学校固定资产管理存在的问题及对策

《学校固定资产管理存在的问题及对策》结题报告一、课题提出的背景与意义。近年来，国家加大了对教育事业的投入力度，学校的固定资产，无论是数量、结构、质量都有了很大的提高，学校拥有的国有资产数量和价值在日益加大。学校的固定资产是学校财产也是国有资产的重要组成部分，是开展教学、科研等一系列活动的重要物质基础。但由于部分学校的领导人观念的更新和转换严重滞后，管理体制和管理方法的严重滞后，使学校的固定资产管理呈现出混乱和失控局面，学校国有资产流失问题非常严重。如何加强和完善学校固定资产管理，防止国有资产流失，促进资产合理、有效使用已成为当务之急。二、研究目标。调查当前学校固定资产管理的现状及存在问题，分析其产生的原因。针对学校固定资产管理存在问题，探索相应的对策及方法。如何根据学校的办学目标与学校特点并结合地区对人才的需求合理配置学校固定资产。研究如何发挥学校固定资产的最大效能，提高使用效益，防止国有资产流失，促进教育事业发展。三、研究的主要内容。1、学校固定资产核算及账目管理方面存在的问题及对策。2、学校固定资产管理各项制度及管理机制缺陷及如何完善。3、对固定资产使用、报废环节如何加强管理和监督。4、固定资产清查在固定资产管理的重要性。5、如何更好地利用固定资产管理软件加强学校固定资产的管理。6、如何合理配置学校固定资产，充分发挥固定资产的使用效能。7、加强学校固定资产管理在国有资产管理中的重要意义。四、研究方法。1、查阅资料法：抽样查阅我市中小学校固定资产管理的相关制度、固定资产账簿及财产清查有关资料，了解各学校固定资产管理的现实状况。2、问卷调查法：通过在我市各中小学进行问卷调查了解各学校固定资产管理现状及存在的问题。3、现场考察法：选取有代表性的学校，通过与固定资产管理人员的交谈及进行现场观察固定资产管理状况。4、统计分析法：对原始资料进行数学统计与分析，得出一般现象与规律，分析固定资产管理过程中普遍出现的若干问题的原因，探究解决方法。5、实践法：在本校开展加强固定资产管理的实践，将好的管理方法与经验在其它学校进行推广，并进一步吸取经验，总结管理方面的不足。五、研究步骤与主要过程：1、准备阶段：成立课题组，吸收有丰富科研经验和较高专业水平的人员进入课题组。建立起完善的科研项目的管理体系，进行科学分工，确保研究工作顺利开展。首先本课题组选定有丰富实践管理经验与理论水平的成员共9人。分别由学校主管总务的副校长、学校总务主任、财产管理组长及6名财会科组教师组成。财会科组教师中，应明华老师已取得注册会计师、注册税务师与注册评估师资格，另外4名教师取得会计师资格，1人取得助理会计师资格。其次，制订详细的研究方案，明确研究要贴近实际，并为实践服务，确定课题研究的步骤、内容、目标及重难点。在此基础上，对课题组成员进行了科学的分工，并大致确定了以下分工合作计划：（1）两人为一小组，以小组为单位完成对课题原始资料的搜集。（2）针对课题研究的几个重点，对原始资料进行汇总、整理与分析，进一步以小组为单位完成阶段性研究成果。集体研讨，报出终结性研究成果。2、实施阶段：深入市内中小学校，查阅学校固定资定管理有关制度及账簿报表等资料。在市各兄弟学校领导、老师及相关人员的大力支持下，课题组成员分为四组，深入18所中小学，查阅了各学校有关固定资定管理制度、各学校近三年的固定资产总账、明细账、卡片账、固定资产盘点清查报表等档案资料。其中公办学校12所，民办学校6所，在校学生千人以上的11所，千人以下的7所。总体来说，各学校固定资产管理档案资料还不够规范与齐全，特别是固定资产明细账与卡片账，绝大部分学校根本就没有建立，或即使有建立，账中数据也很少反映减少的情况，有些学校几年来固定资产总账、明细账数据没有任何变化。