会议管理制度

会议治理制度一、制订目的：会议室、会客室、会商室、洽谈室是进展会议、接待客人的场所，为了充分利用会议室的功能，给公司同仁制造一个良好的工作环境，使会议室的治理和使用更加标准化、合理化，提高各部门会议的使用效率，保障会议室的正常使用状态及维护各类公共设施与人员、物资的调配，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现结合本公司的实际状况，特制订实施会议室使用申请实施细则与治理制度。二、定义：会议室定义范围：指大小型会议室、会客室、会商室、洽谈室等，是公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、聘请面试、客户接待以及各种大小型活动的场所。三、会议室分布状况：2F:大会议室〔224〕1〔20〕1123(1618426F-8F：每层有洽谈室〔16〕1〔32〕7F：洽谈室〔16人〕1〔30〕1〔8〕19F:会议室〔30〕1〔8〕1〔64〕1贮存室改会议室〔24〕1改会议室〔24〕111F：会议室〔30〕1〔19〕1〔10〕1评标室〔16〕1四、本制度适用范围：本制度适用于全公司会议室的治理与使用。五、本制度权责：1、物业部：全面负责会议室的日常治理并实施监视。会议室的申请接收、安排及相关协调工作；会议前场地布置、人员与物资的调配；会议中现场的效劳及全部器材设备的保管与维护及会议后会议室的整理。2、各使用部门：负责会议室的申请并遵循本制度标准使用会议室。六、会议使用申请方法：1、会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、聘请面试的地方，未经允许不得挪借他用。2、公司的会议室治理由物业部部统一负责。3、为了避开使用会议室的时间发生冲突，各部门与个人如需使用会议室，需提前一天邮件通知综合部，假设临时会议则至少提前二个小时通知。然后依据预约时间先后统一安排会议室。4、会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会综合部。5、各部门与个人使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使用设备、参与人数等。6、如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部听从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。7、开会期间，请疼惜会议室的设施以及物品，如投影仪、电脑、激光笔等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随便带离会议室。〕，关闭各种电器，切断电源。如觉察设备故障和公共物品损害应准时知会总秘，以便准时报修。流程/程序：申请部门及个人 综合部提前一天邮件申请依据工作需要提前一天邮件申请依据工作需要2综合部专人综合部专人填写会议使用申请表当天下班前整理睬议室申请表，并通知物业部会务当天下班前整理睬议室申请表，并通知会议室会务预备并交付使用会议室会务预备并交付使用整理睬议场地〔桌椅等物品归为，关闭仪器，切断电源七、会议室的使用与治理验收会议室/验收会议室/填写当天会议使用表并完毕2、各部门如需使用会议室，要提前填写申请表经审核批准后，方可使用。临时性紧急使用会议室，也必需经领导人同意方可使用。使用原则：先申请，后使用。如临时取消使用申请，请第一时间通知会议治理部门。3、会议室有专人负责引见、招待、接送来宾；也有专人负责预备物资及场地布置。4、任何员工不得任凭移动会议室、接待室的家具及物品。5、任何员工不得随便使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。6、任何部门或个人在使用会议室期间，必需疼惜接待室、会议室的设施设备，安全使用。7、会议完毕，要整理睬场，保持清洁，并做好相关交接工作。预备：1、公司有需要投影设备演示说明的会议,应由综合部提前通知，相关人员好进展投影设备连接调试工作;2、会议之前,有专人负责会议预备工作,并依据会议级别或性质预备好会议饮用水或其他招待用品：会议开头前一个小时，会将茶水、冰水、咖啡、饮料等预备好，桌椅摆放整齐，纸笔、茶杯、席卡等摆放到位，其他各种设备要调试好，卫生保持干净；依据客人要求，将指示牌放在指定位置；会前半小时，效劳员应在会议室门口迎接客人。内容:①会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);②会议资料预备(如需分发应在入场前登记分发);③会议场所布置;④会议效劳人员的安排;⑤会议签到;⑥会后事项安排。⑦会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。效劳：1、会议开头后，效劳员站在会议室后面。2、保持会议室四周安静，效劳员不能大声说话，东西轻拿轻放。3、通常每半小时左右为客人更换一次烟灰缸，添加茶水等，但要尽量不打搅客人开会，特别状况可按客人要求效劳。4、会议中间休息时，要尽快整理睬场，补充更换各种用品。类别类别会务效劳具体内容标准检查方式10CM铺台台布正面朝上无污渍,两边对齐、无者痕；目测80CM，桌椅对齐。摆台茶具无破口、裂缝、茶垢；纸、笔商标朝上；目测45CM；45CM；2CM。润茶茶杯放入5克茶叶；20目测从最高领导开头分两侧续茶；续茶步骤手提水瓶；滴水：盖中水珠滴入杯中，勿滴湿桌面；45示意：用手势示意代替“请用茶”三字。20续茶频次之后每隔半小时续一次；估测4其他如需增加茶杯等会务用品应持盘送入；会议分场重预备茶杯，毛巾。目测着装统一，制服应整齐、干净、无皱痕；着装胸卡佩于左胸目测5CM。头发无异味、无头屑；梳理整齐，用统一头套束起，不染发。目测面部淡妆上岗，不画浓妆或彩妆；口红不得过唇线，粉饼、眼影不夸大。目测手和指甲不留指甲，不用有色指甲油；目测仪容仪表指甲保持清洁、无积垢身体无异味〔含浓重香水味；个人卫生 口腔无异味，牙齿清洁，无残留物； 测耳部清洁，无耳垢。不佩戴戒指，效劳时不佩戴结婚戒指；个人饰品 不佩戴耳坠、耳环； 测不佩戴手镯、手链。

挺胸、收腹、提臀、颈项挺直；保持微笑、平视前方；两臀下垂，双手交叠在腹前；两腿绷直，鞋跟并拢，脚尖向外微分。

培训、考核45—50CM；行为 迎宾行走 上身保持端正，大腿幅度小；规范 不得摆胯扭臀。介绍时应协作手势，以表敬重。介绍口齿清楚，一般话标准。送客时不东张西望，心不在焉；送客主动为客人拉门；送客应让客人在前。

培训、考核培训、考核培训、考核清理现场：1、会议完毕后，认真检查一遍会场，看是否有客人遗忘东西及文件。2泥渍，抽屉内不准有杂物，桌椅等物品摆放整齐，茶具、水具准时清洗，设备设施整理好，有觉察损坏的准时报修，各电源开关处于关闭状态。3、留一人等待检查，检查合格后，方可离开。检查内容包括卫生状况及会议室设施状况。留意事项：1、会议室的卫生清洁，每天由专项人员进展清扫，桌椅摆放整齐。治理人员不定期对会议室治理状况进展检查，并做好记录反响执行。2、会议治理部门负责会议室餐具茶具的消毒与清洗，保证正常使用。3、会议治理部门负责会前人员及物资的调配及现场的布置。4、会议治理部门负责会中现场的会议效劳工程。5、会议治理部门负责使用部门使用后的卫生检查，及会议室设施的检查与保修。6、会议室使用人员须疼惜设备和物品；其他物品要求：7、话筒、投影仪等设备有特地人员调试，未经许可，不得随