实训九-学生基本信息表的编辑

实训九学生基本信息表的编辑实训说明l

掌握Excel2003的基本操作l

了解数据在单元格中的输入技巧l

完成工作表和单元格的美化工作l

保存与打印工作表的技巧“学生信息统计表”是学校经常要制作的一类电子表格，通过“学生信息统计”可以把学生的基本信息（如学号、姓名、性别、所在系、所在班级、出生日期、家庭住址、联系方式等）管理起来，然后进行电子表格的修饰使它既美观又清楚。如图1所示为计算机工程系学生信息表。实训前的准备

“班级成绩统计表”的作用是使学校的老师了解学生的基本信息和联络方式。人们主要关心的是文字的内容，因此表格应以烘托文字为主。文字要清楚，无论是文字的颜色，还是背景颜色都不宜过多过重。大家可以通过制作这个“学生信息统计表”的案例，熟悉MicrosoftOfficeExcel2003的基本功能，学习Excel工作簿的建立、打开和保存，调整表格中行、列和单元格，在表格中输入和修改数据、格式化单元格、设置文字格式、页面设置等功能。在制作过程中，可以应用MicrosoftOfficeExcel2003强大的表格编辑功能，如自动序列填充等，将繁琐的编辑工作变成一件容易的事情。如果学生较多，学生名单可以在一张支上不能够完全体现，所以在打印“学生信息统计表”时，应该考虑到标题行重复的问题，既让每张通讯录上都带有标题。实例操作步骤开始使用MicrosoftOfficeExcel2003要想熟练的使用Excel2003，就必须先掌握它的工作环境。启动Excel2003的具体操作步骤如下。1、

单击Windows桌面上的【开始】按钮，执行【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeExcel2003】命令，启动Excel2003，如图所示。2、

启动MicrosoftOfficeExcel2003后，会打开一个空白的Excel工作簿，并定位在此工作簿的第一张工作表中，如图所示。Excel2003工作表主要由以下几部分组成。u

标题栏：显示应用程序的名称和当前所打开文件的名称。u

菜单栏：显示Excel2003的菜单项，单击菜单项可以打开菜单，可以从中执行相应的命令。（5）

打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，从“水平对齐”下拉列表中选择“居中”选项，从“垂直对齐”下拉列表中，选择“居中”选项，如图（6）

选择“字体”选项卡，设置“字体”为“宋体”，设置“字形”为“加粗”，设置“字号”为“11”号，如图所示（7）

单击【确定】按钮，返回工作表，此时列表题的对齐方式和字体格式已经得到了更改，如图所示（8）

在列标题下面输入具体的学生信息。输入后，鼠标单击A2单元格，在按住Shift键，用鼠标单击

，选中所有记录，然后更改记录的对齐方式：水平和垂直都为“居中”；更改字体格式，将其“字体”设置为“宋体”；“字号”设置为“9”号，如图所示为单元格设置底纹为了能更好区分不同学籍状态的学生信息，可以为记录添加底纹。具体的操作步骤如下。（1）

选中学籍状态为“休学”的学生记录，执行菜单栏【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，然后从“颜色”选项中选择“黄色”，如图所示（2）

设置完毕后单击【确定】按钮，返回工作表，此时“学籍状态”为“休学”的一条记录加上了底纹，如图所示（3）

依然选中第4条记录执行菜单栏【编辑】|【复制】命令，然后选中第10条记录，执行菜单栏【编辑】|【粘贴】命令。此时第10条记录已经被第4条记录所替换，并且有“粘贴选项”智能标记出现，如图所示。（4）

单击“粘贴选项”智能标记，从下拉菜单中选择“仅格式”单选项，即将源单元格中的格式设置复制到目标单元格中，如图所示设置单元格文字颜色选中要设置文字颜色的单元格选择工具栏中的“字体颜色”工具修改文字的颜色，在本例中选中“学籍状态”为“休学”的记录的所有单元格，鼠标单击字体颜色右边的小三角，在弹出的颜色选择对话框中选择“红色”如图所示。制作标题行（1）标题在所有记录的最上方，选中第一行，选择菜单【插入】|【行】，如图所示。（2）选择A1输入标题名称“学生信息统计表”，如图所示。（3）选中A1到G1之间的所有单元格，选择工具上的“合并及居中”工具合并单元格并使单元格中的内容居中显示，如图所示。（4）将标题文字设置字体为“黑体”大小为“20”号，如图所示。为单元格添加边框Excel工作表中默认的网格是在表格编辑时给用户一个参考的依据，在表格预览和打印时均不能够显示出来，所以如果希望在打印时出现网格线，就要为表格设置边框。Excel2003为用户提供了多种类型的边框线，由用户自行选择，操作步骤如下。（1）

选中所有记录，执行菜单栏中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡。在“线条”的“样式”列表框中，选择一种最粗的“直线”样式，从“颜色”下拉列表中选择“绿色”，然后单击【外边框】按钮，为所有记录添加“外边框”。（2）

在“线条”的“样式”列表框中，选择一种最细的“直线”样式，然后单击【内部】按钮，为所有记录添加“内部”的线条。设置完毕后单击【确定】返回工作表，此时所有记录已添加了边框，如图所示。命名工作表在Excel工作簿中，工作表默认的名称是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等，这不利于体现工作表的作用，所以为它重新命名很重要。在此例中，把“Sheet1”工作表命名为“学生信息统计表”，具体的操作步骤如下。（1）