另外，固定资产的清查显得随意，没有系统规范的清查资料，更没有对清查结果进行分析、报批及进行会计核算。相比较而言，公办学校固定资产账单、报表等资料相对较齐全，资料的建立与管理也较规范，因为好多学校的固定资产账目的管理已划归为地方财政部门结算中心。查阅统计结果如下表：各学校固定资产管理档案资料情况调查表调查项目调查结果（%）管理制度完善程度制度完善有，不完善无成文制度55．638．95．5固定资产总账建立情况完善，规范有，但零乱无61．138．90固定资产与明细账与固定资产卡片建立情况有无11．188．9固定资产清查表齐配情况规范齐全有，但不规范齐全无16．755．616．7精心设计固定资产管理情况调查问卷，充分了解各中小学校固定资产管理状况。针对课题研究目标及重点，我们设计了两份固定资产管理状况调查问卷，在市教育局的大力协助下，采取匿名问卷的方式，共发放问卷四十一份，收回有效问卷二十四份。问卷结果比较客观地反映了中小学校固定资产管理中存在的普遍问题，相当部分学校对如何加强管理提供了可行性、实用性方法与建议。以下是问卷中各项重要指标统计数据：有效的管理制度包括固定资产核算制度缺失或不尽完善与合理，许多学校也未针对自身的具体情况制定规范的管理制度及方法。3、资产家底不清，账实不符。固定资产存量不清、账实不符，“有账无物”，“有物无账”的现象是学校固定资产账务管理中存在的又一严重问题。许多固定资产以账外资产的形式存在，这些资产应该属于国家所有，但却没有登记在册，所有权掌握在单位甚至个人手中。因为目前学校发展快，新建校舍多，新添大型设施设备多，资金来源主要依靠财政拨款，由基建部门负责，施工单位完成工程后，不能及时进行工程决算或发票不能及时开出，导致迟迟不能入账。零星购置的图书资料,每次都因不够数量,而没有列入固定资产,久而久之,各部门的图书资料数量要比学校财务账面上数量多出许多。另外，购买与登记入账脱节，购置固定资产只列支出，校内不记固定资产总账、明细账，账实不符，或者以表代账等。4、管理人员专业素质较低，管理水平低下。目前许多学校固定资产专职管理人员的数量非常少，一般都是总务后勤部门和教师兼管。而且人员设置不稳定，变动大。管理人员上岗前也很少经过专业学习和定期培训。在账务管理这部分，本应该由具有会计专业知识的人员进行账务管理，但通常是负责账务管理的人员不具备会计核算、财经法规基本知识，造成账务处理各环节的不正确、不规范。因此管理人员专业性、系统性较差，是造成固定资产管理水平低下的又一重要原因。另外，在调查中还发现，运用固定资产软件对固定资产实行管理的学校更是少之又少。闲置浪费严重，使用效率低下。学校对固定资产的购置盲目求全、求新，追求与兄弟学校的齐头并进。结果造成一方面价值不菲的设施设备长期闲置，使用率极低，没有发挥它们的正常使用效能，另一方面却又是教学经费的紧缺。如这几年各学校争购计算机,许多学校教师已达到人手一台,甚至配备的是手提电脑，而这其中的使用效率并不理想。有些学校图书总量已非常可观，但具有实用价值、教学参考价值的图书不多，造成极大的浪费。报废环节失控，清查工作未得以落实。固定资产的报废、有偿调出、捐赠必须严格履行报批手续，是加强固定资产管理的必须环节。但是许多学校固定资产报废随意性很大，科室、部门或个人报废时根本没有履行必要的报批程序。往往有一些价值大而远未达到使用年限的设备就提前报废，更未经过学校领导或决策层研究讨论，未报主管部门或国有资产管理部门审批。另外，许多学校固定资产的清查工作没有正常开展，年末不按规定进行固定资产的全面盘点。即便有盘点，也是流于形式，虚报、瞒报、漏报现象相当普遍。