公司企业物资采购管理规定制度通用版

物资采购管理制度为了规范含能公司的物资采购行为，控制采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。

第一条目的本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其它开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。

第二条物资需求(采购)计划的分类1、月度（临时）物资需求计划单（见附件）。2、月度（临时）物资采购计划单（见附件）。第三条采购工作应遵循的原则与方式（一）采购原则：1、执行询议价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；2、供方评定原则，对供货商进行评估、评价；3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收；4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致，取得的发票与采购物品一致。5、秉公办事、维护公司利益原则。（二）采购方式：1、招标采购；2、固定厂商、长期报价采购；3、即时询价采购。（三）付款方式及保证金标准：正常采购付款方式分为（不包括非标类设备）：1、先预付部分款项，货到后付全部款项；2、货到凭发票报销付款；3、货到后分期付款；4、货到延期付款。5、采购时预付全部货款。非标类设备采购付款方式：1、需组装类设备付款方式为先预付30%款项；组装进度进行到50%时，付30%款项；完成组装验收合格后，付30%款项；剩余10%尾款做为设备保证金，质保期满后支付尾款。2、无需组装类设备付款方式为先预付30%款项，到厂验收合格后付60%款项，剩余10%尾款做为设备保证金，质保期满后支付尾款。3、保证金以设备采购合同总金额作为计算依据。第四条采购计划请购和实施

（一）提出与确认：当月物资需求计划由需求部门于上一月26日前提供给采购部，采购部据此编制月采购计划，并于28日前上报财务部。物资需求（采购）计划单内容包括申请部门、物品名称、规格型号、用途、库存数量、需求数量、单位、单价、金额、预计使用时间等内容。所有计划单均需要由部门主管及主管副总签字确认方可实施。（二）选择采购渠道，上报采购价格，进行财务审价。采购部接到经批准的《月度物资采购计划单》，查阅《物资供应商登记台帐》和其它有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，由采购经办人员进行询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后，对厂商的报价资料进行整理，主要生产材料填写《采购物资价格审核表》，主要材料包括钨、镍、铁、钴、硬脂酸、刚玉砂、液氨；其他物资填写《采购目录价格审核表》，将报表上交财务部审价人员。审价人员于2-3个工完日成询价和价格确认并反馈采购部门，具体比质比价要求参见《比质比价采购价格管理办法》。签定采购合同，确认购货事宜。采购部接到审价反馈后，根据审价人员出具的限额标准，选定供货厂家，签定采购合同，准备购货事宜，确保按需到货。第五条质量验证与检验质量部负责对采购物资进行质量验证（设备采购由技术部配合检验），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续。各种生产用物资进厂后，由收货仓库按其质量、名称、类别状况进行标识。不合格物资由仓库管理员上报采购部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。第六条物资验收入库结算程序采购物资到场后，对采购物资进行检验或验证，检验或验证合格后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》，经各相关审批人员审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到现场验收合格入库后，由采购人员凭《采购合同》、《入库单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经各相关审批人员审核批准后办理报销付款手续。第七条规定要求(一)物资需求信息传递规定：1、物资需求使用部门必须在《月度（临时）物资需求计划单》上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是物品名称、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度（临时）物资需求计划单》上注明相关事项。3、物资需求部门需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知采购部，双方协商积极配合处理好有关事宜。(二)物资采购规定：1、采购部必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、采购部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应至少选择三家合格的供方，并保存合格供方的质量记录。3、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部应及时通知物资需求部门，双方积极协商处理好有关事宜。(三)采购物资验收入库、出库规定：1、采购物资到现场后，必须经质检部门检验或验证合格后方可入库。2、对于经检验或验证不合格的采购物资，仓库管理员通知采购部，由采购部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。3、各需求部门在物资验收合格后按部门使用情况到仓库办理领料出库手续。(四)采购物资付款规定：下列情况应拒绝支付采购款项：1、与《采购合同》或《采购物资价格审核表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。2、质检部门未在《入库单》上签字的款项。3、《入库单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》不符的款项。(五)采购纪律规定：1、各物资需求使用部门应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。3、采购人员必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质保量地做好物资供应工作。(六)售后服务规定：对于采购部在签定购买合同时，要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。第八条责任说明所有从事物资采购的人员都必须遵纪守法，廉洁奉公。认真贯彻执行公司关于物资采购管理的文件，认清自己的责任，团结协作，互相监督，共同把公司的物资采购工作做好。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，将根据情节轻重给予处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。本制度自发布之日起立即执行。物资供应采购管理规定(一)部管工程项目、省管工程项目的物资供应，包括订货、清关、运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。(二)为保证全网的通信质量，便于集中监控维护管理，对集中管理通信产品的技术规范和选型，原则上在省局指定的范围内，结合本市的特点，由市局科技处负责会同业务部门、物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备，择优选定生产厂家和供货商。(三)对省局规定集中管理的通信产品，由市局集中向省局或供应商订购，由市局签订合同，并负责合同实施，各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处，物资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订购，更不能擅自在市场上采购。(四)集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织，并按以下三种情况分类实施：1.对于通信基建工程项目，市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划，集中申报市或省计划立项，在项目批准立项后，要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格按照建程序实施。在某一项目的可行性报告得到有关主管部门批准后，由科技处负责制定技术范书，市局要尽快成立该项目工作小组。一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长，必要时也可由分管局长担任，为了方便开展工作，总工可根据情况委托副总工程师或其他领导担任组长，工作小组由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或邮政处、使用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、方案，报局领导批准后开始实施。项目或设备的招标书、技术规范书、询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出，项目工作小组要认真做好设备采购的计划、询价、选型、谈判、签定合同等工作。合同签订后，物资处应负责设备采购或引进的合同审批、支付、运输、清关、设备到货验收、售后服务以及合同的执行管理工作。2.对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的，或者是设备维修用的设备或配件，使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划。通信工程、设备维护、抢修中急需的数量较少的配件、设备可在征得市局物资处同意的前提下，各使用单位直接向有关单位采购，订购合同要在物资处备案。合同的内容、设备的型号、价格及其他条件要符合有关的规定，必要时，科技处、物资处及专业室可不定期组织检查。3.对移动电话手机、计算机终端、调制解调器及其他终端设备，各使用、销售单位提前一个季度报计划给市物资处，由市局物资处汇总各需要单位所报计划后，根据进货价低于省局确定的最高限额售价、“三证”齐全的原则，集中采购，统一进货的渠道。(五)市局计财处应参与设备采购的计划制定，并负责所有合同的资金统筹和操作管理，所有通信物资的采购、引进，必须在明确了资金来源(利用外资或自筹、贷款)和支付计划的情况下，方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判，计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作，各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处。未经同意，各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商、供应商。(六)为了调动各单位参与统一组织订货的积极性，以达到利益共享，提高总体效益的目的，按照省局的规定返回的通过规模订货得到的优惠数，在扣除合理的操作费用后，40%留在市局，60%返回各订货单位。(七)在物资采购过程中，各单位要严肃、认真地执行邮电部、省局、市局的各项管理规定和外事工作纪律。参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。(八)各单位要根据省局的《规定》和实施细则以及本补充规定的内容，认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正。除上述说明