环境，为ERP提供良好运行环境，促进ERP作用最大化在企业经营管理中得到发挥。参考文献:[1]侯秀梅.基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J].中国集体经济,2019(30):37-38.[2]刘涛.基于ERP系统环境的企业内部控制对策研究[J].企业改革与管理,2019(19):30+32.[3]刘展展.基于ERP系统环境下的企业内部控制研究[J].中国商论,2019(18):225-226.[4]刘凤英.ERP环境下企业采购与付款循环的内部控制浅析[J].广西质量监督导报,2019(09):208+172.[5]朱媛媛.信息化环境下企业内部控制问题探讨[D].江西财经大学,2019.[6]李韵.ERP环境下H制造企业采购内部控制优化研究[D].安徽大学,2019.[7]刘颖莹.ERP实施背景下DS公司内部控制问题研究[D].中国矿业大学,2019.[8]王琦.ERP环境下改善我国中小民营企业财务管理对策研究[D].沈阳大学,2019.[9]许广锐.基于ERP系统环境的企业内部控制初探[J].时代金融,2018(36):101-102.[10]苗巨亮.基于ERP系统环境下的企业内部控制研究[J].中国商论,2018(33):107-108.[11]李素梅.A医疗企业ERP环境下成本控制分析[D].山东大学,2018.[12]郭富.浅谈ERP环境下化工企业的内部控制——“福华通达农药科技有限公司”为例[J].纳税,2018,12(31):250-251.[13]李雪华.基于ERP环境下的企业内部控制研究[J].中国商论,2018(30):165-166.[14]龚筱.ERP系统下企业内部控制风险防范[J].纳税,2018,12(29):132-134.[15]顾雪翠.S公司ERP环境下内部控制案例研究[D].中国财政科学研究院,2018.[16]梁晓琪.ERP环境下A公司生产成本控制研究[D].南京大学,2018.[17]薛圆圆.企业内部控制视角下的ERP优化[D].江苏科技大学,2018.[18]陈蕊.