对于清查结果，财务部门未按规定程序及时处理与入账。（二）对学校固定资产管理过程中存在的问题，探究出以下对策。1、建立和完善国有资产管理责任制，理顺管理职责。管理制度的完善，并不能证明国有资产实际管理工作就完善了。管理好国有资产，除了有完善的管理制度外，还要将制度落实到位，也就是说要责任分明。学校应按照“统一领导，分级管理”的原则，建立校长、分管校长、国有资产管理专门机构、各科室负责人和国有资产专兼职管理员等若干层次的责任制。一级管理好一级，一级带动一级。校长是单位的法定代表人，理应对全校国有资产的安全完整负责，对主管部门和政府负责。分管校长根据校长授权，协助校长负责管理国有资产的购置、使用和处置的审批，合理配置资产的存量，优化各类资产的结构。学校国有资产管理专门机构，要按照职责和权限组织和管理全校国有资产的日常工作。科室负责人要对本科室占有和使用的国有资产负责，维护资产的安全完整，提高资产的使用效率。专兼职资产管理员要履行学校制定的岗位职责，按照规定的程序办理资产的购置、使用、维护、报损、报废等的具体手续，并监督各科室资产管理的情况。对房产、图书等其他实物资产，要实行两级管理和分类归口管理，即由学校物资管理职能部门和具体使用科室共同管理，物资管理职能部门从宏观上进行指导和监督。各级政府职能部门应强化管理和监督，促进学校增强管好用好国有资产的自觉性。一是国有资产管理部门要建立学校固定资产数据库，实行动态管理制度，建立定期分析，促进学校建立健全自我约束机制，强化内部管理，完善内部控制；二是要加大监督的力度，审计、财政、监察等部门要履行好职责，切实加强对学校固定资产购置、增减、租赁的监督，把固定资产的真实完整和保值增值作为经常性监督的重点，作为考核单位领导经济责任的一项重要内容。对各种违法违纪的单位和个人，要追究单位主要行政负责人的领导责任和资产管理人员的直接责任，与聘任及年终考核挂钩，并酌情暂缓拨付、扣减其相关项目资金，以此促使各部门单位建立健全内控制度，加强对固定资产购建、保管、使用、维护和盘存等的管理和监督，维护国有资产的安全。2、强化资产管理意识，树立依法治校观念。强化固定资产管理意识是加强固定资产管理的前提。通过广泛地宣传国家关于国有资产管理的政策法规，加强全体师生对学校固定资产的概念、登记、移交、报废等内容和程序的学习，强化学校领导和广大教职员工的固定资产管理意识；开展一些关于固定资产管理的研讨活动，增强广大教职员工主动参与固定资产管理的自觉性。目前，从我国学校产生和运作方面来说，除新兴的民办学校外，学校的经费和投资，主要是由财政拨款。从这一方面讲，学校的财产基本上为国有资产。因此，学校必须增强国有资产的管理意识，树立依法治校的观念。学校的校长、各科室负责人和全校教职工，都有义务保证国家资产的安全、发挥资产的使用效益和经济效益。学校要加强对国有资产管理政策法规的宣传、培训和学习，使全校各科室和教职工，都有主人翁精神和责任感。3、建立健全内部管理制度体系。俗话说管理不能靠人管人，而要靠制度管人。学校要想管理好国有资产，就必须有一套完善的管理制度。学校的资产管理室应按照财政部、国家国有资产管理局颁布的一系列国有资产管理办法和相关的财经法规，制立切合本单位实际的管资产、管人、管事相结合的内部资产管理体系，做到科学、合理、有效，既有总的管理要求，又有分类管理的细则。一般说来，学校的国有资产管理制度体系应包括以下内容：按程序分为国有资产购置和验收制度、使用和维护制度、统计报告制度、监督检查制度、考核评价和奖惩制度。