执行菜单栏【格式】|【重命名】命令，当前工作表被自动选中，如图所示（2）

在工作表标签中直接输入文字即可以重命名工作表了。冻结窗格以快速浏览信息随着在信息表中添加的记录的增多，列标题往往会被逐渐上移直到被屏幕隐藏，这样不利于数据的输入与浏览。在Excel中提供了“冻结窗格”的能力，可以使需要始终保留在屏幕上的信息不随滚动条移动，冻结的对象可以使一行、一列或者是一个单元格，具体操作步骤如下。（1）选中第一条记录的D2

单元格，执行菜单栏中的【窗口】|【冻结窗格】命令，此时D2单元格上面的“行”和左边的“列”就被冻结了，这时再使用滚动条浏览记录，冻结的部分不会做任何移动，如图所示。用户也可以根据需要对工作表中特定的行或列进行冻结操作，这样被冻结的行或列就会在浏览记录时始终显示在屏幕中。

打印学生信息统计表制作好的“学生信息统计表”有时候需要打印出来。在打印的设置中需要设置相关的页面选项和打印选项，操作步骤如下。1、

设置打印页面和重复标题要将“学生信息统计表”打印到纸张上，就必须首先设置纸张的页面大小和打印边距等，操作步骤如下。（1）

执行菜单栏【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框，单击“页面”标签，打开“页面”选项卡。在“方向”选项区域中，单击“纵向”单选按钮，将纸张设置为“纵向”，“纸张大小”设置为要打印的纸张大小，如图所示（2）

打开“页边距”选项卡，在此选项卡中，调节“上”、“下”、“左”、“右”页边距，使得员工通讯录表格在纸张上的布局更加合理。在“居中方式”选项中选择“水平”选项，如图所示。（3）

如同MccrosoftWord应用程序一样，在MicrosoftExcel应用程序中也可以为打印的工作表设置页眉和页脚。打开“页眉/页脚”选项卡，然后单击【自定义页眉】按钮，打开“页眉”对话框，在“左”、“中”、“右”文本框中，单击快捷按钮，插入要添加的页眉项，这样就可以打印出相应的页码和单位名称等信息，如图所示。在“页眉”对话框中，通过提供的一系列快捷按钮可以完成信息插入的自动化操作，这些按钮的使用说明如下（从左至右）：【字体】按钮：选中页眉项，然后单击【字体】按钮，进行字体的设置。【页码】按钮：选择文本框，单击【页码】按钮插入页码。【日期】按钮：选择文本框，单击【日期】按钮插入时间。【文件路径】按钮：选择文本框，单击【文件路径】按钮插入文件路径。【文件名】按钮：选择文本框，单击【文件名】按钮插入文件名。【标签名】按钮：选择文本框，单击【标签名】按钮插入标签名。【插入图片】按钮：选择文本框，单击【插入图片】按钮插入图片。【设置图片格式】按钮：选中插入的图片，然后单击【设置图片格式】按钮，进行图片格式的设置。（4）

设置完成后，单击【确定】按钮，返回“页眉设置”选项卡，设置的结果会在预览框中显示出来。（5）

单击【自定义页脚】按钮，可以进行“页脚”的设置，方法和设置“页眉”的相同。提示：页眉和页脚的设置在工作表中并不显示出来，只有“打印预览”的时候才能看到效果。（6）

有时候记录较多，那么在设定的纸张上不能够以一夜的形式打印出来，当分为多页的方式打印时，需要使每一页都可以打印出“学生信息统计表”的标题信息。此时，打开“工作表”选项卡，在“打印标题”选项区域中单击“顶端标题行选项框右面的按钮，如图所示。（7）

当切换到Excel工作表后，使用鼠标在工作表中选择标题行，此例选择了前两行，如图所示（8）

返回“页面设置”对话框后，单击【确定】按钮，回到工作表编辑状态。2、打印预览设置好“学生信息统计表”的打印页面的格式后，可以先使用打印预览模式显示一下实际的打印效果。通过“打印预览”可以观察“学生信息统计表”的外观，为修改提供依据。（1）

执行菜单栏中的【文件】|【打印预览】命令，或单击常用工具栏中的“打印预览”按钮，预览窗口，如图所示。（2）

根据“页面设置”中设置的参数，表格打印出来的效果与预览窗口显示的效果完全相同。还可以利用“缩放”工具按钮进行放大查看，使用它单击浏览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，再次单击就会还原。保存学生信息统计表最后，要将制作好的工作簿文件保存起来，Excel2003默认将文件保存为.xls格式，即Excel2003工作簿格式，除此外，Excel2003还支持其他如WEB页、XML表格、模板、文本文件、dBASE数据库等多种格式的保存。（1）

执行菜单栏中的【文件】|【另存为】命令，随即系统将弹出“另存为”对话框，如图所示，在“文件名”空白框中输入“学生信息统计表”。（2）

在菜单栏中执行【工具】|【选项】命令，打开“保存”对话框可以设定自动保存的间隔时间，如图所示。（3）

打开“安全性”对话框还可以输入“打开权限密码”和“修改权限密码”，用来加强工作簿文件的安全性。（4）