（1）机构设置：人员配备及各部门、人员的管理职责由分管校长统一领导，联系固定资产管理的相关部门—使用部门，实物管理部门、总务部门、财会部门，明确各部门职责，分工明确，各司其责，相互协作，相互制约，共同做好固定资产管理工作，建立岗位责任制，各部门配备专门责任人。严格界定固定资产的采购、使用、管理等权限。将固定资产的采购、审批、使用、管理等权限交由不同的人员办理，责权利在制度上明确，在形式上分开，在执行中相互制约，避免某一部门利用权利代办全部工作，制度一经制定必须严格遵守，同时必须建立行之有效的奖罚制度，对固定资产管理好，充分发挥其经济效益的单位或个人给予合理奖励，对管理不善的部门或个人，要采取必要的经济手段或行政手段，进行处罚，学校应根据自身实际制定出具体的奖惩办法。（2）配备专职实物保管员：负责各类校产验收、入库、保管、领发，分门别类登记固定资产登记等，实物的进出库、出借登记工作。对于新添置的固定资产，由实物管理员当场验收登记固定资产卡片，并及时编号造册，办理登记，入帐手续，未经验收，财会部门不入帐。会计做好固定资产帐务处理工作，帐实核对工作，保证学校固定资产价值真实性。会计做好固定资产帐务处理工作，帐实核对工作，保证学校固定资产价值真实性。（3）使用部门领用财产保管实行责任制。使用人要具有高度的责任感，做到使用登记、小心维护、妥善保管。学校对于大型、精密、贵重仪器设备，要有专人负责并建立岗位责任制，对于损坏学校资产，给学校资产造成重大损失的行为要追究当事人的责任并要求赔偿。学校要对资产的保管采取必要的安全措施，要防火、防盗，消除安全隐患。学校可制定物品管理责任书，物品器材谁使用谁保管。凡属人为原因造成损坏，遗失照价赔偿，如：教室内的教学设施或其他附属设施，班主任为责任人。各处室办公用的由处室自行保管，责任人为处室负责人。财务部门总帐、金额控制专业设备设备部门房屋主管校长财产管理部门校筑物总务部门明细账、金额控制一般设备图书图书馆各班使用部门各实验室卡片及实物控制各办公室4、配备稳定及具有一定专业水平的管理人员，加强对管理人员的技术及相关知识的培训。学校应该配备一支稳定、责任心强、有一定管理经验及专业知识的固定资产管理队伍，减少管理人员的流动，并应适时组织资产管理人员不断进行业务学习，采用多种形式加强相关人员培训，尤其是在目前会计制度和会计处理方法更新比较频繁的时期，这项工作显得尤为重要。培训的内容可从以下几方面展开：国家有关法规、政策、制度的培训。会计核算与账务处理知识的培训。设备设施使用与维护知识的培训。固定资产管理软件应用的培训。财务管理有关内容的培训。5、完善国有资产购置验收制度。对各部门、科室提出的资产购置计划，要进行可行性论证和审核，防止重复购置、闲置和浪费。在购置方式上，要推行集中采购和公开招标办法。学校应成为固定资产（仪器设备、办公家具、图书、基本建设项目）集中采购和招标管理领导小组，由校领导和财务、设备、国有资产管理、审计、纪检监察等部门以及有关专家、教职工代表组成，组织、管理、监督集中采购和公开招标的全过程，采购前，对市场进行调研和分析，调整采购价格，保证优质优价，确保节约资金和确保质量之间的平衡。还要把好资产的验收关，实行采购与验收分开，对质量达不到要求和以次充好的资产，要坚决拒绝接收，杜绝暗箱操作，防止腐败滋生。6、严格固定资产减少（报废）制度固定资产变价出售，报废、意外损坏、被盗等，导致固定资产减少，应按规定程序冲减固定资产。固定资产报废不能继续使用，应按有关规定办理报废手续，由固定资产使用或主管单位对报废固定资产提出申请，由资产管理部门对资产是否符合报废条件进在建立健全内部制度体系的基础上，要定期进行检查，对违反制度的部门和个人要根据规定及时查处，对执行好的予以奖励。学校属财政拨款购入的设备的处置程序可按如下程序进行：（1）、专用设备（如各种教学仪器设备、实验仪器设备、交通运输工具）、一般设备（如教学和办公用的各种家具设备、大批同类物资等固定资产，单位价值在5000元以上（含5000元）先由使用学校提出书面申请，填报《行政事业单位国有资产处置申报表》，并附详细的情况说明和原因，经教育行政部门审核同意后，报财政局审批。（2）单位价值在5000以下的专用设备、一般设备、大批同类物资，先由使用学校提出书面申请，填报（行政事业单位资产处置申报表），并附详细情况说明和原因，报教育行政部门审批，并报财政部门备案。（3）经审批处置的资产，申报学校凭核准部门的《行政事业单位国有资产处置批复书》及时调整有关资产、资金帐目。健全固定资产账册，加强账务管理。为全面反映固定资产的增减变动情况，便于监督各项固定资产的保管、使用，就必须用价值的形式把固定资产登记到帐薄中去。（1）建立固定资产总帐：用三栏式帐页，根据固定资产汇总表（表五）经清查小组、校长签字同意后，按清查结果汇总表总金额登记入帐。财务人员凭汇总表作原始凭证。账务处理，借：固定资产贷：固定基金，记入总帐。（2）建立固定资产明细帐：用多栏式帐页。按固定资产分类设明细帐，分六大类，设六个户头，每类固定资产下设若干个分类明细。如固定资产第二类是专用设备，在此类科目下，分设物理仪器、生化仪器、电化教学设备、文体器材、医疗器械、交通运输、通讯设备等分类明细。（3）建立各科室保管员固定资产登记簿、固定资产卡片：由各科室保管员负责，。各保管员按自己的分工设分户，用数量金额式帐页，既要登记数量又登记金额帐册。如物理仪器按统一编制的目录编类到每个实物，资产购进保管员要开入库单、出库要开出库单，报废要由单位领导人批准，出据报废单等。保管员凭入库单、出库单、报废单，对资产进行数量、金额登帐。财会人员只进行金额控制，季末保管员与财务部门相互核对，填写固定资产增减余额核对清单（表六），以便与财务部门查核，如发现不符及时逐笔核对，做到帐帐相符、帐物相符。固定资产卡片应载明购入日期，使用期限，保管人员等资料。严格清查盘点制度，对全市学校的固定资产进行全面清查核实。固定资产管理中出现的许多问题都是由于账物实分家又没有进行定期盘点造成的。财务制度规定，每年在编制财务报告前应当进行全面盘点，平时也可以进行抽盘。盘点时必须有财务人员、实物管理人员参加，最终形成盘点表。在清查过程中,不走过场，无论资产的形态如何，无论是账内账外、学校内外、出租出借、个人承包的资产都要全面地、彻底地进行清查。查清固定资产的来源和去向，做到账物清楚。查明盘盈盘亏情况，对清查结果要编制“财产盘盈盘亏报告表”，并查明盈亏原因，按程序报批作财务处理，力争做到账账相符，账物相符。固定资产定期盘点、定期检查核对，能有效防止、纠正有账无物、有物无账、多重入账、一号多物现象的发生，及时发现各种违纪违规行为，及时了解固定资产的使用情况。政府主管部门要对学校进行清产核资。对于学校各部门管理使用的每件固定资产进行编号，逐项、逐件登记保管和记录明细帐，本着不丢不漏、不重不错的原则，做到查明帐实是否相符，查明质量是否完好，有无损坏或报废。要把外单位及个人捐赠、集资、上级拨入、新增新建等固定资产作为重点清理对象、防止虚报、瞒报、漏报固定资产问题的发生。利用固定资产软件对固定资产进行信息化、科学化管理。学校固定资产实施信息化管理是必然的趋势，实现电算化对学校固定资产的管理可以说是起到如虎添翼的作用。固定资产管理工作量大，涉及面广，与学校各部门联系密切，统计数据多，变化频繁，准确性要求高，稍有不慎，极易出现差错，造成不必要的损失。人工记账的方式导致管理人员工作强度很大，经常加班加点核对数据，制作统计报表。即使这样，也难免发生差错